GOST 6.10.4-84 एकीकृत प्रलेखन प्रणाली। मशीन माध्यम और मशीन जनित साधनों पर दस्तावेजों को कानूनी बल देना कंप्यूटर विज्ञान. प्रमुख बिंदु

गोस्ट 6.10.4-84

समूह T54

अंतरराज्यीय मानक

एकीकृत प्रलेखन प्रणाली

मशीन मीडिया पर दस्तावेजों को कानूनी वैधता देना
और मशीन चना द्वारा बनाया गया मीन्स
कंप्यूटिंग इंजीनियरिंग

प्रमुख बिंदु

दस्तावेज़ीकरण की एकीकृत प्रणाली। का सम्मेलन
सॉफ्टवेयर और मशीनोग्राम पर दस्तावेजों के लिए कानूनी बल
कंप्यूटरों द्वारा बनाया गया। आम

हुक्मनामा राज्य समितियूएसएसआर 9 अक्टूबर 1984 एन 3549 के मानकों के अनुसार, परिचय अवधि 07/01/87 . से निर्धारित की गई है

पुनः जारी

यह मानक विवरण की संरचना और सामग्री के लिए आवश्यकताओं को स्थापित करता है जो एक मशीन माध्यम पर दस्तावेजों को कानूनी बल देते हैं और कंप्यूटर प्रौद्योगिकी द्वारा बनाए गए एक मशीनोग्राम, साथ ही साथ इन दस्तावेजों में परिवर्तन करने की प्रक्रिया।

यह मानक उन सभी उद्यमों, संगठनों और संस्थानों (बाद में संगठनों के रूप में संदर्भित) के लिए अनिवार्य है जो एक मशीन माध्यम और मशीनोग्राम पर दस्तावेजों का सूचना आदान-प्रदान करते हैं।

इस मानक के आधार पर, उद्योग मानकों और उद्यम मानकों को विकसित किया जा सकता है, मशीन माध्यम पर दस्तावेजों के उपयोग की ख़ासियत को ध्यान में रखते हुए और एक मशीन प्रोग्राम दोनों संगठनों के बीच और जब सीधे किसी संगठन में उपयोग किया जाता है।

1. सामान्य प्रावधान

1. सामान्य प्रावधान

1.1. मशीन माध्यम पर दस्तावेज़ को GOST 6.10.1-88 *, GOST 6.10.3-83, GOST 8303-93, GOST 19768-93, GOST 20731-86 की आवश्यकताओं के अनुसार रिकॉर्ड, निर्मित और चिह्नित किया जाना चाहिए। GOST 25465-95, GOST 25752-83, GOST 25764-83, OST 24.958.01-84 - OST 24.958.74-84, R 50-54-76-88, और सूचना ऑल-यूनियन के अनुसार एन्कोडेड है तकनीकी और आर्थिक जानकारी के वर्गीकरण। ऑल-यूनियन क्लासिफायर में आवश्यक जानकारी के अभाव में, इसे पंजीकृत इंटरसेक्टोरल और सेक्टोरल क्लासिफायर के कोड का उपयोग करने की अनुमति है।
______________
* क्षेत्र में अब मान्य नहीं है रूसी संघ.

1.2. आवश्यकताओं को ध्यान में रखते हुए मशीनोग्राम बनाया जाना चाहिए राज्य मानकएकीकृत प्रलेखन प्रणालियों पर।

1.3. एक मशीन वाहक और एक मशीन-ग्राम पर एक दस्तावेज़ का उपयोग केवल तभी किया जाना चाहिए जब मंत्रालयों और विभागों के प्रासंगिक निर्णय हों।

1.4. मशीन माध्यम और मशीनीग्राम पर दस्तावेज़ का परिवहन (स्थानांतरण, अग्रेषण, आदि) GOST 6.38-90 * के अनुसार तैयार किए गए कवर लेटर के साथ किया जाना चाहिए। एक नमूना कवर पत्र संलग्न है।
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गोस्ट आर 6.30-97** (इसके बाद)।

** रूसी संघ के क्षेत्र में, GOST R 6.30-2003 लागू होता है। - नोट "कोड"।

1.5. इस मानक की आवश्यकताओं को पूरा करने और कवर लेटर पर हस्ताक्षर करने के बाद मशीन-पठनीय दस्तावेज़ और मशीन-पठनीय दस्तावेज़ कानूनी रूप से प्रभावी हो जाएंगे।

1.6. एक मशीन माध्यम पर एक दस्तावेज़ की रिकॉर्डिंग और एक मशीनोग्राम का निर्माण स्वचालित रिकॉर्डिंग उपकरणों से संचार चैनलों के माध्यम से या स्वचालित समस्या समाधान की प्रक्रिया में प्राप्त मूल (प्राथमिक) दस्तावेजों में दर्ज डेटा पर आधारित होना चाहिए।

1.7. उपयोगकर्ता संगठन के अनुरोध पर, मशीन माध्यम पर बनाए गए दस्तावेज़ के दृश्य नियंत्रण के लिए, इसे डेटा (डिस्प्ले, प्रिंटिंग डिवाइस, आदि) प्रदर्शित करने के विभिन्न तकनीकी साधनों द्वारा मानव-पठनीय रूप में परिवर्तित किया जाता है।

2. कंप्यूटर उपकरण द्वारा बनाए गए मशीन कैरियर और मशीन ग्राम पर दस्तावेजों के विवरण के लिए आवश्यकताएँ

2.1. मशीन माध्यम या टाइपस्क्रिप्ट पर एक दस्तावेज़ में निम्नलिखित अनिवार्य विवरण होने चाहिए:

संगठन का नाम - दस्तावेज़ का निर्माता;

संगठन का स्थान - दस्तावेज़ या डाक पते का निर्माता;

दस्तावेज़ का शीर्षक;

दस्तावेज़ के निर्माण की तारीख;

मशीन माध्यम या मशीनोग्राम पर दस्तावेज़ के उत्पादन की शुद्धता के लिए जिम्मेदार व्यक्ति का कोड, या, एक नियम के रूप में, दस्तावेज़ को मंजूरी देने वाले व्यक्ति का कोड।

ध्यान दें। मंत्रालयों और विभागों के निर्णय से, मशीन वाहक पर व्यक्तिगत दस्तावेजों के लिए अतिरिक्त विवरण का उपयोग करने की अनुमति है और एक टाइपस्क्रिप्ट (टेलीफोन नंबर, टेलीटाइप, स्थिति और उस व्यक्ति का उपनाम जिसे मशीन वाहक पर दर्ज दस्तावेज़ को प्रमाणित करने का अधिकार है) और एक मशीनग्राम, आदि), इन दस्तावेजों के निर्माण, उपयोग और प्रसारण की बारीकियों को दर्शाता है।

2.2. एक मशीन माध्यम पर एक दस्तावेज़ के अनिवार्य विवरण को इस तरह से रखा जाना चाहिए जिससे विवरणों की विशिष्ट रूप से पहचान करना संभव हो सके।

2.3. टाइपस्क्रिप्ट की अनिवार्य आवश्यकताएं एकीकृत प्रलेखन प्रणालियों के लिए राज्य मानकों की आवश्यकताओं के अनुसार मुद्रित और रखी जानी चाहिए।

2.4. अपेक्षित "संगठन का नाम - दस्तावेज़ का निर्माता" निम्नलिखित रूप में लिखा जाना चाहिए: ऑल-यूनियन क्लासिफायर ऑफ़ एंटरप्राइजेज एंड ऑर्गनाइजेशन (ओकेपीओ) * और संगठन के नाम के अनुसार पहचान कोड। स्थापित संक्षिप्ताक्षरों का उपयोग किया जा सकता है।
__________________
* यह विशेषता GOST 6.38-90 की आवश्यकताओं से जुड़ी होनी चाहिए।


