Archívna dokumentácia. Archív neexistuje, existujú však dokumenty: ako usporiadať systém na ukladanie dokumentov pre sekretárku v mladej spoločnosti

Uchovávanie dokumentov v archíve OSG sprevádza na každom kroku kontrola pohybu každého informačného nosiča. Vďaka tomu rýchlo nájdeme dokumenty na vaše požiadanie, doručíme vám originál do kancelárie alebo naskenovanú kópiu prostredníctvom elektronického archívu. Nemusíte platiť čas zamestnancov strávený hľadaním dokumentov.

Ukladanie dokumentov v archíve OSG obmedzuje prístup k údajom všetkých neoprávnených osôb, archívy OSG sú vybavené podľa medzinárodných noriem a noriem GOST, čo umožňuje dlhodobé ukladanie dokumentov. Ukladanie dokumentov v OSG je bezpečný spôsob, ako uchovať dokumenty po celé desaťročia.

Prečo potrebujete archívne úložisko dokumentov?

Ukladanie dokumentov v archíve je príležitosťou na uvoľnenie priestoru pre to, čo je dôležité pre podnikanie, a zároveň vám šetrí peniaze.

Úspory pri prenájme priestorov

Ukladanie dokumentov v kancelárii podľa štatistík zaberá až 20% kancelárskeho priestoru. Presunutím dokumentov na uloženie do archívu OSG uvoľníte až 20% prenajatého priestoru a môžete ho opustiť, znížiť náklady na prenájom alebo tento priestor využiť s výhodou, vybaviť pre svojich klientov príjemnú plochu alebo pracoviská. noví zamestnanci.

Ukladanie na hľadanie dokumentov

Uchovávanie dokumentov v archíve OSG sa vykonáva s kontrolou pohybu dokumentov vo všetkých fázach. Po zaregistrovaní každého pohybu dokumentov vždy vieme, kde sa práve nachádza dokument, ktorý práve potrebujete. Na požiadanie doručíme originálny dokument do vašej kancelárie alebo naskenovanú kópiu prostredníctvom elektronického archívu. Nemusíte strácať čas hľadaním dokumentov a platiť čas zamestnancov strávený hľadaním požadovaného dokumentu.

Bezpečné uloženie dokumentov a ochrana údajov

Archívy dokumentov OSG sú vybavené v súlade s GOST a medzinárodnými požiadavkami na organizáciu archívov. Prístup do každého archívu a systému schránkového účtovníctva je prísne obmedzený. To zaisťuje vysokú úroveň bezpečnosti dokumentov a dôvernosti údajov. Ukladanie dokumentov do profesionálneho archívu OSG vám pomôže splniť požiadavky na bezpečnosť informácií.

Dodržiavanie zákona

K podmienkam ukladania dokumentov, lehote ukladania dokumentov, získavaniu archívnych dokumentov a pod. požiadavky sa ukladajú v súlade s právnymi predpismi Ruskej federácie. Vysokokvalifikovaní archivári OSG vám pomôžu správne a hospodárne usporiadať ukladanie dokumentov v archíve pri dodržaní platného regulačného rámca Ruskej federácie.

Ako správne usporiadať ukladanie dokumentov v archíve?

Pre rýchlu a presnú prácu s dokumentmi organizujeme všetky fázy spracovania dokumentov: od balenia v archívnych škatuliach až po prenos dokumentov do štátneho archívu.

Video o ukladaní dokumentov v OSG

OSG Records Management je najväčšia archívna spoločnosť v Rusku a krajinách SNŠ. Vybavili sme pre vás 50 archívov, pozrite sa na video, ako ukladáme vaše dokumenty.

Federálny zákon z 22.10.2004 N 125-FZ „O archívnych veciach v Ruskej federácii“ sú organizácie povinné zaistiť bezpečnosť archívnych dokumentov vrátane dokumentov o osobách počas období uchovávania stanovených federálnymi zákonmi, inými regulačnými právnymi aktmi Európskej únie. Ruskej federácie, ako aj zoznamy dokumentov ustanovené v časti 6 článku 6 a častiach 1 a 1.1 článku 23 tohto federálneho zákona.

Tieto zoznamy dokumentov zahŕňajú:

1) zoznamy štandardných archívnych dokumentov s uvedením ich doby uchovávania a pokyny na použitie týchto zoznamov, schválené oprávneným federálnym výkonným orgánom v oblasti archívnictva a kancelárskych prác (v súčasnosti - Rosarkhiv, predtým - ministerstvo kultúry Rusko):

- Zoznam štandardných administratívnych archívnych dokumentov generovaných v rámci činnosti štátnych orgánov, samospráv a organizácií s uvedením podmienok ich uloženia, schválený. Rozkaz Rosarkhiv zo dňa 20.12.2019 N 236 (do 18. februára 2020 - Zoznam schválený vyhláškou Ministerstva kultúry Ruska z 25.08.2010 N 558);

- Zoznam typických archívnych dokumentov generovaných pri vedeckých, technických a produkčných činnostiach organizácií s uvedením schválených období uchovávania. Uznesením Ministerstva kultúry Ruska z 31. júla 2007 N 1182.

Pozri tiež schválené Pokyny na používanie Zoznamu typických administratívnych archívnych dokumentov generovaných pri činnosti štátnych orgánov, miestnych úradov a organizácií s uvedením podmienok ich uloženia. Uznesením Federálneho archívu z 20. decembra 2019 N 237.

Okrem toho, na stanovenie času uchovávania riadiacich dokumentov pre 80. - prvú polovicu 90. rokov 20. storočia, ako aj pre konkrétnu (priemyselnú) dokumentáciu bol schválený Zoznam štandardných dokumentov. Hlavný archív ZSSR 15. 8. 1988.

2) zoznamy dokumentov, ktoré sú generované v priebehu ich činnosti, ako aj v procese činnosti podriadených organizácií, schválené orgánmi federálnej vlády, inými vládnymi orgánmi Ruskej federácie, s uvedením času ich uloženia . Tieto zoznamy dokumentov sú schválené na základe dohody s Rosarkhivom;

3) zoznam dokumentov vytvorených v priebehu činnosti úverových inštitúcií s uvedením času ich uloženia a pokynov na ich použitie schválený oprávneným federálnym výkonným orgánom v oblasti archívnictva a kancelárskej práce v spolupráci s bankou Ruska.

