संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों की मुख्य विशेषता यह है कि वे आंतरिक दस्तावेज हैं। दूसरे शब्दों में, उन्हें विकसित और कार्यान्वित करने के लिए, तीसरे पक्ष या किसी अन्य उद्यम के प्रतिनिधियों की भागीदारी की आवश्यकता नहीं है। प्रबंधन या उद्यम के अन्य अधिकारियों का निर्णय, जिन गतिविधियों से ये दस्तावेज़ संबंधित हैं, वे पर्याप्त हैं। अनुबंधों, चालानों, कार्यों की स्वीकृति के कृत्यों आदि के बाहरी दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने के लिए, केवल एक कानूनी इकाई के प्रतिनिधियों की इच्छा की अभिव्यक्ति पर्याप्त नहीं है। एक दूसरे के प्रति जवाबदेह न होने वाले कम से कम दो संगठनों के अधिकारियों का निर्णय आवश्यक है।

किसी उद्यम द्वारा जारी किए गए आंतरिक दस्तावेज को कर्मचारियों के लिए तभी बाध्यकारी माना जा सकता है जब वह कानूनी रूप से बाध्यकारी हो।

किसी दस्तावेज़ में ऐसा बल होने के लिए, निम्नलिखित की आवश्यकता होती है:

• * दस्तावेज़ में निहित प्रावधानों को कानून की आवश्यकताओं का कड़ाई से पालन करना चाहिए;
• * दस्तावेज़ को प्रबंधन, उद्यम विभाग के एक अधिकारी द्वारा जारी किया जाना चाहिए, जिसके पास इसके लिए आवश्यक शक्तियां हों;
• * दस्तावेज़ का विवरण स्वीकृत मानकों का पालन करना चाहिए।
• * यदि इन शर्तों को पूरा नहीं किया जाता है, तो दस्तावेज़ को अदालत द्वारा अमान्य घोषित किया जा सकता है।

संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज जारी करने के लिए कंपनी के कर्मचारियों की शक्तियां

इस या उस दस्तावेज़ के नुस्खे को क्रियान्वित करने से पहले, इस दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति की क्षमता पर ध्यान देना आवश्यक है। यदि, इसे तैयार करते और हस्ताक्षर करते समय, अधिकारी अपनी क्षमता के दायरे से बाहर चला गया है, तो दस्तावेज़ में कोई कानूनी बल नहीं है और यह अमान्य है।

उद्यम के प्रमुख की क्षमता में वर्तमान गतिविधियों के प्रबंधन के सभी मुद्दे शामिल हैं, उन मुद्दों के अपवाद के साथ जो केवल उद्यम के प्रतिभागियों या निदेशक मंडल की सामान्य बैठक को तय करने का अधिकार है। प्रबंधक एकमात्र कर्मचारी है जो बिना पावर ऑफ अटॉर्नी के कंपनी की ओर से कार्य करता है।

लेकिन, उद्यम के चार्टर के अनुसार, प्रमुख की क्षमता सीमित हो सकती है, और उसकी "सामान्य" शक्तियों का हिस्सा निदेशक मंडल या प्रतिभागियों की आम बैठक में स्थानांतरित हो जाता है। उदाहरण के लिए, चार्टर यह निर्धारित कर सकता है कि प्रबंधक को प्रतिभागियों की आम बैठक की सहमति के बिना 500,000 रूबल से अधिक की राशि में लेनदेन समाप्त करने का अधिकार नहीं है। इस तरह के लेन-देन के कानूनी होने के लिए, उद्यम में प्रतिभागियों की सामान्य बैठक के प्रोटोकॉल को समझौते से जोड़ा जाना चाहिए, जिसमें यह स्पष्ट रूप से कहा जाना चाहिए कि प्रतिभागियों की बैठक ने इस लेनदेन को मंजूरी दी। अन्यथा, अनुबंध (और लेनदेन) अमान्य हो सकता है। इस मामले में, प्रतिपक्ष के "स्पष्टीकरण" कि वह उद्यम के प्रमुख की शक्तियों की सीमा के बारे में नहीं जानता था, स्वीकार नहीं किया जाएगा, क्योंकि उद्यम का चार्टर एक खुला दस्तावेज है। एक उद्यम के साथ एक अनुबंध समाप्त करने का इरादा रखने वाली फर्म और कंपनियां इससे परिचित हो सकती हैं और होनी चाहिए।

उद्यम में प्रतिभागियों की आम बैठक की विशेष क्षमता में ऐसे मुद्दे शामिल हैं जिन्हें प्रमुख के अधिकार क्षेत्र में स्थानांतरित नहीं किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, 26 दिसंबर, 1995 के संघीय कानून संख्या 208-एफजेड "संयुक्त स्टॉक कंपनियों पर" (अनुच्छेद 48 और 79), शेयरधारकों की आम बैठक की विशेष क्षमता के लिए एक राशि में एक प्रमुख लेनदेन पर निर्णयों को संदर्भित करता है एसेट्स सोसाइटी के बुक वैल्यू का 50 प्रतिशत से अधिक। इस संबंध में, एक संयुक्त स्टॉक कंपनी का चार्टर सामान्य निदेशक को इस तरह के लेनदेन को समाप्त करने का अधिकार प्रदान नहीं कर सकता है। अन्यथा, यह संघीय कानून "संयुक्त स्टॉक कंपनियों पर" के प्रावधानों का खंडन करेगा।

उद्यम के अन्य सभी अधिकारी कुछ मुद्दों को तभी हल कर सकते हैं जब वे आदेशों, पावर ऑफ अटॉर्नी, नौकरी के विवरण, विनियमों आदि द्वारा ऐसा करने के लिए अधिकृत हों, जो प्रमुख द्वारा हस्ताक्षरित या अनुमोदित हों। अनुबंध समाप्त करते समय या उद्यम की ओर से अन्य वस्तु और वित्तीय दस्तावेजों को तैयार करते और हस्ताक्षर करते समय, अधिकारी को पावर ऑफ अटॉर्नी, आदेश या प्रावधान के नाम, संख्या और तारीख का संदर्भ देना चाहिए जिसके आधार पर वह कार्य करता है। अन्यथा, तीसरे पक्ष के प्रतिनिधियों को यह संदेह करने का अधिकार होगा कि क्या इस अधिकारी के पास आवश्यक शक्तियां हैं।

संगठनों में, उत्पादन प्रक्रिया के हिस्से के रूप में, कर्मचारी एक दूसरे के साथ आंतरिक पत्राचार करते हैं। वे बयान लिखते हैं, किए गए कार्य की प्रगति या इसे कैसे करना है, इसके बारे में सूचनाओं की मदद से एक-दूसरे को सूचित करते हैं। अक्सर ऐसे दस्तावेज़ अत्यधिक महत्व के होते हैं और इसलिए कानूनी रूप से बाध्यकारी होने चाहिए।

मित्रोफ़ानोवा वी.वी.

दस्तावेज़ को कानूनी बल देने के लिए, निम्नलिखित नियमों का पालन किया जाना चाहिए:

• आंतरिक पत्राचार का एक दस्तावेज बनाने वाले नियोक्ता को वर्तमान विधायी मानदंडों का पालन करना चाहिए;
• एक कर्मचारी केवल अपनी क्षमता की सीमा के भीतर एक दस्तावेज़ प्रकाशित कर सकता है;
• नियोक्ता दस्तावेजों को तैयार करने और संसाधित करने के नियमों का पालन करने के लिए बाध्य है, साथ ही कर्मचारियों को इसके साथ परिचित करना (यदि आवश्यक हो)।

आवश्यक की अनिवार्य संरचना, जो बनाए गए दस्तावेजों को कानूनी बल देती है:

1. दस्तावेज़ के लेखक (संगठन, संस्था, उद्यम का नाम, विभागीय संबद्धता या संगठनात्मक और कानूनी रूप को दर्शाता है)। एक विकल्प यह होगा कि दस्तावेज़ को लेटरहेड पर प्रिंट किया जाए। कुछ दस्तावेज़ अतिरिक्त रूप से उस शहर का संकेत देते हैं जिसमें यह दस्तावेज़ प्रकाशित किया गया था।

