रूस के GlavGosexpertiza

गण
संग्रह, संग्रह के लिए मामलों की तैयारी और हस्तांतरण

मास्को

1999

संग्रह में मामलों की तैयारी और हस्तांतरण इस आदेश के अनुसार किया जाता है, जो अभिलेखीय व्यापार पर संघीय कानून के अनुसार विकसित किया गया है, रूस की संघीय अभिलेखीय सेवा के नियामक अधिनियम, वृत्तचित्र दस्तावेज ("एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणाली" पर नियामक दस्तावेज। संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण की एकीकृत प्रणाली। कागजी कार्रवाई के लिए आवश्यकताएं, "गोस्ट आर 51141-98" विकास और अभिलेखीय व्यवसाय। नियम और परिभाषाएं, विभागीय अभिलेखागार के काम के लिए मुख्य नियम।

1. मामलों का गठन

1.1। मामलों के गठन के लिए बुनियादी आवश्यकताओं

1.1.1. मामलों के नामकरण के अनुसार मामलों के गठन को निष्पादित दस्तावेजों के समूहों का समूह कहा जाता है।

संगठन के संरचनात्मक विभाजन में कार्यालय के काम के लिए जिम्मेदार दस्तावेजी समर्थन सेवा के कर्मचारियों द्वारा मामला गठित किया जाता है।

संगठन के संग्रह के प्रत्यक्ष पद्धति मार्गदर्शन के तहत मामलों का गठन किया जाता है।

1.1.2. मामलों को बनाने के दौरान, निम्नलिखित बुनियादी आवश्यकताओं को देखा जाना चाहिए:

आवश्यकताओं के अनुसार केवल पंजीकृत, निष्पादित और निष्पादित दस्तावेज "एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणाली। संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण की एकीकृत प्रणाली। कागजी कार्य के लिए आवश्यकताएं "और कार्यालय के काम पर अन्य नियामक कृत्यों;

सामग्री, प्रजातियों और भंडारण अवधि को ध्यान में रखते हुए मामलों के नामकरण के शीर्षक से संबंधित दस्तावेजों को शामिल करें;

एक कैलेंडर वर्ष के दस्तावेजों द्वारा किए गए दस्तावेजों को समूहित करने के लिए, पास करने वाले मामलों और व्यक्तिगत मामलों के अपवाद के साथ, जो संगठन में विशेषज्ञ की पूरी अवधि के दौरान गठित होते हैं;

निरंतर और अस्थायी भंडारण समय के दस्तावेज अलग मामलों में समूहीकृत किया जाना चाहिए;

प्रत्येक दस्तावेज़ के एक उदाहरण पर शामिल करें;

मामला में 250 से अधिक शीट होने चाहिए, इसकी मोटाई 4 सेमी से अधिक नहीं होनी चाहिए;

यह ड्राफ्ट, हस्तलिखित, अनियंत्रित, अनुपलब्ध, हस्ताक्षरित दस्तावेजों और दस्तावेजों को वापस करने के लिए मना किया गया है।

मामले के अंदर, दस्तावेजों को स्थित होना चाहिए ताकि वे लगातार कुछ प्रश्नों को अपनी सामग्री में कवर कर सकें। साथ ही, दस्तावेज क्रोनोलॉजिकल अनुक्रम (इनकमिंग - रसीद की तिथियों, आउटगोइंग - प्रस्थान की तिथियों द्वारा) में स्थित हैं।

दस्तावेजों के लिए आवेदन, उनकी स्वीकृति या संकलन की तारीख के बावजूद, उन दस्तावेजों से जुड़े हुए हैं जिनसे वे संबंधित हैं।

1.2। दस्तावेजों की विभिन्न श्रेणियों को समूहीकृत करना

1.2.1 । संगठन के प्रोटोकॉल, ऑर्डर, ऑर्डर, निर्णय और संगठन के अन्य संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों को मामलों के नामकरण के अनुसार उनसे संबंधित अनुप्रयोगों के साथ प्रकार और कालक्रम के मामलों में समूहित किया जाता है।