उन संगठनों के लिए जिनके पास अधिकार नहीं हैं कानूनी इकाई, आपको उस संगठन के ओकेपीओ कोड को इंगित करना चाहिए जिसके वे अधीनस्थ हैं।

2.5. आवश्यक "संगठन का स्थान - दस्तावेज़ का निर्माता" निम्नलिखित रूप में लिखा जाना चाहिए: ऑल-यूनियन क्लासिफायरियर के अनुसार पहचान कोड "यूएसएसआर और संघ के गणराज्यों के प्रशासनिक-क्षेत्रीय विभाजन की वस्तुओं के पदनाम की प्रणाली" , साथ ही बस्तियों" (SOATO) और नाम इलाकाजहां संगठन स्थित है।

2.6. अपेक्षित "दस्तावेज़ का नाम" निम्नलिखित रूप में लिखा जाना चाहिए: ऑल-यूनियन क्लासिफायर के अनुसार पहचान कोड और दस्तावेज़ के रूप का नाम प्रबंधन प्रलेखन(ओकेयूडी) * ऑल-यूनियन उद्देश्य के दस्तावेजों के लिए या क्षेत्रीय (विभागीय), प्रबंधन प्रलेखन के रिपब्लिकन क्लासिफायरियर के लिए - क्षेत्रीय (विभागीय), दस्तावेजों के रिपब्लिकन रूपों के लिए।
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* रूसी संघ के क्षेत्र में, ओके 011-93 मान्य है।

2.7. विशेषता "दस्तावेज़ के उत्पादन की तारीख" को GOST 6.38-90 की आवश्यकताओं के अनुसार दर्ज किया जाना चाहिए और दस्तावेज़ को रिकॉर्ड करने का समय इंगित किया गया है, जिससे इसे मशीन प्रोटोकॉल के साथ पहचाना जा सके।

2.8. अपेक्षित "मशीन माध्यम या मशीन प्रोग्राम पर दस्तावेज़ के सही उत्पादन के लिए जिम्मेदार व्यक्ति का कोड" या "दस्तावेज़ को अनुमोदित करने वाले व्यक्ति का कोड" निम्नलिखित रूप में लिखा जाना चाहिए: पहचान कोड और स्थिति, उपनाम मशीन माध्यम या मशीन प्रोग्राम पर दस्तावेज़ के सही उत्पादन के लिए जिम्मेदार व्यक्ति, या वह व्यक्ति जिसने दस्तावेज़ को मंजूरी दी है। किसी विशिष्ट व्यक्ति द्वारा कोड का स्वामित्व उस संगठन के साथ पंजीकृत होना चाहिए जिसने मशीन माध्यम पर दस्तावेज़ बनाया या मशीन प्रोग्राम तैयार किया, और तकनीकी, सॉफ़्टवेयर टूल और संगठनात्मक स्थितियां बनाई जानी चाहिए जो अन्य लोगों के कोड का उपयोग करने की संभावना को बाहर कर दें।

2.9. विशेष प्रावधानों के अधीन संगठनों को पैराग्राफ में दिए गए ब्यौरों का उल्लेख करना चाहिए। 2.4; 2.5 इन प्रावधानों के नियमों के अनुसार।

2.10. मशीन माध्यम और मशीनोग्राम पर दस्तावेजों के उपभोक्ताओं को चुनने, स्वीकार करने और जारी करने की प्रक्रिया मंत्रालयों और विभागों द्वारा स्थापित की जाती है।

3. मशीन मीडिया और मशीन ग्राम पर मूल, डुप्लिकेट, दस्तावेज़ की प्रतियां

3.1. एक मशीन माध्यम पर दस्तावेज़ के मूल, डुप्लिकेट और प्रतियां और इस कंप्यूटर कॉम्प्लेक्स के मानक सॉफ़्टवेयर द्वारा प्राप्त मशीनोग्राम में समान कानूनी बल होता है यदि वे इस मानक की आवश्यकताओं के अनुसार तैयार किए जाते हैं।

3.2. एक मशीन माध्यम पर एक दस्तावेज़ का मूल एक मशीन माध्यम पर एक दस्तावेज़ का पहला रिकॉर्ड है और यह एक संकेत है कि यह दस्तावेज़ एक मूल है।

टाइपप्रति का मूल कागज पर कंप्यूटर प्रौद्योगिकी के माध्यम से मुद्रित दस्तावेज़ की पहली प्रति है और इसमें यह संकेत होता है कि यह दस्तावेज़ मूल है।

3.3. मशीन माध्यम पर किसी दस्तावेज़ के डुप्लीकेट सभी बाद के समय में होते हैं, मशीन माध्यम पर दस्तावेज़ के सामग्री रिकॉर्ड में प्रामाणिक होते हैं और यह संकेत देते हैं कि ये दस्तावेज़ डुप्लिकेट हैं।

टाइपस्क्रिप्ट के डुप्लिकेट सभी बाद के समय में, कागज पर सामग्री प्रिंटआउट में प्रामाणिक होते हैं, जिसमें एक संकेत होता है कि वे डुप्लिकेट हैं।

3.4. एक मशीन माध्यम या एक टाइपस्क्रिप्ट पर एक दस्तावेज़ की प्रतियां एक मूल या एक मशीन माध्यम या एक टाइपराइटर पर एक दस्तावेज़ के डुप्लिकेट से दूसरे माध्यम में फिर से लिखे गए दस्तावेज़ हैं, सामग्री में प्रामाणिक हैं और यह संकेत देते हैं कि ये दस्तावेज़ प्रतियां हैं।

डुप्लिकेट और प्रतियों में मशीन माध्यम या मशीन प्रोग्राम पर मूल दस्तावेज़ में निहित अनिवार्य विवरण होना चाहिए।

एक टाइपराइटर पर, जो एक मशीन माध्यम पर एक दस्तावेज़ की एक प्रति है, इसके अतिरिक्त उस संगठन की मुहर या मुहर होनी चाहिए जिसने दस्तावेज़ को मानव-पठनीय रूप में परिवर्तित किया, एक पावती शिलालेख और उपयुक्त हस्ताक्षर।

4. मशीन मीडिया और मशीन ग्राफ़ पर दस्तावेज़ में परिवर्तन प्रस्तुत करने की प्रक्रिया

4.1. मशीन माध्यम पर मूल दस्तावेज़ को केवल संगठन द्वारा बदला जा सकता है - दस्तावेज़ के निर्माता सामग्री के अनिवार्य पंजीकरण और परिवर्तनों के कारण और किए गए परिवर्तनों के लिए जिम्मेदार व्यक्ति।

परिवर्तनों का पंजीकरण संगठन द्वारा किया जाता है - दस्तावेज़ रिकॉर्ड का निर्माता।

4.2. यदि मूल मशीनग्राम में परिवर्तन किए जाते हैं, तो इसमें परिवर्तनों के कारणों, उनके परिचय की तिथि और समय, परिवर्तन करने वाले अधिकारी की स्थिति और हस्ताक्षर और उसकी प्रतिलेख का संकेत होना चाहिए।

4.3. संगठन - मशीन माध्यम या मशीनोग्राम पर मूल दस्तावेज़ का निर्माता संगठनों को सूचित करने के लिए बाध्य है - सभी परिवर्तनों के दस्तावेज़ के उपयोगकर्ताओं को एक कवर लेटर भेजकर जिसमें परिवर्तनों के बारे में जानकारी शामिल है और इसमें शामिल है, के संकेत के साथ खंड 2.1 के अनुसार आवश्यक विवरण, निम्नलिखित जानकारी:

परिवर्तन के कारण का एक संकेत;

परिवर्तन का समय;