2. दस्तावेज़ का नाम (आदेश, विनियम, आदि)।

3. दस्तावेज़ के निर्माण की तिथि, इसकी स्वीकृति, लागू होने की तिथि।

4. कंपनी में अपनाई गई पंजीकरण प्रणाली के अनुसार इस दस्तावेज़ का पंजीकरण सूचकांक (संख्या)।

6. संगठन के प्रमुख या उसके अधिकृत व्यक्ति प्रभारी के हस्ताक्षर। सिर के हस्ताक्षर कई रूपों में चिपकाए जा सकते हैं, विशेष रूप से:

6.1. प्रत्यक्ष हस्ताक्षर (एकीकृत रूपों में आदेशों के तहत - स्थिति का संकेत, हस्ताक्षर का डिक्रिप्शन और स्वयं हस्ताक्षर)।

6.2. संगठन के प्रमुख (या अधिकृत अधिकारी) द्वारा हस्ताक्षरित अनुमोदन की सीधी मुहर। दस्तावेज़ के शीर्ष शीर्ष भाग पर दाईं ओर अनुमोदन की मुहर लगाई जाती है।

6.3. अनुमोदन की अप्रत्यक्ष मुहर, मध्यस्थता, उदाहरण के लिए, आदेश द्वारा अनुमोदन के माध्यम से। इस तरह की मुहर, एक नियम के रूप में, दस्तावेज़ के ऊपरी शीर्ष भाग पर भी दाईं ओर (एकीकृत रूप में टी -3 - स्टाफिंग टेबल के रूप में) चिपका दी जाती है।

6.4. प्रबंधक के संकल्प के रूप में, उदाहरण के लिए, किसी कर्मचारी के बयान पर। संकल्प में अनिवार्य रूप से चार घटक होने चाहिए: संकल्प का प्राप्तकर्ता, बहुत ही प्रशासनिक कार्रवाई या निर्देश, प्रमुख के हस्ताक्षर और संकल्प की तिथि। संकल्प आमतौर पर दस्तावेज़ के किसी भी खाली स्थान में हाथ से नीचे रखा जाता है, लेकिन आमतौर पर इसके शीर्ष पर।

7. उन प्रकार के दस्तावेजों के लिए अनुमोदन वीजा, जिनके पास ऐसे वीजा के बिना पूर्ण कानूनी बल नहीं होगा। उदाहरण के लिए, प्राथमिक ट्रेड यूनियन निकाय के साथ वीज़ा अनुमोदन, प्रतिनिधि निकाय की राय को ध्यान में रखते हुए, एक वकील के साथ समन्वय, एक मुख्य लेखाकार के साथ, आदि। अनुमोदन की आवश्यकता वाले दस्तावेज़ वर्तमान कानून, एकीकृत रूपों और संगठन के आंतरिक स्थानीय नियमों की आवश्यकताओं द्वारा निर्धारित किए जाते हैं, विशेष रूप से, कार्यालय के काम के लिए निर्देश या विभागों के लिए नियम, आदि (यदि कोई हो)। अनुमोदन वीजा निम्नलिखित रूपों में हो सकता है:

7.1 दस्तावेज़ का एक संकेत जो अनुमोदन की पुष्टि करता है (एकीकृत रूप टी -7)। अनुमोदन गर्दन आमतौर पर बाईं ओर निचले आकार के हिस्से से जुड़ी होती है।

7.2. अनुमोदन की पुष्टि करने वाले शब्दों का एक संकेत, उस व्यक्ति या व्यक्तियों की स्थिति जिनके साथ अनुमोदन किया गया था, हस्ताक्षर / हस्ताक्षर, उनका डिकोडिंग और अनुमोदन की तारीख। अनुमोदन वीज़ा, एक नियम के रूप में, दस्तावेज़ के निचले हिस्से में या किसी खाली स्थान पर चिपका होता है।

8. परिचित वीजा सभी कर्मियों के आदेशों और अन्य दस्तावेजों के तहत होना चाहिए, जो संक्षेप में, कर्मचारियों के एक निश्चित सर्कल को सूचित किया जाना चाहिए। इस अपेक्षित में हस्ताक्षरित दस्तावेज़ के तहत कर्मचारियों द्वारा परिचित होने की हस्तलिखित तिथि भी शामिल है। एक परिचित वीजा दस्तावेज़ के निचले हिस्से में केंद्र में या बाईं ओर चिपका होता है।

गोस्कोमस्टैट द्वारा विकसित एकीकृत रूपों को दस्तावेजों को कानूनी बल देने को ध्यान में रखते हुए बनाया गया है और इसमें सभी निर्दिष्ट विवरण शामिल हैं (हालांकि अपवाद हैं, उदाहरण के लिए, कर्मचारी का व्यक्तिगत कार्ड - एकीकृत फॉर्म टी -2 में ए शामिल नहीं है पंजीकरण संख्या, चूंकि ये दस्तावेज कालक्रम में संग्रहीत नहीं हैं, बल्कि वर्णानुक्रम में हैं)।

एक एकीकृत फॉर्म पर सभी निर्दिष्ट विवरणों का एक उदाहरण नीचे एक एकीकृत फॉर्म टी -6 के उदाहरण पर दिया गया है - एक छुट्टी आदेश।

आंतरिक पत्राचार के दस्तावेजों का वैधीकरण

संगठन में आंतरिक पत्राचार निम्नलिखित कार्यों को हल करता है:

1. एक पक्ष, नियोक्ता या कर्मचारी की राय, अनुरोध, प्रस्ताव को लिखित रूप में व्यक्त और दस्तावेज करता है, या दूसरे पक्ष को सूचित करने का चरित्र रखता है।

2. यह एक रोजगार अनुबंध को समाप्त करने, कर्मचारियों को स्थानांतरित करने, छुट्टी जारी करने और अन्य कार्मिक प्रक्रियाओं की प्रक्रिया का एक अभिन्न अंग है।

3. श्रम विवाद पर विचार करते समय आवश्यक दस्तावेजी साक्ष्य के रूप में कार्य करता है।

उपरोक्त सभी कार्यों को पूरा करने के लिए आंतरिक पत्राचार के लिए, निम्नलिखित शर्तों को पूरा करना होगा:

1. दस्तावेज़ को इसके लिए आवश्यक सभी आवश्यक वस्तुओं के साथ सही ढंग से तैयार किया जाना चाहिए।

2. दस्तावेज़ में इनकमिंग और आउटगोइंग दस्तावेज़ीकरण के जर्नल के लिए एक पंजीकरण संख्या होनी चाहिए।

3. इस दस्तावेज़ के लिए प्राप्तकर्ता पक्ष की ओर से आधिकारिक प्रतिक्रिया दी जानी चाहिए। उदाहरण के लिए, एक संकल्प के रूप में।

4. दस्तावेज़ को स्थापित अभिलेखीय आवश्यकताओं के अनुसार रखा जाना चाहिए।

सबसे अधिक बार, कर्मचारी बयानों, सेवा और ज्ञापनों का उपयोग करके आंतरिक पत्राचार करता है, और नियोक्ता - सूचनाओं के रूप में। आंतरिक पत्राचार दस्तावेज न केवल तब तैयार किए जाते हैं जब आपको कर्मचारियों के बीच आधिकारिक संदेशों का आदान-प्रदान करने की आवश्यकता होती है, बल्कि विभागों के प्रमुखों और श्रमिकों, कुछ विभागों के प्रमुखों और अन्य आदि के बीच भी।

वर्तमान में, यह अधिकांश पत्राचार . में होता है इलेक्ट्रॉनिक प्रारूप में,संदेश भेजकर ईमेल द्वारा... ऐसे संदेशों के साथ, यह साबित करना बेहद मुश्किल है कि यह इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ इस विशेष कर्मचारी द्वारा बनाया गया था (पासवर्ड सेट करते समय भी, आपको यह साबित करना होगा कि इस विशेष कर्मचारी को छोड़कर कोई भी किसी विशेष ई-मेल तक पहुंचने के लिए पासवर्ड नहीं जानता था)। इसलिए, संघर्ष या संभावित संघर्ष की स्थिति में, दस्तावेजों को कागज के रूप में तैयार करने, उनके हस्ताक्षर के साथ प्रमाणित करने और दस्तावेज़ को पंजीकृत करने के लिए जिम्मेदार कंपनी में एक अधिकारी के माध्यम से पंजीकरण करने की सिफारिश की जाती है।

