Hlavná prednosť organizačných a administratívnych dokumentov je, že ide o interné dokumenty. Inými slovami, na ich rozvoj a implementáciu sa nevyžaduje účasť organizácií tretích strán alebo zástupcov akýchkoľvek iných podnikov. Postačuje rozhodnutie vedenia alebo iných funkcionárov podniku, ktorých činnosti sa tieto dokumenty týkajú. Na podpisovanie externých dokumentov, zmlúv, faktúr, aktov prevzatia diela a pod., vôľa zástupcov len jedného právnická osoba nedostatočné. Je potrebné rozhodnutie funkcionárov aspoň dvoch organizácií, ktoré sa navzájom nezodpovedajú.

Interný dokument vydaný podnikom možno považovať za záväzný pre zamestnancov len vtedy, ak má právnu silu.

Aby bol dokument platný, je potrebné:

• * ustanovenia obsiahnuté v dokumente musia prísne zodpovedať požiadavkám zákona;
• * doklad musí vydať úradník oddelenia, oddelenia podniku, ktorý má na to potrebné oprávnenie;
• * Podrobnosti dokumentu musia byť v súlade s prijatými normami.
• * Ak tieto podmienky nie sú splnené, môže byť listina súdom vyhlásená za neplatnú.

Právomoci zamestnancov podniku vydávať organizačné a administratívne dokumenty

Pred splnením náležitostí konkrétneho dokumentu je potrebné venovať pozornosť spôsobilosti osoby, ktorá tento dokument podpísala. Ak úradník pri jeho vyhotovení a podpise prekročil rámec svojej pôsobnosti, dokument nemá právnu silu a je neplatný.

Do pôsobnosti vedúceho podniku patria všetky otázky riadenia bežnej činnosti s výnimkou otázok, o ktorých môže rozhodnúť len valné zhromaždenie účastníkov podniku alebo predstavenstvo. Vedúci je jediný zamestnanec, ktorý koná v mene podniku bez plnej moci.

Ale podľa stanov podniku môže byť kompetencia vedúceho obmedzená a časť jeho „bežných“ právomocí prenesená na predstavenstvo alebo valné zhromaždenie účastníkov. Napríklad charta môže ustanoviť, že hlava nemá právo samostatne, bez súhlasu valné zhromaždenieúčastníci uzatvárajú transakcie so sumou presahujúcou 500 000 rubľov. Aby bola takáto transakcia zákonná, k zmluve musí byť priložená zápisnica z valného zhromaždenia účastníkov podniku, v ktorej musí byť výslovne uvedené, že zhromaždenie účastníkov túto transakciu schválilo. V opačnom prípade môže byť zmluva (a transakcia) neplatná. V tomto prípade nebudú akceptované „vysvetlenia“ protistrany, o ktorých nevedela o obmedzení právomocí vedúceho podniku, pretože charta podniku je otvorený dokument. Firmy a spoločnosti, ktoré majú v úmysle uzavrieť zmluvu s podnikom, sa s ním môžu a mali by sa oboznámiť.

Do výlučnej pôsobnosti valného zhromaždenia účastníkov podniku patria otázky, ktoré nemožno preniesť do pôsobnosti vedúceho podniku. Napríklad federálny zákon z 26. decembra 1995 N 208-FZ „On akciové spoločnosti» (články 48 a 79) sa týka výlučnej právomoci valného zhromaždenia akcionárov rozhodovať o komisii veľká vec na sumu, ktorá je vyššia ako 50 percent účtovnej hodnoty majetku spoločnosti. V tomto smere zakladateľská listina akciovej spoločnosti nemôže poskytnúť generálnemu riaditeľovi právo vstúpiť do takejto transakcie. V opačnom prípade by to bolo v rozpore s ustanoveniami federálny zákon"O akciových spoločnostiach".

Všetci ostatní funkcionári podniku môžu niektoré otázky riešiť len vtedy, ak sú na to oprávnení príkazmi, splnomocneniami, popisy práce, predpisy a pod., podpísané alebo schválené prednostom. Pri uzatváraní zmlúv alebo pri vyhotovovaní a podpisovaní iných komoditno-finančných dokumentov v mene podniku sa úradník musí odvolať na názov, číslo a dátum splnomocnenia, príkazu alebo predpisu, na základe ktorého koná. V opačnom prípade budú mať zástupcovia organizácií tretích strán právo pochybovať o tom, či má tento úradník potrebné právomoci.

V organizáciách ako súčasť výrobného procesu zamestnanci medzi sebou vedú internú korešpondenciu. Píšu stanoviská, navzájom sa informujú notifikáciami o postupe vykonaných prác alebo o tom, ako sa majú vykonať. Takéto dokumenty sú často veľmi dôležité, a preto musia mať právnu silu.

Mitrofanová V.V.

Aby dokument získal právnu silu, je potrebné dodržiavať nasledujúce pravidlá:

• zamestnávateľ pri vytváraní interného korešpondenčného dokumentu musí dodržiavať aktuálne legislatívne normy;
• zamestnanec môže vydať doklad len v rámci svojej pôsobnosti;
• zamestnávateľ je povinný dodržiavať pravidlá prípravy a vyhotovenia dokumentov, ako aj oboznamovania zamestnancov s nimi (ak je to potrebné).

Povinné zloženie údajov, ktoré dávajú vytvoreným dokumentom právnu silu:

1. Autor dokumentu (názov organizácie, inštitúcie, podniku s uvedením rezortnej príslušnosti alebo právnej formy). Alternatívou by bolo vytlačiť dokument na hlavičkový papier. Niektoré dokumenty navyše uvádzajú mesto, v ktorom bol tento dokument zverejnený.