अधिकारी के हस्ताक्षर।

यदि आवश्यक हो, तो कवर लेटर में उस संगठन की मुहर या मुहर हो सकती है जिसने मशीन माध्यम या मशीन प्रोग्राम पर मूल दस्तावेज़ बनाया है।

4.4. मशीन माध्यम या उपयोगकर्ता द्वारा रखे गए मैशिनोग्राम पर किसी दस्तावेज़ की डुप्लिकेट (कॉपी) में परिवर्तन केवल उस संगठन के नोटिस के आधार पर किया जाता है जिसने दस्तावेज़ को मशीन माध्यम या मैशिनोग्राम पर बनाया है।

4.5. संशोधित मूल दस्तावेज़, साथ ही संशोधित दस्तावेज़ की डुप्लिकेट और प्रतियां कानूनी रूप से मान्य रहती हैं यदि परिवर्तन इस मानक की आवश्यकताओं के अनुपालन में किए जाते हैं।

परिशिष्ट (संदर्भ)। नमूना कवर पत्र

अनुबंध
संदर्भ

25 दिसंबर 1984 के समझौते के अनुसार, मैं आपको मशीन मीडिया पर निम्नलिखित जानकारी सहित दस्तावेज भेज रहा हूं:

आवेदन: चुंबकीय टेप - 3.

ध्यान दें। GOST 6.38-90 की आवश्यकताओं के अनुसार संगठन के लेटरहेड पर कवर लेटर तैयार किया गया है।

दस्तावेज़ का पाठ इसके द्वारा सत्यापित है:
आधिकारिक प्रकाशन
एकीकृत प्रलेखन प्रणाली: सत.गोस्तोव। -
एम.: आईपीके स्टैंडर्ड्स पब्लिशिंग हाउस, 2001

GOST 6.10.4-84 एकीकृत प्रलेखन प्रणाली। एक मशीन वाहक और कंप्यूटर प्रौद्योगिकी द्वारा बनाए गए एक मशीनोग्राम पर दस्तावेजों को कानूनी बल देना। प्रमुख बिंदु

GOST 6.10.4-84 एकीकृत प्रलेखन प्रणाली। एक मशीन वाहक और कंप्यूटर प्रौद्योगिकी द्वारा बनाए गए एक मशीनोग्राम पर दस्तावेजों को कानूनी बल देना। प्रमुख बिंदु

प्रबंधन गतिविधियों में लिखित जानकारी का उपयोग इसकी आधिकारिकता, विश्वसनीयता और प्रामाणिकता के प्रमाणीकरण के अधीन संभव है। एक प्रबंधन दस्तावेज निर्विवाद और बाध्यकारी होने के लिए, उसे कानूनी मानदंडों का पालन करना चाहिए, और इसे जारी करने वाले अधिकारी को अपनी शक्तियों के भीतर कार्य करना चाहिए। दस्तावेज़ के इन गुणों को "दस्तावेज़ की कानूनी शक्ति" की अवधारणा द्वारा परिभाषित किया गया है।

दस्तावेज़ की कानूनी शक्ति- एक आधिकारिक दस्तावेज की संपत्ति, वर्तमान कानून द्वारा इसे संप्रेषित, इसे जारी करने वाले निकाय की क्षमता, और स्थापित आदेशडिजाईन।

इस प्रकार, दस्तावेज़ जारी करने वाले शासी निकाय या अधिकारी के लिए आवश्यक है:

दस्तावेज़ तैयार करते समय वर्तमान नियमों का पालन करें

विधान;

• केवल अपनी क्षमता के भीतर दस्तावेज़ प्रकाशित करें;
• दस्तावेजों की तैयारी और निष्पादन के लिए वर्तमान राष्ट्रीय नियमों का पालन करें।

इसलिए, दस्तावेज़ की कानूनी शक्ति सामग्री और दस्तावेज़ के रूप दोनों द्वारा निर्धारित की जाती है।

उन विवरणों पर विचार करें जो दस्तावेज़ के कानूनी बल को निर्धारित करते हैं।

प्रपत्र के पहले विचार किए गए विवरण ("संगठन का नाम - दस्तावेज़ का लेखक" और "दस्तावेज़ के संकलन या प्रकाशन का स्थान") एक ही समय में विवरण हैं जो दस्तावेज़ को आवश्यक कानूनी स्थिति देते हैं।

आवश्यक 11 "दस्तावेज़ दिनांक"।दस्तावेज़ की तारीख उसके हस्ताक्षर या अनुमोदन की तारीख है, प्रोटोकॉल के लिए - बैठक की तारीख, अधिनियम के लिए - घटना की तारीख। नोटरीकृत दस्तावेजों के लिए, दस्तावेज़ की तारीख इसके नोटरीकरण की तारीख हो सकती है। दो या दो से अधिक संगठनों द्वारा जारी किए गए दस्तावेज़ों में एक (एकल) तिथि होनी चाहिए।

दस्तावेज़ की तिथि तैयार की गई है अरबी अंकनिम्नलिखित क्रम में: महीने, महीने, वर्ष का दिन। महीने और महीने का दिन अरबी अंकों के दो जोड़े में तैयार किया जाता है, एक बिंदु द्वारा अलग किया जाता है, चार अरबी अंकों में वर्ष, उदाहरण के लिए, 01/12/2007। दिनांक को प्रारूपित करने के मौखिक-संख्यात्मक तरीके की अनुमति है, उदाहरण के लिए, 12 जनवरी, 2007, साथ ही दिनांक को प्रारूपित करना (एक नियम के रूप में, विदेशी भागीदारों के साथ पत्राचार के लिए) निम्नलिखित क्रम में: वर्ष, महीना, महीने का दिन , उदाहरण के लिए: 2007.01.12.

प्रॉप्स 12 "दस्तावेज़ पंजीकरण संख्या"दस्तावेजों (अनुबंध, आदेश, आउटगोइंग पत्र, आदि) के पंजीकृत सरणी में इसकी क्रमिक संख्या शामिल है, जिसे संगठन के विवेक पर नामकरण द्वारा केस इंडेक्स के साथ पूरक किया जा सकता है, कलाकार, संवाददाता, आदि के बारे में जानकारी। यह विशेषता सूचना उद्यम सरणी में दस्तावेज़ का एक विशिष्ट पहचानकर्ता है।

दो या दो से अधिक संगठनों द्वारा संयुक्त रूप से संकलित दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या में इन संगठनों में से प्रत्येक के दस्तावेज़ों की पंजीकरण संख्या होती है, जो एक स्लैश द्वारा अलग की जाती है, जिस क्रम में लेखकों को दस्तावेज़ में इंगित किया जाता है।

दस्तावेज़ का पंजीकरण, इस प्रबंधन प्रणाली के माध्यम से इसके पारित होने के तथ्य को ठीक करते हुए, दस्तावेज़ देता है आधिकारिक चरित्र।साथ ही दस्तावेज़ के पंजीकरण के साथ, लिपिक सेवा चयनित फॉर्म की शुद्धता, दस्तावेज़ में इंगित अधिकारी के हस्ताक्षर की प्रामाणिकता, दस्तावेज़ के समर्थन की पूर्णता आदि की जांच करती है।

आवश्यक 16 "दस्तावेज़ अनुमोदन टिकट"दस्तावेजों पर तैयार किए जाते हैं जिन्हें उन अधिकारियों द्वारा लागू नहीं किया जा सकता है जिन्होंने उन पर हस्ताक्षर किए हैं। इस तरह के दस्तावेज़ संगठन के प्रमुख, एक कॉलेजियम प्रबंधन निकाय या एक उच्च प्राधिकरण या प्रबंधन निकाय के अनुमोदन के बाद कानूनी बल प्राप्त करते हैं।