इस तरह के पत्राचार को कानूनी प्रभाव देना संभव है यदि कर्मचारी ईमेल का प्रिंट आउट लेता है और अधिकारी उन्हें पंजीकृत करता है। इसके अलावा, कंपनी के आंतरिक दस्तावेजों (आंतरिक स्थानीय नियमों) को संचार के एक कार्य तंत्र के रूप में सूचना विनिमय की इस पद्धति के साथ-साथ संदेशों की जाँच की आवृत्ति के रूप में स्थापित करना चाहिए।

आइए आंतरिक पत्राचार के दस्तावेजों - बयानों और सूचनाओं को कानूनी बल देने के सामान्य सिद्धांतों पर विचार करें। ये दस्तावेज़ अक्सर श्रम विवादों में मुख्य सबूत होते हैं, इसलिए नियोक्ता के हितों की रक्षा के लिए उनके साथ सक्षम कार्य अत्यंत महत्वपूर्ण है।

आवेदनों के पंजीकरण और वैधीकरण की विशेषताएं

यह नियोक्ता के हित में है कि कर्मचारियों के व्यक्तिगत विवरण हस्तलिखित हों। आमतौर पर, संगठन टेम्प्लेट फॉर्म का उपयोग करते हैं, जिसमें कम से कम, कर्मचारी के हस्ताक्षर और आवेदन पर हस्ताक्षर करने की तारीख को हाथ से भरना होगा। अक्सर, आवेदनों के ऐसे पंजीकरण को मुकदमे में कर्मचारी पर दबाव के एक तथ्य के रूप में व्याख्यायित किया जाता है।

सिद्धांत रूप में, एप्लिकेशन को स्वचालित तरीके से बनाया जा सकता है, लेकिन, फिर भी, इसके बाद इसे उस व्यक्ति द्वारा मुद्रित और हस्ताक्षरित किया जाता है जो इस एप्लिकेशन को तैयार करता है।

यह सलाह दी जाती है कि दस्तावेजों को कानूनी बल देने के लिए उपरोक्त प्रक्रिया को ध्यान में रखते हुए आवेदन में निम्नलिखित विवरण शामिल हैं:

1. दस्तावेज़ का नाम "आवेदन" है।

2. पता करने वाला - जिसे आवेदन भेजा जाता है, किसी विशेष संगठन में स्थिति का संकेत, पूरा नाम। अधिकारी।

3. Compiler - यह किससे भेजा जाता है, स्थिति और पूरा नाम दर्शाता है। कर्मचारी।

4. बयान का पाठ।

5. आवेदक के हस्ताक्षर।

6. आवेदन पत्र तैयार करने की तिथि।

7. समझौते के हस्ताक्षर (अक्सर संरचनात्मक इकाई के प्रमुख के साथ - यदि आवश्यक हो)। यह विशेषता वैकल्पिक है। इसलिए, इसकी उपस्थिति किसी विशेष संगठन में ऐसे दस्तावेजों के साथ काम करने के सिद्धांतों द्वारा निर्धारित की जाती है।

8. आवेदन की पंजीकरण संख्या। आने वाले दस्तावेज़ीकरण की पत्रिका (या किसी विशेष संगठन में पंजीकरण प्रणाली के निर्माण के आधार पर एक अन्य पत्रिका) के अनुसार एक दस्तावेज़ को एक संख्या सौंपी जाती है, जो संख्या, दस्तावेज़ की स्वीकृति की तारीख और जिम्मेदार के हस्ताक्षर को दर्शाती है। व्यक्ति (उदाहरण के लिए, एक सचिव)। इन दस्तावेजों को प्राप्त करने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति नंबर डालता है।

9. उस व्यक्ति का संकल्प जिसे आवेदन संबोधित किया गया था या जो किसी विशिष्ट मुद्दे को हल करने के लिए अधिकृत है। संकल्प में एक हस्तलिखित हस्ताक्षर, तिथि और आवेदन पर एक प्रशासनिक निर्णय होना चाहिए, जो एक विशिष्ट अधिकारी (उसका नाम या केवल एक विभाग) को इंगित करता है जिसे यह आदेश भेजा गया है और (यदि आवश्यक हो) जिस तिथि तक संकल्प में निर्दिष्ट आदेश पूरा किया जाना चाहिए।

10. इस कथन के आधार पर कार्मिक प्रक्रियाओं को पूरा करने के बाद, उस पर सिर के आदेश के निष्पादन पर नोट्स बनाए जा सकते हैं (उदाहरण 8 देखें)। एक नियम के रूप में, उन्हें दस्तावेज़ के निचले हिस्से में बाईं ओर या किसी खाली स्थान पर चिपका दिया जाता है।

11. उस केस नंबर के निशान हो सकते हैं जिसके लिए यह आवेदन भेजा गया था।

आइए इसमें सभी आवश्यक विवरणों के साथ एक कथन का उदाहरण दें।

अधिसूचनाओं के पंजीकरण और वैधीकरण की विशेषताएं

कर्मचारी को कुछ के बारे में सूचित करने के लिए नियोक्ता नोटिस लिखता है। उदाहरण के लिए, कंपनी के अवकाश कार्यक्रम (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 123) के अनुसार, आगामी अगले वार्षिक अवकाश के बारे में कर्मचारियों की प्रस्तावित कमी (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 180) के बारे में चेतावनी देने के लिए। , रोजगार अनुबंध (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 74) की शर्तों में आगामी परिवर्तन के बारे में, इस तथ्य के बारे में कि एक कर्मचारी के साथ एक निश्चित अवधि का रोजगार अनुबंध कम हो गया है (रूसी के श्रम संहिता के अनुच्छेद 79) फेडरेशन), आदि।

श्रम कानून द्वारा प्रदान की गई प्रक्रिया के अनुपालन के लिए आधिकारिक सूचनाएं केवल कागज के रूप में तैयार की जानी चाहिए, क्योंकि ये दस्तावेज स्थापित प्रक्रिया के अनुपालन की पुष्टि करेंगे, और कर्मचारी इस अधिसूचना को प्राप्त करने के तथ्य की पुष्टि करता है, एक नियम के रूप में, दस्तावेज़ पर अपने आप।

श्रम कानून की आवश्यकताओं के अनुपालन के कुछ मामलों में अधिसूचना के लिखित रूप की आवश्यकता की पुष्टि करने वाले श्रम संहिता से उद्धरण नीचे दिए गए हैं।

दस्तावेज़ का टुकड़ा

इन सभी मामलों में, नियोक्ता को एक निश्चित अवधि के लिए कर्मचारी को सूचित करने के तथ्य की पुष्टि करने की आवश्यकता होगी, जो श्रम कानून की आवश्यकताओं को पूरा करता है। इसलिए, ऐसी सूचनाएं कर्मचारी को व्यक्तिगत हस्ताक्षर के तहत सौंपी जाती हैं। और अधिसूचना के वितरण में सबसे महत्वपूर्ण बात कर्मचारी द्वारा हस्ताक्षर करना नहीं है, बल्कि ऐसी अधिसूचना की प्राप्ति की तारीख का संकेत है।

अधिसूचना में सभी समान विवरण हैं जो किसी भी कार्मिक दस्तावेज़ पर होने चाहिए।

आंतरिक पत्राचार दस्तावेज़ पंजीकरण प्रणाली

एक नियोक्ता के लिए श्रम संघर्ष (न्यायिक सहित) की स्थिति में अपना बचाव करना आसान होगा यदि संगठन के पास एक अच्छी तरह से निर्मित दस्तावेज़ पंजीकरण प्रणाली है। कंपनी पंजीकरण प्रणाली के लिए आवश्यक है:

• दस्तावेजों की उपलब्धता और उनके आंदोलन पर नज़र रखने के लिए लेखांकन;
• कंपनी के दस्तावेजों को कानूनी प्रभाव देना;
• उद्यम में आंतरिक दस्तावेज़ प्रवाह का इष्टतम संगठन;
• कानूनी संघर्ष की स्थिति में नियोक्ता के हितों की रक्षा करना। इस मामले में, जर्नल पंजीकरण प्रणाली एक विशिष्ट तिथि पर एक दस्तावेज़ के निर्माण की पुष्टि करेगी।