2. Názov dokumentu (objednávka, nariadenie atď.).

3. Dátum vytvorenia dokumentu, jeho schválenie, nadobudnutie platnosti.

4. Registračný index (číslo) tohto dokumentu v súlade s registračným systémom prijatým spoločnosťou.

6. Podpis vedúceho organizácie alebo ním poverenej zodpovednej osoby. Podpis hlavy môže byť pripojený v niekoľkých formách, najmä:

6.1. Priamy podpis (ako pri objednávkach v jednotných formulároch - označenie polohy, dekódovanie podpisu a podpisu samotného).

6.2. Priama pečiatka schválenia podpísaná vedúcim (alebo povereným úradníkom) tejto organizácie. Odtlačok pečiatky je nalepený na hornom záhlaví dokumentu s pravá strana.

6.3. Nepriama pečiatka schválenia, sprostredkovaná napríklad prostredníctvom schválenia objednávkou. Takáto pečiatka je spravidla nalepená aj na hornom záhlaví dokumentu na pravej strane (ako v jednotnom formulári T-3 - Personálne zabezpečenie).

6.4. Vo forme uznesenia konateľa napríklad o vyjadrení zamestnanca. Uznesenie musí obsahovať štyri časti: adresáta uznesenia, samotnú správnu žalobu alebo pokyn, podpis prednostu a dátum vydania uznesenia. Rozlíšenie sa nalepuje spravidla ručne na ľubovoľné voľné miesto dokumentu, zvyčajne však v jeho hornej časti.

7. Schvaľovacie víza pre tie druhy dokladov, ktoré bez takýchto víz nebudú mať plnú právnu platnosť. Napríklad schvaľovacie víza s primárnym odborovým orgánom s prihliadnutím na stanovisko zastupiteľského orgánu, dohoda s právnikom, s hlavným účtovníkom atď. Dokumenty vyžadujúce schválenie sú určené požiadavkami platnej legislatívy, jednotných formulárov a interných lokálnych predpisov samotnú organizáciu, najmä pokyny pre prácu v kancelárii alebo predpisy pre oddelenia atď. (ak existujú). Schvaľovacie vízum môže mať tieto formy:

7.1. Označenie dokumentu, ktorý potvrdzuje schválenie (jednotný formulár T-7). Schvaľovacia pečiatka je spravidla pripevnená v spodnej časti vzoru na ľavej strane.

7.2. Uvedenie znenia potvrdzujúceho dohodu, postavenie osoby alebo osôb, s ktorými bola dohoda uzavretá, podpis/podpisy, ich odpisy a dátumy dohody. Schvaľovacie vízum sa spravidla umiestňuje v spodnej časti formalizačnej časti dokumentu alebo na akomkoľvek voľnom mieste.

8. Oboznamovacie víza musia podliehať všetkým personálnym príkazom a iným dokumentom, ktoré v podstate musia byť doručené určitému okruhu zamestnancov. Súčasťou tejto náležitosti je aj vlastnoručne napísaný dátum oboznámenia sa zamestnancami pod podpísaným dokumentom. Zoznamovacie vízum sa nalepí na spodok dokumentu v strede alebo na ľavej strane.

Jednotné formuláre vyvinuté Štátnym výborom pre štatistiku sú zostavené s prihliadnutím na právnu silu dokumentov a obsahujú všetky špecifikované podrobnosti (hoci existujú výnimky, napríklad osobná karta zamestnanca - jednotný formulár T-2 neobsahuje registračné číslo). , keďže tieto dokumenty nie sú uložené chronologicky, ale abecedne).

Príklad všetkých špecifikovaných údajov na jednotnom formulári je uvedený nižšie, pričom ako príklad je uvedený jednotný formulár T-6 - objednávka na dovolenku.

Udelenie právnej sily dokumentom internej korešpondencie

Vnútorná korešpondencia v organizácii rieši tieto úlohy:

1. Vyjadruje a písomne ​​dokumentuje stanovisko, žiadosť, návrh jednej zo zmluvných strán, zamestnávateľa alebo zamestnanca, alebo má charakter informovania druhej zmluvnej strany.

2. Je neoddeliteľnou súčasťou postupu ukončenia pracovná zmluva, presun zamestnancov, evidencia dovoleniek a ďalšie personálne postupy.

3. Slúži ako nevyhnutný listinný dôkaz pri posudzovaní pracovného sporu.

Aby interná korešpondencia mohla vykonávať všetky vyššie uvedené úlohy, musia byť splnené tieto podmienky:

1. Dokument musí byť správne vyhotovený so všetkými potrebnými údajmi.

2. Doklad musí mať evidenčné číslo podľa registra došlej a odoslanej dokumentácie.

3. Na tento dokument musí úradne odpovedať prijímajúca strana. Napríklad vo forme uznesenia.

4. Dokument musí byť uložený s prihliadnutím na ustanovené archívne požiadavky.

Zamestnanec najčastejšie vedie internú korešpondenciu pomocou vyhlásení, úradných správ a poznámok a zamestnávateľ - vo forme oznámení. Dokumenty internej korešpondencie sa vyhotovujú nielen vtedy, ak je potrebné vymieňať si úradné správy medzi zamestnancami, ale aj medzi vedúcimi oddelení a zamestnancami, vedúcimi jedného oddelenia a inými atď.

V súčasnosti sa väčšina tejto korešpondencie uskutočňuje v v elektronickej podobe, prostredníctvom správ na e-mail . Pri takýchto správach je mimoriadne ťažké dokázať, že tento elektronický dokument vytvoril práve tento zamestnanec (aj pri nastavovaní hesiel budete musieť preukázať, že nikto okrem tohto konkrétneho zamestnanca nepoznal heslo na prístup ku konkrétnemu emailu). Preto sa v prípade konfliktu alebo možného konfliktu odporúča vyhotoviť dokumenty v papierovej forme, osvedčiť ich svojim podpisom a zaregistrovať sa prostredníctvom úradníka v spoločnosti zodpovednej za registráciu dokumentu.