उदाहरण के लिए, कार्य विवरणियांउद्यम के कर्मचारियों को एक सामान्य रूप में तैयार किया जाता है, वे प्रमुख द्वारा हस्ताक्षरित होते हैं संरचनात्मक इकाईऔर उद्यम के प्रमुख द्वारा अनुमोदित होना चाहिए।

अनुमोदन दो तरीकों से किया जा सकता है जिनके पास समान कानूनी बल है: एक अधिकारी द्वारा या विशेष रूप से जारी किए गए दस्तावेज़ द्वारा।

पहले मामले में, दस्तावेज़ के अनुमोदन टिकट में I APPROVE (बिना उद्धरण के), दस्तावेज़ को स्वीकृत करने वाले व्यक्ति का शीर्षक, उसके हस्ताक्षर, आद्याक्षर, उपनाम और अनुमोदन की तिथि शामिल होनी चाहिए।

जब एक दस्तावेज़ को किसी अन्य दस्तावेज़ द्वारा अनुमोदित किया जाता है: एक संकल्प, एक निर्णय, एक आदेश, एक प्रोटोकॉल, अनुमोदन टिकट में स्वीकृत (अनुमोदित, स्वीकृत या स्वीकृत) शब्द होता है, वाद्य मामले में स्वीकृत दस्तावेज़ का नाम, इसकी तिथि , संख्या। स्वीकृत शब्द लिंग और संख्या में स्वीकृत होने वाले दस्तावेज़ के प्रकार के नाम से सहमत है।

सहारा के उदाहरण

दस्तावेज़ के अनुमोदन की मुहर दस्तावेज़ के ऊपरी दाएँ कोने में स्थित है (परिशिष्ट 7)।

जब एक दस्तावेज़ को कई अधिकारियों द्वारा अनुमोदित किया जाता है, तो उनके हस्ताक्षर समान स्तर पर रखे जाते हैं।

दस्तावेज़ के अनुमोदन के बाद, दस्तावेज़ को अनुमोदित करने वाले व्यक्ति की अनुमति के बिना इसमें परिवर्तन और परिवर्धन करने की अनुमति नहीं है। दस्तावेजों की तैयारी की गुणवत्ता और उनमें निहित डेटा की विश्वसनीयता की जिम्मेदारी उन व्यक्तियों की होती है जिन्होंने दस्तावेजों को तैयार, समर्थन और हस्ताक्षर किया था।

प्रॉप्स 22 "दस्तावेज़ हस्ताक्षर"- एक प्रबंधन दस्तावेज की सबसे महत्वपूर्ण और प्राचीन आवश्यकता। ऐसा माना जाता है कि यह लेखन के उद्भव के साथ-साथ उत्पन्न हुआ।

उदाहरण के लिए, राजा हम्मुराबी (सी। 2300 ईसा पूर्व) के युग में बेबीलोनियों के बीच एक हस्ताक्षर के उपयोग के संदर्भ बाइबिल में - भविष्यवक्ताओं डैनियल और नहेम्याह (सी। 500-400 ईसा पूर्व) की पुस्तकों में पाए जाते हैं। क्लियोपेट्रा (69-30 ईसा पूर्व) के शासनकाल के दौरान मिस्र में और जूलियस सीज़र (102 या 100-44 ईसा पूर्व) के तहत रोमन साम्राज्य में, हस्ताक्षर पहले से ही दस्तावेजों का एक अभिन्न अंग था।

अपेक्षित "हस्ताक्षर" में शामिल हैं: दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति की स्थिति का नाम (यदि दस्तावेज़ संगठन के लेटरहेड पर जारी नहीं किया गया है, और संक्षिप्त - लेटरहेड पर जारी दस्तावेज़ पर); व्यक्तिगत हस्ताक्षर; हस्ताक्षर डिकोडिंग (आरंभिक, उपनाम), उदाहरण के लिए:

एसोसिएशन के उपाध्यक्ष

क्षेत्रीय उद्यम अल. बोरिसोवए.ए. बोरिसोव

या फॉर्म पर

उपाध्यक्ष अल. बोरिसोवए.ए. बोरिसोव

दस्तावेज़ के टेक्स्ट के बाद प्रॉप्स को 2-3 लाइन स्पेसिंग के नीचे रखा जाता है। किसी अधिकारी के हस्ताक्षर को डिक्रिप्ट करते समय आद्याक्षर और उपनाम एक स्थान के साथ और स्थिति के नाम की अंतिम पंक्ति के स्तर पर मुद्रित होते हैं।

जब एक दस्तावेज़ पर कई अधिकारियों द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं, तो उनके हस्ताक्षर एक के नीचे एक क्रम में रखे गए पद के अनुरूप रखे जाते हैं, उदाहरण के लिए:

महाप्रबंधक एम.वी. लारिनएम.वी. लारिन

मुख्य लेखाकार जेड.वी. मरियाशोजेड.वी. मरियाशो

जब एक दस्तावेज़ पर समान पदों के कई व्यक्तियों द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं, तो उनके हस्ताक्षर समान स्तर पर रखे जाते हैं।

आयोग द्वारा तैयार किए गए दस्तावेज़ दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्तियों की स्थिति नहीं, बल्कि आयोग के सदस्यों के रूप में उनके कर्तव्यों को इंगित करते हैं, उदाहरण के लिए:

आयोग अध्यक्ष वी.डी. बनस्युकेविचवी.डी. बनस्युकेविच

आयोग के सदस्य एक। सोकोवाएक। सोकोवा

ओ.आई. रिस्कोवओ.आई. रिस्कोव

दस्तावेज़ पर कार्यवाहक अधिकारी द्वारा हस्ताक्षर किए जा सकते हैं। इस मामले में, उसकी वास्तविक स्थिति (उदाहरण के लिए, अभिनय निदेशक) और उसके हस्ताक्षर की प्रतिलिपि (प्रारंभिक और उपनाम) इंगित करें। यह पूर्वसर्ग "के लिए", हस्तलिखित शिलालेख "उप" लगाने की अनुमति नहीं है। या नौकरी के शीर्षक से पहले एक स्लैश।

हस्ताक्षर करने का अधिकारप्रबंधन दस्तावेज, एक नियम के रूप में, - संगठन के प्रमुख या उनके कर्तव्यों के वितरण के अनुसार उनके कर्तव्यों की क्षमता। यह संगठनात्मक (चार्टर, संगठन पर नियम) और संगठन के प्रशासनिक (आदेश) दस्तावेजों द्वारा स्थापित किया गया है।

संगठन के चार्टर मेंयह नियंत्रित करता है कि प्रतिनिधि और कार्यकारी (एकमात्र और कॉलेजिएट) प्रबंधन निकायों में कौन से अधिकार निहित हैं, साथ ही हस्ताक्षर (अनुमोदन) जो संबंधित निकाय की क्षमता के भीतर आते हैं। संगठन के प्रमुख की गतिविधियों और निर्णय लेने की प्रक्रिया को उसके और संगठन के प्रतिभागियों (संस्थापकों) के साथ-साथ स्थानीय में भी समझौते में स्थापित किया जा सकता है। नियामक दस्तावेजकानूनी इकाई।

नेता वर्तमान गतिविधियों का प्रबंधन करता है, उसके पास है दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने का बिना शर्त अधिकार(घटक दस्तावेजों के अनुसार इसकी क्षमता के भीतर)।

प्रति दिन बड़ी संख्या में दस्तावेजों पर हस्ताक्षर के साथ हस्ताक्षर करने के अधिकार का विनियमन विशेष रूप से महत्वपूर्ण है। इस मामले में, नेता कर सकते हैं (और स्थिति से प्रभावी प्रबंधन- जरूर) अपनी शक्तियों को सौंपेंवे। निर्णय लेने (दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने) में और अपने कार्यों के कार्यान्वयन में अपने अधीनस्थों को अपने अधिकारों और दायित्वों का हिस्सा हस्तांतरित करना, जो उनकी जिम्मेदारी भी लेते हैं।