सीधे रखने की आवश्यकता वाली पत्रिकाओं (लेखा पुस्तकों) की संख्या संगठन की गतिविधियों की विशेषताओं पर निर्भर करती है। लेखांकन पत्रिकाओं (पुस्तकों) के लिए न केवल दस्तावेजों को पंजीकृत करने का कार्य करने के लिए, बल्कि एक संघर्ष की स्थिति में प्रमाण के रूप में कार्य करने के लिए कि दस्तावेज़ वास्तव में एक निश्चित अवधि में बनाया गया था और बाद में दर्ज नहीं किया जा सकता था, इन पत्रिकाओं के डिजाइन के लिए निम्नलिखित नियमों का पालन करने की सिफारिश की जाती है।

लॉग चाहिए:

• एक कठिन आवरण है (शैल्फ जीवन को पूरा करने के लिए);
• एक गोंद बंधन है (एक शीट को हटाने या किसी मौजूदा पत्रिका में एक शीट जोड़ने की असंभवता या कठिनाई को साबित करने के लिए);
• शुरू से अंत तक पृष्ठों की संख्या है;
• सिले होना;
• एक सत्यापन रिकॉर्ड शामिल है। इसमें पत्रिका का नाम, सिले हुए, क्रमांकित पृष्ठों की संख्या (संख्याओं और शब्दों में), स्थिति, हस्ताक्षर और संगठन के प्रमुख के हस्ताक्षर का डिक्रिप्शन और पत्रिका के पंजीकरण की तारीख को इंगित करना शामिल है। प्राधिकरण के हस्ताक्षर पत्रिका के पिछले कवर पर बाहर या बाहर से चिपकाए जाते हैं;

• कानूनी इकाई की मुहर और संगठन के प्रमुख के हस्ताक्षर द्वारा प्रमाणित होना चाहिए (कार्य पुस्तकों के लिए लेखांकन की पहली दो पुस्तकों के अपवाद के साथ, जिसे मोम की मुहर या मुहर के साथ प्रमाणित किया जाना चाहिए (डिक्री का खंड 41) 16 अप्रैल, 2003 को रूसी संघ की सरकार की संख्या 225 "कार्य पुस्तकों पर")।

पत्रिकाओं का आंतरिक दृष्टिकोण जिसमें आंतरिक पत्राचार के दस्तावेजों को पंजीकृत करना संभव है, संगठनों द्वारा स्वयं विकसित किया गया है, क्योंकि पत्रिकाओं के एकीकृत रूप नहीं हैं। नीचे उनका अनुमानित रूप है।

प्रतियां और डुप्लिकेट

अक्सर, आंतरिक पत्राचार के दस्तावेजों को प्रतियों या डुप्लिकेट के रूप में अधिकारियों को हस्तांतरित किया जाता है, विशेष रूप से, यदि दस्तावेज़ का मूल उच्च अधिकारी को भेजा जाता है या केस फ़ाइल में दायर किया जाता है, लेकिन दस्तावेज़ के अनुसार यह आवश्यक है कुछ और कार्रवाई करें।

प्रतिलिपिदस्तावेज़ प्रतिकृति या मुफ़्त हो सकता है। प्रतिकृति प्रतिलिपि पूरी तरह से दस्तावेज़ की सामग्री और उसके सभी बाहरी संकेतों को पुन: प्रस्तुत करती है - मूल में निहित विवरण (हस्ताक्षर और मुहर सहित) या उनमें से कुछ, विशेष रूप से उनके स्थान। एक टाइपराइटर पर एक मुफ्त कॉपी बनाई जाती है, जिसमें दस्तावेज़ के सभी विवरण होते हैं, लेकिन जरूरी नहीं कि वह अपने फॉर्म को दोहराए।

दस्तावेजों का प्रभारी कर्मचारी प्रतियों को प्रमाणित करता है। प्रतियों का प्रमाणन "ट्रू" या "कॉपी इज ट्रू" शब्दों को जोड़कर तैयार किया जाता है और हस्ताक्षर, इसकी डिकोडिंग और प्रभारी व्यक्ति की तारीख का संकेत दिया जाता है। एक नियम के रूप में, किसी भी खाली स्थान में दस्तावेज़ के निचले हिस्से में प्रमाणन रिकॉर्ड चिपका दिया जाता है।

यदि दस्तावेज़ अन्य संगठनों को प्रस्तुत किया जाता है, तो दस्तावेज़ों की प्रतियों पर (उनसे उद्धरण) मुहर अवश्य लगाएं.

डुप्लिकेट- आधिकारिक दस्तावेज़ की एक डुप्लिकेट प्रति, जिसमें मूल की कानूनी शक्ति है।

इसलिए, आंतरिक पत्राचार के दस्तावेजों को कम करके नहीं आंका जाना चाहिए - अक्सर की गई प्रक्रिया की वैधता की मान्यता उनके सही डिजाइन और प्रसंस्करण पर निर्भर करती है। लेकिन यह इन दस्तावेजों के साथ है कि नियोक्ता अक्सर यह नहीं जानते कि कैसे संभालना है। ऐसे कागजात पंजीकृत नहीं हैं, उनका हिसाब नहीं है, उन पर सहमति नहीं है, जो न केवल दस्तावेज़ के कानूनी बल पर, बल्कि कंपनी में किए गए प्रबंधन प्रक्रियाओं को भी नकारात्मक रूप से प्रभावित करते हैं। अक्सर, इस वजह से, नियोक्ता किसी विशेष कर्मचारी के अपराध को साबित नहीं कर सकता है और अनुशासनात्मक प्रतिबंधों को लागू करने या किसी कर्मचारी के साथ रोजगार अनुबंध को समाप्त करने के कानूनी तरीकों को लागू नहीं कर सकता है। कई कंपनियां पहले से ही अपनी गलतियों पर दस्तावेजों के साथ काम करने के लिए एक प्रणाली बनाना शुरू कर देती हैं, लेकिन नकारात्मक परिणामों को रोकने के लिए उनके परिणाम से निपटने से बेहतर है।

लेखक - आर्थिक विज्ञान के उम्मीदवार, कंपनी के "कार्मिक विभाग में कार्यालय का काम" कार्यक्रम के प्रमुख, श्रम कानून के लिए सब्सक्राइबर सर्विस सेंटर, कार्यालय के काम की स्थापना और अनुकूलन पर एक अभ्यास सलाहकार

GOST 6.10.4-84 एकीकृत प्रलेखन प्रणाली। कंप्यूटर प्रौद्योगिकी के माध्यम से बनाए गए मशीनी माध्यम और मशीन-ग्रेडेड मशीन पर दस्तावेजों को कानूनी बल देना। बुनियादी प्रावधान

गोस्ट 6.10.4-84

समूह T54

अंतरराज्यीय मानक

एकीकृत प्रलेखन प्रणाली

एक मशीन मीडिया पर दस्तावेजों का कानूनी प्रवर्तन
और मीन्स द्वारा बनाई गई मशीन
कंप्यूटर तकनीक

बुनियादी प्रावधान

दस्तावेज़ीकरण की एकीकृत प्रणाली। का सम्मेलन
सॉफ्टवेयर और मशीनोग्राम पर दस्तावेजों के लिए कानूनी बल
कंप्यूटरों द्वारा बनाया गया। आम

9 अक्टूबर, 1984 एन 3549 के मानकों के लिए यूएसएसआर स्टेट कमेटी के फरमान से, परिचय की तारीख 01.07.87 से निर्धारित की गई है।

पुनर्प्रकाशन

यह मानक आवश्यक सामग्री की संरचना और सामग्री के लिए आवश्यकताओं को स्थापित करता है जो मशीन माध्यम पर दस्तावेजों को कानूनी बल देता है और कंप्यूटर प्रौद्योगिकी द्वारा बनाई गई मशीन से उत्पन्न मशीन, साथ ही साथ इन दस्तावेजों में परिवर्तन करने की प्रक्रिया।

यह मानक सभी उद्यमों, संगठनों और संस्थानों (बाद में संगठनों के रूप में संदर्भित) के लिए अनिवार्य है जो मशीन वाहक और मशीनों पर दस्तावेजों के आदान-प्रदान को अंजाम देते हैं।

