Ako urobiť inventúru pracovných kníh na prevod. Ako vypracovať akt o prijatí a prevode pracovných kníh a v akých situáciách je to potrebné

Vzor a pravidlá na vyhotovenie akceptačného certifikátu pracovné knihy

V súlade s pracovnoprávnymi predpismi pracovný zošit obsahuje informácie o pracovná činnosť a pracovné skúsenosti. Kým platí pracovná zmluva musí ich uchovávať zamestnávateľ. Nemá právo delegovať túto povinnosť na cudziu osobu na základe priameho uvedenia v regulačných právnych aktoch, a to v odseku 45 Pravidiel pre vedenie a uchovávanie zošitov schválených vyhláškou vlády Ruskej federácie zo dňa 04.16.2003 č. 225 (ďalej len „Poriadok“). Viac detailné informácie o účtovaní pracovných kníh je uvedený v článku „Vzor vypĺňania knihy evidencie pracovných kníh – stiahnutie“.

Keďže pracovné knihy sú cennými dokumentmi, osobu, ktorá je oprávnená s nimi pracovať, určuje príslušný príkaz alebo príkaz oprávneného orgánu. Ako taká osoba je spravidla personálnym pracovníkom. V prípadoch, keď sa zodpovedná osoba zmení, napríklad dáva výpoveď, je povinná odovzdať jej zverené pracovné knihy na novovymenovaného zamestnanca. Zároveň sa to musí robiť striktne podľa aktu prijatia a prevodu.

Právne predpisy Ruskej federácie neobsahujú vypracovanú vzorku aktu o prijatí a prevode pracovných kníh, preto takýto dokument vyhotovuje zamestnávateľ vo voľnej forme. Ale napriek svojvoľnej forme musí akt prenosu zošitov obsahovať tieto informácie:

• podrobnosti o zamestnávateľskej organizácii, ako je názov, adresa miesta a iné;
• dátum a miesto vyhotovenia aktu;
• pozície a mená osôb podpisujúcich dokument;
• informácie o pracovných knihách, ktoré sú predmetom prevodu (spravidla je vhodnejšie zobraziť ich vo forme tabuľky).

Ako vypracovať akt: stiahnite si vzorku

Akt o prevzatí a prevode zošitov sa vydáva spravidla v tlačenej forme v jednom vyhotovení.

V hornej časti listu musíte uviesť názov organizácie a názov dokumentu s poradovým číslom. Riadok nižšie uvádza dátum a miesto činu. Ide o takzvanú hlavičku dokumentu.

Najdôležitejšou časťou aktu je zoznam prevedených kníh. Môžu byť uvedené ako zoznam, ale najčastejšie sa zostavuje tabuľka, ktorá obsahuje nasledujúce stĺpce:

1. Celé meno vlastníkov pracovných kníh.
2. Séria a počet pracovných zošitov.
3. Poznámky, kde je možné uviesť napríklad počet príloh do zošita.

Nezabudnite uviesť celkový počet prenesených zošitov.

Pri prevode zošitov je tiež potrebné zohľadniť skutočný počet prázdnych formulárov, ktoré má zamestnávateľ k dispozícii, pretože formuláre zošitov v súlade s odsekom 41 pravidiel tiež podliehajú účtovaniu v organizácii.

Záverečnou časťou dokumentu sú podpisy osôb, ktoré odovzdávajú a prijímajú pracovné knihy. Musíte tiež uviesť ich pozície a mená.

Vzor aktu o prevode zošitov si môžete stiahnuť z odkazu: Vzorový akt prevzatia a prevodu zošitov a príloh k nim.

Pri vypracovaní aktu o prevode zošitov je potrebné dodržať všetky formálne náležitosti, ako je uvedenie dátumu, miesta, funkcie a mien zamestnancov podpisujúcich akt. Je veľmi dôležité skontrolovať súlad skutočného počtu prenesených dokumentov s údajmi uvedenými v zákone, pretože nový zamestnanec bude po podpísaní dokumentu zodpovedný za absenciu zošita.