शक्तियों के इस तरह के वितरण को मुखिया के आदेश द्वारा औपचारिक रूप दिया जाता है, जिसमें वह निर्णय लेने की सीमाओं और अधीनस्थों की जिम्मेदारी की डिग्री निर्धारित करता है। पावर ऑफ अटॉर्नी के आधार पर अलग-अलग शक्तियों का हस्तांतरण किया जा सकता है।

इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर प्रौद्योगिकी का उपयोग करके इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों पर हस्ताक्षर किए जा सकते हैं, जिसके कुछ पहलुओं पर मैनुअल के निम्नलिखित अध्यायों में चर्चा की जाएगी।

आवश्यक 23 "दस्तावेज़ अनुमोदन टिकट"।एक संगठन में तैयार किए गए ड्राफ्ट दस्तावेजों और दूसरे के हितों को प्रभावित करने वाले दस्तावेज पर अनुमोदन की मुहर लगाकर इसके साथ सहमति व्यक्त की जा सकती है।

यह नीचे दिए गए दस्तावेज़ की अंतिम शीट पर और सभी हस्ताक्षरों के बाईं ओर तैयार किया गया है।

एक उच्च संगठन के साथ एक दस्तावेज़ का समन्वय करते समय, एक स्थिति उत्पन्न हो सकती है कि एक अधिकारी जो दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले प्रमुख की तुलना में प्रबंधन पदानुक्रम में उच्च है, दस्तावेज़ का समन्वय करेगा। इस मामले में, मानक की सलाहकार प्रकृति आपको अपेक्षित की स्थिति को बदलने की अनुमति देती है, और अनुमोदन टिकट को दस्तावेज़ के शीर्ष पर रखा जा सकता है।

अप्रूवल स्टैम्प में AGREED शब्द शामिल होता है, जो बड़े अक्षरों में और बिना उद्धरण के छपा होता है।

एक दस्तावेज़ को मंजूरी देते समय, एक अधिकारी उस संगठन के नाम से युक्त प्रमुख की स्थिति को इंगित करता है जिसके साथ दस्तावेज़ को मंजूरी दी जा रही है, उसका व्यक्तिगत हस्ताक्षर, उपनाम, आद्याक्षर और तारीख।

किसी अन्य दस्तावेज़ की सहायता से सहमत होना संभव है: पत्र, मिनट इत्यादि। इस मामले में, दस्तावेज़ का नाम, इसकी तिथि और संख्या इंगित की जाती है।

सहारा के उदाहरण

"समझौते की मुहर"

प्रॉप्स 25 "सील इंप्रेशन"।दस्तावेज़ के एक तत्व के साथ-साथ हस्ताक्षर के रूप में मुहर की उपस्थिति का इतिहास सहस्राब्दी है। प्राचीन काल में, मुद्रण का उपयोग व्यावसायिक संबंधों और व्यक्तिगत संचार दोनों में व्यापक था। बहुत बार, मुहर ने उसके मालिक के हस्तलिखित हस्ताक्षर को बदल दिया।

आधुनिक कार्यालय के काम में, हस्ताक्षर और मुहर का उपयोग स्पष्ट रूप से प्रतिष्ठित है। हस्ताक्षर का उपयोग पारस्परिक और व्यावसायिक संपर्कों दोनों में किया जा सकता है, अर्थात। यह किसी दस्तावेज़ को प्रमाणित करने और उसे कानूनी दर्जा देने का एक सार्वभौमिक साधन है। मुहर, एक हस्ताक्षर की प्रामाणिकता को सत्यापित करने और कानूनी बल की पुष्टि करने के साधन के रूप में, केवल एक संगठन के आधिकारिक दस्तावेजों में उपयोग किया जाता है।

मुहर मूल संगठनात्मक दस्तावेजों (चार्टर, विनियम, नियम, निर्देश) के साथ-साथ अधिकारियों के अधिकारों को प्रमाणित करने वाले दस्तावेजों, व्यय के तथ्यों पर चिपका दी गई है। पैसेतथा भौतिक संपत्तिआदि। मुहर का उपयोग संगठन के आधिकारिक दस्तावेजों की प्रतियों को प्रमाणित करने के लिए भी किया जाता है।

मुहर को इस तरह से लगाया जाना चाहिए कि दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले अधिकारी के नाम और व्यक्तिगत हस्ताक्षर की शुरुआत के शब्दों के हिस्से पर छाप लग जाए। वित्तीय प्रकृति के दस्तावेजों पर, इसके लिए विशेष रूप से निर्दिष्ट स्थान पर मुहर लगाई जाती है - प्रतीक "एम.पी."

मुहरों को आधिकारिक मुहरों और कानूनी संस्थाओं की मुहरों में विभाजित किया गया है। संगठन व्यक्तिगत संरचनात्मक इकाइयों (मानव संसाधन विभाग, संग्रह) या व्यक्तिगत संचालन ("पैकेज के लिए"), आदि की साधारण मुहरों का भी उपयोग कर सकता है।

मुहरों के उत्पादन और भंडारण का क्रम रूसी संघ के कानून द्वारा नियंत्रित किया जाता है। मुहर के भंडारण की जगह और इसके भंडारण के लिए जिम्मेदार व्यक्ति संगठन के प्रमुख के आदेश से निर्धारित होता है।

इस प्रकार, दस्तावेज़ की आधिकारिकता और प्रामाणिकता की पुष्टि विवरण की उपस्थिति और सही निष्पादन से होती है: "संगठन का नाम - दस्तावेज़ का लेखक", "पंजीकरण की तिथि", "पंजीकरण संख्या", "प्रकाशन का स्थान" , "हस्ताक्षर", "मुहर छाप"।

कानूनी मानदंडों के अनुसार, स्थानीय कानूनी कृत्यों सहित, जो संगठन के अधिकारियों की शक्तियों को निर्धारित करते हैं, दस्तावेजों को कानूनी बल देने के लिए, अपेक्षित "हस्ताक्षर" के अलावा, अनुमोदन और अनुमोदन टिकटों को चिपकाया जा सकता है।

प्रबंधन दस्तावेज़ की मुख्य आवश्यकता - "दस्तावेज़ का पाठ" भी वर्तमान कानून के मानदंडों का पालन करना चाहिए।

• व्यक्तिगत विवरण के पंजीकरण के उदाहरण GOST R 6.30-2003 "एकीकृत प्रलेखन प्रणाली" का उपयोग करके दिए गए हैं। संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली। प्रलेखन की आवश्यकता।

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संगठनों में, उत्पादन प्रक्रिया के हिस्से के रूप में, कर्मचारी एक दूसरे के साथ आंतरिक पत्राचार करते हैं। वे बयान लिखते हैं, किए गए कार्य की प्रगति या इसे कैसे किया जाना चाहिए, इसके बारे में सूचनाओं के साथ एक-दूसरे को सूचित करते हैं। अक्सर ऐसे दस्तावेज़ अत्यधिक महत्व के होते हैं और इसलिए उनके पास कानूनी बल होना चाहिए।

मित्रोफ़ानोवा वी.वी.