इस मानक के आधार पर, उद्योग और उद्यम मानकों को विकसित किया जा सकता है, मशीन मीडिया और मशीनों पर दस्तावेजों के उपयोग की ख़ासियत को ध्यान में रखते हुए, दोनों संगठनों के बीच और जब सीधे संगठन में उपयोग किया जाता है।

1. सामान्य प्रावधान

1. सामान्य प्रावधान

1.1. मशीन माध्यम पर एक दस्तावेज़ को GOST 6.10.1-88 *, GOST 6.10.3-83, GOST 8303-93, GOST 19768-93, GOST 20731-86 की आवश्यकताओं के अनुसार रिकॉर्ड, निर्मित और चिह्नित किया जाना चाहिए। GOST 25465-95, GOST 25752-83, GOST 25764-83, OST 24.958.01-84 - OST 24.958.74-84, R 50-54-76-88, और जानकारी को सभी-संघ वर्गीकारकों के अनुसार कोडित किया गया है तकनीकी और आर्थिक जानकारी की। ऑल-यूनियन क्लासिफायर में आवश्यक जानकारी के अभाव में, इसे पंजीकृत इंटरसेक्टोरल और सेक्टोरल क्लासिफायर के कोड का उपयोग करने की अनुमति है।
______________
* रूसी संघ के क्षेत्र में समाप्त कर दिया गया।

1.2. एकीकृत प्रलेखन प्रणालियों के लिए राज्य मानकों की आवश्यकताओं को ध्यान में रखते हुए मशीन चार्ट बनाया जाना चाहिए।

1.3. एक मशीन कैरियर पर एक दस्तावेज़ और एक मशीन चार्ट का उपयोग केवल मंत्रालयों और विभागों के उचित निर्णयों के साथ किया जाना चाहिए।

1.4. मशीन वाहक और मशीन-ग्राम पर दस्तावेज़ का परिवहन (ट्रांसमिशन, फ़ॉरवर्डिंग, आदि) GOST 6.38-90 * के अनुसार तैयार किए गए कवर लेटर के साथ किया जाना चाहिए। एक नमूना कवर पत्र परिशिष्ट में शामिल है।
______________
गोस्ट आर 6.30-97 ** (बाद में)।

** रूसी संघ के क्षेत्र में, GOST R 6.30-2003 लागू है। - नोट "कोड"।

1.5. इस मानक की आवश्यकताओं को पूरा करने और कवर लेटर पर हस्ताक्षर करने के बाद मशीन-लिखित दस्तावेज़ और मशीन-प्रिंट प्रभावी हो जाते हैं।

1.6. मशीन माध्यम पर दस्तावेज़ की रिकॉर्डिंग और मशीन-ग्राम का निर्माण स्वचालित रिकॉर्डिंग उपकरणों से संचार चैनलों के माध्यम से या स्वचालित समस्या समाधान की प्रक्रिया में प्राप्त मूल (प्राथमिक) दस्तावेजों में दर्ज डेटा पर आधारित होना चाहिए।

1.7. उपयोगकर्ता संगठन के अनुरोध पर, मशीन वाहक पर बनाए गए दस्तावेज़ के दृश्य नियंत्रण के लिए, इसे डेटा डिस्प्ले (डिस्प्ले, प्रिंटर, आदि) के विभिन्न तकनीकी साधनों द्वारा मानव-पठनीय रूप में परिवर्तित किया जाता है।

2. मशीन मीडिया और कंप्यूटर उपकरणों द्वारा बनाई गई मशीन पर दस्तावेजों के विवरण के लिए आवश्यकताएँ

2.1. मशीन वाहक या मशीन चार्ट पर एक दस्तावेज़ में निम्नलिखित अनिवार्य विवरण होने चाहिए:

संगठन का नाम - दस्तावेज़ का निर्माता;

संगठन का स्थान - दस्तावेज़ या डाक पते का निर्माता;

दस्तावेज़ का शीर्षक;

दस्तावेज़ के उत्पादन की तारीख;

मशीन माध्यम या मशीन-पठनीय पर एक दस्तावेज़ के उत्पादन की शुद्धता के लिए जिम्मेदार व्यक्ति का कोड या, एक नियम के रूप में, दस्तावेज़ को मंजूरी देने वाले व्यक्ति का कोड।

ध्यान दें। मंत्रालयों और विभागों के निर्णय से, व्यक्ति के लिए अतिरिक्त विवरण (टेलीफोन नंबर, टेलीटाइप, स्थिति और उपनाम का उपयोग करने की अनुमति है, जिसे मशीन माध्यम और मशीन चार्ट आदि पर दर्ज दस्तावेज़ को प्रमाणित करने का अधिकार है) एक मशीन माध्यम और एक मशीन चार्ट पर दस्तावेज़, इन दस्तावेज़ों के निर्माण, उपयोग और प्रसारण की बारीकियों को दर्शाते हैं।

2.2. एक मशीन माध्यम पर एक दस्तावेज़ का अनिवार्य विवरण इस तरह से रखा जाना चाहिए जिससे विवरणों की विशिष्ट पहचान हो सके।

2.3. मशीन चार्ट के अनिवार्य विवरण को एकीकृत प्रलेखन प्रणालियों के लिए राज्य मानकों की आवश्यकताओं के अनुसार मुद्रित और रखा जाना चाहिए।

2.4. अपेक्षित "संगठन का नाम - दस्तावेज़ का निर्माता" निम्नलिखित रूप में लिखा जाना चाहिए: ऑल-यूनियन क्लासिफायर ऑफ़ एंटरप्राइजेज एंड ऑर्गनाइजेशन (ओकेपीओ) * और संगठन के नाम के अनुसार पहचान कोड। इसे स्थापित संक्षिप्त नामों का उपयोग करने की अनुमति है।
__________________
* इस आवश्यकता को GOST 6.38-90 की आवश्यकताओं से जोड़ा जाना चाहिए।


उन संगठनों के लिए जिनके पास कानूनी इकाई के अधिकार नहीं हैं, उस संगठन के ओकेपीओ कोड को इंगित किया जाना चाहिए जिसके वे अधीनस्थ हैं।

2.5. आवश्यक "संगठन का स्थान - दस्तावेज़ का निर्माता" निम्नलिखित रूप में लिखा जाना चाहिए: ऑल-यूनियन क्लासिफायरियर के अनुसार पहचान कोड "यूएसएसआर और संघ के गणराज्यों के प्रशासनिक-क्षेत्रीय विभाजन की वस्तुओं की पदनाम प्रणाली, जैसा कि साथ ही बस्तियाँ" (SOATO) और उस बस्ती का नाम जहाँ संगठन स्थित है ...

2.6. अपेक्षित "दस्तावेज़ का नाम" निम्नलिखित रूप में लिखा जाना चाहिए: ऑल-यूनियन क्लासिफायर ऑफ़ मैनेजमेंट डॉक्यूमेंटेशन (ओकेयूडी) * के अनुसार ऑल-यूनियन उद्देश्य या उद्योग (विभागीय) के दस्तावेज़ों के लिए पहचान कोड और दस्तावेज़ का नाम , प्रबंधन प्रलेखन का रिपब्लिकन क्लासिफायरियर - उद्योग (विभागीय) के लिए, रिपब्लिकन दस्तावेज़ बनाता है।
______________
* OK 011-93 रूसी संघ के क्षेत्र में मान्य है।

2.7. अपेक्षित "दस्तावेज़ उत्पादन की तारीख" को GOST 6.38-90 की आवश्यकताओं के अनुसार दर्ज किया जाना चाहिए और दस्तावेज़ रिकॉर्डिंग का समय इंगित किया गया है, जो इसे मशीन प्रोटोकॉल के साथ पहचानने की अनुमति देता है।

