GOST 6.10.4-84 Jednotné systémy dokumentácie. Udelenie právnej sily dokumentom na strojovom médiu a strojovo generovanými prostriedkami počítačová veda. Základné ustanovenia

GOST 6.10.4-84

Skupina T54

MEDZIŠTÁTNY ŠTANDARD

Jednotné systémy dokumentácie

DÁVANIE PRÁVNEJ PLATNOSTI DOKUMENTOM NA MÉDIÁCH STROJA
A STROJ GRAM VYTVORENÝ PROSTREDNÍCTVOM
VÝPOČTOVÉ INŽINIERSTVO

Základné ustanovenia

jednotné systémy dokumentácie. Udelenie
právnu silu dokumentov o softvéri a strojového záznamu
vytvorené počítačmi. generál

vyhláška Štátny výbor ZSSR podľa noriem z 9.10.1984 N 3549, dátum zavedenia je stanovený od 7.1.87.

ZNOVU VYDANIE

Táto norma ustanovuje požiadavky na skladbu a obsah podrobností, ktoré dávajú právnu platnosť dokumentom na strojovom nosiči a strojového záznamu vytvoreného výpočtovou technikou, ako aj postup pri vykonávaní zmien v týchto dokumentoch.

Táto norma je záväzná pre všetky podniky, organizácie a inštitúcie (ďalej len organizácie), ktoré vykonávajú výmenu informácií o dokumentoch na strojovom médiu a strojových záznamoch.

Na základe tohto štandardu možno vypracovať priemyselné štandardy a podnikové štandardy, berúc do úvahy zvláštnosti používania dokumentov na strojovom médiu a strojového programu medzi organizáciami aj pri priamom použití v organizácii.

1. VŠEOBECNÉ USTANOVENIA

1. VŠEOBECNÉ USTANOVENIA

1.1. Dokument na strojovom médiu musí byť zaznamenaný, vyrobený a označený v súlade s požiadavkami GOST 6.10.1-88 *, GOST 6.10.3-83, GOST 8303-93, GOST 19768-93, GOST 20731-86, GOST 25465-95, GOST 25752-83, GOST 25764-83, OST 24.958.01-84 - OST 24.958.74-84, R 50-54-76-88 a informácie sú zakódované v súlade s All-Union klasifikátory technických a ekonomických informácií. Pri absencii potrebných informácií v celoúniových klasifikátoroch je povolené používať kódy registrovaných medzisektorových a sektorových klasifikátorov.
______________
* Na území už neplatí Ruská federácia.

1.2. Strojový záznam musí byť vytvorený s prihliadnutím na požiadavky štátne normy o jednotných systémoch dokumentácie.

1.3. Doklad na strojovom médiu a strojový gram by sa mal použiť len vtedy, ak existujú príslušné rozhodnutia ministerstiev a rezortov.

1.4. Preprava (prenos, zasielanie atď.) dokumentu na strojovom médiu a strojového záznamu sa musí vykonať so sprievodným listom vyhotoveným v súlade s GOST 6.38-90 *. V prílohe je vzor sprievodného listu.
______________
GOST R 6.30-97** (ďalej).

** Na území Ruskej federácie platí GOST R 6.30-2003. - Poznámka "KÓD".

1.5. Strojovo čitateľný dokument a strojovo čitateľný dokument nadobúdajú právoplatnosť po splnení požiadaviek tejto normy a podpísaní sprievodného listu.

1.6. Záznam dokumentu na strojové médium a vytvorenie strojového záznamu by malo byť založené na údajoch zaznamenaných v originálnych (primárnych) dokumentoch prijatých komunikačnými kanálmi z automatických záznamových zariadení alebo v procese automatizovaného riešenia problémov.

1.7. Na žiadosť užívateľskej organizácie sa pre vizuálnu kontrolu dokumentu vytvoreného na strojovom médiu rôznymi technickými prostriedkami zobrazovania údajov (displeje, tlačové zariadenia a pod.) prevedie do podoby čitateľnej pre človeka.

2. POŽIADAVKY NA PODROBNOSTI DOKUMENTOV O NOSIČE STROJA A GRAMÁCH STROJA VYTVORENÝCH POČÍTAČOVÝM ZARIADENÍM

2.1. Dokument na strojovom médiu alebo strojopise musí obsahovať tieto povinné údaje:

názov organizácie - tvorca dokumentu;

umiestnenie organizácie - tvorca dokumentu alebo poštová adresa;

názov dokumentu;

dátum vyhotovenia dokumentu;

kód osoby zodpovednej za správnosť vyhotovenia dokladu na strojovom nosiči alebo strojnomograme alebo spravidla kód osoby, ktorá doklad schválila.

Poznámka. Rozhodnutím ministerstiev a rezortov je povolené používať ďalšie podrobnosti k jednotlivým dokladom na nosiči stroja a strojopisu (telefónne číslo, ďalekopis, funkcia a priezvisko osoby, ktorá má právo osvedčovať doklad zaznamenaný na nosiči stroja). a machinegram atď.), ktoré odrážajú špecifiká tvorby, používania a prenosu týchto dokumentov.

2.2. Povinné údaje dokumentu na strojovom médiu by mali byť umiestnené tak, aby bolo možné údaje jednoznačne identifikovať.

2.3. Povinné náležitosti strojopisu by mali byť vytlačené a umiestnené v súlade s požiadavkami štátnych noriem na jednotné systémy dokumentácie.

2.4. Nevyhnutné „Názov organizácie – tvorca dokumentu“ musí byť napísané v nasledujúcom tvare: identifikačný kód podľa Celoúniového klasifikátora podnikov a organizácií (OKPO) * a názov organizácie. Môžu sa použiť zavedené skratky.
__________________
* Tento atribút musí byť prepojený s požiadavkami GOST 6.38-90.