दस्तावेज़ को कानूनी बल देने के लिए, निम्नलिखित नियमों का पालन किया जाना चाहिए:

• आंतरिक पत्राचार दस्तावेज़ बनाते समय नियोक्ता को वर्तमान विधायी मानदंडों का पालन करना चाहिए;
• एक कर्मचारी केवल अपनी क्षमता के भीतर एक दस्तावेज जारी कर सकता है;
• नियोक्ता दस्तावेजों की तैयारी और निष्पादन के लिए नियमों का पालन करने के लिए बाध्य है, साथ ही कर्मचारियों को इसके साथ परिचित करना (यदि आवश्यक हो)।

विवरण की अनिवार्य संरचना जो बनाए गए दस्तावेज़ों को कानूनी बल देती है:

1. दस्तावेज़ के लेखक (संगठन, संस्था, उद्यम का नाम, विभागीय संबद्धता या कानूनी रूप का संकेत)। एक विकल्प यह होगा कि दस्तावेज़ को लेटरहेड पर प्रिंट किया जाए। कुछ दस्तावेज़ अतिरिक्त रूप से उस शहर का संकेत देते हैं जिसमें यह दस्तावेज़ प्रकाशित किया गया था।

2. दस्तावेज़ का शीर्षक (आदेश, विनियम, आदि)।

3. दस्तावेज़ के निर्माण की तिथि, इसकी स्वीकृति, लागू होने की तिथि।

4. कंपनी द्वारा अपनाई गई पंजीकरण प्रणाली के अनुसार इस दस्तावेज़ का पंजीकरण सूचकांक (संख्या)।

6. संगठन के मुखिया या उसके द्वारा अधिकृत किसी जिम्मेदार व्यक्ति के हस्ताक्षर। सिर के हस्ताक्षर को कई रूपों में चिपकाया जा सकता है, विशेष रूप से:

6.1. प्रत्यक्ष हस्ताक्षर (जैसा कि आदेशों के तहत एकीकृत रूपआह - स्थिति का संकेत, हस्ताक्षर का डिकोडिंग और स्वयं हस्ताक्षर)।

6.2. इस संगठन के प्रमुख (या अधिकृत अधिकारी) द्वारा हस्ताक्षरित अनुमोदन की एक सीधी मुहर। दस्तावेज़ के शीर्ष शीर्ष पर अनुमोदन की मुहर चिपका दी गई है दाईं ओर.

6.3. अनुमोदन की अप्रत्यक्ष मुहर, मध्यस्थता, उदाहरण के लिए, आदेश द्वारा अनुमोदन के माध्यम से। इस तरह की मुहर, एक नियम के रूप में, दस्तावेज़ के ऊपरी शीर्षक पर भी दाईं ओर (एकीकृत रूप में T-3 - स्टाफिंग के रूप में) चिपका दी जाती है।

6.4. प्रबंधक के संकल्प के रूप में, उदाहरण के लिए, किसी कर्मचारी के बयान पर। संकल्प में चार घटक होने चाहिए: संकल्प का प्राप्तकर्ता, प्रशासनिक कार्रवाई या निर्देश स्वयं, प्रमुख के हस्ताक्षर और संकल्प जारी होने की तिथि। संकल्प, एक नियम के रूप में, दस्तावेज़ के किसी भी खाली स्थान में हाथ से चिपका होता है, लेकिन आमतौर पर इसके ऊपरी भाग में।

7. उन प्रकार के दस्तावेजों के लिए अनुमोदन वीजा कि ऐसे वीजा के बिना पूर्ण कानूनी बल नहीं होगा। उदाहरण के लिए, प्राथमिक ट्रेड यूनियन निकाय के साथ अनुमोदन वीजा, प्रतिनिधि निकाय की राय को ध्यान में रखते हुए, एक वकील के साथ समझौता, मुख्य लेखाकार के साथ, आदि। अनुमोदन की आवश्यकता वाले दस्तावेज़ वर्तमान कानून, एकीकृत रूपों और आंतरिक स्थानीय की आवश्यकताओं द्वारा निर्धारित किए जाते हैं नियमोंसंगठन ही, विशेष रूप से, कार्यालय के काम के लिए निर्देश या विभागों के लिए नियम, आदि (यदि कोई हो)। अनुमोदन वीजा निम्नलिखित रूपों में हो सकता है:

7.1 दस्तावेज़ का एक संकेत जो अनुमोदन की पुष्टि करता है (एकीकृत रूप टी -7)। अनुमोदन की मुहर, एक नियम के रूप में, डिज़ाइन के निचले हिस्से में बाईं ओर चिपकाई जाती है।

7.2. समझौते की पुष्टि करने वाले शब्दों का संकेत, उस व्यक्ति या व्यक्तियों की स्थिति जिनके साथ समझौता किया गया था, हस्ताक्षर / हस्ताक्षर, उनके टेप और समझौते की तारीखें। अनुमोदन वीज़ा, एक नियम के रूप में, दस्तावेज़ के औपचारिक भाग के निचले भाग में या किसी खाली स्थान पर चिपका होता है।

8. परिचित वीजा सभी कर्मियों के आदेशों और अन्य दस्तावेजों के तहत होना चाहिए, जो संक्षेप में कर्मचारियों के एक निश्चित सर्कल को अवगत कराया जाना चाहिए। इस अपेक्षित में हस्ताक्षरित दस्तावेज़ के तहत कर्मचारियों द्वारा परिचित होने की हस्तलिखित तिथि भी शामिल है। परिचय वीजा केंद्र में या बाईं ओर दस्तावेज़ के नीचे चिपका हुआ है।

राज्य सांख्यिकी समिति द्वारा विकसित एकीकृत रूपों को दस्तावेजों को कानूनी बल देने को ध्यान में रखते हुए बनाया गया है और इसमें सभी निर्दिष्ट विवरण शामिल हैं (हालांकि अपवाद हैं, उदाहरण के लिए, एक कर्मचारी का व्यक्तिगत कार्ड - एकीकृत फॉर्म टी -2 में पंजीकरण संख्या नहीं होती है। , चूंकि ये दस्तावेज़ कालानुक्रमिक रूप से नहीं, बल्कि वर्णानुक्रम में संग्रहीत किए जाते हैं)।

एक एकीकृत फॉर्म पर सभी निर्दिष्ट विवरणों का एक उदाहरण नीचे एक उदाहरण के रूप में एकीकृत फॉर्म टी -6 का उपयोग करके दिया गया है - छुट्टी के लिए एक आदेश।

आंतरिक पत्राचार के दस्तावेजों को कानूनी बल देना

संगठन में आंतरिक पत्राचार निम्नलिखित कार्यों को हल करता है:

1. एक पक्ष, नियोक्ता या कर्मचारी की राय, अनुरोध, प्रस्ताव लिखित रूप में व्यक्त और दस्तावेज, या दूसरे पक्ष को सूचित करने की प्रकृति में है।

2. समाप्ति प्रक्रिया में एक अभिन्न कड़ी है रोजगार अनुबंध, कर्मचारियों का स्थानांतरण, छुट्टी का पंजीकरण और अन्य कार्मिक प्रक्रियाएं।

3. श्रम विवाद पर विचार करते समय आवश्यक दस्तावेजी साक्ष्य के रूप में कार्य करता है।

उपरोक्त सभी कार्यों को करने के लिए आंतरिक पत्राचार के लिए, निम्नलिखित शर्तों को पूरा करना होगा:

1. दस्तावेज़ को इसके लिए सभी आवश्यक विवरणों के साथ सही ढंग से निष्पादित किया जाना चाहिए।

2. दस्तावेज़ में इनकमिंग और आउटगोइंग दस्तावेज़ीकरण के रजिस्टर के अनुसार पंजीकरण संख्या होनी चाहिए।

3. इस दस्तावेज़ का आधिकारिक रूप से उत्तर प्राप्त करने वाले पक्ष द्वारा दिया जाना चाहिए। उदाहरण के लिए, एक संकल्प के रूप में।

4. दस्तावेज़ को स्थापित अभिलेखीय आवश्यकताओं को ध्यान में रखते हुए संग्रहित किया जाना चाहिए।