2.8. अपेक्षित "मशीन माध्यम या मशीन पर दस्तावेज़ के सही उत्पादन के लिए जिम्मेदार व्यक्ति का कोड" या "दस्तावेज़ को मंजूरी देने वाले व्यक्ति का कोड" निम्नलिखित रूप में लिखा जाना चाहिए: पहचान कोड और स्थिति, का उपनाम मशीन माध्यम या मशीन पर दस्तावेज़ के सही निर्माण के लिए जिम्मेदार व्यक्ति, या दस्तावेज़ को अनुमोदित करने वाला व्यक्ति। किसी विशिष्ट व्यक्ति को कोड का स्वामित्व संगठन के साथ पंजीकृत होना चाहिए - मशीन माध्यम पर दस्तावेज़ का निर्माता या टाइपराइटर का उत्पादन करने वाला, और तकनीकी, सॉफ़्टवेयर और संगठनात्मक स्थितियां बनाई जानी चाहिए जो अन्य का उपयोग करने की संभावना को बाहर करती हैं लोगों के कोड।

2.9. विशेष प्रावधानों के अधीन संगठनों को पैराग्राफ में दिए गए ब्यौरों का उल्लेख करना चाहिए। 2.4; 2.5 इन विनियमों के नियमों के अनुसार।

2.10. मशीन वाहक और मशीन पर दस्तावेजों के उपभोक्ताओं को चुनने, स्वीकार करने और जारी करने की प्रक्रिया मंत्रालयों और विभागों द्वारा स्थापित की जाती है।

3. मशीन मीडिया और मशीनरी पर मूल, डुप्लिकेट, दस्तावेज़ की प्रतियां

3.1. इस कंप्यूटर कॉम्प्लेक्स के मानक सॉफ़्टवेयर द्वारा प्राप्त मशीन माध्यम और मशीन-ग्राम पर दस्तावेज़ के मूल, डुप्लिकेट और प्रतियां समान कानूनी बल हैं यदि उन्हें इस मानक की आवश्यकताओं के अनुसार निष्पादित किया जाता है।

3.2. एक मशीन माध्यम पर एक दस्तावेज़ का मूल एक मशीन माध्यम पर एक दस्तावेज़ का पहली बार रिकॉर्ड है और यह एक संकेत है कि यह दस्तावेज़ एक मूल है।

मूल टाइपराइटर कागज पर कंप्यूटर प्रौद्योगिकी द्वारा मुद्रित दस्तावेज़ की पहली प्रति है और इसमें यह संकेत होता है कि यह दस्तावेज़ मूल है।

3.3. मशीन माध्यम पर किसी दस्तावेज़ के डुप्लीकेट सभी बाद के समय में, सामग्री में प्रामाणिक, मशीन माध्यम पर दस्तावेज़ के रिकॉर्ड होते हैं और यह संकेत देते हैं कि ये दस्तावेज़ डुप्लिकेट हैं।

एक टाइपराइटर के डुप्लिकेट सभी बाद के समय में होते हैं, कागज पर प्रिंटआउट जो सामग्री में प्रामाणिक होते हैं, जिसमें एक संकेत होता है कि वे डुप्लिकेट हैं।

3.4. एक मशीन माध्यम या एक टाइपराइटर पर एक दस्तावेज़ की प्रतियां एक मूल या एक मशीन माध्यम या एक टाइपसेट से दूसरे माध्यम पर एक दस्तावेज़ के डुप्लिकेट से फिर से लिखे गए दस्तावेज़ हैं, जो सामग्री में प्रामाणिक हैं और यह संकेत देते हैं कि ये दस्तावेज़ प्रतियां हैं।

डुप्लिकेट और प्रतियों में मशीन माध्यम या टाइपराइटर में मूल दस्तावेज़ में निहित अनिवार्य विवरण होना चाहिए।

मशीन-ग्राम पर, जो मशीन माध्यम पर दस्तावेज़ की एक प्रति है, इसके अतिरिक्त उस संगठन की मुहर या मुहर होनी चाहिए जिसने दस्तावेज़ को मानव-पठनीय रूप में परिवर्तित किया है, एक प्रमाणन शिलालेख और संबंधित हस्ताक्षर।

4. मशीन मीडिया और मशीन पर दस्तावेज़ में परिवर्तन करने की प्रक्रिया

4.1. केवल संगठन - सामग्री के अनिवार्य पंजीकरण और परिवर्तनों के आधार के साथ दस्तावेज़ का निर्माता और किए गए परिवर्तनों के लिए जिम्मेदार व्यक्ति - मूल दस्तावेज़ को मशीन माध्यम पर बदल सकता है।

परिवर्तनों का पंजीकरण संगठन द्वारा किया जाता है - दस्तावेज़ रिकॉर्ड का निर्माता।

4.2. यदि मूल मशीन चार्ट में परिवर्तन किए जाते हैं, तो परिवर्तनों के आधार, उनके परिचय की तिथि और समय, परिवर्तन करने वाले अधिकारी की स्थिति और हस्ताक्षर और इसके डिकोडिंग को उस पर इंगित किया जाना चाहिए।

4.3. संगठन - मशीन माध्यम या टाइपराइटर पर मूल दस्तावेज़ का निर्माता संगठन को सूचित करने के लिए बाध्य है - दस्तावेज़ के उपयोगकर्ताओं को एक कवर पत्र भेजकर सभी परिवर्तनों के बारे में, जिसमें परिवर्तनों और युक्त के बारे में जानकारी शामिल है, के संकेत के साथ खंड 2.1 के अनुसार अनिवार्य विवरण, निम्नलिखित जानकारी:

परिवर्तन के आधार का एक संकेत;

समय परिवर्तन किए गए थे;

आधिकारिक हस्ताक्षर।

यदि आवश्यक हो, तो मशीन माध्यम या टाइपराइटर पर मूल दस्तावेज़ बनाने वाले संगठन द्वारा कवर लेटर पर मुहर या मुहर लगाई जा सकती है।

4.4. मशीन माध्यम पर किसी दस्तावेज़ की डुप्लीकेट (कॉपी) या उपयोगकर्ता द्वारा रखे गए टाइपराइट किए गए दस्तावेज़ में परिवर्तन केवल संगठन से एक अधिसूचना के आधार पर किया जाता है - मशीन माध्यम या टाइपराइटर पर दस्तावेज़ का निर्माता।

4.5. संशोधित मूल दस्तावेज़, साथ ही साथ संशोधित दस्तावेज़ की डुप्लिकेट और प्रतियां वैध रहती हैं यदि परिवर्तन इस मानक की आवश्यकताओं के अनुपालन में किए जाते हैं।

परिशिष्ट (संदर्भ)। नमूना कवर पत्र

आवेदन
संदर्भ

12/25/84 के समझौते के अनुसार, मैं आपको मशीन मीडिया पर निम्नलिखित जानकारी सहित दस्तावेज़ भेज रहा हूँ:

आवेदन: चुंबकीय टेप - 3.

ध्यान दें। GOST 6.38-90 की आवश्यकताओं के अनुसार संगठन के लेटरहेड पर कवर लेटर तैयार किया गया है।

दस्तावेज़ का पाठ इसके द्वारा सत्यापित है:
आधिकारिक प्रकाशन
एकीकृत प्रलेखन प्रणाली: शनि। गोस्ट। -
एम।: आईपीके पब्लिशिंग हाउस ऑफ स्टैंडर्ड्स, 2001

GOST 6.10.4-84 एकीकृत प्रलेखन प्रणाली। कंप्यूटर प्रौद्योगिकी के माध्यम से बनाए गए मशीनी माध्यम और मशीन-ग्रेडेड मशीन पर दस्तावेजों को कानूनी बल देना। बुनियादी प्रावधान

GOST 6.10.4-84 एकीकृत प्रलेखन प्रणाली। कंप्यूटर प्रौद्योगिकी के माध्यम से बनाए गए मशीनी माध्यम और मशीन-ग्रेडेड मशीन पर दस्तावेजों को कानूनी बल देना। बुनियादी प्रावधान

संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों की मुख्य विशेषता यह है कि वे आंतरिक दस्तावेज हैं। दूसरे शब्दों में, उन्हें विकसित और कार्यान्वित करने के लिए, तीसरे पक्ष या किसी अन्य उद्यम के प्रतिनिधियों की भागीदारी की आवश्यकता नहीं है। प्रबंधन या उद्यम के अन्य अधिकारियों का निर्णय, जिन गतिविधियों से ये दस्तावेज़ संबंधित हैं, वे पर्याप्त हैं। अनुबंधों, चालानों, कार्य की स्वीकृति के कृत्यों आदि के बाहरी दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने के लिए, केवल एक कानूनी इकाई के प्रतिनिधियों की इच्छा की अभिव्यक्ति पर्याप्त नहीं है। एक दूसरे के प्रति जवाबदेह न होने वाले कम से कम दो संगठनों के अधिकारियों का निर्णय आवश्यक है।