Za riadne vyplnenie pracovných kníh, ako aj ich uchovávanie je zodpovedný zamestnávateľ. Preto je potrebné z času na čas vykonávať kontroly, aby sa zabezpečilo riadne splnenie všetkých podmienok. Odporúča sa to urobiť aj pri zmene úradníka, ktorého zodpovednosťou je s týmito dokumentmi pracovať. Ak sa tak stane, vypracujú akt o prevode pracovných kníh. K správnej príprave vám pomôže vzorka, ktorú nájdete na odkaze na konci tohto článku. Okrem toho môže byť tento akt potrebný v niektorých iných situáciách, takže stojí za to pochopiť všetky zložitosti jeho dizajnu.

Dôvody zostavovania

Účelom tohto dokumentu je zaznamenať pohyb veľkého počtu kníh. V prípade potreby ju bude môcť zamestnávateľ využiť aj v budúcnosti na potvrdenie tejto skutočnosti. Vypracovanie aktu o prijatí a prevode pracovných kníh podľa nami navrhovaného modelu preto nebude zbytočné: všetko sa musí robiť správne a bez chýb.

Takáto potreba môže nastať v nasledujúcich situáciách:

• pri zmene zamestnanca, ktorého zodpovednosťou je práca s knihami;
• pri reorganizácii spoločnosti, ak dôjde k odčleneniu nová štruktúra alebo prevzatie podniku;
• pri prevode určitej časti účtovných kníh do samostatných divízií.

Možné sú aj iné dôvody. Úkon prevzatia a odovzdania pracovných zošitov je v každom prípade nevyhnutný, s výnimkou vydania knihy priamo do rúk jej vlastníka.

Kompilácia a kompletizácia

Na konci tohto článku si môžete stiahnuť vzorový akt o prevzatí a prevode zošitov, aby ste ho mohli správne zostaviť. V žiadnom prípade by to nemala robiť jedna osoba: vymenúva sa komisia, ktorá môže pozostávať z 3 alebo viacerých osôb. Na tento účel je pripravený príslušný príkaz, ktorý vydáva organizácia.

POZOR

V komisii nemôže byť zamestnanec, ktorý formuláre odovzdá a ten, kto ich dostane.

Členovia zvolanej komisie si musia zvoliť predsedu, ktorý bude proces viesť.

Akt podpisujú členovia komisie. Tento dokument musí byť tiež schválený vedúcim organizácie.

Ak sú účtovné knihy prevedené na inú spoločnosť, potom môže tento úkon schváliť ktorýkoľvek z konateľov.

V prípade potreby ponúkame stiahnutie vzorového aktu prevodu pracovných zošitov a jeho vyplnenie. Faktom je, že pre tento dokument neexistuje žiadna oficiálne schválená verzia, takže mnohé organizácie v prípade potreby používajú hotové vzorky alebo vyvíjajú svoje vlastné verzie.

Akt musí obsahovať tieto položky:

• celý názov organizácie (v tomto prípade môžete na vypracovanie dokumentu použiť oficiálny hlavičkový papier spoločnosti);
• Dátum prípravy;
• pečiatka schválenia a pečať (ak existuje);
• uviesť úplné zloženie komisie a bezprostredný dôvod, pre ktorý sa knihy prevádzajú;
• do tabuľky sa zapisujú informácie o knihách, ako aj ich počet;
• podpisov.

Napriek tomu, že neexistuje žiadna zavedená forma a môžete použiť vzorový akt kontroly zošitov alebo rozvíjať vlastnú verziu, sú nejaké Všeobecné požiadavky k tomuto dokumentu:

• dá sa to skompilovať písanie, na počítači alebo ručne;
• nemal by obsahovať opravy, škvrny sú neprijateľné (ručne písaná verzia by sa mala dobre prečítať);
• podpisy musia byť vlastnoručne podpísané vlastníkmi;
• ak je v dokumente niekoľko strán, sú očíslované v poradí a zošité.