Takejto korešpondencii je možné dať právnu silu, ak si zamestnanec elektronické správy vytlačí a úradník ich zaeviduje. Okrem toho je potrebné, aby interné dokumenty spoločnosti (interné miestne predpisy) stanovili práve takýto spôsob výmeny informácií, ako aj frekvenciu kontroly správ, ako fungujúci mechanizmus komunikácie.

Zvážte všeobecné zásady udelenie právnej sily dokumentom internej korešpondencie - výpisy a oznámenia. Tieto dokumenty sú často hlavným dôkazom v pracovných sporoch, takže kompetentná práca s nimi je mimoriadne dôležitá na ochranu záujmov zamestnávateľa.

Funkcie registrácie a dávania právnej sily vyhláseniam

Je v záujme zamestnávateľa, aby osobné vyhlásenia zamestnancov boli vyplnené ručne. Organizácie zvyčajne používajú šablóny formulárov, v ktorých musí byť ručne vyplnený aspoň podpis zamestnanca a dátum podpísania žiadosti. Takéto vykonávanie vyhlásení sa často v súdnom konflikte interpretuje ako skutočnosť nátlaku na zamestnanca.

Žiadosť môže byť v zásade vytvorená aj automaticky, ale potom je vytlačená a podpísaná osobou, ktorá túto žiadosť vyhotovila.

Je žiaduce, aby v žiadosti, berúc do úvahy vyššie uvedený postup nadobudnutia právnej sily dokumentov, boli zahrnuté tieto podrobnosti:

1. Názov dokumentu je „Žiadosť“.

2. Adresát - komu sa žiadosť posiela, s uvedením pozície v konkrétnej organizácii, celé meno. úradník.

3. Kompilátor - od koho sa odosiela s uvedením pozície a celého mena. pracovník.

4. Text vyhlásenia.

5. Podpis pôvodcu žiadosti.

6. Dátum podania žiadosti.

7. Podpisy súhlasu (najčastejšie s hlavou konštrukčná jednotka- Ak je to nevyhnutné). Táto rekvizita je voliteľná. Preto je jeho prítomnosť určená zásadami práce s takýmito dokumentmi v konkrétnej organizácii.

8. Registračné číslo aplikácie. Číslo sa pridelí dokumentu podľa denníka došlej dokumentácie (alebo iného denníka, v závislosti od konštrukcie registračného systému v konkrétnej organizácii), s uvedením čísla, dátumu prijatia dokumentu a podpisom zodpovednej osoby. (napríklad sekretárka). Osoba zodpovedná za prijímanie týchto dokumentov uvedie číslo.

9. Uznesenie toho, komu bola žiadosť adresovaná alebo ktorá je oprávnená riešiť konkrétny problém. Uznesenie musí obsahovať vlastnoručný podpis, dátum a správne rozhodnutie o vydaní žiadosti s uvedením konkrétneho úradníka (jeho priezvisko alebo len útvar), ktorému sa príkaz zasiela, a prípadne dátum, do ktorého má byť príkaz doručený. uvedené v uznesení musia byť splnené.

10. Po vykonaní personálnych postupov na základe tejto žiadosti je možné na nej urobiť značky o vykonaní príkazu vedúceho (pozri príklad 8). Upevňujú sa spravidla v spodnej časti dizajnovej časti dokumentu vľavo alebo na akomkoľvek voľnom mieste.

11. Môžu tam byť značky s číslom prípadu, ktorému sa žiadosť posiela.

Tu je príklad aplikácie so všetkými potrebnými podrobnosťami.

Funkcie registrácie a dávania právnej sily oznámeniam

Zamestnávateľ píše výpovede, aby zamestnanca o niečom informoval. Napríklad upozorniť ho na navrhované zníženie počtu zamestnancov (článok 180 Zákonníka práce Ruskej federácie), na nadchádzajúcu riadnu ročnú dovolenku podľa plánu dovoleniek spoločnosti (článok 123 Zákonníka práce Ruskej federácie) , o pripravovanej zmene podmienok pracovnej zmluvy (článok 74 Zákonníka práce Ruskej federácie), o tom, že sa skracuje pracovná zmluva na dobu určitú so zamestnancom (článok 79 Zákonníka práce Ruskej federácie). Ruská federácia) atď.

Formálne výzvy na dodržanie postupu stanoveného pracovným právom musia byť vydané iba v papierovej forme, pretože tieto dokumenty budú dôkazom o splnení zavedený poriadok, pričom prevzatie tohto oznámenia zamestnanec potvrdí spravidla na tej istej listine.

Nižšie sú uvedené úryvky z Zákonníka práce potvrdzujúce požiadavku písomnej formy oznámenia v niektorých prípadoch plnenia požiadaviek pracovnoprávnych predpisov.

Fragment dokumentu

Vo všetkých týchto prípadoch bude musieť zamestnávateľ potvrdiť skutočnosť oznámenia zamestnancovi na určitú dobu, ktorá spĺňa požiadavky pracovnoprávnych predpisov. Preto sa takéto výpovede dávajú zamestnancovi pod vlastnoručným podpisom. A najdôležitejšie pri doručovaní oznámenia nie je ani tak podpis zamestnanca, ale uvedenie dátumu prijatia takéhoto oznámenia.

Oznámenie má všetky rovnaké podrobnosti, aké by mali byť na akomkoľvek personálnom dokumente.