Pre akciové spoločnosti sú lehoty na uchovávanie ich dokumentov určené Nariadením o postupe a lehotami na uchovávanie dokumentov akciové spoločnosti, schváleným. Výnosom Federálnej komisie pre trh cenných papierov v Rusku zo 16. júla 2003 N 03-33 / ps.

Referenčné informácie obsahujú doby uchovávania najbežnejších dokumentov organizácií ustanovené v zozname schválených zoznamov typických administratívnych dokumentov. Uznesením z Rosarkhivu z 20. decembra 2019 N 236, ako aj lehotami na uchovávanie dokumentov, ktoré nie sú uvedené v uvedených zoznamoch a sú ustanovené federálnymi zákonmi, inými regulačnými právnymi aktmi Ruskej federácie.

Údržba účtovníckej, personálnej a titulnej dokumentácie je neoddeliteľnou súčasťou každodennej práce oddelenia kancelárskej práce každej modernej organizácie. Skladovanie papierov je dôležitou súčasťou tejto práce. Čas použiteľnosti dokumentov neurčuje iba ich dôležitosť, ale aj štandardné zoznamy, ktoré poskytujú odporúčania týkajúce sa pojmov. Dodržiavanie všetkých požiadaviek a pravidiel organizáciou zabráni problémom s regulačnými orgánmi.

Z článku sa dozviete:

Ukladanie dokumentov do archívu

Základné dokumenty sú prvé obchodné dokumenty, ktoré spoločnosť dostane. Dôležitosť listiny a osvedčenia o registrácii pre organizáciu je rovnako dôležitá ako vlastnosť cestovného pasu a rodného listu pre osobu. Môžu byť potrebné v rôznych situáciách. Strata týchto obchodných dokladov samozrejme nie je veľkým problémom, dajú sa ľahko obnoviť, ale za to však budete musieť zaplatiť štátny poplatok. Je však lepšie to nerobiť, ale jednoducho dodržiavať podmienky a podmienky ich skladovania.

Uchovávanie titulov

V článku 52 Občianskeho zákonníka Ruskej federácie sa upravuje postup registrácie akejkoľvek právnickej osoby. Je vytvorený na základe príslušných základných dokumentov. O ich zložení a množstve rozhoduje organizačná a právna forma vytvoreného podniku. Spravidla ide o stanovy a osvedčenie o registrácii. Každá spoločnosť je samozrejme daňovníkom, musí preto mať aj osvedčenie o registrácii na príslušnom daňovom úrade. Spravidla ide o INN / KPP. Ak je spoločnosť, ktorá má byť založená, hospodárskym subjektom, musí mať k dispozícii spoločenskú zmluvu. Akciové spoločnosti musia mať register cenných papierov a ich majiteľov.

Papierové dokumenty sa tradične vždy považovali za titulné dokumenty podniku. Tieto obchodné dokumenty zohrávajú dôležitú úlohu v práci organizácie a majú veľký právny význam. Situácia sa nedávno zmenila. V Ruskej federácii sa tok elektronických dokumentov stáva čoraz rozšírenejším a elektronická dokumentácia sa začína používať na rovnakom základe s papierom a v niektorých prípadoch nadobúda dokonca prevládajúci význam.

Uveďme príklad. Spoločnosti majú teraz právo na vykonávanie rôznych akcií a prijímanie vládnych služieb neposkytovať zamestnancom vládnych agentúr dokumenty o titule v tlačenej podobe. Táto novinka je spôsobená skutočnosťou, že jednotný register štátnej registrácie právnických osôb (USRLE) obsahuje všetky potrebné informácie. Každý zamestnanec štátnej organizácie, daňový inšpektor alebo notár s prístupom do Jednotného štátneho registra právnických osôb môže kedykoľvek získať všetky požadované informácie o konkrétnej právnickej osobe. Papierová charta už navyše nie je nevyhnutným prvkom kancelárskej práce spoločností s ručením obmedzeným. Teraz môžu pri svojej práci používať elektronickú chartu štandardného formulára.

Prečítajte si tiež:

Archívne ukladanie dokumentov

Archívne úložisko ako každý iný, dokumenty sa musia vyhotovovať na osobitne určenom mieste. Tradične ide o špeciálny priečinok uložený v trezore. Zodpovednosť za uchovávanie dokumentov ako prvé osoby v organizácii nesie buď generálny riaditeľ, alebo hlavný účtovník. Ak má spoločnosť právne oddelenie, touto funkciou môžu byť poverení jej zamestnanci. Je však potrebné mať na pamäti, že za poškodenie alebo stratu dokumentov je v každom prípade zodpovedný vedúci podniku.

Upozorňujeme, že pre akciové spoločnosti zákon ustanovuje špeciálne požiadavky týkajúce sa podmienok a postupu uchovávania obchodných dokladov. 16. júla 2003 bolo prijaté špeciálne uznesenie Federálnej komisie pre trh cenných papierov č. 03-33 / ps, ktoré upravuje postup pri ukladaní dokumentov akciových spoločností. Faktom je, že podniky tejto formy vlastníctva používajú pri svojej činnosti cenné papiere. Legislatíva na ne kladie osobitné požiadavky na skladovacie podmienky a obdobia.

Všetky ostatné podniky s inou organizačnou a právnou formou, s skladovanie a určovanie podmienok pre obsah obchodných listov, sa riadia všeobecnými pravidlami, ktoré nie sú upravené osobitnými predpismi alebo zákonmi.

Uchovávanie účtovných a daňových dokladov

Každý podnik bez ohľadu na formu vlastníctva a organizačnú a právnu formu je povinný viesť daňovú a účtovnú evidenciu. Existuje celý rad organizácií, ktoré nie sú podľa zákona povinné dodržiavať požiadavky federálneho zákona „o účtovníctve“. Musia však tiež viesť záznamy o svojich finančných aktivitách. Všetky finančné a daňové obchodné doklady musia byť udržiavané a uchovávané v súlade s prísne definovanými pravidlami a predpismi.

