स्थानांतरण के लिए कार्यपुस्तिकाओं की सूची कैसे बनाएं। कार्य पुस्तकों की स्वीकृति और हस्तांतरण का कार्य कैसे तैयार किया जाए और किन स्थितियों में यह आवश्यक है

स्वीकृति प्रमाण पत्र तैयार करने के लिए नमूना और नियम काम की किताबें

श्रम कानून के अनुसार, कार्यपुस्तिका में इसके बारे में जानकारी है श्रम गतिविधिऔर कार्य अनुभव। जबकि मान्य श्रम अनुबंधउन्हें नियोक्ता द्वारा रखा जाना चाहिए। उसे इस दायित्व को किसी बाहरी व्यक्ति को नियामक कानूनी कृत्यों में प्रत्यक्ष संकेत के आधार पर सौंपने का अधिकार नहीं है, अर्थात् रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा अनुमोदित कार्य पुस्तकों को बनाए रखने और संग्रहीत करने के नियमों के अनुच्छेद 45 में। 04.16.2003 संख्या 225 (इसके बाद - नियम)। अधिक विस्तृत जानकारीकार्य पुस्तकों के लिए लेखांकन पर लेख "एक कार्य पुस्तक रिकॉर्ड बुक भरने का नमूना - डाउनलोड" में दिया गया है।

चूंकि कार्य पुस्तकें मूल्यवान दस्तावेज हैं, इसलिए उनके साथ काम करने के लिए अधिकृत व्यक्ति को अधिकृत निकाय के संबंधित आदेश या आदेश द्वारा नियुक्त किया जाता है। एक व्यक्ति, एक नियम के रूप में, एक कार्मिक कार्यकर्ता है। ऐसे मामलों में जहां जिम्मेदार व्यक्ति बदलता है, उदाहरण के लिए, इस्तीफा दे देता है, वह उसे सौंपी गई कार्य पुस्तकों को नव नियुक्त कर्मचारी को स्थानांतरित करने के लिए बाध्य है। साथ ही यह स्वीकृति और स्थानांतरण के अधिनियम के अनुसार सख्ती से किया जाना चाहिए।

रूसी संघ के कानून में कार्य पुस्तकों की स्वीकृति और हस्तांतरण के अधिनियम का एक विकसित नमूना शामिल नहीं है, इसलिए इस तरह के दस्तावेज़ को नियोक्ता द्वारा मुक्त रूप में तैयार किया जाता है। लेकिन मनमाना रूप के बावजूद, कार्यपुस्तिकाओं को स्थानांतरित करने के कार्य में निम्नलिखित जानकारी शामिल होनी चाहिए:

• नियोक्ता संगठन का विवरण, जैसे नाम, स्थान का पता और अन्य;
• अधिनियम तैयार करने की तिथि और स्थान;
• दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्तियों के पद और नाम;
• कार्य पुस्तकों के बारे में जानकारी जो हस्तांतरण के अधीन हैं (एक नियम के रूप में, इसे तालिका के रूप में प्रदर्शित करना अधिक सुविधाजनक है)।

एक अधिनियम कैसे तैयार करें: एक नमूना डाउनलोड करें

कार्य पुस्तकों की स्वीकृति और हस्तांतरण का कार्य मुद्रित रूप में, एक नियम के रूप में, एक प्रति में जारी किया जाता है।

पत्रक के शीर्ष पर, आपको संगठन का नाम और दस्तावेज़ का नाम क्रमांक के साथ इंगित करना होगा। नीचे दी गई रेखा अधिनियम की तिथि और स्थान को दर्शाती है। यह दस्तावेज़ का तथाकथित शीर्षलेख है।

अधिनियम का सबसे महत्वपूर्ण हिस्सा हस्तांतरित पुस्तकों की सूची है। उन्हें एक सूची के रूप में सूचीबद्ध किया जा सकता है, लेकिन अक्सर एक तालिका तैयार की जाती है, जिसमें निम्नलिखित कॉलम शामिल होते हैं:

1. कार्य पुस्तकों के मालिकों का पूरा नाम।
2. श्रृंखला और कार्य पुस्तकों की संख्या।
3. नोट्स, जहां, उदाहरण के लिए, कार्यपुस्तिका में सम्मिलन की संख्या इंगित की जा सकती है।

हस्तांतरित कार्य पुस्तकों की कुल संख्या को इंगित करना सुनिश्चित करें।

साथ ही, कार्यपुस्तिकाओं को स्थानांतरित करने के कार्य में, नियोक्ता को उपलब्ध रिक्त प्रपत्रों की वास्तविक संख्या को प्रतिबिंबित करना आवश्यक है, क्योंकि नियमों के अनुच्छेद 41 के अनुसार कार्य पुस्तिका प्रपत्र भी संगठन में लेखांकन के अधीन हैं।

दस्तावेज़ का अंतिम भाग उन व्यक्तियों के हस्ताक्षर हैं जो कार्य पुस्तकों को प्रेषित और प्राप्त करते हैं। आपको उनके पदों और नामों को भी इंगित करना होगा।

आप लिंक से कार्य पुस्तकों के हस्तांतरण के अधिनियम का एक नमूना डाउनलोड कर सकते हैं: कार्यपुस्तिकाओं और सम्मिलनों की स्वीकृति और हस्तांतरण का नमूना अधिनियम।

कार्य पुस्तकों को स्थानांतरित करने के अधिनियम को तैयार करते समय, सभी औपचारिक आवश्यकताओं का पालन करना आवश्यक है, जैसे कि अधिनियम पर हस्ताक्षर करने वाले कर्मचारियों की तिथि, स्थान, स्थिति और नाम का संकेत देना। अधिनियम में निर्दिष्ट डेटा के साथ हस्तांतरित दस्तावेजों की वास्तविक संख्या के अनुपालन की जांच करना बहुत महत्वपूर्ण है, क्योंकि नया कर्मचारी दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने के बाद कार्य पुस्तिका की अनुपस्थिति के लिए जिम्मेदार होगा।

यह नियोक्ता की जिम्मेदारी है कि वह कार्यपुस्तिकाओं, साथ ही उनके भंडारण को ठीक से भरें। इसलिए, यह सुनिश्चित करने के लिए समय-समय पर जांच करना आवश्यक है कि सभी शर्तें ठीक से पूरी हों। अधिकारी को बदलते समय ऐसा करने की भी सिफारिश की जाती है, जिसकी जिम्मेदारी इन दस्तावेजों के साथ काम करना है। यदि ऐसा होता है, तो वे कार्य पुस्तकों को स्थानांतरित करने का एक अधिनियम बनाते हैं। नमूना, जो आपको इस लेख के अंत में लिंक पर मिलेगा, आपको इसे सही ढंग से तैयार करने में मदद करेगा। इसके अलावा, कुछ अन्य स्थितियों में इस अधिनियम की आवश्यकता हो सकती है, इसलिए यह इसके डिजाइन की सभी पेचीदगियों को समझने योग्य है।

संकलन के कारण

इस दस्तावेज़ का उद्देश्य बड़ी संख्या में पुस्तकों की आवाजाही को रिकॉर्ड करना है। यदि आवश्यक हो, तो नियोक्ता भविष्य में इस तथ्य की पुष्टि करने के लिए इसका उपयोग करने में सक्षम होगा। इसलिए, हमारे द्वारा प्रस्तावित मॉडल के अनुसार कार्य पुस्तकों की स्वीकृति और हस्तांतरण का एक अधिनियम बनाना अतिश्योक्तिपूर्ण नहीं होगा: सब कुछ सही ढंग से और त्रुटियों के बिना किया जाना चाहिए।

निम्नलिखित स्थितियों में ऐसी आवश्यकता उत्पन्न हो सकती है:

• एक कर्मचारी को बदलते समय जिसकी जिम्मेदारी में पुस्तकों के साथ काम करना शामिल है;
• कंपनी के पुनर्गठन के दौरान, यदि कोई स्पिन-ऑफ है नई संरचनाया किसी उद्यम का अधिग्रहण;
• पुस्तकों के एक निश्चित भाग को अलग-अलग विभागों में स्थानांतरित करते समय।

अन्य कारण संभव हैं। किसी पुस्तक को सीधे उसके स्वामी के हाथों में जारी करने को छोड़कर, किसी भी मामले में कार्य पुस्तकों की स्वीकृति और हस्तांतरण का कार्य आवश्यक है।

संकलन और पूर्णता

इस लेख के अंत में, आप इसे सही ढंग से तैयार करने के लिए स्वीकृति और कार्य पुस्तकों के हस्तांतरण का एक नमूना अधिनियम डाउनलोड कर सकते हैं। किसी भी मामले में, यह एक व्यक्ति द्वारा नहीं किया जाना चाहिए: एक आयोग नियुक्त किया जाता है, जिसमें 3 या अधिक व्यक्ति शामिल हो सकते हैं। इसके लिए एक उपयुक्त आदेश तैयार किया जाता है, जिसे संगठन द्वारा जारी किया जाता है।

ध्यान

आयोग में वह कर्मचारी शामिल नहीं हो सकता जो फॉर्म सौंपता है और जो उन्हें प्राप्त करेगा।

बुलाई गई आयोग के सदस्यों को एक अध्यक्ष चुनना होगा जो प्रक्रिया का नेतृत्व करेगा।

अधिनियम पर आयोग के सदस्यों द्वारा हस्ताक्षर किए गए हैं। साथ ही, इस दस्तावेज़ को संगठन के प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाना चाहिए।

यदि पुस्तकों को किसी अन्य कंपनी में स्थानांतरित कर दिया जाता है, तो कोई भी प्रबंधक इस कार्रवाई के लिए अधिनियम को मंजूरी दे सकता है।

यदि आवश्यक हो, तो हम कार्य पुस्तकों के हस्तांतरण का एक नमूना अधिनियम डाउनलोड करने और इसे भरने के लिए उपयोग करने की पेशकश करते हैं। तथ्य यह है कि इस दस्तावेज़ के लिए कोई आधिकारिक रूप से अनुमोदित संस्करण नहीं है, इसलिए कई संगठन तैयार किए गए नमूनों का उपयोग करते हैं या यदि आवश्यक हो तो अपने स्वयं के संस्करण विकसित करते हैं।

अधिनियम में निम्नलिखित मदें होनी चाहिए:

• संगठन का पूरा नाम (इस मामले में, आप दस्तावेज़ तैयार करने के लिए कंपनी के आधिकारिक लेटरहेड का उपयोग कर सकते हैं);
• तैयारी की तारीख;
• अनुमोदन और मुहर की मुहर (यदि कोई हो);
• आयोग की पूरी संरचना और पुस्तकों को हस्तांतरित किए जाने के तत्काल कारण का संकेत दें;
• पुस्तकों के बारे में जानकारी तालिका में दर्ज की गई है, साथ ही उनकी संख्या भी;
• हस्ताक्षर।

इस तथ्य के बावजूद कि कोई स्थापित रूप नहीं है और आप कार्य पुस्तकों की जाँच करने या विकसित करने के एक नमूना अधिनियम का उपयोग कर सकते हैं अपना संस्करण, कुछ हैं सामान्य आवश्यकताएँइस दस्तावेज़ के लिए:

• में संकलित किया जा सकता है लिख रहे हैं, कंप्यूटर पर या हाथ से;
• इसमें सुधार नहीं होना चाहिए, धब्बा अस्वीकार्य हैं (हस्तलिखित संस्करण को अच्छी तरह से पढ़ा जाना चाहिए);
• हस्ताक्षर मालिकों द्वारा व्यक्तिगत रूप से हस्ताक्षरित होने चाहिए;
• यदि दस्तावेज़ में कई पृष्ठ हैं, तो उन्हें क्रम में क्रमांकित किया जाता है और एक साथ स्टेपल किया जाता है।