Systém registrácie dokumentov pre internú korešpondenciu

Pre zamestnávateľa bude jednoduchšie brániť sa v prípade pracovný konflikt(vrátane súdneho), ak má organizácia kompetentne vybudovaný systém evidencie dokumentov. Systém registrácie v spoločnosti je potrebný pre:

• zaznamenávanie dostupnosti dokumentov a sledovanie ich pohybu;
• udelenie právnej účinnosti dokumentom spoločnosti;
• optimálna organizácia toku interných dokumentov v podniku;
• ochrana záujmov zamestnávateľa v prípade súdneho konfliktu. V tomto prípade systém registrácie denníka potvrdí skutočnosť, že dokument bol vytvorený k určitému dátumu.

Počet denníkov (účtovných kníh), ktoré sa musia viesť, priamo závisí od charakteristík činností organizácie. Aby účtovné denníky (knihy) plnili nielen funkciu evidencie dokladov, ale aby v prípade kolízie slúžili aj ako dôkaz, že doklad skutočne vznikol v určitom časovom období a nebolo možné ho dodatočne zapísať, pri registrácii týchto časopisov sa odporúča dodržiavať nasledujúce pravidlá.

Denníky musia:

• mať pevný obal (aby bola dodržaná trvanlivosť);
• mať lepenú väzbu (na preukázanie nemožnosti alebo obtiažnosti odstránenia listu alebo pridania listu do existujúceho časopisu);
• mať očíslované strany od začiatku do konca;
• byť šitý;
• obsahovať atestáciu. Pozostáva z uvedenia názvu časopisu, počtu zošitých, očíslovaných strán (číslami a slovami), funkcie, podpisu a dekódovania podpisu vedúceho organizácie a dátumu vydania časopisu. Certifikačný podpis je pripevnený na zadnú stranu časopisu z vonkajšej alebo vonkajšej strany;

• byť osvedčené pečiatkou právnickej osoby a podpisom vedúceho organizácie (s výnimkou prvých dvoch účtovných kníh). pracovné knihy, ktorý musí byť potvrdený voskovou pečaťou alebo pečaťou (článok 41 vyhlášky vlády Ruskej federácie zo 16. apríla 2003 č. 225 „O pracovných zošitoch“).

Interný pohľad na časopisy, v ktorých je možné evidovať dokumenty internej korešpondencie, si vytvárajú samotné organizácie, keďže neexistujú jednotné formy časopisov. Nižšie je uvedený príklad ich formy.

Kópie a duplikáty

Dokumenty internej korešpondencie sa často odovzdávajú úradníkom vo forme kópií alebo duplikátov, najmä ak sa pôvodný dokument posiela vyššie úradník alebo uložená v spise, ale podľa listiny je potrebné vykonať nejaký ďalší úkon.

Kopírovať Dokument môže byť faxový alebo bezplatný. Faxová kópia reprodukuje celý obsah dokumentu a všetky jeho časti vonkajšie znaky- podrobnosti obsiahnuté v origináli (vrátane podpisu a pečate) alebo ich časti, vlastnosti ich umiestnenia. Voľná ​​kópia je vytvorená na písacích strojoch, obsahuje všetky podrobnosti dokumentu, ale nemusí nutne opakovať jeho formu.

Zamestnanec zodpovedný za dokumenty osvedčuje kópie. Overovanie kópií sa vykonáva pripojením slova „Pravda“ alebo „Kópia je správna“ a uvedením podpisu, jeho odpisu a dátumu zodpovednej osoby. Certifikačný list sa spravidla umiestňuje v spodnej časti formálnej časti dokumentu na ľubovoľnom voľnom mieste.

Ak sa dokument predkladá iným organizáciám, na kópiách dokumentov (výpisy z nich) určite daj pečiatku.

Duplicitné- duplikát úradného dokumentu, ktorý má právnu silu originálu.

Nemožno teda podceňovať dokumenty internej korešpondencie - uznanie zákonnosti postupu často závisí od ich správneho vykonania a spracovania. No práve s týmito dokladmi si zamestnávatelia najčastejšie nevedia dať rady. Takéto listiny sa neevidujú, neberú do úvahy, nie sú dohodnuté, čo negatívne ovplyvňuje nielen právnu silu dokumentu, ale aj riadiace postupy vykonávané v spoločnosti. Často z tohto dôvodu nemôže zamestnávateľ preukázať vinu konkrétneho zamestnanca a nemôže uplatniť zákonné spôsoby uplatnenia disciplinárne konanie alebo ukončením pracovnej zmluvy so zamestnancom. Mnoho spoločností začína budovať systém pre prácu s dokumentmi už na svojich chybách, ale je lepšie im predchádzať Negatívne dôsledky než sa vysporiadať s ich výsledkom.

Autorom je Ph.D.

GOST 6.10.4-84 Jednotné systémy dokumentácie. Udelenie právnej moci dokumentom na nosiči stroja a strojového záznamu vytvoreného výpočtovou technikou. Základné ustanovenia

GOST 6.10.4-84

Skupina T54

MEDZIŠTÁTNY ŠTANDARD

Jednotné systémy dokumentácie

DÁVANIE PRÁVNEJ PLATNOSTI DOKUMENTOM NA MÉDIÁCH STROJA
A STROJ GRAM VYTVORENÝ PROSTREDNÍCTVOM
VÝPOČTOVÉ INŽINIERSTVO

Základné ustanovenia

jednotné systémy dokumentácie. Udelenie
právnu silu dokumentov o softvéri a strojového záznamu
vytvorené počítačmi. generál

vyhláška Štátny výbor ZSSR podľa noriem z 9.10.1984 N 3549, dátum zavedenia je stanovený od 7.1.87.

ZNOVU VYDANIE

Táto norma ustanovuje požiadavky na skladbu a obsah podrobností, ktoré dávajú právnu platnosť dokumentom na strojovom nosiči a strojového záznamu vytvoreného výpočtovou technikou, ako aj postup pri vykonávaní zmien v týchto dokumentoch.