Všetku účtovnú dokumentáciu možno zhruba rozdeliť do dvoch veľkých skupín:

Primárne dokumenty.

Účtovná dokumentácia.

Primárna dokumentácia má oveľa väčšiu hodnotu. Je to tak kvôli skutočnosti, že leví podiel na takejto dokumentácii tvoria papiere prichádzajúce do podniku zvonku, od obchodných partnerov a protistrán. Všetky vykonané účtovné operácie, ako aj tvorba základu dane sa vykonávajú výlučne na základe primárnej dokumentácie. Má určitý formát a vzhľad. Aká je primárna dokumentácia? V prvom rade sú to akty, zmluvy, faktúry, nákladné listy, ale aj množstvo ďalších dokumentov. Všetky právne významné kroky sú certifikované týmito obchodnými dokumentmi. V tejto súvislosti majú niekoľko osobitných požiadaviek týkajúcich sa obsahu a podmienok, v ktorých musia byť uložené.

V dnešnej dobe nie je neobvyklé, že prvotné obchodné dokumenty vznikajú a fungujú v elektronickom formáte. Pre dokumentáciu tohto druhu boli tiež vyvinuté určité normy, ktoré určujú ich formu a typ, najmä prítomnosť kvalifikovaného elektronického podpisu. Pokiaľ ide o čas uchovávania elektronických dokumentov, sú úplne totožné s ich papierovými náprotivkami.

Podmienky uchovávania archívnych dokumentov v organizácii

Charta každého podniku alebo organizácie, bez ohľadu na ich právne postavenie, musí obsahovať klauzulu upravujúcu, za akých podmienok a na aké časové obdobie sa majú účtovné obchodné doklady uchovávať. Prítomnosť tejto položky pomôže vyhnúť sa ďalším otázkam od zástupcov inšpekčných orgánov. Okrem toho sa odporúča vydať miestny normatívny akt, ktorý určuje, ako by sa mala uchovávať dokumentácia spoločnosti a kto bude za to konkrétne zodpovedný.

Celá primárna účtovná dokumentácia sa musí viesť v súlade s požiadavkami moderných ruských právnych predpisov, najmenej však 5 rokov.

Skladovanie dokumentov personálom

V drvivej väčšine prípadov je dokumentáciou súvisiacou s personálnou prácou prísna dokumentácia o zodpovednosti. Špeciálne podmienky pre uchovávanie týchto obchodných dokladov sú spôsobené skutočnosťou, že obsahujú osobné údaje zamestnancov. Zvýšenú zodpovednosť za integritu a bezpečnosť samotných médií a informácií, ktoré obsahujú, má osobitne oprávnený zamestnanec - personálny inšpektor. Absencia takého miesta v personálnom zozname organizácie naznačuje, že túto zodpovednosť bude niesť buď samotný vedúci podniku, alebo hlavný účtovník.

Všetky objednávky práce s personálom, evidenčné karty zamestnancov, pracovné knihy a výkazy zamestnancov sú v úvode personálneho inšpektora. Federálny zákon o účtovníctve upravuje postup pri tvorbe primárnej dokumentácie o personálnej práci a odmeňovaní. Z ustanovení tohto zákona vyplýva, že všetku primárnu účtovnú dokumentáciu je možné do účtovníctva prijať, iba ak sa jej tvorba uskutočnila na základe albumov jednotných foriem primárnej účtovnej dokumentácie.

Príprava podkladov na archiváciu

Uchovávanie účtovných dokladov upravuje list ministerstva financií ZSSR zo dňa 07.29.1983 č. 105. Podľa tohto listu by sa o ňom malo viesť archív, ktorá sa chápe ako samostatná miestnosť so špeciálnymi skrinkami a trezormi. Pravidlá Rosarkhivu z 2. júna 2002 obsahujú štandardné odporúčania pre usporiadanie týchto priestorov. Odporúčania sú vítané, ale nie sú potrebné. Za ich nedodržiavanie neexistujú žiadne pokuty.

Na to, ako by sa mala uchovávať prísna dokumentácia o vykazovaní, sa vzťahuje niekoľko ďalších požiadaviek. Skladovať by sa malo v trezoroch alebo špeciálnych miestnostiach vybavených zvýšenými bezpečnostnými opatreniami. Rovnaké požiadavky platia pre obchodné dokumenty označené pečiatkou „obchodné tajomstvo“.

Všetky ostatné obchodné dokumenty je možné uložiť na police a do špeciálnych skriniek. Môžu byť umiestnené priamo v kancelárii vedúceho organizácie alebo hlavného účtovníka. Upozorňujeme, že pre ľahší prístup sa odporúčajú viazané a usporiadané bankové výpisy, zálohové správy, úkony, hotovostné príkazy a ďalšie finančné doklady zoradené v chronologickom poradí.

V prípade nedostatku miesta, ako aj po absolvovaní kontroly Federálnej daňovej služby je potrebné preniesť niekoľko obchodných dokumentov na archív obec. Prevod sa vykonáva podľa inventarizácie v očíslovanej a zošitej podobe. Množstvo papierov po uplynutí doby skladovania je zničených. Špeciálna komisia túto dokumentáciu skontroluje a zaznamená skutočnosť jej zničenia.

Dodržiavanie stanovených pravidiel, postupov a lehôt zaručuje podnikateľovi ochranu pred problémami spôsobenými nezhodami s kontrolnými orgánmi a tiež mu umožňuje vytvoriť potrebný legislatívny rámec, ktorý môže byť potrebný pri obhajobe zákonných práv a záujmov v súdnictve.

Odošlite svoju dobrú prácu do znalostnej bázy je jednoduché. Použite nasledujúci formulár

Študenti, doktorandi, mladí vedci, ktorí využívajú vedomostnú základňu pri štúdiu a práci, vám budú veľmi vďační.

Zverejnené dňa http://www.allbest.ru/

Zverejnené dňa http://www.allbest.ru/

Ministerstvo poľnohospodárstva Ruskej federácie

Federálna štátna rozpočtová vzdelávacia inštitúcia vyššieho vzdelávania

Ryazanská štátna agrotechnologická univerzita pomenovaná po P.A. Kostycheva

(FGBOU VO RGATU)

Fakulta cestnej dopravy

Abstrakt na tému:

„Archívne ukladanie dokumentov“

Ukončené: študent 3. ročníka

fakulta cestnej premávky

smery výcviku

„Technológia dopravných procesov“

Malakhov V.A.