1.2.2. मुख्य गतिविधि पर आदेश कर्मियों के आदेशों से अलग से समूहित होते हैं।

1.2.3. प्रावधान, प्रशासनिक दस्तावेजों द्वारा अनुमोदित निर्देश उनके लिए आवेदन हैं और निर्दिष्ट दस्तावेजों के साथ मिलकर बनते हैं। अगर उन्हें एक स्वतंत्र दस्तावेज के रूप में अनुमोदित किया जाता है, तो उन्हें स्वतंत्र मामलों में समूहीकृत किया जाता है।

1.2.4 । बैठक प्रोटोकॉल कालक्रम कार्यवाही में स्थित हैं।

1.2.5. रिपोर्ट और योजनाएं उस वर्ष के तथ्य में मधुर हैं जहां वे अपनी रसीद या तैयारी की तारीख के बावजूद संबंधित हैं (उदाहरण के लिए: संगठन (शेष राशि) की वार्षिक रिपोर्ट, संगठनात्मक और तकनीकी उपायों, प्रकाशनों और तकनीकी अध्ययन की योजना संगठन, संगठन संगठन और संरचनात्मक इकाइयों और आदि के लिए योजनाएं)।

1.2.6. खारिज कर दिए गए कर्मचारियों और व्यक्तिगत मामलों के व्यक्तिगत खातों को अलग-अलग मामलों में समूहित किया गया है और उन्हें वर्णमाला क्रम में स्थित हैं।

1.2.7. मंत्रालयों, विभागों, संगठनों, साथ ही साथ प्रस्तावों पर पत्राचार, नागरिकों की शिकायतों और नागरिकों की शिकायतों के साथ पत्राचार प्रतिक्रिया तैयारी की तिथियों पर मामलों में है, जबकि दस्तावेज़-प्रतिक्रिया अनुरोध दस्तावेज़ पर रखा गया है। एक निश्चित मुद्दे पर पत्राचार को नवीनीकृत करते समय, जो पिछले वर्ष शुरू हुआ, वर्तमान वर्ष में दस्तावेजों को शामिल किया गया है, जो पिछले वर्ष की उत्तर सूचकांक की प्रतिकृति का संकेत देता है।

1.2.8. संगठनों के काम पर नागरिकों की ऑफ़र, बयान और शिकायतें और उनके विचार और निष्पादन के लिए सभी दस्तावेजों को व्यक्तिगत मामलों पर नागरिकों के बयान से अलग से समूहीकृत किया जाता है।

2. मामलों का पंजीकरण

2.1। व्यापार पंजीकरण के लिए बुनियादी आवश्यकताओं

2.1.1. संगठन के दस्तावेज प्रबंधन सेवा या अन्य संरचनात्मक विभागों के कर्मचारियों द्वारा मामलों का पंजीकरण किया जाता है, जिनके कर्तव्यों में पद्धतिगत सहायता और संगठन के संग्रह के नियंत्रण में मामलों की स्थापना और निर्माण शामिल है।

2.1.2. भंडारण समय के आधार पर, मामलों की पूर्ण या आंशिक सजावट की जाती है।

2.1.3. स्थायी भंडारण, अस्थायी भंडारण (10 साल से अधिक) और कर्मियों को पूर्ण डिजाइन के अधीन हैं।

2.1.4. मामलों की पूर्ण सजावट में शामिल हैं:

व्यवसाय में दस्तावेजों का असर या बाध्यकारी ();

व्यवसाय में नंबरिंग शीट ();

मामले के दस्तावेजों की आंतरिक सूची तैयार करना ();

एक व्यापार पोत () खींचना;

केस कवर () के विवरण में आवश्यक जानकारी बनाना।

2.1.5. विशेष डिजाइन अस्थायी भंडारण (10 वर्षों तक समावेशी) के अधीन है। उन्हें फ़ोल्डर्स में संग्रहीत करने की अनुमति है, इस मामले में दस्तावेजों के सुदृढीकरण का संचालन नहीं करता है, चादरों को संख्या नहीं दी जाती है, आंतरिक सूची और शीट-विदर लिखा नहीं जाता है।