किसी उद्यम द्वारा जारी किए गए आंतरिक दस्तावेज को कर्मचारियों के लिए तभी बाध्यकारी माना जा सकता है जब वह कानूनी रूप से बाध्यकारी हो।

दस्तावेज़ में कानूनी बल होने के लिए, निम्नलिखित आवश्यक है:

• दस्तावेज़ में निहित प्रावधानों को कानूनी आवश्यकताओं का कड़ाई से पालन करना चाहिए;
• दस्तावेज़ को प्रबंधन, उद्यम विभाग के एक अधिकारी द्वारा जारी किया जाना चाहिए, जिसके पास इसके लिए आवश्यक शक्तियां हों;
• दस्तावेज़ का विवरण स्वीकृत मानकों का पालन करना चाहिए;
• · यदि इन शर्तों को पूरा नहीं किया जाता है, तो दस्तावेज़ को न्यायालय द्वारा अमान्य घोषित किया जा सकता है।

संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज जारी करने के लिए कंपनी के कर्मचारियों की शक्तियां।

इस या उस दस्तावेज़ के नुस्खे को क्रियान्वित करने से पहले, इस दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति की क्षमता पर ध्यान देना आवश्यक है। यदि, इसे तैयार करते और हस्ताक्षर करते समय, अधिकारी अपनी क्षमता के दायरे से बाहर चला गया है, तो दस्तावेज़ में कोई कानूनी बल नहीं है और यह अमान्य है।

उद्यम के प्रमुख की क्षमता में वर्तमान गतिविधियों के प्रबंधन के सभी मुद्दे शामिल हैं, उन मुद्दों के अपवाद के साथ जो केवल उद्यम के प्रतिभागियों या निदेशक मंडल की सामान्य बैठक को तय करने का अधिकार है। प्रबंधक एकमात्र कर्मचारी है जो बिना पावर ऑफ अटॉर्नी के कंपनी की ओर से कार्य करता है।

लेकिन, उद्यम के चार्टर के अनुसार, प्रमुख की क्षमता सीमित हो सकती है, और उसकी सामान्य शक्तियों का हिस्सा निदेशक मंडल या प्रतिभागियों की आम बैठक में स्थानांतरित कर दिया जाता है। उदाहरण के लिए, चार्टर यह निर्धारित कर सकता है कि प्रबंधक को प्रतिभागियों की आम बैठक की सहमति के बिना 500,000 रूबल से अधिक की राशि में लेनदेन समाप्त करने का अधिकार नहीं है। इस तरह के लेन-देन के कानूनी होने के लिए, उद्यम में प्रतिभागियों की सामान्य बैठक के प्रोटोकॉल को समझौते से जोड़ा जाना चाहिए, जिसमें यह स्पष्ट रूप से कहा जाना चाहिए कि प्रतिभागियों की बैठक ने इस लेनदेन को मंजूरी दी। अन्यथा, अनुबंध अमान्य हो सकता है।

उद्यम के अन्य सभी अधिकारी कुछ मुद्दों को तभी हल कर सकते हैं जब वे आदेशों, पावर ऑफ अटॉर्नी, नौकरी के विवरण, विनियमों आदि द्वारा ऐसा करने के लिए अधिकृत हों। हस्ताक्षरित या स्वीकृत नेता। अनुबंध समाप्त करते समय या उद्यम की ओर से अन्य वस्तु और वित्तीय दस्तावेजों को तैयार करते और हस्ताक्षर करते समय, अधिकारी को पावर ऑफ अटॉर्नी, आदेश या प्रावधान का नाम, संख्या और तारीख बनाना चाहिए जिसके आधार पर वह कार्य करता है।

कागजी कार्रवाई के लिए आवश्यकताएँ:

कानूनी रूप से मान्य होगा या नहीं यह इस बात पर निर्भर करता है कि इसके डेवलपर्स ने इसके फॉर्म और अन्य व्यक्तिगत तत्वों (विवरण) के लिए आवश्यकताओं का अनुपालन किया है या नहीं।

वर्तमान में, कुछ उद्यम कागजी कार्रवाई को आधिकारिक महत्व नहीं देते हैं। लेकिन यह रवैया अनुचित है। इसलिए, उदाहरण के लिए, आदेश में किसी अधिकारी के हस्ताक्षर की अनुपस्थिति या स्टाफिंग टेबल पर स्वीकृत मुहर इन दस्तावेजों को कानूनी रूप से शक्तिहीन बनाती है।

तो, महत्वपूर्ण विवरण:

जाहिर है, दस्तावेज़ जारी करने वाली कंपनी का नाम इंगित करना आवश्यक है। इसे उद्यम के घटक दस्तावेजों में निहित नाम का पूरी तरह से पालन करना चाहिए। यदि संक्षिप्त नाम संघटक दस्तावेजों में नियत किया गया है, तो इसे क्रम में पूर्ण नाम के बाद कोष्ठकों में लिखा जाता है।

हम अन्य अनिवार्य और कानूनी रूप से महत्वपूर्ण विवरणों पर अधिक विस्तार से विचार करेंगे: राज्य मानक विवरण की संरचना और स्थान के लिए आवश्यकताओं को स्थापित करता है, उनके पंजीकरण की प्रक्रिया, दस्तावेज़ रूपों के विकास के लिए नियम, कुछ प्रकार के दस्तावेज़ों के पाठ के लिए आवश्यकताएं।

विवरण जो दस्तावेज़ के प्रकार का नाम निर्धारित करते हैं।

दस्तावेज़ को कानूनी बल देने के लिए, दस्तावेज़ के लेखक की पहचान करने वाले विवरण के साथ-साथ अन्य विवरण भी आवश्यक हैं।

दस्तावेज़ के प्रकार का नाम प्रलेखित कार्रवाई की सामग्री और उसके लेखक की क्षमता को प्रतिबिंबित करना चाहिए। उदाहरण के लिए: केवल नेता ही आदेश जारी कर सकता है; किसी भी मुद्दे की सामूहिक चर्चा प्रोटोकॉल में परिलक्षित होती है; एक साधारण विशेषज्ञ को अपनी ओर से केवल रिपोर्ट, बयान तैयार करने का अधिकार है।

दस्तावेज़ के प्रकार का नाम पत्र को छोड़कर, सभी दस्तावेज़ों के निष्पादन के लिए एक अनिवार्य आवश्यकता है। विवरण की कोणीय व्यवस्था के साथ एक संरचनात्मक इकाई के लिए ऑर्डर फॉर्म का एक उदाहरण।

दस्तावेज़ की तिथि।

दस्तावेज़ की तिथि सबसे महत्वपूर्ण आवश्यकता है, क्योंकि इसकी घटना के समय को दर्शाता है। दस्तावेज़ को पंजीकृत करते समय आधिकारिक हस्ताक्षर (अनुमोदन) दस्तावेज़, या लिपिक सेवा द्वारा तारीख को नीचे रखा गया है। इसे हाथ से तैयार दस्तावेज़ में दर्ज किया जाता है। यदि कई संगठन दस्तावेज़ के लेखक हैं, तो दस्तावेज़ की तिथि हस्ताक्षर करने की नवीनतम तिथि है।

दो या दो से अधिक संगठनों द्वारा जारी किए गए दस्तावेज़ों में एक ही तारीख होनी चाहिए। इस अपेक्षित के सही डिजाइन की निगरानी करना आवश्यक है, क्योंकि एक दस्तावेज़ "पूर्वव्यापी रूप से" का निर्माण, "समय से पहले" दस्तावेज़ के प्रकाशन की तरह, उदाहरण के लिए, अगले दिन, पंजीकरण डेटा के विरूपण की ओर जाता है। इसके अलावा, गलत डेटिंग से प्रतिभागियों के कानूनी संबंधों का उल्लंघन हो सकता है।

उदाहरण के लिए, यदि कोई एक पक्ष अदालत में जाता है, तो दस्तावेज़ में इंगित तिथि को अदालत द्वारा प्रलेखित साक्ष्य के रूप में माना जाएगा।