Skontroloval: kandidát ekonomických vied, docent Lozovaya O.V.

Ryazan 2015

1. Dokumenty upravujúce postup pri ukladaní dokumentov

2. Formovanie dokumentov do prípadov

3. Technické spracovanie dokumentov pred ich odoslaním do archívu

4. Zaistenie bezpečnosti dokumentov

5. Elektronické dokumenty v archívoch

6. Umiestnenie dokumentov do skladov

7. Kontrola prítomnosti a stavu dokumentov

8. Archívne odkazy

9. Preskúmanie hodnoty a zničenie dokumentu

Bibliografia

1. Dokumenty upravujúce postup pri ukladaní dokumentov

Postup ukladania dokumentov upravujú tieto hlavné dokumenty:

Federálny zákon č. 125-FZ z 22.10.2004 „O archívnych veciach v Ruskej federácii“;

Základné pravidlá pre archívy organizácie - schválené rozhodnutím Rosarkhivu zo dňa 06.02.2002 (ďalej len základné pravidlá);

Zoznam štandardných administratívnych archívnych dokumentov vytvorených v priebehu činnosti štátnych orgánov, miestnych orgánov a organizácií s uvedením lehôt uchovávania schválený výnosom Ministerstva kultúry Ruskej federácie z 25. augusta 2010 N 558;

Súčasné nariadenie o dokumentoch a postupoch v účtovníctve schválené uznesením ministerstva financií ZSSR z 29. júla 1983 č. 105.

Postup ukladania účtovných dokladov je stanovený vo federálnom zákone z 21. novembra 1996 N 129-FZ „O účtovníctve“, ako aj v daňovom poriadku Ruskej federácie.

2. Formovanie dokumentov do prípadov

Každý špecialista pracujúci s dokumentmi by sa mal zaoberať tvorbou dokumentov do prípadov. Je potrebné poznamenať, že dokumenty sa podľa určitých kritérií formujú do prípadov, aby ich bolo možné neskôr ľahko vyhľadať v archíve. Špeciálny referenčný dokument vytvorili archivári, pomocou ktorých sa úradné dokumenty distribuujú do priečinkov (prípadov). Nazýva sa to názvoslovie prípadov. Toto je systematický zoznam položiek všetkých prípadov, ktoré zamestnanci začnú v organizácii v budúcom roku. Nomenklatúra prípadov sa zostavuje v predvečer nového kalendárneho roka, zvyčajne v decembri, aby bolo známe, ktoré prípady by sa mali tvoriť v spoločnosti v nasledujúcom roku od januára do decembra.

Pri formovaní dokumentov do prípadov sa používajú rôzne znaky, podľa ktorých sa dokumenty kombinujú do jedného priečinka. Napríklad nominálna vlastnosť: objednávky k objednávkam, protokoly k protokolom. Ďalším znakom je predmet úradnej korešpondencie. Je však možný aj úplne iný prístup, keď sa kombinujú rôzne dokumenty k jednej otázke. Klasickým modelom je súdny spor, osobný spis zamestnanca.

Forma nomenklatúry prípadov je jednotná a je obsiahnutá v prílohe „Základné pravidlá práce archívov organizácie“ Dokument schvaľuje vedúci organizácie. Ak je spoločnosť veľká, je potrebné vyplniť stĺpec "Názov sekcie", to znamená zadať názov štruktúrnej jednotky. Ak je organizácia malá, je tu uvedený smer činnosti.

archívne úložisko

3. Technické spracovanie dokumentov pred ich odoslaním do archívu

Najprv musia byť dokumenty v spise v chronologickom poradí: vrchný dokument je prvý v januári. Pomocou čiernej olovenej ceruzky očíslujte každý hárok na prednej strane puzdra v pravom hornom rohu. V hárku svedka sa nachádza aj tabuľka, ktorá naznačuje vlastnosti fyzického stavu a formovania puzdra, napríklad roztrhané, lepené, plesnivé listy. Musíte uviesť odkaz na ich počet. A je potrebné vyhotoviť interný súpis dokumentov prípadu. Register prípadu, jeho záhlavie, čísla hárkov prípadu, ktoré zodpovedajú tomuto dokumentu, sa zapisujú do internej inventúry. Inventár je priložený jeho kompilátorom a je umiestnený na začiatku prípadu. Teraz musí byť prípad flashovaný alebo vložený do tvrdej väzby, mal by byť vypracovaný obal, ktorý odráža názov organizácie, divízie, číslo prípadu, zväzok, titul, dátumy založenia a uzavretie prípadu.

Zásoby sú vyhotovené najmenej v troch exemplároch, z ktorých jeden zostáva v štruktúrnom celku, čo potvrdzuje skutočnosť, že sa dokumenty predkladajú archívu, a ďalšie kópie inventára sa prenášajú do archívu spolu so spismi.

4. Zaistenie bezpečnosti dokumentov

Prípady krátkodobého (do 10 rokov), dlhodobého (nad 10 rokov) a trvalého skladovania by sa mali uchovávať v organizácii:

1. pred koncom ustanoveného obdobia a ich pridelenie na zničenie;

2. pred doručením vecí do väzby;

3. pred likvidáciou organizácie.

Počas celého stanoveného obdobia uchovávania by malo byť zabezpečené nielen účtovanie dokladov, ale aj ich fyzická bezpečnosť a použitie.

To ukladá určité požiadavky na spracovanie samotných prípadov a vybavenie archívov.

Archívne dokumenty sa ďalej členia na dokumenty so všeobecným a samostatným uložením na papierovom a filmovom základe. Medzi posledne uvedené patria nielen filmy na fotografie, video a zvukové záznamy, ale aj ďalšie pamäťové médiá pre počítače, ktoré sa ešte nezformovali do samostatnej skupiny.

5. Elektronické dokumenty v archívoch

Podľa zásad archivácie musí byť dokument uložený na dátovom nosiči, na ktorom bol vytvorený. Uchovávanie kancelárskych dokumentov na počítačových médiách preto nie je zakázané, ale aj odradené od objektívnych dôvodov.