2.2। मामले में पैड (बाध्यकारी) दस्तावेज (से) )

2.2.1. मामले को बनाने वाले दस्तावेजों को एक विशेष ठोस फ़ोल्डर में चार पेंचर में खिलाया जाता है, जो सभी दस्तावेजों, तिथियों, संकल्प इत्यादि के पाठ के मुक्त पढ़ने की संभावना को ध्यान में रखते हुए। जब बाइंडर के लिए मामलों की तैयारी, धातु पिन और पेपर क्लिप दस्तावेजों से हटा दिए जाते हैं। मामले की शुरुआत में, दस्तावेजों से पहले ए 4 प्रारूप पेपर की एक खाली शीट रखी गई है।

2.2.2. कर्मचारियों के व्यक्तिगत खातों वाले मामले बाध्यकारी के अधीन हैं।

2.3। मामले में नंबरिंग शीट (के लिए) )

2.3.1. मामले में शामिल दस्तावेजों के स्थान के लिए प्रक्रिया के सुरक्षा और समेकन को सुनिश्चित करने के लिए, आंतरिक गतिविधियों की चादरों को छोड़कर, मामले की शीट-अक्षरी और परीक्षा में दस्तावेजों के सेट के बीच प्रशासनिक शीट्स को छोड़कर इसकी सभी चादरें वस्तुओं के ऊपरी दाएं कोने में अरबी संख्याओं द्वारा सकल संख्या के साथ गिने जाते हैं, दस्तावेजों के पाठ, काले ग्रेफाइट पेंसिल की सहायता नहीं करते हैं।

2.3.2. इस मामले में एक स्वतंत्र शीट का प्रतिनिधित्व करने वाले अन्य विशिष्ट दस्तावेज बाएं ऊपरी कोने के पीछे गिने जाते हैं।

2.3.3. कसकर लापरवाही दस्तावेजों के साथ शीट (कटिंग, फोटो इत्यादि) को एक शीट के रूप में गिना जाता है।

2.3.4. फोल्ड शीट (ए 2, ए 3 प्रारूप) सामने आता है और ऊपरी दाएं कोने में एक शीट के रूप में गिना जाता है।

2.3.5. अनुलग्नकों के साथ व्यापार में लिफाफे गिने जाते हैं, साथ ही लिफाफा गिना जाता है, और फिर अगले नंबर लिफाफे में प्रत्येक लगाव।

2.3.6. मामले में सूचीबद्ध दस्तावेजों को अपने स्वयं के पत्रिका (मुद्रित प्रकाशनों सहित) के साथ सामान्य रूप से गिना जाना चाहिए।

2.3.7. कई खंडों से युक्त मामलों की चादरें अलग-अलग के लिए गिने जाते हैं।

2.3.8. चादरों की संख्या के लिए स्याही और रंगीन पेंसिल का उपयोग करने के लिए निषिद्ध है।

2.3.9. मामलों में चादरों की संख्या में व्यक्तिगत त्रुटियों की उपस्थिति में, चादरों की साहित्यिक संख्याओं का उपयोग अनुमति है (उदाहरण के लिए: 37, 37 ए, 37 बी, आदि)।

2.4। आंतरिक सूची खींचना (करने के लिए) )

2.4.1. कर्मियों (75 वर्ष) पर स्थायी और अस्थायी (10 वर्षों से अधिक) भंडारण और दस्तावेजों के दस्तावेजों के लिए लेखांकन के लिए, एक आंतरिक ओपीआई संकलित किया गया है।

2.4.2. आवश्यक मामलों में, संग्रह के समन्वय में, आंतरिक सूची भंडारण के लिए दस्तावेजों को 10 साल तक भंडारण के लिए तैयार की जाती है, जिसके लिए गिद्ध "चिपबोर्ड" के साथ दस्तावेज हैं नागरिकों की पेशकश, बयान और शिकायतें आदि।

2.4.3. आंतरिक ओपिस निर्धारित फॉर्म पर ए 4 प्रारूप के शीट (एएच) पर तैयार किया गया है ( ), जिसमें निम्नलिखित जानकारी शामिल है:

मामले में दस्तावेजों की अनुक्रम संख्या;

दस्तावेजों का शीर्षक (सारांश);

दस्तावेजों की तारीख;

दस्तावेजों के सूचकांक (पंजीकरण संख्या);

उस मामले की चादरों की संख्या जिस पर प्रत्येक दस्तावेज़ स्थित है।

2.4.4 । आंतरिक सूची में शीट की एक स्वतंत्र संख्या है।

2.4.5. आंतरिक ओपिस को इसके कंपाइलर द्वारा हस्ताक्षरित किया गया है, जो स्थिति को दर्शाता है, हस्ताक्षर को समझता है और ओपीआई की तैयारी की तारीख को समझता है।

2.5। एक शीट-विटर (के लिए) ड्राइंग )

2.5.1. मामले में चादरों की संख्या और उनकी संख्या की विशेषताओं के निर्धारण को ध्यान में रखते हुए, एक शीट-गवाह तैयार किया जाता है।

2.5.2. मामले का मामला निर्धारित फॉर्म पर ए 4 प्रारूप की एक अलग शीट पर संकलित किया जाता है ( ).

2.5.3. मामले के मामले में, मामला संख्याओं और शब्दों में इंगित किया जाता है, आंतरिक आंतरिक सूची (इसकी उपस्थिति के साथ) की संख्या की संख्या की संख्या।

2.5.4. केस के दस्तावेजों की संख्या की निम्नलिखित विशेषताओं को वेस्टिब्यूल शीट में बातचीत की जाती है:

साहित्यिक चादरें और मिस्ड संख्याओं की उपस्थिति;

गैर-फिर से परिभाषित दोषों के साथ चादरों के कमरे (फटे चादरें, चादरें, डाले गए स्याही, आदि)।

2.5.5. मामले की संरचना और स्थिति (मूल प्रतियों के प्रतिस्थापन, नए दस्तावेजों में शामिल होने आदि) में सभी बाद के परिवर्तन इसी अधिनियम के संदर्भ में एक पोत शीट में उल्लेखनीय हैं।

2.6। स्थायी और अस्थायी (10 वर्षों से अधिक) भंडारण के मामले के मामले का पंजीकरण ( )

2.6.1. स्थायी, अस्थायी (10 वर्षों से अधिक) भंडारण के मामले का कवर और कर्मियों के अनुसार तैयार किया जाता है .

केस कवर इंगित करता है:

संगठन के संरचनात्मक विभाजन और उसके अधीनता का नाम;

विभाग का नाम;

व्यापार नामकरण पर व्यापार संख्या (मात्रा);

केस हेडर;

तिथि तिथि (मामले में रखे गए दस्तावेजों की चरम तिथियां);

मामले में चादरों की संख्या;

शेल्फ जीवन।

2.6.2. कवर का मामला काला स्याही या स्याही में बनाया गया है।

2.6.3. संगठन के नाम को बदलते समय, संरचनात्मक इकाई (इसके अधीनता) या मामले के दस्तावेजों द्वारा कवर की गई अवधि के दौरान विभाग का नाम, कवर संगठन, संरचनात्मक इकाई या विभाग का एक नया नाम जोड़ता है, द्वारा चिपकाया जाता है तिथि, और पूर्व नाम ब्रैकेट है।

2.6.4. कवर पर मामले का शीर्षलेख संगठन के नामांकन से हस्तांतरित किया जाता है जो अभिलेखीय संगठन के विशेषज्ञ परीक्षण आयोग (विशेषज्ञ आयोग) के साथ सहमत होता है *।

* संघीय अभिलेखीय सेवा की स्थापना, रूसी संघ की संविधान संस्थाओं के अभिलेखीय व्यवसाय का प्रबंधन निकाय (संबंधित क्षेत्रीय या रिपब्लिकन अभिलेखीय प्राधिकरण)