दस्तावेजों का पंजीकरण।

दस्तावेजों का पंजीकरण, सबसे पहले, उनका लेखा-जोखा है, इसके अलावा, यह दस्तावेज़ को औपचारिकता, कानूनी बल दे रहा है।

दस्तावेज़ की सामग्री (आउटगोइंग और आंतरिक दस्तावेज़ों के लिए) के लिए संगठन की ज़िम्मेदारी स्थापित करना, प्रबंधन प्रणाली (आने वाले दस्तावेज़ों के लिए) के माध्यम से इसका मार्ग।

किसी दस्तावेज़ के अनुमोदन की मुहर उन दस्तावेज़ों की कानूनी शक्ति को निर्धारित करती है जिन्हें उनके लेखकों द्वारा लागू नहीं किया जा सकता है। वे आधिकारिक बन जाते हैं और संगठन के प्रमुख, कॉलेजियम (सलाहकार) निकाय या उच्च प्राधिकरण (प्रबंधन) द्वारा अनुमोदन के बाद कानूनी बल प्राप्त करते हैं।

अनुमोदन प्रक्रिया दस्तावेज़ की सामग्री को अधिकृत करती है या अधिकारियों और संगठनों के एक निश्चित सर्कल तक इसके प्रभाव का विस्तार करती है।

हस्ताक्षर सबसे महत्वपूर्ण आवश्यकता है जो दस्तावेज़ की कानूनी शक्ति को निर्धारित करती है। प्रबंधन दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने का अधिकार, एक नियम के रूप में, एक कानूनी अधिनियम (चार्टर, विनियमन) द्वारा स्थापित कर्तव्यों के वितरण के अनुसार संगठन के प्रमुख या उसके कर्तव्यों की क्षमता है। बड़े संगठनों में, संरचनात्मक डिवीजनों के प्रमुखों को हस्ताक्षर करने का अधिकार दिया जा सकता है, इसे संगठन के स्थानीय कृत्यों द्वारा सुरक्षित किया जाना चाहिए।

रिपोर्ट, ज्ञापन, प्रमाण पत्र और एक संदर्भ, सूचनात्मक और विश्लेषणात्मक प्रकृति के अन्य दस्तावेजों पर दस्तावेज़ के निष्पादक (लेखक) द्वारा हस्ताक्षर किए जा सकते हैं, लेकिन केवल अगर दस्तावेज़ में हल किए गए मुद्दे उसकी क्षमता से परे नहीं जाते हैं।

एक दस्तावेज़ पर दो या दो से अधिक अधिकारियों द्वारा हस्ताक्षर किए जा सकते हैं यदि इसकी तैयारी और सामग्री के लिए कई अधिकारी जिम्मेदार हैं।

उदाहरण के लिए: दस्तावेज़ जिसमें वित्तीय, सामग्री, क्रेडिट प्रकृति की जानकारी होती है, जो धन, इन्वेंट्री और अन्य क़ीमती सामानों को स्वीकार करने और जारी करने का आधार है, दस्तावेज़ जो क्रेडिट और निपटान दायित्वों को बदलते हैं, संगठन के प्रमुख और प्रमुख दोनों द्वारा हस्ताक्षरित हैं। मुनीम।

मुहर भी कानूनी रूप से प्रासंगिक कारक है।

विशेष रूप से दस्तावेजों के लिए:

• 1. विशेष कानूनी महत्व के तथ्यों (किसी उद्यम के निर्माण, पुनर्गठन या परिसमापन, आदि) के बारे में जानकारी को प्रतिबिंबित करना।
• 2. एक उद्यम या उसके व्यक्तियों (अधिवक्ता की शक्तियों) के अधिकारों को प्रमाणित करना।
• 3. वित्तीय और भौतिक मूल्यों से संबंधित तथ्यों को ठीक करना।

ऐसे दस्तावेजों के लिए, मुहर एक कानूनी रूप से महत्वपूर्ण विशेषता है, क्योंकि वे कानूनी रूप से तभी मान्य होते हैं जब कोई छाप हो।

यदि दस्तावेज़ में कोई कानूनी रूप से महत्वपूर्ण आवश्यकता नहीं है, तो उसके पास कोई कानूनी बल नहीं है और उद्यम के कर्मचारियों को इस दस्तावेज़ के निर्देशों का पालन करने से इनकार करने का अधिकार है।

दस्तावेज़ की प्रतियों का कानूनी बल।

अक्सर, उद्यमों को दस्तावेजों की प्रतियां बनानी पड़ती हैं, उदाहरण के लिए, जब मूल दस्तावेज खोने की उच्च संभावना होती है या विभिन्न संस्थानों में एक दस्तावेज जमा करना आवश्यक होता है।

तो, किन मामलों में प्रतिलिपि में मूल की कानूनी शक्ति है:

प्रतिलिपि को मूल के पाठ और लेआउट को बिल्कुल दोहराना चाहिए।

उद्यम द्वारा जारी किए गए दस्तावेज़ की एक प्रति स्वयं इस उद्यम के प्रमुख या अधिकृत कर्मचारी द्वारा प्रमाणित की जा सकती है, उदाहरण के लिए, कार्मिक विभाग का प्रमुख या कार्यालय का प्रमुख। अपवाद दस्तावेजों की ऐसी प्रतियां हैं, उदाहरण के लिए, संगठनों का चार्टर। चार्टर की एक प्रति एक नोटरी द्वारा प्रमाणित है।

अभी तक कोई निश्चित उत्तर नहीं है कि फैक्स द्वारा प्राप्त दस्तावेज़ में कानूनी बल है या नहीं। कुछ घरेलू और विदेशी उद्यम टेलीफैक्स कॉपी की वैधता को पहचानते हैं और इसे निष्पादन के लिए स्वीकार करते हैं। हालाँकि, मेरी राय में, ऐसी प्रतियों की विश्वसनीयता को हमेशा स्पष्ट और पूर्ण नहीं माना जा सकता है। सिद्धांत रूप में, एक टेलीफैक्स संदेश एक दस्तावेज़ की एक प्रति है, जो एक फोटोकॉपियर पर बनाई गई प्रतिलिपि के बराबर है।

कार्मिक विभाग का कार्यप्रवाह बनाने के लिए
* आवश्यक कार्मिक दस्तावेजों की सूची, कार्मिक दस्तावेज के प्रकार और किस्में
*मामलों का नामकरण
*दस्तावेजों को मामलों में समूहित करना
कार्मिक प्रलेखन के पंजीकरण के लिए आवश्यकताएं, दस्तावेजों का वैधीकरण
- निरंतरता 1 डिज़ाइन विकल्प
* कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन पर निर्देश
* संगठन के संग्रह, भंडारण अवधि में स्थानांतरण के लिए कार्मिक सेवा फाइलों की तैयारी
* कार्मिक रिकॉर्ड बनाए रखने की आवश्यकताओं के उल्लंघन के लिए नियोक्ता की जिम्मेदारी

एचआर रिकॉर्ड रखने के लिए क्या आवश्यकताएं हैं?

संघीय कानून संख्या 149-FZ के अनुच्छेद 11 से:

1. -रूसी संघ का कानून या पार्टियों का समझौता सूचना के दस्तावेजीकरण के लिए आवश्यकताओं को स्थापित कर सकता है।
2. -संघीय कार्यकारी निकायों में, सूचना का दस्तावेजीकरण रूसी संघ की सरकार द्वारा स्थापित तरीके से किया जाता है। अन्य राज्य निकायों द्वारा स्थापित कार्यालय कार्य और दस्तावेज़ प्रवाह के नियम, उनकी क्षमता के भीतर स्थानीय स्व-सरकारी निकायों को संघीय कार्यकारी निकायों के लिए कार्यालय कार्य और दस्तावेज़ प्रवाह के संदर्भ में रूसी संघ की सरकार द्वारा स्थापित आवश्यकताओं का पालन करना चाहिए।

दस्तावेज़ प्रसंस्करण नियम

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ीकरण

दस्तावेजों का वैधीकरण

एलएलसी "मयक"
लेखा विभाग
मुख्य अर्थशास्त्री
वी.एम. कोचेतोवा

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