Malo by sa tiež pamätať na to, že dlhodobé uchovávanie dokumentov na nestabilných vymeniteľných médiách, ako sú diskety, vyžaduje časté, najmenej šesťmesačné kontroly a prepisovanie uložených informácií na nové médiá v duplikáte. Dlhodobo, t.j. už viac ako 10 rokov je ukladanie archivovaných informácií na pevný disk počítača tiež riskantné z dôvodu možných zlyhaní a vírusových útokov.

V súčasnosti možno za jediné možné médium na záznam archívnych dokumentov považovať neprepisovateľný optický disk (CDR), aj keď v poslednej dobe sa zvyšujú nároky na jeho kvalitu.

Pri významnom množstve dokumentov na počítačových médiách a databázach dokumentov vytvorených v procese elektronickej dokumentácie je na ich ukladanie organizované nezávislé ukladanie elektronických dokumentov alebo ako súčasť existujúceho archívu.

6. Umiestnenie dokumentov do skladov

Dobre premyslené umiestnenie dokumentov umožňuje racionálne využívať priestory, znížiť náklady na hľadanie prípadov, zabezpečiť optimálne podmienky skladovania a možnosť evakuácie archívu v prípade núdze.

Umiestnenie archívnych dokumentov v organizáciách je založené na:

1. vytvorenie najlepších podmienok pre dokumenty trvalého uloženia,

2. pohodlie operatívneho použitia všetkých dokumentov.

Dokumenty všeobecnej kancelárskej práce, dôverné, personálne a technické dokumenty sa ukladajú osobitne, pokiaľ je to možné, v rôznych úložiskách.

Pri určovaní priestorov potrebných na umiestnenie puzdier sa berie do úvahy dynamika pohybu puzdier. V archíve organizácie je teda účelnejšie umiestňovať prípady nielen podľa štruktúrnych rozdelení podľa inventárov a nomenklatúr prípadov, ale aj podľa času ich pridelenia na zničenie.

Pre orientáciu v dynamicky sa meniacom zložení prípadov sú zostavené topografické ukazovatele a všetky miestnosti, stojany v nich sú očíslované zľava doprava od vchodu. Police sú tiež očíslované podľa nastavenia kufrov, t.j. podstielka zhora nadol.

Dokumenty by mali byť uložené v miestnostiach oddelených od pracovných miestností zamestnancov a chránené pred neoprávneným prístupom. Trezory by mali byť dodatočne chránené mriežkami otvárajúcimi sa z vnútornej strany (pre extrémnu evakuáciu) na oknách prvého poschodia archívu, dvere by mali byť dodatočne vystužené a opatrené zámkami. Okná sú chránené pred priamym slnečným žiarením špeciálnymi zaskleniami, farbami a hrubými závesmi. Z dôvodu zvýšeného nebezpečenstva požiaru sú sklady dokladov vybavené uzavretými žiarovkami, spínačmi a bezpečnostnými štítmi mimo skladov. Povinným doplnkom archívov sú viacrozmerné hasiace prostriedky (vrátane netekutých, napríklad piesok a plachta).

Archívy by mali mať:

1. Špeciálne mobilné alebo stacionárne regály so šírkou police najmenej 25 cm;

2. šírka uličiek medzi regálmi nie je menšia ako 75 cm;

3. šírka hlavných uličiek je až 120 cm;

4. vzdialenosť medzi policami na výšku je 35-40 cm;

5. vzdialenosť koncov regálov od stien je 45 cm;

6. Vzdialenosť od podlahy k spodnej poličke je 20 cm a v suteréne a polopodlažných podlahách - až 50 cm.

Na ukladanie veľkoformátových dokumentov (mapy, výkresy, plány) sa používajú špeciálne stojany s vodorovným alebo zvislým zaveseným úložiskom.

Hlavnými torpédoborcami dokumentov v archívoch sú formy. Je známe, že viac ako 200 druhov húb žije v „papierovom sklade“, ich spóry sú prenášané vzduchom a v prašných miestnostiach môžu ľahko infikovať dokumenty. Spravidla sa huby vyvíjajú najaktívnejšie na vlhkých dokumentoch alebo v skladoch s vysokou vlhkosťou vzduchu pri teplote 25 - 27 ° C, v tesne neprehľadných rohoch a nevetraných skrinkách.

Pri uskladňovaní dokumentov (a kníh) je preto potrebné dodržiavať optimálny režim teploty a vlhkosti. V Rusku je nastavená na maximum 18-20 ° C, s relatívnou vlhkosťou vzduchu 50-55%. Filmové médiá vyžadujú ešte prísnejšie podmienky skladovania, preto sú všetky archívy vybavené prístrojmi na meranie teploty a vlhkosti v rôznych kútoch archívov. Pre archívy je povinné pravidelné mokré čistenie a preventívna dezinfekcia priestorov.

Všetky puzdrá v archívoch sú navyše balené v kartónových škatuliach, zväzkoch a iných obaloch vyrobených z materiálov neškodných pre dokumenty. Nalepujú sa na škatule a na zväzky puzdier sú pripevnené štítky s označením:

1. čísla inventára (nomenklatúra prípadov),

2. roky a čísla extrémnych prípadov zahrnuté v tomto poli (zväzku).

V závislosti od tvrdosti krycieho materiálu puzdra, frekvencie používania dokumentov sa volí spôsob ukladania - zvislý alebo vodorovný.

7. Kontrola prítomnosti a stavu dokumentov

Kontroly skutočného stavu a fyzického stavu veci (vyblednutie, kontaminácia, mechanické poškodenie) sa vykonávajú minimálne:

1. Raz za 10 rokov,

2. na trvalé uskladnenie - raz za 5 rokov,

3. pre dôverné dokumenty - ročne

Takéto kontroly sa tiež vykonávajú:

1. pri zmene správcov archívov,

2. v prípade hromadného poškodenia alebo zničenia prípadov,

3. po presunutí súborov do iného archívu.