2.6.5. दस्तावेजों की प्रतियां (उच्च संगठनों के आदेश, उच्च संगठनों के निर्णय, उच्च संगठन आदि में बैठकों के प्रोटोकॉल) युक्त मामलों में मामलों में, उनकी प्रतिलिपि संकेतित है। शीर्षक में मामले दस्तावेजों की प्रामाणिकता पर बातचीत नहीं की गई है।

2.6.6. मामलों के कवर पर मामले की तारीख को इंगित करते हैं:

आदेशों, निर्णयों, प्रोटोकॉल वाले मामलों के लिए, मामले की तिथियां जल्द से जल्द और बाद के दस्तावेज़ की हस्ताक्षर या अनुमोदन की तिथियां हैं;

पत्राचार युक्त मामलों के लिए, शुरू होने की तारीख पहले आउटगोइंग दस्तावेज़ की पहली इनकमिंग या तारीख की प्राप्ति की तारीख है, और अंतिम तिथि नवीनतम आने वाले या आउटगोइंग दस्तावेज़ की तारीख है;

व्यक्तिगत मामले की तारीख रिसेप्शन और उस व्यक्ति की बर्खास्तगी के लिए आदेशों पर हस्ताक्षर करने की तिथि है जिसके लिए इसे स्थापित किया जाता है;

संगठन के व्यक्तिगत खाते, खारिज कर्मचारियों के व्यक्तिगत मामलों, और योजनाओं और रिपोर्ट वाले मामलों में व्यक्तिगत खातों वाले मामलों की तारीख मामले की संस्था का वर्ष है।

दस्तावेजों के लिए आवेदन तिथियां ध्यान में नहीं ली गई हैं।

यदि दस्तावेजों को मामले में शामिल किया गया है, तो जिसकी तारीख मामले की तारीख के साथ मेल नहीं खाती है, तो "व्यवसाय की तारीख" ग्राफ के तहत एक प्रविष्टि दर्ज की जाती है: "______ वर्ष (ओं) के लिए दस्तावेज़ हैं।

2.6.7. मामले के कवरेज का अनिवार्य विवरण इस मामले में चादरों की संख्या को इंगित करना है, जो मामले के मामले के मामले () के आधार पर चिपक गया है।

2.6.8 । "शेल्फ लाइफ" का विवरण संगठन के नामकरण के अनुसार तैयार किया गया है।

2.6.9 । रूट कवर केस पर, केस इंडेक्स को मामलों, वॉल्यूम संख्या और इसके गठन के वर्ष के नामकरण पर इंगित किया जाता है।

2.6.10 । वॉल्यूम संख्या केवल तभी इंगित की जाती है जब एक से अधिक मात्रा शुरू हो जाए। उसी समय, वॉल्यूम संख्या के बाद, वॉल्यूम की मात्रा की संख्या कोष्ठक में इंगित किया जाता है।

3. दस्तावेजों का परिचालन भंडारण

3.1. संस्था के बाद से और संग्रह के हस्तांतरण से पहले, मामले का संगठन अपने गठन के स्थान पर कार्यालय प्रबंधन सेवा (संरचनात्मक विभाजन) के विशेषज्ञों से रखा जाता है।

3.2. कार्यालय के काम के लिए जिम्मेदार कार्यालय प्रबंधन सेवा के संरचनात्मक इकाइयों और विशेषज्ञों के नेता दस्तावेजों और मामलों के संरक्षण के लिए जिम्मेदार हैं।

3.3. मामले काम कर रहे कमरे में हैं, लॉक करने योग्य अलमारियों में स्थित हैं जो उनकी पूरी सुरक्षा सुनिश्चित करते हैं जो धूल से दस्तावेजों की रक्षा करते हैं और सूरज की रोशनी के संपर्क में हैं। दस्तावेजों की खोज की दक्षता बढ़ाने के लिए, मामलों के नामकरण के अनुसार मामले स्थित हैं। मामलों का नामकरण या इससे निकालने के लिए कैबिनेट के अंदर रखा जाता है।

3.4. मामलों से दस्तावेजों की अस्थायी जब्त को असाधारण मामलों में अनुमति दी जाती है और केवल दस्तावेज़ की प्रमाणित प्रति के मामले में अनिवार्य छोड़ने के साथ कार्यालय प्रबंधन सेवा (संरचनात्मक इकाई) के प्रमुख की अनुमति के साथ ही किया जाता है और इसके संकेत लिपि का कारण।