Táto norma je záväzná pre všetky podniky, organizácie a inštitúcie (ďalej len organizácie), ktoré vykonávajú výmenu informácií o dokumentoch na strojovom médiu a strojových záznamoch.

Na základe tohto štandardu možno vypracovať priemyselné štandardy a podnikové štandardy, berúc do úvahy zvláštnosti používania dokumentov na strojovom médiu a strojového programu medzi organizáciami aj pri priamom použití v organizácii.

1. VŠEOBECNÉ USTANOVENIA

1. VŠEOBECNÉ USTANOVENIA

1.1. Dokument na strojovom médiu musí byť zaznamenaný, vyrobený a označený v súlade s požiadavkami GOST 6.10.1-88 *, GOST 6.10.3-83, GOST 8303-93, GOST 19768-93, GOST 20731-86, GOST 25465-95, GOST 25752-83, GOST 25764-83, OST 24.958.01-84 - OST 24.958.74-84, R 50-54-76-88 a informácie sú zakódované v súlade s All-Union klasifikátory technických a ekonomických informácií. Pri absencii potrebných informácií v celoúniových klasifikátoroch je povolené používať kódy registrovaných medzisektorových a sektorových klasifikátorov.
______________
* Na území už neplatí Ruská federácia.

1.2. Mashinogram musí byť vytvorený s prihliadnutím na požiadavky štátnych noriem pre jednotné systémy dokumentácie.

1.3. Doklad na nosiči stroja a strojový gram by sa mal použiť len vtedy, ak existujú príslušné rozhodnutia ministerstiev a rezortov.

1.4. Preprava (prenos, zasielanie atď.) dokumentu na strojovom médiu a strojového záznamu sa musí vykonať so sprievodným listom vyhotoveným v súlade s GOST 6.38-90 *. V prílohe je vzor sprievodného listu.
______________
GOST R 6.30-97** (ďalej).

** Na území Ruskej federácie platí GOST R 6.30-2003. - Poznámka "KÓD".

1.5. Dokument na strojovom médiu a strojovo čitateľný dokument nadobúdajú právoplatnosť po splnení požiadaviek tejto normy a podpísaní sprievodného listu.

1.6. Záznam dokumentu na strojové médium a vytvorenie strojového záznamu by malo byť založené na údajoch zaznamenaných v originálnych (primárnych) dokumentoch prijatých komunikačnými kanálmi z automatických záznamových zariadení alebo v procese automatizovaného riešenia problémov.

1.7. Na žiadosť užívateľskej organizácie sa pre vizuálnu kontrolu dokumentu vytvoreného na strojovom médiu rôznymi technickými prostriedkami zobrazovania údajov (displeje, tlačové zariadenia a pod.) prevedie do podoby čitateľnej pre človeka.

2. POŽIADAVKY NA PODROBNOSTI DOKUMENTOV O NOSIČE STROJA A GRAMÁCH STROJA VYTVORENÝCH POČÍTAČOVÝM ZARIADENÍM

2.1. Dokument na strojovom médiu alebo strojopis musí obsahovať tieto povinné údaje:

názov organizácie - tvorca dokumentu;

umiestnenie organizácie - tvorca dokumentu alebo poštová adresa;

názov dokumentu;

dátum vyhotovenia dokumentu;

kód osoby zodpovednej za správnosť vyhotovenia dokladu na strojovom nosiči alebo strojnomograme alebo spravidla kód osoby, ktorá doklad schválila.

Poznámka. Rozhodnutím ministerstiev a rezortov je povolené používať ďalšie podrobnosti k jednotlivým dokladom na nosiči stroja a strojopisu (telefónne číslo, ďalekopis, funkcia a priezvisko osoby, ktorá má právo osvedčovať doklad zaznamenaný na nosiči stroja). a machinegram atď.), ktoré odrážajú špecifiká tvorby, používania a prenosu týchto dokumentov.

2.2. Povinné podrobnosti dokumentu na strojovom médiu by mali byť umiestnené tak, aby vám umožnili jednoznačne identifikovať podrobnosti.

2.3. Povinné údaje strojopisu by mali byť vytlačené a umiestnené v súlade s požiadavkami štátnych noriem pre jednotné systémy dokumentácie.

2.4. Nevyhnutné „Názov organizácie – tvorca dokumentu“ je potrebné napísať v tomto tvare: identifikačný kód podľa celozväzového klasifikátora podnikov a organizácií (OKPO) * a názov organizácie. Môžu sa použiť zavedené skratky.
__________________
* Tento atribút musí byť prepojený s požiadavkami GOST 6.38-90.


Pre organizácie, ktoré nemajú práva právnickej osoby, by sa mal uviesť kód OKPO organizácie, ktorej sú podriadené.

2.5. Požiadavka „Miesto organizácie – tvorca dokumentu“ musí byť napísaná v tomto tvare: identifikačný kód podľa celozväzového klasifikátora „Systém označovania objektov administratívno-územného členenia ZSSR a zväzových republík , ako aj osady“ (SOATO) a názov lokalite kde sa organizácia nachádza.

2.6. Požadovaný „Názov dokumentu“ musí byť napísaný v tejto forme: identifikačný kód a názov formy dokumentu podľa Celoúniového klasifikátora riadiacich dokumentov (OKUD) * pre dokumenty celoúnijného účelu alebo sektorového (odborového ), republikový klasifikátor riadiacej dokumentácie - pre odvetvové (rezortné), republikové formulárové dokumenty.
______________
* Na území Ruskej federácie platí OK 011-93.

2.7. Atribút „Dátum vyhotovenia dokumentu“ musí byť zaznamenaný v súlade s požiadavkami GOST 6.38-90 a musí byť uvedený čas zaznamenania dokumentu, čo umožňuje jeho identifikáciu so strojovým protokolom.