To všetko je dôležité pri kontrole pracovných kníh. Ak totiž bude dokumentácia vypracovaná nesprávne, nebude mať právnu silu.

Z našej webovej stránky si môžete bezplatne stiahnuť vzorový akt prijatia a prevodu pracovných zošitov pomocou priameho odkazu nižšie.

Zostavené na prevod na iného zamestnanca personálna služba menovaný na príkaz vedúceho zodpovedného za udržiavanie a uchovávanie tlačív. Doklady sa v tomto prípade prenášajú podľa zákona v súlade s účtovnou knihou pohybu účtovných kníh. Označuje zoznam dokumentov, ktoré sa majú preniesť, a zadáva sa aj informácia o prítomnosti vložiek. Potom sa uskutoční prevod.

Ako je vypracovaný akt prijatia a prevodu pracovných zošitov? Ukážku si môžete pozrieť tu:

O odpisovaní poškodených tlačív

Formuláre a prílohy poškodené pri vypĺňaní podliehajú zničeniu prípravou príslušného úkonu. Na odpísanie poškodených dokladov musí vedúci vydať príkaz, ktorý by umožnil vytvorenie komisie na vykonanie odpisu. Vytvorená komisia sa predkladá s poškodenými formulármi. Na odpis zošitov je vypracovaný zákon, pozri vzor vyplnenia nižšie. Uvádza počty kníh, ich počet, dôvody odpisovania. Potom sú zničené.

Pri odmietnutí prijatia TC

V deň prepustenia sa zamestnancovi kniha vráti. Ak ho z nejakého dôvodu odmietne prevziať, je vyhotovený akt. Je podpísaný pracovníkom personálneho oddelenia, ako aj dvoma svedkami odmietnutia. Uvádza meno zamestnanca, pozíciu, dôvod prepustenia, ako aj skutočnosť, že bol požiadaný o prijatie dokumentu z personálneho oddelenia podniku. Odporúča sa uviesť dôvody odmietnutia prijatia a dátum zostavenia. To má veľký význam v prípade pracovných sporov.

Ak občan nielenže odmietne vyzdvihnúť papiere, ale ani sa nedostaví v deň prepustenia do podniku, zamestnávateľ mu musí zaslať oznámenie so žiadosťou, aby sa dostavil na personálne oddelenie, alebo dať súhlas na ich zaslanie do pošty. V prípade odmietnutia má právo vypracovať akt o odmietnutí prijatia pracovnej knihy.

O neposkytnutí pracovnej knihy

Vydáva sa, ak nový zamestnanec začal vykonávať pracovné povinnosti, odpracoval týždeň, ale neodovzdal zamestnávateľovi tlačivo na evidenciu pracovných pomerov.

Požiadavky na dizajn

Na registráciu sa používa formulár vyvinutý spoločnosťou alebo schválený formulár.

Musia byť uvedené tieto podrobnosti:

• Meno spoločnosti;
• titul;
• dátum podpisu a číslo;
• miesto zostavenia;
• titul;
• podpis vedúceho a osôb zodpovedných za zostavenie.

Pracovný zošit obsahuje údaje o zamestnancovi, o práci, ktorú vykonáva, o preradení na inú stálu prácu ao prepustení, ako aj o dôvodoch skončenia pracovnej zmluvy a informácie o oceneniach za úspech v práci (§ 66 Zákonníka práce časť 4). Ruskej federácie, bod 4 pravidiel, schválených nariadením vlády zo 16. apríla 2003 č. 225).

Pri uchádzaní sa o prácu musí zamestnanec previesť pracovnú knihu svojmu zamestnávateľovi (časť 1 článku 65 Zákonníka práce Ruskej federácie). A za jej bezpečnosť bude v budúcnosti zodpovedať zamestnávateľ. Samozrejme, ak sa pracovná zmluva uzaviera prvýkrát, pracovnú knihu si zapisuje sám zamestnávateľ. Pracovná kniha sa tiež nepredkladá, ak je zamestnanec zamestnaný na čiastočný úväzok.