कार्य पुस्तकों की जाँच करते समय यह सब मायने रखता है। आखिरकार, अगर दस्तावेज गलत तरीके से तैयार किया गया है, तो उसके पास कानूनी बल नहीं होगा।

हमारी वेबसाइट से, आप नीचे दिए गए सीधे लिंक का उपयोग करके कार्य पुस्तकों की स्वीकृति और हस्तांतरण का एक नमूना अधिनियम मुफ्त में डाउनलोड कर सकते हैं।

किसी अन्य कर्मचारी को स्थानांतरण के लिए संकलित कार्मिक सेवाप्रपत्रों को बनाए रखने और भंडारण के लिए जिम्मेदार प्रमुख के आदेश द्वारा नियुक्त किया गया। इस मामले में दस्तावेजों को पुस्तकों की आवाजाही के लिए लेखांकन की पुस्तक के अनुसार अधिनियम के अनुसार स्थानांतरित किया जाता है। यह स्थानांतरित किए जाने वाले दस्तावेजों की सूची को इंगित करता है, और आवेषण की उपस्थिति के बारे में जानकारी भी दर्ज की जाती है। उसके बाद, स्थानांतरण होता है।

कार्य पुस्तकों की स्वीकृति और हस्तांतरण का कार्य कैसे तैयार किया जाता है? आप यहां एक नमूना देख सकते हैं:

क्षतिग्रस्त प्रपत्रों को बट्टे खाते में डालने के बारे में

भरने के दौरान क्षतिग्रस्त हुए फॉर्म और इंसर्ट उपयुक्त अधिनियम की तैयारी के साथ नष्ट हो जाते हैं। क्षतिग्रस्त दस्तावेजों को लिखने के लिए, प्रमुख को एक आदेश जारी करना चाहिए जो एक आयोग के निर्माण को राइट-ऑफ करने की अनुमति देगा। गठित आयोग को क्षतिग्रस्त रूपों के साथ प्रस्तुत किया जाता है। कार्य पुस्तकों को लिखने के लिए एक अधिनियम तैयार किया गया है, नीचे नमूना भरना देखें। यह पुस्तकों की संख्या, उनकी संख्या, लिखने के कारणों को इंगित करता है। फिर वे नष्ट हो जाते हैं।

टीसी प्राप्त करने से इंकार करने पर

बर्खास्तगी के दिन, कर्मचारी को पुस्तक वापस कर दी जाती है। अगर किसी कारण से वह इसे लेने से इनकार करता है, तो एक अधिनियम तैयार किया जाता है। यह कार्मिक विभाग के एक कर्मचारी के साथ-साथ इनकार के दो गवाहों द्वारा हस्ताक्षरित है। यह कर्मचारी का नाम, पद, बर्खास्तगी का कारण, साथ ही इस तथ्य को इंगित करता है कि उसे उद्यम के कार्मिक विभाग से एक दस्तावेज प्राप्त करने के लिए कहा गया था। प्राप्त करने से इंकार करने के कारणों और संकलन की तारीख को इंगित करना उचित है। श्रम विवादों की स्थिति में इसका बहुत महत्व है।

यदि नागरिक न केवल कागजात लेने से इनकार करता है, बल्कि बर्खास्तगी के दिन उद्यम में भी उपस्थित नहीं होता है, तो नियोक्ता को उसे कार्मिक विभाग में उपस्थित होने के अनुरोध के साथ एक नोटिस भेजना होगा, या उन्हें भेजने की अनुमति देनी होगी डाक. इनकार के मामले में, उसे कार्य पुस्तिका प्राप्त करने से इनकार करने का एक अधिनियम तैयार करने का अधिकार है।