Pre organizácie, ktoré nemajú práva právnická osoba, mali by ste uviesť kód OKPO organizácie, ktorej sú podriadení.

2.5. Požiadavka „Miesto organizácie – tvorca dokumentu“ musí byť napísaná v tomto tvare: identifikačný kód podľa celozväzového klasifikátora „Systém označovania objektov administratívno-územného členenia ZSSR a zväzových republík , ako aj osady“ (SOATO) a názov lokalite kde sa organizácia nachádza.

2.6. Požadovaný „Názov dokumentu“ musí byť napísaný v tejto forme: identifikačný kód a názov formy dokumentu podľa All-Union Classifier manažérska dokumentácia(OKUD) * pre dokumenty celozväzového určenia alebo do sektorového (rezortného), republikového klasifikátora riadiacej dokumentácie - pre sektorové (rezortné), republikové formy dokumentov.
______________
* Na území Ruskej federácie platí OK 011-93.

2.7. Atribút „Dátum vyhotovenia dokumentu“ musí byť zaznamenaný v súlade s požiadavkami GOST 6.38-90 a musí byť uvedený čas zaznamenania dokumentu, čo umožňuje jeho identifikáciu so strojovým protokolom.

2.8. Povinný „Kód osoby zodpovednej za správne vyhotovenie dokumentu na strojovom médiu alebo strojovom programe“ alebo „Kód osoby, ktorá dokument schválila“ musí byť napísaný v tvare: identifikačný kód a funkcia, priezvisko osoba zodpovedná za správne vyhotovenie dokumentu na strojovom médiu alebo strojovom programe alebo osoba, ktorá dokument schválila. Vlastníctvo kódu konkrétnou osobou musí byť zaregistrované u organizácie, ktorá vytvorila dokument na strojovom médiu alebo vyrobila strojový program a musia byť vytvorené technické, softvérové ​​nástroje a organizačné podmienky vylučujúce možnosť použitia cudzích kódov.

2.9. Organizácie, na ktoré sa vzťahujú osobitné ustanovenia, musia uviesť podrobnosti uvedené v odsekoch. 2,4; 2.5 v súlade s pravidlami týchto ustanovení.

2.10. Postup pri výbere, prijímaní do úschovy a vydávaní spotrebiteľom dokladov na strojovom médiu a strojových záznamoch, ich rušení a ničení stanovujú ministerstvá a rezorty.

3. ORIGINÁL, DUPLIKÁTY, KÓPIE DOKUMENTU NA MÉDIÁCH STROJA A GRAMÁCH STROJA

3.1. Originály, duplikáty a kópie dokumentu na strojovom médiu a strojové záznamy prijaté štandardným softvérom tohto počítačového komplexu majú rovnakú právnu silu, ak sú vyhotovené v súlade s požiadavkami tejto normy.

3.2. Originál dokumentu na strojovom nosiči je prvý záznam dokumentu na strojovom nosiči, ktorý obsahuje označenie, že tento dokument je originál.

Originál strojopisu je prvá kópia dokumentu vytlačená pomocou výpočtovej techniky na papier a obsahujúca označenie, že ide o originál.

3.3. Všetky duplikáty dokumentu na strojovom médiu sú v neskoršom čase autentické v záznamoch obsahu dokumentu na strojovom médiu a obsahujú označenie, že tieto dokumenty sú duplikáty.

Všetky duplikáty strojopisu sú neskôr v čase, autentické v obsahových výtlačkoch na papieri, ktoré obsahujú označenie, že ide o duplikáty.

3.4. Kópie dokumentu na strojovom nosiči alebo strojopis sú dokumenty prepísané z originálu alebo duplikátu dokumentu na strojovom nosiči alebo na stroji na iné médium, obsahovo autentické a obsahujúce označenie, že ide o kópie.

Duplikáty a kópie musia obsahovať povinné údaje obsiahnuté v originálnom dokumente na strojovom médiu alebo strojovom programe.

Na písacom stroji, ktorý je kópiou dokumentu na strojovom nosiči, musí byť dodatočne pečiatka alebo pečiatka organizácie, ktorá dokument previedla do podoby čitateľnej pre človeka, potvrdzovací nápis a príslušné podpisy.

4. POSTUP PRI ZAVEDENÍ ZMIEN DO DOKUMENTU O NOSIČE STROJA A NOSIČE GRAMM

4.1. Pôvodný dokument na strojovom médiu môže meniť len organizácia - tvorca dokumentu s povinnou evidenciou obsahu a dôvodu zmien a osoba zodpovedná za vykonané zmeny.

Evidenciu zmien vykonáva organizácia – tvorca záznamu dokumentu.

4.2. Ak sa v pôvodnom strojovom programe vykonajú zmeny, musia sa v ňom uviesť dôvody zmien, dátum a čas ich zavedenia, funkcia a podpis úradníka, ktorý zmeny vykonal, a jeho prepis.

4.3. Organizácia - tvorca pôvodného dokumentu na strojovom nosiči alebo strojovom nosiči je povinná oznámiť organizáciám - používateľom dokumentu všetky zmeny zaslaním sprievodného listu, ktorý obsahuje informáciu o zmenách a obsahuje spolu s uvedením požadované podrobnosti v súlade s odsekom 2.1, tieto informácie:

uvedenie dôvodu zmeny;

čas zmeny;

podpis úradníka.

V prípade potreby môže sprievodný list obsahovať pečiatku alebo pečiatku organizácie, ktorá vytvorila pôvodný dokument na strojovom médiu alebo strojovom programe.

4.4. Zmeny duplikátu (kópie) dokumentu na strojovom médiu alebo mashinogramu v držbe používateľa sa vykonávajú len na základe oznámenia organizácie, ktorá dokument na strojovom médiu alebo mashinograme vytvorila.