2.8. Povinný „Kód osoby zodpovednej za správne vyhotovenie dokumentu na strojovom médiu alebo strojovom programe“ alebo „Kód osoby, ktorá dokument schválila“ musí byť napísaný v tvare: identifikačný kód a funkcia, priezvisko osoba zodpovedná za správne vyhotovenie dokumentu na strojovom médiu alebo strojovom programe alebo osoba, ktorá dokument schválila. Vlastníctvo kódu konkrétnou osobou musí byť zaregistrované u organizácie, ktorá vytvorila dokument na strojovom médiu alebo vyrobila strojový program a musia byť vytvorené technické, softvérové ​​nástroje a organizačné podmienky vylučujúce možnosť použitia cudzích kódov.

2.9. Organizácie, na ktoré sa vzťahujú osobitné ustanovenia, musia uviesť podrobnosti uvedené v odsekoch. 2,4; 2.5 v súlade s pravidlami týchto ustanovení.

2.10. Postup pri výbere, prijímaní do úschovy a vydávaní spotrebiteľom dokladov na strojovom médiu a strojových záznamoch, ich rušení a ničení stanovujú ministerstvá a rezorty.

3. ORIGINÁL, DUPLIKÁTY, KÓPIE DOKUMENTU NA MÉDIÁCH STROJA A GRAMÁCH STROJA

3.1. Originály, kópie a kópie dokumentu na strojovom médiu a strojové záznamy prijaté štandardným softvérom tohto počítačového komplexu majú rovnakú právnu silu, ak sú vyhotovené v súlade s požiadavkami tejto normy.

3.2. Originál dokumentu na strojovom nosiči je prvý záznam dokumentu na strojovom nosiči, ktorý obsahuje označenie, že tento dokument je originál.

Originál strojopisu je prvá kópia dokumentu vytlačená pomocou výpočtovej techniky na papier a obsahujúca označenie, že ide o originál.

3.3. Všetky duplikáty dokumentu na strojovom médiu sú v neskoršom čase autentické v záznamoch obsahu dokumentu na strojovom médiu a obsahujú označenie, že tieto dokumenty sú duplikáty.

Duplikáty strojopisu sú všetky neskôr v čase, autentické v obsahových výtlačkoch na papieri, ktoré obsahujú označenie, že ide o duplikáty.

3.4. Kópie dokumentu na strojovom nosiči alebo strojopis sú dokumenty prepísané z originálu alebo duplikátu dokumentu na strojovom nosiči alebo na stroji na iné médium, obsahovo autentické a obsahujúce označenie, že ide o kópie.

Duplikáty a kópie musia obsahovať povinné údaje obsiahnuté v originálnom dokumente na strojovom médiu alebo strojovom programe.

Na písacom stroji, ktorý je kópiou dokumentu na strojovom nosiči, musí byť navyše pečiatka alebo pečiatka organizácie, ktorá dokument previedla do podoby čitateľnej pre človeka, potvrdzovací nápis a príslušné podpisy.

4. POSTUP PRI ZAVEDENÍ ZMIEN DO DOKUMENTU O NOSIČE STROJA A NOSIČE GRAMM

4.1. Pôvodný dokument na strojovom médiu môže meniť len organizácia - tvorca dokumentu s povinnou evidenciou obsahu a dôvodu zmien a osoba zodpovedná za vykonané zmeny.

Evidenciu zmien vykonáva organizácia – tvorca záznamu dokumentu.

4.2. Ak sa v pôvodnom strojovom programe vykonajú zmeny, musia sa v ňom uviesť dôvody zmien, dátum a čas ich zavedenia, funkcia a podpis úradníka, ktorý zmeny vykonal, a jeho prepis.

4.3. Organizácia - tvorca pôvodného dokumentu na strojovom nosiči alebo strojovom nosiči je povinná oznámiť organizáciám - používateľom dokumentu všetky zmeny zaslaním sprievodného listu, ktorý obsahuje informáciu o zmenách a obsahuje spolu s uvedením požadované podrobnosti v súlade s odsekom 2.1, tieto informácie:

uvedenie dôvodu zmeny;

čas zmeny;

podpis úradníka.

V prípade potreby môže sprievodný list obsahovať pečiatku alebo pečiatku organizácie, ktorá vytvorila pôvodný dokument na strojovom médiu alebo strojovom programe.

4.4. Zmeny duplikátu (kópie) dokumentu na strojovom médiu alebo mashinogramu v držbe používateľa sa vykonávajú len na základe oznámenia organizácie, ktorá dokument na strojovom médiu alebo mashinograme vytvorila.

4.5. Zmenený pôvodný dokument, ako aj duplikát a kópie zmeneného dokumentu zostávajú v platnosti, ak sú zmeny vykonané v súlade s požiadavkami tejto normy.

DODATOK (odkaz). VZOR PRÍVODNÉHO LISTU

DODATOK
Odkaz

V súlade s dohodou zo dňa 25.12.1984 Vám zasielam podklady na strojových nosičoch s nasledovnými informáciami:

Aplikácia: magnetická páska - 3.

Poznámka. Sprievodný list je napísaný na hlavičkovom papieri organizácie v súlade s požiadavkami GOST 6.38-90.

Text dokumentu je overený:
oficiálna publikácia
Jednotné dokumentačné systémy: Sat.GOSTov. -
M.: Vydavateľstvo noriem IPK, 2001

GOST 6.10.4-84 Jednotné systémy dokumentácie. Udelenie právnej moci dokumentom na nosiči stroja a strojového záznamu vytvoreného výpočtovou technikou. Základné ustanovenia

GOST 6.10.4-84 Jednotné systémy dokumentácie. Udelenie právnej moci dokumentom na nosiči stroja a strojového záznamu vytvoreného výpočtovou technikou. Základné ustanovenia

Hlavným znakom organizačných a administratívnych dokumentov je, že ide o interné dokumenty. Inými slovami, na ich rozvoj a implementáciu sa nevyžaduje účasť organizácií tretích strán alebo zástupcov akýchkoľvek iných podnikov. Postačuje rozhodnutie vedenia alebo iných funkcionárov podniku, ktorých činnosti sa tieto dokumenty týkajú. Na podpisovanie externých dokumentov, zmlúv, faktúr, akceptačných potvrdení a pod. nestačí vôľa zástupcov len jednej právnickej osoby. Je potrebné rozhodnutie funkcionárov aspoň dvoch organizácií, ktoré sa navzájom nezodpovedajú.