कार्यपुस्तिका प्रदान करने में विफलता के बारे में

यह जारी किया जाता है यदि एक नए कर्मचारी ने अपने पेशेवर कर्तव्यों का पालन करना शुरू कर दिया है, एक सप्ताह के लिए काम किया है, लेकिन नियोक्ता को कामकाजी संबंधों के पंजीकरण के लिए फॉर्म नहीं सौंपा है।

डिजाइन की आवश्यकताएं

पंजीकरण के लिए, कंपनी द्वारा विकसित प्रपत्र या अनुमोदित प्रपत्र का उपयोग किया जाता है।

निम्नलिखित विवरण प्रदान किया जाना चाहिए:

• कंपनी का नाम;
• शीर्षक;
• हस्ताक्षर करने की तिथि और संख्या;
• संकलन का स्थान;
• शीर्षक;
• सिर और संकलन के लिए जिम्मेदार व्यक्तियों के हस्ताक्षर।

कार्यपुस्तिका में कर्मचारी, उसके द्वारा किए गए कार्य, किसी अन्य स्थायी नौकरी में स्थानांतरण और बर्खास्तगी के साथ-साथ रोजगार अनुबंध को समाप्त करने के आधार और कार्य में सफलता के लिए पुरस्कारों के बारे में जानकारी (श्रम संहिता के अनुच्छेद 66 के भाग 4) के बारे में जानकारी शामिल है। रूसी संघ के, नियमों के खंड 4, 16 अप्रैल, 2003 नंबर 225 की सरकार के डिक्री द्वारा अनुमोदित)।

नौकरी के लिए आवेदन करते समय, कर्मचारी को कार्यपुस्तिका को अपने नियोक्ता (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 65 के भाग 1) को स्थानांतरित करना होगा। और भविष्य में इसकी सुरक्षा की जिम्मेदारी नियोक्ता की होगी। बेशक, यदि रोजगार अनुबंध पहली बार संपन्न हुआ है, तो कार्यपुस्तिका स्वयं नियोक्ता द्वारा दर्ज की जाती है। साथ ही, यदि कर्मचारी अंशकालिक रूप से कार्यरत है तो एक कार्यपुस्तिका प्रस्तुत नहीं की जाती है।

और किन मामलों में कार्य पुस्तकों की स्वीकृति और हस्तांतरण का कार्य तैयार किया जाता है और किस रूप में, हम अपने परामर्श में बताएंगे। हमारी सामग्री के अंत में दिए गए लिंक से कार्य पुस्तकों (फॉर्म) की स्वीकृति और हस्तांतरण के कार्य का एक अनुमानित रूप डाउनलोड किया जा सकता है।

कार्य पुस्तकों का स्वागत-स्थानांतरण

प्रारंभ में, एक कर्मचारी के रोजगार के दौरान कार्य पुस्तकों की स्वीकृति और हस्तांतरण होता है। और यदि वांछित है, तो इस स्तर पर कर्मचारी से नियोक्ता को पुस्तक के हस्तांतरण पर एक अधिनियम तैयार किया जा सकता है। हालांकि, कानून को इसकी आवश्यकता नहीं है, और व्यवहार में ऐसा अधिनियम आमतौर पर तैयार नहीं किया जाता है।

कार्यपुस्तिका को नियोक्ता को हस्तांतरित करने के बाद, वह कार्य पुस्तकों के रखरखाव, भंडारण, रिकॉर्डिंग और जारी करने के कार्य को व्यवस्थित करने और उनमें डालने के लिए जिम्मेदार है। नियोक्ता अपने आदेश (आदेश) (16 अप्रैल, 2003 के सरकारी डिक्री संख्या 225 द्वारा अनुमोदित नियमों के खंड 45) द्वारा कार्य पुस्तकों के लिए सीधे जिम्मेदार कर्मचारी को नियुक्त करता है। इस तरह के आदेश को कैसे तैयार किया जाए, हमने अलग से बताया।