4.5. Zmenený pôvodný dokument, ako aj duplikát a kópie zmeneného dokumentu zostávajú právne platné, ak sa zmeny vykonajú v súlade s požiadavkami tejto normy.

DODATOK (odkaz). VZOR PRÍVODNÉHO LISTU

DODATOK
Odkaz

V súlade s dohodou zo dňa 25.12.1984 Vám zasielam podklady na strojových nosičoch s nasledovnými informáciami:

Aplikácia: magnetická páska - 3.

Poznámka. Sprievodný list je napísaný na hlavičkovom papieri organizácie v súlade s požiadavkami GOST 6.38-90.

Text dokumentu je overený:
oficiálna publikácia
Jednotné dokumentačné systémy: Sat.GOSTov. -
M.: Vydavateľstvo noriem IPK, 2001

GOST 6.10.4-84 Jednotné dokumentačné systémy. Udelenie právnej moci dokumentom na nosiči stroja a strojového záznamu vytvoreného výpočtovou technikou. Základné ustanovenia

GOST 6.10.4-84 Jednotné dokumentačné systémy. Udelenie právnej moci dokumentom na nosiči stroja a strojového záznamu vytvoreného výpočtovou technikou. Základné ustanovenia

Využitie písomných informácií v riadiacej činnosti je možné za predpokladu certifikácie ich oficiálnosti, spoľahlivosti a pravosti. Aby bol riadiaci dokument nespochybniteľný a záväzný, musí spĺňať zákonné normy a úradník, ktorý ho vydal, musí konať v rámci svojich právomocí. Tieto vlastnosti dokumentu sú definované pojmom „právna sila dokumentu“.

Právna sila dokumentu- vlastnosť úradnej listiny, ktorú mu priznáva platná legislatíva, pôsobnosť orgánu, ktorý ju vydal, a zavedený poriadok dizajn.

Preto sa od riadiaceho orgánu alebo úradníka, ktorý dokument vydáva, vyžaduje:

Pri príprave dokumentu dodržujte platné predpisy

legislatíva;

• zverejňovať dokumenty len v rámci svojej pôsobnosti;
• dodržiavať súčasné vnútroštátne pravidlá na prípravu a vyhotovenie dokumentov.

O právnej sile dokumentu teda rozhoduje obsah aj forma dokumentu.

Zvážte podrobnosti, ktoré určujú právnu silu dokumentu.

Predtým zvažované podrobnosti formulára („názov organizácie – autor dokumentu“ a „miesto zostavenia alebo zverejnenia dokumentu“) sú zároveň údajmi, ktoré dávajú dokumentu potrebný právny štatút.

Požiadavka 11 „Dátum dokladu“. Dátumom dokumentu je dátum jeho podpisu alebo schválenia, pre protokol dátum stretnutia, pre úkon dátum udalosti. Pri notársky overených listinách môže byť dátumom listiny dátum jej notárskeho overenia. Dokumenty vydané dvoma alebo viacerými organizáciami musia mať jeden (jeden) dátum.

Dátum dokumentu je vyhotovený arabské číslice v tomto poradí: deň v mesiaci, mesiac, rok. Deň v mesiaci a mesiac sa píšu dvoma pármi arabských číslic oddelených bodkou, rok štyrmi arabskými číslicami, napríklad 01/12/2007. Je povolený verbálno-numerický spôsob formátovania dátumu, napríklad 12. január 2007, ako aj formátovanie dátumu (spravidla pri korešpondencii so zahraničnými partnermi) v nasledujúcom poradí: rok, mesiac, deň v mesiaci , napríklad: 2007.01.12.

Rekvizity 12 „Evidenčné číslo dokumentu“ pozostáva z jej poradového čísla v evidenčnom poli dokumentov (zmluvy, objednávky, odchádzajúce listy a pod.), ktoré môže byť podľa uváženia organizácie doplnené indexom prípadov podľa nomenklatúry, údajmi o výkonnom umelcovi, korešpondentovi atď. atribút je jedinečný identifikátor dokumentu v informačnom podnikovom poli.

Evidenčné číslo dokumentu zostaveného spoločne dvoma alebo viacerými organizáciami pozostáva z evidenčných čísel dokumentov každej z týchto organizácií oddelených lomkou v poradí, v akom sú uvedení autori v dokumente.

Registrácia dokumentu, ktorá stanovuje skutočnosť, že prešiel týmto systémom riadenia, dáva dokument oficiálny charakter. Súčasne s evidenciou listiny úradná služba kontroluje správnosť zvoleného tlačiva, pravosť podpisu úradníka uvedeného v listine, úplnosť rubopisu listiny a pod.

Požiadavka 16 „Pečiatka schválenia dokumentu“ sa vyhotovujú na dokumentoch, ktoré nemôžu vykonať úradníci, ktorí ich podpísali. Takéto dokumenty nadobúdajú právnu platnosť po schválení vedúcim organizácie, kolegiálnym riadiacim orgánom alebo vyšším orgánom alebo riadiacim orgánom.

napr. popisy práce zamestnanci podniku sú vyhotovení na spoločnom formulári, podpisuje ich vedúci konštrukčná jednotka a musí byť schválený vedúcim podniku.

Schválenie možno vykonať dvoma spôsobmi, ktoré majú rovnakú právnu silu: úradnou osobou alebo osobitne vydaným dokladom.

V prvom prípade musí schvaľovacia pečiatka dokumentu pozostávať zo slova SCHVALUJEM (bez úvodzoviek), titulu osoby, ktorá dokument schvaľuje, jeho podpisu, iniciál, priezviska a dátumu schválenia.