Výsledky kontrol sa vypracúvajú aktmi podľa štandardného formulára ustanoveného archívnou službou, schváleného vedúcim organizácie. Na základe výsledkov kontrol schválených vedením organizácie sa v účtovných dokumentoch urobia zmeny a objasnenia (ak je to potrebné), uvedie sa číslo a dátum úkonu, pri ktorom sa výsledky kontroly zaznamenajú.

8. Archívne odkazy

Všetky obchodné a štátne organizácie, štátne a rezortné archívy sú povinné vydávať na žiadosť organizácií, bývalých zamestnancov a na žiadosti občanov, potvrdenia, kópie a výpisy z archívu dokumentov potvrdzujúcich samotnú skutočnosť a dĺžku služby, plat, pozíciu a ďalšie problémy.

Archívna referencia je úradne osvedčený dokument, ktorý má právnu silu a obsahuje správu (potvrdenie) o dokumentoch dostupných v archívoch, informácie týkajúce sa predmetu žiadosti s povinným uvedením vyhľadávacích údajov (inventárne číslo, číslo prípadu, list číslo). Odkaz obsahuje zoznam mien dokumentov, ich dátumov a informácií z týchto dokumentov v chronologickom slede udalostí, a nie dokumentov, v ktorých sú obsiahnuté.

Archívne osvedčenie podpisuje pracovník zodpovedný za archív a vedúci organizácie a osvedčuje ho pečať (ak je k dispozícii - opečiatkovaná), v prípade potreby sú k osvedčeniu pripojené kópie dokumentov a výňatkov z originálov. Pri zostavovaní osvedčenia na niekoľkých listoch musí byť každý list osvedčený.

Archívny výpis je úplnou kópiou formalizujúcich a overujúcich častí dokumentu a doslovnými kópiami jeho obsahu (textu).

Archívne výňatky sa spravidla vyhotovujú, ak sú potrebné informácie obsiahnuté v objemnom viacrozmernom dokumente, ale iba jeho časť sa týka obsahu žiadosti. Na začiatku a na konci každého výpisu z dokumentu, ako aj na miestach, kde sú jednotlivé slová, výrazy alebo vety vynechané, by mali byť umiestnené elipsy.

Archívna kópia je doslovná reprodukcia celého textu dokumentu strojopisným, fotografickým alebo elektrografickým spôsobom, úradne osvedčená rovnakým spôsobom ako archívne osvedčenia.

Archívne osvedčenia, výpisy a kópie, ako aj originálne dokumenty sa vydávajú žiadateľom alebo ich splnomocnencom po prijatí pasu alebo iného dokladu totožnosti do rúk potvrdenky.

9. Preskúmanie hodnoty a zničenie dokumentu

Preskúmanie hodnoty sa vykonáva metódou prezerania dokumentu po jednotlivých listoch členmi komisie. Prípady podľa kategórie musia byť rozdelené do dvoch skupín: prvá skupina dočasného uskladnenia, druhá - trvalé a dočasné (nad 10 rokov) uskladnenie. Komisia je vytvorená jednorazovo na obdobie činnosti organizácie a tvoria ju zástupcovia vedúcich oddelení: účtovníctvo, personálne služby, archívy. Na čele odbornej komisie je spravidla zástupca riaditeľa. Komisia zasadá a vypracúva zápisnice s rozhodnutiami týkajúcimi sa schválenia súpisov dokumentov s dlhými a stálymi dobami skladovania a personálu a určuje, ktoré dokumenty sa majú zničiť.

Postup zničenia dokumentov vyžaduje správnu dokumentáciu. Zničením sa môžu stať iba dokumenty s krátkou dobou uchovávania (do 10 rokov vrátane), ak uplynula doba uchovania. Výpočet tohto obdobia sa začína 1. januára nasledujúceho kalendárneho roka. Nemôžete zničiť dokumenty, ktoré neprešli kontrolou hodnoty dokumentov. Rozhodnutie o zničení musí byť obsiahnuté v zápisnici zo zasadnutia odbornej komisie organizácie. Dokumenty, ktoré sú predmetom zničenia, sa uzatvárajú v príslušnom zákone, ktorý má jednotnú formu - zákon o výbere na zničenie dokumentov, ktoré nepodliehajú uloženiu. Po splnení formalít pre dokumentáciu môžete pristúpiť k zničeniu dokumentov.

Zoznam literatúry

1. http://docrev.ru/arxivnoe-xranenie-dokumentov/

2. http://www.mbm.ru/wiki/index.php/Archive_storing_documents

3. http://www.klerk.ru/buh/articles/346636/

Zverejnené na Allbest.ru

Podobné dokumenty

Celý cyklus spracovania a pohybu dokumentov od okamihu ich vytvorenia po ukončenie vykonania a odoslania. Odbornosť (hodnotenie) vedeckej a praktickej hodnoty dokumentov. Inventúry a evidencia prípadov. Opis dokumentov trvalého a dlhodobého uloženia.

test, pridané 14.03.2009


Štruktúra a účel prípadov nomenklatúry. Požiadavky na ich tvorbu a pravidlá skladovania. Preskúmanie hodnoty dokumentov. Zostavenie súpisov prípadov a postup ich prenosu do archívu. Podstata archívneho ukladania dokumentov v elektronickej podobe. Odborné provízie.

seminárna práca pridaná 02.02.2014


Zásady a kritériá hodnoty dokumentov. Systém normatívnych a metodických pokynov pre výber dokumentov. Organizácia a vykonávanie preskúmania hodnoty dokumentov, postupu ich vykonávania, registrácie výsledkov a uchovávania. Informačné technológie v archívoch.

práca, pridané 13.03.2019


Podmienky uchovávania dokumentov týkajúcich sa prijímania, pohybu a prepúšťania zamestnancov. Osobný preukaz zamestnanca. Zloženie a odstránenie dokumentov z osobných spisov. Postup pri vedení osobných spisov osôb vo verejnej funkcii v Ruskej federácii.

abstrakt, pridané 30.04.2011


Fázy životného cyklu organizácie: koncepcia, klasifikácia a typy. Podstata a funkcie likvidačnej komisie, pravidlá ukladania dokumentácie. Preskúmanie hodnoty dokumentov, zásad registrácie prípadov a zostavovania ich súpisov. Prenos dokumentov do archívu.