सबसे अधिक बार, कर्मचारी बयानों, आधिकारिक और मेमो, और नियोक्ता की मदद से आंतरिक पत्राचार करता है - सूचनाओं के रूप में। आंतरिक पत्राचार के दस्तावेज न केवल कर्मचारियों के बीच आधिकारिक संदेशों का आदान-प्रदान करने के लिए आवश्यक हैं, बल्कि विभागों के प्रमुखों और कर्मचारियों, एक विभाग के प्रमुखों और अन्य के बीच भी तैयार किए जाते हैं।

वर्तमान में, यह अधिकांश पत्राचार में किया जाता है इलेक्ट्रॉनिक प्रारूप में,संदेश भेजकर पर ईमेल . ऐसे संदेशों के साथ, यह साबित करना बेहद मुश्किल है कि यह इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ इस विशेष कर्मचारी द्वारा बनाया गया था (पासवर्ड सेट करते समय भी, आपको यह साबित करना होगा कि इस विशेष कर्मचारी को छोड़कर कोई भी किसी विशेष ईमेल तक पहुंचने के लिए पासवर्ड नहीं जानता था)। इसलिए, एक संघर्ष या संभावित संघर्ष की स्थिति में, कागज के रूप में दस्तावेजों को तैयार करने, अपने हस्ताक्षर के साथ प्रमाणित करने और दस्तावेज़ को पंजीकृत करने के लिए जिम्मेदार कंपनी में एक अधिकारी के माध्यम से पंजीकरण करने की सिफारिश की जाती है।

इस तरह के पत्राचार को कानूनी बल देना संभव है यदि कर्मचारी इलेक्ट्रॉनिक संदेशों का प्रिंट आउट लेता है और अधिकारी उन्हें पंजीकृत करता है। इसके अलावा, कंपनी के आंतरिक दस्तावेजों (आंतरिक स्थानीय नियमों) को संचार के लिए एक कार्य तंत्र के रूप में सूचना विनिमय की ऐसी विधि, साथ ही संदेशों की जांच की आवृत्ति को ठीक करने की आवश्यकता है।

विचार करना सामान्य सिद्धान्तआंतरिक पत्राचार के दस्तावेजों को कानूनी बल देना - बयान और सूचनाएं। ये दस्तावेज़ अक्सर श्रम विवादों में मुख्य सबूत होते हैं, इसलिए नियोक्ता के हितों की रक्षा के लिए उनके साथ सक्षम कार्य अत्यंत महत्वपूर्ण है।

पंजीकरण की विशेषताएं और बयानों को कानूनी बल देना

यह नियोक्ता के हित में है कि कर्मचारियों के व्यक्तिगत विवरण हाथ से पूरे किए जाएं। आमतौर पर, संगठन टेम्प्लेट फॉर्म का उपयोग करते हैं जिसमें कम से कम कर्मचारी के हस्ताक्षर और आवेदन पर हस्ताक्षर करने की तारीख को हाथ से भरा जाना चाहिए। अक्सर बयानों के इस तरह के निष्पादन की व्याख्या न्यायिक संघर्ष में कर्मचारी पर दबाव के तथ्य के रूप में की जाती है।

सिद्धांत रूप में, एप्लिकेशन को स्वचालित रूप से भी बनाया जा सकता है, लेकिन, फिर भी, उसके बाद इसे प्रिंट किया जाता है और उस व्यक्ति द्वारा हस्ताक्षरित किया जाता है जो इस एप्लिकेशन को तैयार करता है।

यह वांछनीय है कि आवेदन में, दस्तावेजों को कानूनी बल देने के लिए उपरोक्त प्रक्रिया को ध्यान में रखते हुए, निम्नलिखित विवरण शामिल किए जाने चाहिए:

1. दस्तावेज़ का शीर्षक "आवेदन" है।

2. पता करने वाला - जिसे आवेदन भेजा जाता है, किसी विशेष संगठन में स्थिति का संकेत, पूरा नाम। अधिकारी।

3. Compiler - यह किससे भेजा जाता है, स्थिति और पूरा नाम दर्शाता है। कार्यकर्ता।

4. बयान का पाठ।

5. आवेदन के प्रवर्तक के हस्ताक्षर।

6. आवेदन की तिथि।

7. अनुमोदन के हस्ताक्षर (अक्सर संरचनात्मक इकाई के प्रमुख के साथ - यदि आवश्यक हो)। यह सहारा वैकल्पिक है। इसलिए, इसकी उपस्थिति किसी विशेष संगठन में ऐसे दस्तावेजों के साथ काम करने के सिद्धांतों द्वारा निर्धारित की जाती है।

8. आवेदन पंजीकरण संख्या। दस्तावेज़ को आने वाले दस्तावेज़ (या किसी विशेष संगठन में पंजीकरण प्रणाली के निर्माण के आधार पर किसी अन्य पत्रिका) के अनुसार दस्तावेज़ को सौंपा गया है, जो दस्तावेज़ की स्वीकृति की तारीख और जिम्मेदार व्यक्ति के हस्ताक्षर का संकेत देता है। (उदाहरण के लिए, सचिव)। इन दस्तावेजों को प्राप्त करने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति नंबर डालता है।

9. उस व्यक्ति का संकल्प जिसे आवेदन संबोधित किया गया था या जो किसी विशिष्ट मुद्दे को हल करने के लिए अधिकृत है। संकल्प में एक हस्तलिखित हस्ताक्षर, तारीख और आवेदन के मुद्दे पर एक प्रशासनिक निर्णय होना चाहिए जिसमें विशिष्ट अधिकारी (उसका अंतिम नाम या केवल विभाग) जिसे यह आदेश भेजा गया हो और (यदि आवश्यक हो) जिस तिथि तक आदेश दिया गया हो। संकल्प में निर्दिष्ट पूरा किया जाना चाहिए।

10. इस आवेदन के आधार पर कार्मिक प्रक्रियाओं को पूरा करने के बाद, सिर के आदेश के निष्पादन पर उस पर निशान बनाए जा सकते हैं (उदाहरण 8 देखें)। वे, एक नियम के रूप में, दस्तावेज़ के डिज़ाइन भाग के निचले भाग में बाईं ओर या किसी खाली स्थान पर चिपकाए जाते हैं।

11. जिस मामले में यह आवेदन भेजा गया है, उस मामले की संख्या के निशान हो सकते हैं।

यहां सभी आवश्यक विवरणों के साथ एक आवेदन का उदाहरण दिया गया है।

पंजीकरण की विशेषताएं और अधिसूचनाओं को कानूनी बल देना

कर्मचारी को कुछ के बारे में सूचित करने के लिए नियोक्ता नोटिस लिखता है। उदाहरण के लिए, कंपनी के अवकाश कार्यक्रम (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 123) के अनुसार आगामी नियमित वार्षिक छुट्टी के बारे में कर्मचारियों में प्रस्तावित कमी (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 180) के बारे में चेतावनी देने के लिए। , रोजगार अनुबंध (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 74) की शर्तों में आगामी परिवर्तन के बारे में, इस तथ्य के बारे में कि एक कर्मचारी के साथ एक निश्चित अवधि के रोजगार अनुबंध को कम किया जा रहा है (श्रम संहिता के अनुच्छेद 79) रूसी संघ), आदि।

श्रम कानूनों द्वारा प्रदान की गई प्रक्रिया के अनुपालन के लिए औपचारिक नोटिस केवल कागजी रूप में जारी किए जाने चाहिए, क्योंकि ये दस्तावेज अनुपालन का प्रमाण होंगे। स्थापित आदेश, और कर्मचारी आमतौर पर उसी दस्तावेज़ पर इस नोटिस की प्राप्ति की पुष्टि करता है।

नीचे से अर्क हैं श्रम कोडश्रम कानून की आवश्यकताओं के अनुपालन के कुछ मामलों में अधिसूचना के लिखित रूप की आवश्यकता की पुष्टि करना।