Pri schvaľovaní dokumentu iným dokumentom: uznesením, rozhodnutím, príkazom, protokolom, schvaľovaciu pečiatku tvorí slovo SCHVÁLENÉ (SCHVÁLENÉ, SCHVÁLENÉ alebo SCHVÁLENÉ), názov schvaľujúceho dokumentu v inštrumentálnom prípade, jeho dátum. , číslo. Slovo SCHVÁLENÉ súhlasí v rode a čísle s názvom typu schvaľovaného dokumentu.

Príklady rekvizít

Pečiatka schválenia dokumentu sa nachádza v pravom hornom rohu dokumentu (príloha 7).

Keď dokument schvaľuje niekoľko úradníkov, ich podpisy sú umiestnené na rovnakej úrovni.

Po schválení dokumentu nie je dovolené robiť v ňom zmeny a doplnky bez súhlasu osoby, ktorá dokument schválila. Zodpovednosť za kvalitu vyhotovenia dokumentov a spoľahlivosť údajov v nich obsiahnutých nesú osoby, ktoré dokumenty pripravili, potvrdili a podpísali.

Props 22 "Podpis dokumentu"- najdôležitejšia a najstaršia náležitosť riadiaceho dokumentu. Predpokladá sa, že vznikol súčasne so vznikom písma.

Napríklad zmienky o použití podpisu sa nachádzajú medzi Babylončanmi v ére kráľa Hammurabiho (asi 2300 pred Kristom), v Biblii - v knihách prorokov Daniela a Nehemiáša (asi 500-400 pred Kristom). V Egypte za vlády Kleopatry (69-30 pred Kr.) a v Rímskej ríši za Júlia Caesara (102 alebo 100-44 pred Kr.) bol podpis už integrálnou súčasťou dokumentov.

Nevyhnutný „Podpis“ obsahuje: názov funkcie osoby, ktorá dokument podpísala (úplné, ak dokument nie je vydaný na hlavičkovom papieri organizácie, a skrátené – na dokumente vydanom na hlavičkovom papieri); osobný podpis; dekódovanie podpisu (iniciály, priezvisko), napr.

podpredseda združenia

regionálne podniky AL. Borisov A.A. Borisov

alebo na formulári

podpredsedníčka AL. Borisov A.A. Borisov

Rekvizity sú za textom dokumentu umiestnené v 2-3 riadkoch. Iniciály a priezvisko pri dešifrovaní podpisu úradníka sa tlačia s medzerou a na úrovni posledného riadku názvu funkcie.

Ak dokument podpisujú viacerí úradníci, ich podpisy sú umiestnené jeden pod druhým v poradí zodpovedajúcom zastávanej pozícii, napríklad:

Generálny riaditeľ M.V. Larin M.V. Larin

Hlavný účtovník Z.V. Maryash Z.V. Maryash

Ak dokument podpisuje niekoľko osôb s rovnakým postavením, ich podpisy sú umiestnené na rovnakej úrovni.

Dokumenty vypracované komisiou neuvádzajú pozície osôb podpisujúcich dokument, ale ich povinnosti v rámci komisie, napríklad:

predseda komisie V.D. Banasjukevič V.D. Banasjukevič

členov komisie A.N. Sokovej A.N. Sokovej

O.I. Ryskov O.I. Ryskov

Dokument môže podpísať konajúci úradník. V tomto prípade uveďte jeho skutočnú funkciu (napríklad výkonný riaditeľ) a odpis jeho podpisu (iniciály a priezvisko). Nie je dovolené vkladať predložku „Pre“, rukou písaný nápis „Námestník.“ alebo lomka pred názvom pracovnej pozície.

Právo na podpis riadiace dokumenty spravidla - pôsobnosť vedúceho organizácie alebo jeho zástupcov v súlade s rozdelením ich povinností. Ustanovujú ho organizačné (zriaďovacia listina, predpisy o organizácii) a administratívne (objednávky) dokumenty organizácie.

V štatúte organizácie upravuje, aké práva majú zastupiteľské a výkonné (jediné a kolektívne) riadiace orgány, ako aj podpisovanie (schvaľovanie) dokumentov patrí do pôsobnosti príslušného orgánu. Postup pri činnosti a rozhodovaní vedúceho organizácie možno ustanoviť aj v dohode medzi ním a účastníkmi (zriaďovateľmi) organizácie, ako aj v miestnych normatívne dokumenty právnická osoba.

Vedúci riadi súčasnú činnosť, má bezpodmienečné právo podpisovať dokumenty(v rámci svojej pôsobnosti v súlade so zakladajúcimi dokumentmi).

Úprava podpisového práva je dôležitá najmä pri veľkom počte dokumentov podpísaných denne. V tomto prípade môže vodca (a z pozície efektívne riadenie- musieť) delegovať svoje právomoci tie. preniesť časť svojich práv a povinností pri rozhodovaní (podpisovanie dokumentov) a pri realizácii svojich úkonov na svojich podriadených, ktorí za nich preberajú aj zodpovednosť.

Takéto rozdelenie právomocí formalizuje príkaz prednostu, v ktorom určuje hranice rozhodovania a mieru zodpovednosti podriadených. Samostatné oprávnenia možno preniesť na základe plnej moci.

Elektronické dokumenty je možné podpisovať pomocou technológie elektronického digitálneho podpisu, ktorej niektoré aspekty budú diskutované v nasledujúcich kapitolách príručky.

Požiadavka 23 "Pečiatka schválenia dokumentu". Návrhy dokumentov vypracované v jednej organizácii, ktoré majú vplyv na záujmy inej organizácie, s ňou možno odsúhlasiť tak, že sa na dokument nalepia schvaľovacia pečiatka.

Vypisuje sa na poslednom hárku dokumentu nižšie a vľavo od všetkých podpisov.

Pri koordinácii dokumentu s vyššou organizáciou môže nastať situácia, že dokument bude koordinovať úradník, ktorý je v hierarchii riadenia vyššie ako vedúci podpisujúci dokument. V tomto prípade poradný charakter normy umožňuje zmeniť polohu náležitosti a schvaľovacia pečiatka môže byť umiestnená v hornej časti dokumentu.