इसमें कर्मचारियों की कार्यपुस्तिकाओं का स्थानांतरण जिम्मेदार व्यक्तिकिसी भी रूप में तैयार किए गए स्वीकृति और हस्तांतरण के कार्य के अनुसार किया जा सकता है। साथ ही, एक अधिनियम की आवश्यकता होगी, जब कार्य पुस्तकों के लिए जिम्मेदार व्यक्ति में परिवर्तन के कारण, उन्हें एक कर्मचारी से दूसरे कर्मचारी में स्थानांतरित किया जाता है।

आमतौर पर संगठन के लेटरहेड पर तैयार किया गया अधिनियम, उन व्यक्तियों को इंगित करता है जिनके बीच कार्य पुस्तकों का स्थानांतरण होता है (उनका पूरा नाम, स्थिति), हस्तांतरित कार्य पुस्तकों की एक सूची प्रदान की जाती है (उनके मालिकों और संख्याओं को इंगित करते हुए, नोट्स जोड़े जाते हैं) यदि आवश्यक है)। स्थानांतरण की तारीख अधिनियम में दी जानी चाहिए, और अधिनियम स्वयं उस व्यक्ति के हस्ताक्षरों द्वारा प्रमाणित होता है जिसने कार्य पुस्तकें जमा की हैं और कर्मचारी जिसने उन्हें स्वीकार किया है।

कार्यपुस्तिकाओं की स्वीकृति और हस्तांतरण के कार्य के लिए हम इसके भरने का एक नमूना देंगे। कार्य पुस्तकों (नमूना) की स्वीकृति और हस्तांतरण के कार्य का अनुमानित रूप नीचे दिए गए लिंक से डाउनलोड किया जा सकता है।

क्या किसी कर्मचारी को कार्य पुस्तिका की स्वीकृति और हस्तांतरण का कार्य करना आवश्यक है? याद रखें कि कार्य पुस्तकों को रिकॉर्ड करने के लिए, नियोक्ता को कार्य पुस्तकों की आवाजाही और उनमें डालने के लिए लेखांकन की एक पुस्तक रखनी चाहिए (16 अप्रैल, 2003 के सरकारी डिक्री संख्या 225 द्वारा अनुमोदित नियमों के अनुच्छेद 40)। ऐसी पुस्तक का रूप श्रम मंत्रालय के 10 अक्टूबर 2003 नंबर 69 के डिक्री द्वारा अनुमोदित है। और जब एक कर्मचारी को बर्खास्त कर दिया जाता है, तो यह पुस्तक कार्य पुस्तिका जारी करने की तारीख को इंगित करती है, और कर्मचारी के हस्ताक्षर भी चिपकाए जाते हैं। . यह पुष्टि होगी कि कर्मचारी को उसके हाथ में कार्यपुस्तिका जारी की गई थी। कार्यपुस्तिका की स्वीकृति और हस्तांतरण का एक अतिरिक्त अधिनियम तैयार करना आवश्यक नहीं है।

यदि कर्मचारी ने व्यक्तिगत रूप से पुस्तक नहीं ली, लेकिन लिखा, अधिनियम की भी आवश्यकता नहीं है। कर्मचारी को कार्यपुस्तिका के हस्तांतरण की पुष्टि संलग्नक के विवरण के साथ एक डाक रसीद होगी।

केवल एक ही मामला है जब एक गैर-इस्तीफा देने वाले कर्मचारी को एक मूल कार्य पुस्तिका जारी की जाती है। इस घटना में कि कर्मचारी को अनिवार्य सामाजिक बीमा (सुरक्षा) (उदाहरण के लिए, पेंशन की नियुक्ति के लिए) (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 62) के प्रयोजनों के लिए इसकी आवश्यकता है। इस मामले में, कर्मचारी को उसके आधार पर कार्यपुस्तिका जारी की जाती है। और फिर ऊपर दिए गए मॉडल के अनुसार नियोक्ता से कर्मचारी को पुस्तक की स्वीकृति और हस्तांतरण का एक अधिनियम तैयार करना आवश्यक होगा। और कार्यपुस्तिका लौटाते समय, एक उल्टा कार्य करें।