दस्तावेज़ टुकड़ा

इन सभी मामलों में, नियोक्ता को एक निश्चित अवधि के लिए कर्मचारी को सूचित करने के तथ्य की पुष्टि करने की आवश्यकता होगी, जो श्रम कानून की आवश्यकताओं को पूरा करता है। इसलिए, कर्मचारी को व्यक्तिगत हस्ताक्षर के तहत ऐसे नोटिस दिए जाते हैं। और अधिसूचना देते समय सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि कर्मचारी द्वारा इतना हस्ताक्षर नहीं किया जाता है, बल्कि इस तरह की अधिसूचना की प्राप्ति की तारीख का संकेत दिया जाता है।

अधिसूचना में सभी समान विवरण हैं जो किसी भी कार्मिक दस्तावेज़ पर होने चाहिए।

आंतरिक पत्राचार के लिए दस्तावेज़ पंजीकरण प्रणाली

नियोक्ता के लिए के मामले में अपना बचाव करना आसान होगा श्रम संघर्ष(न्यायिक सहित), यदि संगठन के पास सक्षम रूप से निर्मित दस्तावेज़ पंजीकरण प्रणाली है। कंपनी में पंजीकरण की प्रणाली के लिए आवश्यक है:

• दस्तावेजों की उपलब्धता की रिकॉर्डिंग और उनके आंदोलन पर नज़र रखना;
• कंपनी के दस्तावेजों को कानूनी प्रभाव देना;
• उद्यम में आंतरिक दस्तावेज़ प्रवाह का इष्टतम संगठन;
• न्यायिक संघर्ष की स्थिति में नियोक्ता के हितों की रक्षा करना। इस मामले में, जर्नल पंजीकरण प्रणाली इस तथ्य की पुष्टि करेगी कि दस्तावेज़ एक निश्चित तिथि पर बनाया गया था।

सीधे रखी जाने वाली पत्रिकाओं (लेखांकन की पुस्तकें) की संख्या संगठन की गतिविधियों की विशेषताओं पर निर्भर करती है। लेखांकन पत्रिकाओं (पुस्तकों) के लिए न केवल दस्तावेजों को पंजीकृत करने का कार्य करने के लिए, बल्कि एक संघर्ष की स्थिति में, वे इस बात के प्रमाण के रूप में काम कर सकते हैं कि दस्तावेज़ वास्तव में एक निश्चित अवधि में बनाया गया था और बाद में दर्ज नहीं किया जा सकता था। इन पत्रिकाओं को पंजीकृत करने के लिए निम्नलिखित नियमों का पालन करने की अनुशंसा की जाती है।

पत्रिकाओं को चाहिए:

• एक कठिन आवरण है (शैल्फ जीवन का अनुपालन करने के लिए);
• एक गोंद बंधन है (एक शीट को हटाने या मौजूदा पत्रिका में एक शीट जोड़ने की असंभवता या कठिनाई को साबित करने के लिए);
• शुरू से अंत तक पृष्ठों की संख्या है;
• सिले होना;
• एक सत्यापन शामिल है। इसमें पत्रिका का नाम, सिले हुए, क्रमांकित पृष्ठों की संख्या (संख्याओं और शब्दों में), स्थिति, हस्ताक्षर और संगठन के प्रमुख के हस्ताक्षर की डिकोडिंग और पत्रिका के जारी होने की तारीख को इंगित करना शामिल है। प्रमाणन हस्ताक्षर पत्रिका के पिछले कवर पर बाहर या बाहर से चिपकाए जाते हैं;

• कानूनी इकाई की मुहर और संगठन के प्रमुख के हस्ताक्षर द्वारा प्रमाणित होना चाहिए (पहले दो लेखा पुस्तकों के अपवाद के साथ) काम की किताबें, जिसे मोम की मुहर या मुहर द्वारा प्रमाणित किया जाना चाहिए (16 अप्रैल, 2003 के रूसी संघ की सरकार की डिक्री का खंड 41, संख्या 225 "कार्य पुस्तकों पर")।

पत्रिकाओं का आंतरिक दृष्टिकोण जिसमें आंतरिक पत्राचार के दस्तावेजों को पंजीकृत करना संभव है, संगठनों द्वारा स्वयं विकसित किया गया है, क्योंकि पत्रिकाओं के एकीकृत रूप नहीं हैं। नीचे उनके रूप का एक उदाहरण है।

प्रतियां और डुप्लिकेट

अक्सर आंतरिक पत्राचार के दस्तावेजों को प्रतियों या डुप्लिकेट के रूप में अधिकारियों को स्थानांतरित कर दिया जाता है, विशेष रूप से, यदि मूल दस्तावेज उच्च स्तर पर भेजा जाता है अधिकारीया केस फाइल में दर्ज है, लेकिन दस्तावेज के अनुसार कुछ और कार्रवाई करना जरूरी है।

प्रतिलिपिदस्तावेज़ प्रतिकृति या मुफ़्त हो सकता है। एक प्रतिलिपि प्रतिलिपि दस्तावेज़ की संपूर्ण सामग्री और उसके सभी को पुन: प्रस्तुत करती है बाहरी संकेत- मूल (हस्ताक्षर और मुहर सहित) या उनके हिस्से में निहित विवरण, उनके स्थान की विशेषताएं। टाइपराइटर पर एक मुफ्त कॉपी बनाई जाती है, जिसमें दस्तावेज़ के सभी विवरण होते हैं, लेकिन यह जरूरी नहीं कि इसके फॉर्म को दोहराए।

दस्तावेजों के लिए जिम्मेदार कर्मचारी प्रतियों को प्रमाणित करता है। प्रतियों का प्रमाणन "सत्य" या "प्रतिलिपि सही है" शब्द चिपकाकर और हस्ताक्षर, इसकी प्रतिलेख और जिम्मेदार व्यक्ति की तारीख को इंगित करके किया जाता है। एक नियम के रूप में, प्रमाणीकरण नोट किसी भी खाली स्थान में दस्तावेज़ के औपचारिक भाग के नीचे चिपका होता है।

यदि दस्तावेज़ अन्य संगठनों को प्रस्तुत किया जाता है, तो दस्तावेज़ों की प्रतियों पर (उनसे उद्धरण) मुहर लगाना सुनिश्चित करें.

डुप्लिकेट- एक आधिकारिक दस्तावेज़ की एक डुप्लिकेट प्रति जिसमें मूल की कानूनी शक्ति है।

इसलिए, आंतरिक पत्राचार के दस्तावेजों को कम करके नहीं आंका जा सकता - अक्सर उनके सही डिजाइनऔर प्रसंस्करण प्रक्रिया की वैधता की मान्यता पर निर्भर करता है। लेकिन यह इन दस्तावेजों के साथ है कि नियोक्ता अक्सर यह नहीं जानते कि कैसे संभालना है। ऐसे कागजात पंजीकृत नहीं होते हैं, उन पर ध्यान नहीं दिया जाता है, उन पर सहमति नहीं होती है, जो न केवल दस्तावेज़ की कानूनी शक्ति, बल्कि कंपनी में किए गए प्रबंधन प्रक्रियाओं को भी नकारात्मक रूप से प्रभावित करते हैं। अक्सर इस वजह से, नियोक्ता किसी विशेष कर्मचारी के अपराध को साबित नहीं कर सकता है और आवेदन के कानूनी तरीकों को लागू नहीं कर सकता है अनुशासनात्मक कार्यवाहीया कर्मचारी के साथ रोजगार अनुबंध की समाप्ति। कई कंपनियां पहले से ही अपनी गलतियों पर दस्तावेजों के साथ काम करने के लिए एक प्रणाली बनाना शुरू कर देती हैं, लेकिन इसे रोकना बेहतर है नकारात्मक परिणामउनके परिणाम से निपटने के बजाय।

लेखक पीएच.डी.