Schvaľovacia pečiatka obsahuje slovo AGREE, ktoré je vytlačené veľkými písmenami a bez úvodzoviek.

Pri schvaľovaní dokumentu úradník uvedie funkciu vedúceho, ktorá obsahuje názov organizácie, v ktorej sa dokument schvaľuje, jeho osobný podpis, priezvisko, iniciály a dátum.

Je možné dohodnúť sa pomocou iného dokumentu: listy, zápisnice atď. V tomto prípade sa uvádza názov dokumentu, jeho dátum a číslo.

Príklady rekvizít

"Pečiatka dohody"

Rekvizity 25 "Odtlačok pečate". História vzhľadu pečate ako prvku dokumentu, ako aj podpisu, má tisícročia. V dávnych dobách bolo používanie tlače rozšírené v obchodných vzťahoch aj v osobnej komunikácii. Veľmi často pečať nahradila vlastnoručný podpis jej majiteľa.

V modernej kancelárskej práci sa jasne rozlišuje použitie podpisu a pečate. Podpis je možné použiť ako v medziľudskom, tak aj v obchodnom styku, t.j. je to univerzálny prostriedok na osvedčenie dokumentu a priznanie právneho stavu. Pečať ako prostriedok na overenie pravosti podpisu a potvrdenie právnej moci sa používa iba v oficiálnych dokumentoch organizácie.

Pečať sa opatrí originálnymi organizačnými dokumentmi (stanovy, nariadenia, pravidlá, pokyny), ako aj dokumenty osvedčujúce práva úradníkov, skutočnosti o výdavkoch. Peniaze a hmotný majetok atď. Pečať sa používa aj na osvedčovanie kópií oficiálnych dokumentov organizácie.

Pečiatka by mala byť pripevnená tak, aby odtlačok zachytával časť slov mena úradníka podpisujúceho listinu a začiatok osobného podpisu. Na dokumentoch finančnej povahy je pečať pripevnená na špeciálne určené miesto - symbol "M.P."

Pečate sa delia na úradné pečate a pečate právnických osôb. Organizácia môže použiť aj jednoduché pečate jednotlivých štruktúrnych jednotiek (oddelenie ľudských zdrojov, archív) alebo pre jednotlivé operácie ("pre balíky") atď.

Poradie výroby a skladovania pečatí upravuje legislatíva Ruskej federácie. Miesto uloženia pečate a osobu zodpovednú za jej uloženie určuje príkaz vedúceho organizácie.

Oficiálnosť a pravosť dokumentu je teda potvrdená prítomnosťou a správnym vykonaním údajov: „názov organizácie - autor dokumentu“, „dátum registrácie“, „registračné číslo“, „miesto zverejnenia“ , „podpis“, „odtlačok pečate“.

V súlade s právnymi normami, vrátane miestnych právnych aktov, ktoré určujú právomoci funkcionárov organizácie, môžu byť dokumenty okrem potrebného „podpisu“ nalepené aj schvaľovacími a schvaľovacími pečiatkami, aby mali dokumenty právnu silu.

Hlavná náležitosť riadiaceho dokumentu - „text dokumentu“ musí tiež spĺňať normy platnej legislatívy.

• Príklady registrácie jednotlivých detailov sú uvedené v GOST R 6.30-2003 „Unified Documentation Systems. Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie. Požiadavky na dokumentáciu.

Odoslanie dobrej práce do databázy znalostí je jednoduché. Použite nižšie uvedený formulár

Študenti, postgraduálni študenti, mladí vedci, ktorí pri štúdiu a práci využívajú vedomostnú základňu, vám budú veľmi vďační.

Podobné dokumenty

Pojem elektronický dokument a posúdenie jeho právnej sily. Právny režim pracovný postup, princípy a stupne jeho automatizácie, použité zariadenia a techniky. Elektronický digitálny podpis elektronického dokumentu. Postupy riešenia konfliktov.

test, pridané 14.03.2014


Vymedzenie pojmov správa elektronických dokumentov, dokument a digitálny podpis, problémy ich bezpečného používania. Princípy fungovania, výhody a nevýhody, uznanie právnej sily elektronických dokumentov v porovnaní s papierovými.

abstrakt, pridaný 02.05.2012


Príspevok sa zaoberá súdnym systémom, ktorý pôsobil na území Ukrajiny - najmä súdmi zemstva. Zemský súd posudzoval civilné prípady, jeho úrad mal takzvané právo dať právnu silu rôznym dokumentom.

abstrakt, pridaný 13.12.2005


Právna psychológia. Podstata teoretických prístupov v právnej psychológii. Princíp objektivity. Osobné a akčné prístupy v psychológii. Systémový prístup v právnej psychológii. Iné teoretické prístupy v právnej psychológii.

semestrálna práca, pridaná 02.10.2008


Pojmy a podstata právnej zodpovednosti. Ochranno-právne vzťahy v systéme public relations. Prístupy k pochopeniu právnej zodpovednosti. Znaky, princípy, funkcie právnej zodpovednosti. Problém pozitívnej zodpovednosti.

ročníková práca, pridaná 12.11.2010


Postup pri udeľovaní plateného voľna počas študentského sedenia. Uspokojenie požiadavky na zaplatenie poplatku. Pojem formy (prameňa) práva ako spôsobu udelenia oficiálnej právnej sily pravidlu správania, jeho vonkajšiemu oficiálnemu vyjadreniu.

abstrakt, pridaný 12.12.2016


Pojem, znaky a podstata právnej zodpovednosti. Okolnosti vylučujúce právnu zodpovednosť. Základ pre oslobodenie od právnej zodpovednosti. Prezumpcia neviny. Vykonávanie právnej zodpovednosti ministerstva vnútra.

semestrálna práca, pridaná 2.9.2007

V organizáciách ako súčasť výrobného procesu zamestnanci medzi sebou vedú internú korešpondenciu. Píšu stanoviská, navzájom sa informujú notifikáciami o postupe vykonaných prác alebo o tom, ako sa majú vykonať. Takéto dokumenty sú často veľmi dôležité, a preto musia mať právnu silu.