práca, pridané 10.10.2015


test, pridané 06.03.2017


Aspekty tvorby, organizácie a fungovania archívov elektronických dokumentov. Úloha Koncepcie formovania elektronickej vlády v Ruskej federácii, podmienky jej fungovania. Metodika a zásady archívneho ukladania elektronických dokumentov.

abstrakt, pridané 21. 10. 2011


Legislatívna a normatívna úprava kancelárskej práce. Postup pri vypracúvaní dokumentov a požiadavky na ich registráciu. Systém organizačných a administratívnych dokumentov a personálnej dokumentácie. Organizácia práce a ukladanie dokumentov.

manuál, pridané 26.01.2009


Právny a regulačný rámec upravujúci kancelársku prácu a tok dokumentov v organizácii. Postup prijímania a počiatočného spracovania korešpondencie. Typické a individuálne lehoty na vyhotovenie dokumentov. Kancelárske spracovanie dokumentov.

semestrálna práca pridaná 8. 8. 2013


Požiadavky na papierovanie zamestnancov. Koncepcia a špecifiká vypracovania listinnej formy, základné požiadavky na ňu. Postup prípravy a vyhotovenia administratívnych dokumentov, informačných a referenčných dokumentov, ich obsah.

Organizácia, podobne ako živý organizmus, neustále komunikuje s vonkajším svetom a podporuje množstvo vnútorných procesov: uzatvára zmluvy s protistranami, prijíma alebo predáva tovary a služby, vykonáva rôzne platby, koordinuje a schvaľuje miestne predpisy.

Zároveň veľa dokumentov, z ktorých väčšina skôr alebo neskôr stratí aktuálny význam a odošle sa do archívu. Každá organizácia dodržiava svoju vlastnú politiku správy dokumentov, avšak dodržiavanie všeobecných odporúčaní, ktoré sa v praxi úspešne uplatňujú a podporujú ich právne normy, vám umožňuje čo najviac optimalizovať archiváciu a vyhnúť sa možným problémom v budúcnosti.

Celá škála dokumentácie, ktorú organizácia zhromaždila v priebehu svojich činností a ktorá je predmetom skladovania, je rozdelená do niekoľkých kategórií:

• zakladajúce dokumenty- sú právnym základom existencie organizácie a určujú jej základné právne charakteristiky;
• administratívne dokumenty- majú nevyhnutný alebo informačný charakter, spravidla sú vypracované v mene najvyššieho vedenia;
• personálne dokumenty- ovplyvňovať všetky možné vzťahy, ktoré môžu vzniknúť medzi zamestnancom a zamestnávateľom;
• finančné výkazy- obsahuje primárne dokumenty odrážajúce realizáciu predaja a nákupu tovarov a služieb organizáciou;
• špecializovaná dokumentácia- vnútorné predpisy upravujúce hlavné aspekty činnosti organizácie a zabezpečujúce konzistentnosť práce jej štruktúrnych divízií.

V širšom zmysle možno rozdeliť všetky dokumenty, ktoré organizácia vlastní dve skupiny: Dokumentácia, ktorá bola dokončená a práce, ktoré sú stále zapojené do akéhokoľvek relevantného obchodného procesu. Jednou z hlavných úloh zamestnanca zodpovedného za údržbu archívu je kompetentné rozdávanie dostupných dokumentov o relevantných prípadoch a ich včasné doplnenie novo vydanou dokumentáciou.

Príprava na požiadavky na odovzdanie a skladovanie

Na maximalizáciu štruktúrovania dokumentov, ktoré má právnická osoba k dispozícii, sa používa špeciálna konsolidovaná nomenklatúra, ktorá odráža názvy všetkých prípadov s uvedením času ich uloženia. Dokumenty v súboroch sú zvyčajne zoskupené podľa typu a triedené do samostatných priečinkov.

Bod 3.4. Zo základných pravidiel pre archív organizácií schválených v roku 2002, ktoré majú odporúčací charakter, sa forma nomenklatúry prípadov navrhuje vo forme tabuľky, ktorá obsahuje tieto polia:

• index prípadov, ktorý sa skladá z digitálneho kódu štruktúrnej jednotky a sériového čísla puzdra;
• názov prípadu, napísané vo forme krátkeho a presného označenia podstaty procesu s ním súvisiaceho bez použitia zložitých štruktúr a úvodných slov;
• lúka počet pamäťových jednotiek odráža počet zväzkov alebo častí zloženia puzdra a je dokončený na konci roka;
• posledný stĺpec obsahuje poznámky súvisiace s operáciami v záležitostiach - usadenie sa, pohyb atď.

Súbory organizované v súlade s konsolidovanou nomenklatúrou sa archivujú na obdobie, ktoré závisí od typu dokumentácie, ktorá ich tvorí. Dokumenty, ktoré ich obsahujú, sa tak uchovávajú po celú dobu existencie právnickej osoby a v prípade jej likvidácie sú predmetom prenosu do štátneho alebo mestského archívu.

Časť účtovnej závierky je takisto predmetom neurčitého uchovávania, zatiaľ čo pri primárnej dokumentácii je obdobie obmedzené. 5 rokov... Najdlhšia doba archivácie sa poskytuje personálnym dokumentom - mali by sa napríklad uchovávať výpisy z platu 75 rokov, rovnaké obdobie je stanovené aj pre pracovné zmluvy a osobné preukazy zamestnancov.

Predpisy a zodpovednosť

Na federálnej úrovni sú všeobecné zásady organizácie archivácie upravené zákonom č. 125-FZ z 22. októbra 2004, ktorého niektoré ustanovenia sú záväzné pre všetky podniky, ktoré majú nepretržitý tok dokumentov.

Okrem právnych noriem týkajúcich sa správy archívov zákon ustanovuje aj zodpovednosť úradníkov a organizácií za porušenia právnych predpisov v tejto oblasti. Trest v tomto prípade nepresahuje 500 RUB, úplná alebo čiastočná absencia povinnej dokumentácie pre uskladnenie však môže viesť k oveľa vážnejšej sankcii - až 300 000 rubľov.