Interný dokument vydaný podnikom možno považovať za záväzný pre zamestnancov len vtedy, ak má právnu silu.

Aby bol dokument platný, je potrebné:

• ustanovenia obsiahnuté v dokumente musia prísne spĺňať požiadavky zákona;
• Doklad musí vydať úradník oddelenia, oddelenia podniku, ktorý má na to potrebné oprávnenie;
• Podrobnosti dokumentu musia byť v súlade s prijatými normami;
• Ak tieto podmienky nie sú splnené, môže byť listina súdom vyhlásená za neplatnú.

Právomoci zamestnancov podniku na zverejňovanie organizačných a administratívnych dokumentov.

Pred splnením náležitostí konkrétneho dokumentu je potrebné venovať pozornosť spôsobilosti osoby, ktorá tento dokument podpísala. Ak úradník pri jeho vyhotovení a podpise prekročil rámec svojej pôsobnosti, dokument nemá právnu silu a je neplatný.

Do pôsobnosti vedúceho podniku patria všetky otázky riadenia bežnej činnosti s výnimkou otázok, o ktorých môže rozhodnúť len valné zhromaždenie účastníkov podniku alebo predstavenstvo. Vedúci je jediný zamestnanec, ktorý koná v mene podniku bez plnej moci.

Podľa stanov podniku však môže byť kompetencia vedúceho obmedzená a časť jeho obvyklých právomocí prenesená na predstavenstvo alebo valné zhromaždenie účastníkov. Charta môže napríklad ustanoviť, že vedúci nemá právo samostatne, bez súhlasu valného zhromaždenia účastníkov, uzatvárať transakcie za sumu presahujúcu 500 000 rubľov. Aby bola takáto transakcia zákonná, k zmluve musí byť priložená zápisnica z valného zhromaždenia účastníkov podniku, v ktorej musí byť výslovne uvedené, že zhromaždenie účastníkov túto transakciu schválilo. V opačnom prípade môže byť dohoda neplatná.

Všetci ostatní funkcionári podniku môžu riešiť určité problémy len vtedy, ak sú na to oprávnení príkazmi, splnomocneniami, popismi práce, nariadeniami atď. podpísané alebo schválené vedúcimi. Pri uzatváraní zmlúv alebo pri vyhotovovaní a podpisovaní iných komoditno-finančných dokumentov v mene podniku musí úradník uviesť názov, číslo a dátum splnomocnenia, príkazu alebo predpisu, na základe ktorého koná.

Požiadavky na dokumentáciu:

Či bude mať právnu silu alebo nie, závisí od toho, či jeho vývojári dodržali požiadavky na jeho formu a ďalšie jednotlivé prvky (náležitosti).

V súčasnosti niektoré podniky nepripisujú úradnú dôležitosť papierovaniu. Ale takýto postoj je neopodstatnený. Čiže napríklad absencia podpisu úradníka na objednávke alebo pečiatky SCHVÁLENÉ dňa personálne obsadenie robí tieto dokumenty právne bezmocnými.

Takže dôležité detaily sú:

Je zrejmé, že je potrebné uviesť názov podniku, ktorý dokument vydal. Musí plne zodpovedať názvu uvedenému v zakladajúcich dokumentoch podniku. Ak je v zakladajúcich dokumentoch uvedené skrátené meno, uvádza sa v objednávke v zátvorkách za celým menom.

Ďalšie povinné a právne významné podrobnosti sa budú posudzovať podrobnejšie: štátna norma požiadavky na skladbu a umiestnenie detailov, postup pri ich registrácii, pravidlá pre tvorbu formulárov dokumentov, požiadavky na text určité typy Dokumenty.

Podrobnosti, ktoré definujú názov typu dokumentu.

Aby mal dokument právnu silu, spolu s údajmi, ktoré identifikujú autora dokumentu, sú dôležité aj ďalšie podrobnosti.

Názov typu dokumentu by mal odrážať obsah dokumentovanej akcie a kompetencie jej autora. Napríklad: iba vedúci môže vydávať príkazy; kolektívna diskusia o akýchkoľvek problémoch sa odráža v zápisnici; bežný odborník vo svojom mene má právo vyhotovovať len memorandá, vyjadrenia.

Názov druhu dokumentu je povinnou náležitosťou pre vyhotovenie všetkých dokumentov okrem listu. Príklad objednávkového formulára konštrukčného celku s rohovým usporiadaním detailov.

Dátum dokumentu.

Dátum dokumentu je najdôležitejšou náležitosťou, pretože. odráža čas jeho výskytu. Dátum vyznačí úradný podpis (schvaľujúci) dokument, prípadne administratívna služba pri registrácii dokumentu. Do hotového dokumentu sa vkladá ručne. Ak je autorom dokumentu viacero organizácií, potom dátumom dokumentu je posledný dátum podpisu.

Dokumenty vydané dvoma alebo viacerými organizáciami musia mať rovnaký dátum. Treba nadviazať správny dizajn táto rekvizita, pretože vytvorenie dokumentu "spätne", rovnako ako zverejnenie dokumentu "dopredu", napríklad na druhý deň, vedie k skresleniu registračných údajov. Nesprávne datovanie môže navyše viesť k porušeniu právnych vzťahov účastníkov.