Mitrofanová V.V.

Aby bol dokument právny, je potrebné dodržiavať nasledujúce pravidlá:

• zamestnávateľ pri vytváraní interného korešpondenčného dokumentu musí dodržiavať aktuálne legislatívne normy;
• zamestnanec môže vydať doklad len v rámci svojej pôsobnosti;
• zamestnávateľ je povinný dodržiavať pravidlá prípravy a vyhotovenia dokumentov, ako aj oboznamovania zamestnancov s nimi (ak je to potrebné).

Povinné zloženie údajov, ktoré dávajú vytvoreným dokumentom právnu silu:

1. Autor dokumentu (názov organizácie, inštitúcie, podniku s uvedením rezortnej príslušnosti alebo právnej formy). Alternatívou by bolo vytlačiť dokument na hlavičkový papier. Niektoré dokumenty navyše uvádzajú mesto, v ktorom bol tento dokument zverejnený.

2. Názov dokumentu (objednávka, nariadenie atď.).

3. Dátum vytvorenia dokumentu, jeho schválenie, nadobudnutie platnosti.

4. Registračný index (číslo) tohto dokumentu v súlade s registračným systémom prijatým spoločnosťou.

6. Podpis vedúceho organizácie alebo ním poverenej zodpovednej osoby. Podpis hlavy môže byť pripojený v niekoľkých formách, najmä:

6.1. Priamy podpis (ako pri objednávkach v jednotné formy ah - označenie polohy, dekódovanie podpisu a samotný podpis).

6.2. Priama pečiatka schválenia podpísaná vedúcim (alebo povereným úradníkom) tejto organizácie. Odtlačok pečiatky je nalepený na hornom záhlaví dokumentu s pravá strana.

6.3. Nepriama pečiatka schválenia, sprostredkovaná napríklad prostredníctvom schválenia objednávkou. Takáto pečiatka je spravidla nalepená aj na hornom záhlaví dokumentu na pravej strane (ako v jednotnom formulári T-3 - Personálne zabezpečenie).

6.4. Vo forme uznesenia konateľa napríklad o vyjadrení zamestnanca. Uznesenie musí obsahovať štyri časti: adresáta uznesenia, samotnú správnu žalobu alebo pokyn, podpis prednostu a dátum vydania uznesenia. Rozlíšenie sa nalepuje spravidla ručne na ľubovoľné voľné miesto dokumentu, zvyčajne však v jeho hornej časti.

7. Schvaľovacie víza pre tie druhy dokladov, ktoré bez takýchto víz nebudú mať plnú právnu platnosť. Napríklad schvaľovacie víza s primárnym odborovým orgánom s prihliadnutím na stanovisko zastupiteľského orgánu, dohoda s právnikom, s hlavným účtovníkom atď. Dokumenty vyžadujúce schválenie sú určené požiadavkami platnej legislatívy, jednotných formulárov a interných lokálnych predpisov samotnú organizáciu, najmä pokyny pre prácu v kancelárii alebo predpisy pre oddelenia atď. (ak existujú). Schvaľovacie vízum môže mať tieto formy:

7.1. Označenie dokumentu, ktorý potvrdzuje schválenie (jednotný formulár T-7). Schvaľovacia pečiatka je spravidla pripevnená v spodnej časti vzoru na ľavej strane.

7.2. Uvedenie znenia potvrdzujúceho dohodu, postavenie osoby alebo osôb, s ktorými bola dohoda uzavretá, podpis/podpisy, ich odpisy a dátumy dohody. Schvaľovacie vízum sa spravidla umiestňuje v spodnej časti formalizačnej časti dokumentu alebo na akomkoľvek voľnom mieste.

8. Oboznamovacie víza musia podliehať všetkým personálnym príkazom a iným dokumentom, ktoré v podstate musia byť doručené určitému okruhu zamestnancov. Súčasťou tejto náležitosti je aj vlastnoručne napísaný dátum oboznámenia sa zamestnancami pod podpísaným dokumentom. Zoznamovacie vízum sa nalepí na spodok dokumentu v strede alebo na ľavej strane.

Jednotné formuláre vyvinuté Štátnym výborom pre štatistiku sú zostavené s prihliadnutím na právnu silu dokumentov a obsahujú všetky špecifikované podrobnosti (hoci existujú výnimky, napríklad osobná karta zamestnanca - jednotný formulár T-2 neobsahuje registračné číslo). , keďže tieto dokumenty nie sú uložené chronologicky, ale abecedne).

Príklad všetkých špecifikovaných údajov na jednotnom formulári je uvedený nižšie s použitím jednotného formulára T-6 ako príkladu - príkaz na dovolenku.

Udelenie právnej sily dokumentom internej korešpondencie

Vnútorná korešpondencia v organizácii rieši tieto úlohy:

1. Vyjadruje a písomne ​​dokumentuje stanovisko, žiadosť, návrh jednej zo zmluvných strán, zamestnávateľa alebo zamestnanca, alebo má charakter informovania druhej zmluvnej strany.

2. Je neoddeliteľnou súčasťou postupu ukončenia pracovná zmluva, presun zamestnancov, evidencia dovoleniek a ďalšie personálne postupy.