Samostatné ustanovenia o archivácii účtovných dokladov sú uvedené v príkaze ministerstva financií ZSSR, schváleného ešte v roku 1983 a stále platného. Vyčerpávajúci zoznam dokumentov vypracovaných počas celej existencie organizácie spolu s podmienkami ich uchovávania je uvedený v nariadení Ministerstva kultúry Ruska z 25. 8. 2010 č. 558. Súbor vyššie uvedených pravidiel pre prácu archívov organizácií obsahuje podrobný zoznam odporúčaní týkajúcich sa všetkých aspektov týchto činností.

Prístup k dokumentom a podmienky ich predkladania

Formované prípady sa spravidla presúvajú do archívu najneskôr do 3 rokov od okamihu ukončenia ekonomických procesov, ktoré sa v nich prejavia. Postup ukladania a vydávania dokumentov je stanovený v súlade so schválenými internými predpismi na základe regulačných požiadaviek a odporúčaní.

Pre interné použitie je doba práce s archívnymi dokumentmi obmedzená 30 dní, ale na žiadosť zodpovedného zamestnanca je možné s ohľadom na bezpečnosť prípadov určený čas predĺžiť o ďalší mesiac.

Podrobné pokyny na archiváciu a údržbu archívu

Postup registrácie a prenosu prípadov pre ukladanie je možné rozdeliť na niekoľko hlavných etáp:

Je potrebné poznamenať, že dokumenty, ktoré majú úložnú dobu, sa zvyčajne predložia do archívu. najmenej 10 rokov... Zvyšok dokumentácie je možné uložiť priamo v oddeleniach a po uplynutí zákonom stanovenej lehoty preniesť na zničenie.

Vybavenie archívneho skladu a kontrola vhodnosti priestorov

Postup usporiadania miest uloženia dokumentácie je podrobne popísaný v základných pravidlách. Hlavným princípom pri vybavovaní archívu v organizácii je použitie samostatnej budovy alebo priestorov pre svoje potreby.

Zároveň nie je povolená prevádzka štruktúr, ktoré sú v extrémne schátranom stave, ako aj vo vlhkých a nevykurovaných. Obmedzenie sa vzťahuje aj na priestory umiestnené v rovnakých budovách s pohostinskými službami a dodávkami potravín, ako aj vedľa skladov horľavých alebo agresívnych látok.

Vnútorné usporiadanie archívneho úložiska musí byť urobené tak, aby bola zaistená maximálna bezpečnosť dokumentácie v ňom obsiahnutej. To si vyžaduje súlad zoznam podmienok:

• archívna miestnosť musí byť chránená pred povodňami, musí zodpovedať normám požiarnej bezpečnosti a musí mať produktívny ventilačný systém;
• všetky elektrické vedenia a zásuvky by mali byť čo najviac izolované;
• výzdoba priestorov by mala byť vykonaná z nehorľavých a neagresívnych materiálov;
• cez skladovanie nie je dovolené klásť vodovodné a kanalizačné potrubie.

Konečné rozhodnutie o vhodnosti priestorov pre potreby archívu prijíma množstvo špecializovaných služieb na základe odborných znalostí. Toto zohľadňuje požiarnu bezpečnosť priestorov, jeho sanitárny stav atď. Na základe výsledkov každej skúšky Zák odráža výsledky jeho vykonávania.

Vlastnosti použitia dokumentov a organizácie práce

Podkladom pre prácu archívu je predpis schválený vedením alebo pokyn na údržbu archívu organizácie. Na základe tohto dokumentu je menovaný zamestnanec, ktorý koná ako archivár a zodpovedá za bezpečnosť a úplnosť ním zverených dokladov.

Archív v organizácii môže existovať ako samostatná štrukturálna jednotka a nachádza sa v administratívnej službe. Bez ohľadu na jej formálne pridruženie je hlavným účelom jej fungovania tvorba, účtovníctvo a zabezpečenie integrity archivovaných údajov organizácie.

Dosahuje sa to systematickou činnosťou archivára pri udržiavaní nomenklatúry prípadov, prijímaní správne naformátovaných zväzkov, ich systematizácii atď. Medzi povinnosti pracovníkov archívu okrem toho patrí včasné a úplné poskytnutie požadovaných dokumentov, ako aj účasť na procese ničenia dokumentov so skončenou dobou uloženia.

Kontrolný postup

Okrem vnútorných predpisov sa práca archívu riadi legislatívnymi aktmi vrátane opatrení na kontrolu archivácie v organizácii.

Podľa zákona č. 125-FZ teda kontrolu nad dodržiavaním poradia ukladania dokumentov vykonávajú špeciálne orgány na federálnej úrovni a na úrovni subjektov Ruskej federácie. V praxi túto funkciu zvyčajne vykonáva daňový inšpektorát a dôchodkový fond ako hlavní externí používatelia dokumentácie organizácie. Ten istý zákon ustanovuje zodpovednosť za porušenie právnych predpisov o archívnych veciach až po trestnú.

Prehľad programu na automatizáciu pracovného toku kancelárie v organizácii je uvedený nižšie.

Registrácia elektronických médií

Vo svete všadeprítomných špičkových technológií „klasický“ informačný nosič - papier a jeho deriváty - pomaly ale isto ustupuje elektronickým nosičom. V tejto súvislosti bude mať zamestnanec archívu skôr alebo neskôr otázku: ako prijať tieto dokumenty na uskladnenie? Odpoveď je jednoduchá: v rovnakej podobe, v akej boli pôvodne navrhnuté.

Ak napríklad faktúry od zahraničného dodávateľa majú formu elektronického dokumentu certifikovaného digitálnym podpisom, mali by sa uložiť do pamäte počítača - netreba nič iné tlačiť a certifikovať. Takáto dokumentácia sa všeobecne zapisuje do nomenklatúry prípadov, pričom sa zohľadňuje ustanovená doba uchovávania.

Archívne kancelárske práce v organizácii - zložitý a viacstupňový proces, vyžadujúce od účastníkov dôkladné plánovanie a dodržiavanie mnohých požiadaviek a odporúčaní. Dobre vybudovaný systém archivácie dokumentov nielenže svedčí o dobre koordinovanej a produktívnej práci oddelení, ale tiež demonštruje potenciál organizácie ako efektívnej obchodnej jednotky.

Podrobné pokyny na prenos dokumentov do archívu sú uvedené vo videu.