Ak sa napríklad jedna zo strán obráti na súd, dátum uvedený v dokumente bude súd považovať za zdokumentovaný dôkaz.

Registrácia dokumentov.

Evidencia dokumentov je predovšetkým ich zaúčtovanie, navyše dáva dokumentu oficiálnosť, právnu silu.

Stanovenie zodpovednosti organizácie za obsah dokumentu (za odchádzajúce a interné dokumenty), jeho prechod systémom riadenia (za došlé dokumenty).

Pečiatka schválenia dokumentu určuje právnu silu tých dokumentov, ktoré ich autori nemôžu uviesť do platnosti. Stávajú sa oficiálnymi a nadobúdajú právnu platnosť po schválení vedúcim organizácie, kolegiálnym (poradným) orgánom alebo vyšším orgánom (manažmentom).

Schvaľovacím konaním sa autorizuje obsah dokumentu alebo sa rozširuje jeho účinnosť na určitý okruh úradníkov, organizácie.

Podpis je najdôležitejšou náležitosťou, ktorá určuje právnu silu dokumentu. Právo na podpis riadiace dokumenty je spravidla pôsobnosť vedúceho organizácie alebo jeho zástupcov v súlade s rozdelením povinností ustanovených právnym aktom (stanovou listinou, predpisom). Vo veľkých organizáciách môže byť podpisové právo udelené vedúcim štrukturálnych divízií, toto by malo byť stanovené miestne akty organizácií.

Správy, memorandá, certifikáty a iné dokumenty referenčného, ​​informačného a analytického charakteru môže podpisovať vykonávateľ (autor) dokumentu, avšak len v prípadoch, ak problematika riešená v dokumente nepresahuje jeho kompetencie.

Dokument môžu podpísať dvaja alebo viacerí úradníci, ak za jeho prípravu a obsah zodpovedá viacero úradníkov.

Napríklad: dokumenty obsahujúce informácie finančného, ​​vecného, ​​úverového charakteru, ktoré sú podkladom pre príjem a výdaj peňazí, inventáru a iných cenín, dokumenty, ktoré menia úverové a zúčtovacie záväzky, podpisuje vedúci organizácie aj náčelník. účtovník.

Z právneho hľadiska je významným faktorom aj plomba.

Najmä pre dokumenty:

• 1. Premietanie informácií o skutočnostiach osobitného právneho významu (o založení, reorganizácii alebo zrušení podniku a pod.).
• 2. Osvedčenie práv podniku alebo jeho fyzických osôb (splnomocnenie).
• 3. Opravovanie skutočností súvisiacich s finančnými a materiálnymi hodnotami.

Pre takéto dokumenty je pečať právne významnou náležitosťou, pretože majú právnu silu len vtedy, ak je na nich odtlačok.

Ak dokument neobsahuje žiadne právne významné podrobnosti, potom nemá právnu silu a zamestnanci podniku majú právo odmietnuť splniť požiadavky tohto dokumentu.

Právna sila kópií dokumentu.

Pomerne často musia podniky robiť kópie dokumentov, napríklad keď existuje vysoká pravdepodobnosť straty pôvodného dokumentu alebo keď je potrebné predložiť jeden dokument rôznym inštitúciám.

V akých prípadoch má teda kópia právnu silu originálu:

Kópia musí presne opakovať text a dizajn originálu.

Kópiu dokumentu vydaného samotným podnikom môže potvrdiť vedúci tohto podniku alebo poverený zamestnanec, napríklad vedúci personálneho oddelenia alebo vedúci kancelárie. Výnimkou sú také kópie dokumentov, ako je napríklad zriaďovacia listina. Kópia listiny je overená notárom.

Zatiaľ neexistuje jednoznačná odpoveď, či dokument prijatý faxom má právnu silu. Niektoré domáce a zahraničné podniky uznávajú zákonnosť kópie telefaxu a prijímajú ju na vykonanie. Spoľahlivosť takýchto kópií však podľa mňa nemožno vždy považovať za samozrejmú a úplnú. V zásade je telefaxová správa iba kópiou dokumentu, ktorá sa rovná kópii vyhotovenej na kopírke.

Na vytvorenie toku dokumentov personálneho oddelenia
* zoznam požadovaných personálnych dokumentov, typov a odrôd personálna dokumentácia
* nomenklatúra prípadov
* zoskupovanie dokumentov do prípadov
požiadavky na vyhotovenie personálnej dokumentácie, ktorá dáva dokumentom právnu silu
- Pokračovanie 1 možností dizajnu
* poučenie o vedení personálnej evidencie
* príprava spisov personálnej služby na presun do archívu organizácie, lehoty uloženia
* zodpovednosť zamestnávateľa za porušenie požiadaviek na vedenie personálnej evidencie

Aké sú požiadavky na vedenie personálnej správy

Z článku 11 federálneho zákona č. 149-FZ:

1. - Právne predpisy Ruskej federácie alebo dohoda strán môžu stanoviť požiadavky na dokumentovanie informácií.
2. -Vo federálnych agentúrach výkonná moc dokumentácia informácií sa vykonáva spôsobom stanoveným vládou Ruskej federácie. Pravidlá pre kancelársku prácu a tok dokumentov ustanovené inými štátnymi orgánmi, orgánmi miestna vláda v rámci svojej pôsobnosti musia spĺňať požiadavky stanovené vládou Ruskej federácie, pokiaľ ide o kancelársku prácu a tok dokumentov federálne orgány výkonná moc.

Pravidlá dokumentácie

Elektronická dokumentácia

Poskytnutie právnej sily dokumentom

LLC "Mayak"
účtovníctvo
Hlavný ekonóm
V.M. Kochetová

POKRAČOVANIE 1 na STRANE