3. Slúži ako nevyhnutný listinný dôkaz pri posudzovaní pracovného sporu.

Aby interná korešpondencia mohla vykonávať všetky vyššie uvedené úlohy, musia byť splnené tieto podmienky:

1. Dokument musí byť správne vyhotovený so všetkými potrebnými údajmi.

2. Doklad musí mať evidenčné číslo podľa registra došlej a odoslanej dokumentácie.

3. Na tento dokument musí úradne odpovedať prijímajúca strana. Napríklad vo forme uznesenia.

4. Dokument musí byť uložený s prihliadnutím na stanovené archívne požiadavky.

Zamestnanec najčastejšie vedie internú korešpondenciu pomocou vyhlásení, úradných správ a poznámok a zamestnávateľ - vo forme oznámení. Dokumenty internej korešpondencie sa vyhotovujú nielen vtedy, ak je potrebné vymieňať si úradné správy medzi zamestnancami, ale aj medzi vedúcimi oddelení a zamestnancami, vedúcimi jedného oddelenia a inými atď.

V súčasnosti sa väčšina tejto korešpondencie uskutočňuje v v elektronickej podobe, prostredníctvom správ na e-mail . Pri takýchto správach je mimoriadne ťažké dokázať, že tento elektronický dokument vytvoril práve tento zamestnanec (aj pri nastavovaní hesiel budete musieť preukázať, že nikto okrem tohto konkrétneho zamestnanca nepoznal heslo na prístup ku konkrétnemu emailu). Preto sa v prípade konfliktu alebo možného konfliktu odporúča vyhotoviť dokumenty v papierovej forme, osvedčiť ich svojim podpisom a zaregistrovať sa prostredníctvom úradníka v spoločnosti zodpovednej za registráciu dokumentu.

Takejto korešpondencii je možné dať právne účinky, ak si zamestnanec vytlačí elektronické správy a úradník ich zaeviduje. Okrem toho je potrebné, aby interné dokumenty spoločnosti (interné miestne predpisy) stanovili práve takýto spôsob výmeny informácií, ako aj frekvenciu kontroly správ, ako fungujúci mechanizmus komunikácie.

Zvážte všeobecné zásady udelenie právnej sily dokumentom internej korešpondencie - výpisy a oznámenia. Tieto dokumenty sú často hlavným dôkazom v pracovných sporoch, takže kompetentná práca s nimi je mimoriadne dôležitá na ochranu záujmov zamestnávateľa.

Funkcie registrácie a dávania právnej sily vyhláseniam

Je v záujme zamestnávateľa, aby osobné vyhlásenia zamestnancov boli vyplnené ručne. Organizácie zvyčajne používajú šablóny formulárov, v ktorých musí byť ručne vyplnený aspoň podpis zamestnanca a dátum podpísania žiadosti. Takéto vykonávanie vyhlásení sa často v súdnom konflikte interpretuje ako skutočnosť nátlaku na zamestnanca.

Žiadosť môže byť v zásade vytvorená aj automaticky, ale potom je vytlačená a podpísaná osobou, ktorá túto žiadosť vyhotovila.

Je žiaduce, aby v žiadosti, berúc do úvahy vyššie uvedený postup na získanie právnej sily dokumentov, boli uvedené tieto podrobnosti:

1. Názov dokumentu je „Žiadosť“.

2. Adresát - komu sa žiadosť posiela, s uvedením pozície v konkrétnej organizácii, celé meno. úradník.

3. Kompilátor - od koho sa odosiela s uvedením pozície a celého mena. pracovník.

4. Text vyhlásenia.

5. Podpis pôvodcu žiadosti.

6. Dátum podania žiadosti.

7. Podpisy súhlasu (najčastejšie s vedúcim konštrukčného celku - ak je to potrebné). Táto rekvizita je voliteľná. Preto je jeho prítomnosť určená zásadami práce s takýmito dokumentmi v konkrétnej organizácii.

8. Registračné číslo aplikácie. Číslo sa pridelí dokumentu podľa denníka došlej dokumentácie (alebo iného denníka, v závislosti od konštrukcie registračného systému v konkrétnej organizácii), s uvedením čísla, dátumu prijatia dokumentu a podpisom zodpovednej osoby. (napríklad sekretárka). Osoba zodpovedná za prijímanie týchto dokumentov uvedie číslo.

9. Uznesenie toho, komu bola žiadosť adresovaná alebo ktorá je oprávnená riešiť konkrétny problém. Uznesenie musí obsahovať vlastnoručný podpis, dátum a správne rozhodnutie o vydaní žiadosti s uvedením konkrétneho úradníka (jeho priezvisko alebo len útvar), ktorému sa príkaz zasiela, a prípadne dátum, do ktorého má byť príkaz doručený. uvedené v uznesení musia byť splnené.

10. Po vykonaní personálnych postupov na základe tejto žiadosti je možné na nej urobiť značky o vykonaní príkazu vedúceho (pozri príklad 8). Upevňujú sa spravidla v spodnej časti dizajnovej časti dokumentu vľavo alebo na akomkoľvek voľnom mieste.

11. Môžu tam byť značky s číslom prípadu, ktorému sa žiadosť posiela.

Tu je príklad aplikácie so všetkými potrebnými podrobnosťami.

Funkcie registrácie a dávania právnej sily oznámeniam

Zamestnávateľ píše výpovede, aby zamestnanca o niečom informoval. Napríklad upozorniť ho na navrhované zníženie počtu zamestnancov (článok 180 Zákonníka práce Ruskej federácie), na nadchádzajúcu riadnu ročnú dovolenku podľa plánu dovoleniek spoločnosti (článok 123 Zákonníka práce Ruskej federácie) , o pripravovanej zmene podmienok pracovnej zmluvy (článok 74 Zákonníka práce Ruskej federácie), o tom, že sa skracuje pracovná zmluva na dobu určitú so zamestnancom (článok 79 Zákonníka práce Ruskej federácie). Ruská federácia) atď.