A v akých prípadoch sa vypracuje akt o prijatí a prevode pracovných kníh a v akej forme, to povieme v našej konzultácii. Približnú formu aktu prijatia a prevodu pracovných zošitov (formulár) si môžete stiahnuť z odkazu uvedeného na konci nášho materiálu.

Recepcia-prevod pracovných zošitov

Spočiatku k prijatiu a prevodu pracovných kníh dochádza počas zamestnania zamestnanca. A ak je to potrebné, už v tejto fáze je možné vypracovať zákon o prevode knihy zo zamestnanca na zamestnávateľa. Zákon to však nevyžaduje a v praxi sa takýto zákon väčšinou nevyhotovuje.

Po odovzdaní zošita zamestnávateľovi je zodpovedný za organizáciu práce pri vedení, uchovávaní, evidencii a vydávaní zošitov a príloh v nich. Zamestnávateľ svojim príkazom (rozkazom) (článok 45 Pravidiel, schváleného uznesením vlády č. 225 zo 16. apríla 2003) určí zamestnanca priamo zodpovedného za pracovné knihy. Ako vypracovať takúto objednávku, sme povedali v samostatnom článku.

Presun pracovných kníh zamestnancov do tohto zodpovedná osoba sa môže uskutočniť podľa aktu o prijatí a prevode, vyhotoveného v akejkoľvek forme. Bude sa vyžadovať aj úkon, keď v dôsledku zmeny osoby zodpovednej za pracovné knihy dôjde k ich prevodu z jedného zamestnanca na druhého.

V akte, zvyčajne vyhotovenom na hlavičkovom papieri organizácie, sú uvedené osoby, medzi ktorými dochádza k prevodu zošitov (ich celé meno, funkcia), uvádza sa zoznam prevedených zošitov (s uvedením ich vlastníkov a čísel, pridávajú sa poznámky Ak je to nevyhnutné). Dátum prevodu musí byť uvedený v akte a samotný akt je potvrdený podpismi osoby, ktorá pracovné knihy odovzdala, a zamestnanca, ktorý ich prevzal.

Pre akt prevzatia a prevodu zošitov poskytneme vzor ich plnenia. Približnú formu aktu o prijatí a odovzdaní pracovných kníh (vzor) si môžete stiahnuť z nižšie uvedeného odkazu.

Je potrebné vyhotoviť akt o prevzatí a odovzdaní pracovnej knihy zamestnancovi? Pripomeňme, že na evidovanie pracovných kníh musí zamestnávateľ viesť knihu účtovníctva o pohybe pracovných kníh a príloh v nich (bod 40 Pravidiel, schválených nariadením vlády č. 225 zo 16. apríla 2003). Podobu takejto knihy schvaľuje vyhláška MPSVR z 10. októbra 2003 č. 69. A pri prepustení zamestnanca je v tejto knihe uvedený dátum vydania pracovnej knihy a podpis zamestnanca. . Toto bude potvrdenie, že pracovný zošit bol vydaný zamestnancovi v jeho rukách. Nie je potrebné vypracovať dodatočný akt o prijatí a odovzdaní zošita.

Ak si zamestnanec knihu osobne neprevzal, ale napísal, úkon tiež nie je potrebný. Potvrdením o odovzdaní zošita zamestnancovi bude poštový doklad s popisom prílohy.

Existuje len jeden prípad, keď sa originál pracovnej knihy vydá zamestnancovi, ktorý neodstúpi. V prípade, že ho zamestnanec potreboval na účely povinného sociálneho poistenia (zabezpečenia) (napríklad na priznanie dôchodku) (článok 62 Zákonníka práce Ruskej federácie). V tomto prípade sa na jej základe vydá zamestnancovi pracovná kniha. Potom bude potrebné vyhotoviť akt o prevzatí a odovzdaní knihy od zamestnávateľa zamestnancovi podľa vzoru uvedeného vyššie. A pri vrátení zošita vypracujte opačný akt.