Formálne výzvy na dodržanie postupu stanoveného pracovným právom musia byť vydané iba v papierovej forme, pretože tieto dokumenty budú dôkazom o splnení zavedený poriadok, pričom prevzatie tohto oznámenia zamestnanec potvrdí spravidla na tej istej listine.

Nižšie sú uvedené úryvky z Zákonníka práce potvrdzujúce požiadavku písomnej formy oznámenia v niektorých prípadoch plnenia požiadaviek pracovnoprávnych predpisov.

Fragment dokumentu

Vo všetkých týchto prípadoch bude musieť zamestnávateľ potvrdiť skutočnosť oznámenia zamestnancovi na určitú dobu, ktorá spĺňa požiadavky pracovnoprávnych predpisov. Preto sa takéto výpovede dávajú zamestnancovi pod vlastnoručným podpisom. A najdôležitejšie pri doručovaní oznámenia nie je ani tak podpis zamestnanca, ale uvedenie dátumu prijatia takéhoto oznámenia.

Oznámenie má všetky rovnaké podrobnosti, aké by mali byť na akomkoľvek personálnom dokumente.

Systém registrácie dokumentov pre internú korešpondenciu

Pre zamestnávateľa bude jednoduchšie brániť sa v prípade pracovný konflikt(vrátane súdneho), ak má organizácia kompetentne vybudovaný systém evidencie dokumentov. Systém registrácie v spoločnosti je potrebný pre:

• zaznamenávanie dostupnosti dokumentov a sledovanie ich pohybu;
• udelenie právnej účinnosti dokumentom spoločnosti;
• optimálna organizácia toku interných dokumentov v podniku;
• ochrana záujmov zamestnávateľa v prípade súdneho konfliktu. V tomto prípade systém registrácie denníka potvrdí skutočnosť, že dokument bol vytvorený k určitému dátumu.

Počet denníkov (účtovných kníh), ktoré sa musia viesť, priamo závisí od charakteristík činností organizácie. Aby účtovné denníky (knihy) plnili nielen funkciu evidencie dokladov, ale aby v prípade kolízie slúžili aj ako dôkaz, že doklad skutočne vznikol v určitom časovom období a nebolo možné ho dodatočne zapísať, pri registrácii týchto časopisov sa odporúča dodržiavať nasledujúce pravidlá.

Denníky musia:

• mať pevný obal (aby bola dodržaná trvanlivosť);
• mať lepenú väzbu (na preukázanie nemožnosti alebo obtiažnosti odstránenia listu alebo pridania listu do existujúceho časopisu);
• mať očíslované strany od začiatku do konca;
• byť šitý;
• obsahovať atestáciu. Pozostáva z uvedenia názvu časopisu, počtu zošitých, očíslovaných strán (číslami a slovami), funkcie, podpisu a dekódovania podpisu vedúceho organizácie a dátumu vydania časopisu. Certifikačný podpis je pripevnený na zadnú stranu časopisu z vonkajšej alebo vonkajšej strany;

• byť osvedčené pečiatkou právnickej osoby a podpisom vedúceho organizácie (s výnimkou prvých dvoch účtovných kníh). pracovné knihy, ktorý musí byť potvrdený voskovou pečaťou alebo pečaťou (článok 41 vyhlášky vlády Ruskej federácie zo 16. apríla 2003 č. 225 „O pracovných zošitoch“).

Interný pohľad na časopisy, v ktorých je možné evidovať dokumenty internej korešpondencie, si vytvárajú samotné organizácie, keďže neexistujú jednotné formy časopisov. Nižšie je uvedený príklad ich formy.

Kópie a duplikáty

Dokumenty internej korešpondencie sa často odovzdávajú úradníkom vo forme kópií alebo duplikátov, najmä ak sa pôvodný dokument posiela vyššie úradník alebo uložená v spise, ale podľa listiny je potrebné vykonať nejaký ďalší úkon.

Kopírovať Dokument môže byť faxový alebo bezplatný. Faxová kópia reprodukuje celý obsah dokumentu a všetky jeho časti vonkajšie znaky- podrobnosti obsiahnuté v origináli (vrátane podpisu a pečate) alebo ich časti, vlastnosti ich umiestnenia. Voľná ​​kópia je vytvorená na písacích strojoch, obsahuje všetky podrobnosti dokumentu, ale nemusí nutne opakovať jeho formu.

Zamestnanec zodpovedný za dokumenty osvedčuje kópie. Overenie kópií sa vykonáva tak, že sa pripojí slovo „Pravda“ alebo „Kópia je správna“ a uvedie sa podpis, jeho odpis a dátum zodpovednej osoby. Certifikačný list sa spravidla umiestňuje v spodnej časti formálnej časti dokumentu na ľubovoľnom voľnom mieste.

Ak sa dokument predkladá iným organizáciám, na kópiách dokumentov (výpisy z nich) určite daj pečiatku.

Duplicitné- duplikát úradného dokumentu, ktorý má právnu silu originálu.

Nemožno teda podceňovať dokumenty internej korešpondencie - často z ich správny dizajn a spracovanie závisí od uznania zákonnosti postupu. No práve s týmito dokladmi si zamestnávatelia najčastejšie nevedia dať rady. Takéto listiny sa neevidujú, neberú do úvahy, nie sú dohodnuté, čo negatívne ovplyvňuje nielen právnu silu dokumentu, ale aj riadiace postupy vykonávané v spoločnosti. Často z tohto dôvodu nemôže zamestnávateľ preukázať vinu konkrétneho zamestnanca a nemôže uplatniť zákonné spôsoby uplatnenia disciplinárne konanie alebo ukončením pracovnej zmluvy so zamestnancom. Mnoho spoločností začína budovať systém pre prácu s dokumentmi už na svojich chybách, ale je lepšie im predchádzať Negatívne dôsledky než sa vysporiadať s ich výsledkom.

Autorom je Ph.D.