3.5. संगठन के मामलों में दस्तावेजों की प्रतियां केवल तीसरे पक्ष के संगठनों को कार्यालय प्रबंधन सेवा (संरचनात्मक विभाजन) के प्रमुख की अनुमति के साथ जारी की जाती हैं।

3.6. उन दस्तावेजों का विनाश जिनके पास वैज्ञानिक और ऐतिहासिक मूल्य नहीं हैं और उन्होंने अपना व्यावहारिक महत्व खो दिया है, संगठन के संग्रह द्वारा निर्धारित तरीके से किया जाता है।

संगठन के संरचनात्मक विभागों में आधिकारिक दस्तावेजों का अनधिकृत विनाश निषिद्ध है।

3.7. संगठन के संरचनात्मक विभाजन के विशेषज्ञ प्राप्त दस्तावेजों की सुरक्षा के लिए जिम्मेदार हैं और उन्हें सटीक रूप से अपील करते हैं।

4. मामलों के विवरण का विवरण और पंजीकरण

4.1. कार्यालय के काम में पूरा किए गए सभी संगठन के संग्रह की भर्ती सुनिश्चित करने के लिए, संग्रह के अधीन (स्थायी, अस्थायी (10 वर्षों से अधिक) भंडारण और व्यक्तिगत संरचना का मामला), आवश्यकताओं के अनुसार सजाया गया "एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणाली। संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण की एकीकृत प्रणाली। कागजी कार्रवाई के लिए आवश्यकताएं "और कार्यालय के काम पर अन्य नियामक कृत्यों, साथ ही साथ तथा इस क्रम में, विवरण में आकर्षित करता है ( ).

4.2. दोषों को अलग से संकलित किया जाता है:

लगातार भंडारण मामले;

अस्थायी भंडारण मामले;

निजी व्यवसाय।

4.3. इन्वेंट्री अफेयर्स स्व-सकल (क्रमिक) पूर्ण संख्या के मामलों की एक सूची है। प्रत्येक मामले (टॉम) एक स्वतंत्र अनुक्रम संख्या के तहत बनाया जाता है।

4.4. संगठन में, प्रत्येक संरचनात्मक इकाई में, निरंतर भंडारण मामलों पर सूची संग्रहीत के प्रत्यक्ष पद्धतिपूर्ण मार्गदर्शन के तहत सालाना संकलित की जाती है। इनके अनुसार, दस्तावेजों को संग्रह में प्रेषित किया जाता है। संरचनात्मक इकाइयों द्वारा तैयार विकल्प संगठन की समेकित सूची की तैयारी के आधार के रूप में कार्य करते हैं, जो संग्रह तैयार करता है और जिस पर वह स्थायी भंडारण के लिए मामलों को देता है।

मामलों को दो प्रतियों में निर्धारित फॉर्म पर तैयार किया जाता है और कार्यालय के काम में मामलों के पूरा होने के एक साल बाद संगठन के संग्रह में जमा किया जाता है।

4.5. जब आप कई वॉल्यूम्स की सूची में योगदान करते हैं, तो एक मामला पहले वॉल्यूम का पूरी तरह से शीर्षक लिखा जाता है, और अन्य सभी वॉल्यूम "वही" + वॉल्यूम नंबर शब्दों द्वारा इंगित किए जाते हैं। साथ ही, मामलों के बारे में अन्य जानकारी ओपीआई (मामले की तारीख, मामले में चादरों की संख्या, शेल्फ जीवन) में दर्ज की जाती है। सूची में प्रत्येक नई शीट पर, शीर्षक पूरी तरह से खेला जाता है। यदि केवल एक चीज शुरू हो जाती है, तो वॉल्यूम संख्या को एफआईआर में इंगित नहीं किया गया है।

4.6. बीमा के मामलों को संगठन में मामलों के नामकरण के अनुसार व्यवस्थित किया गया है।

4.7. मामलों के शीर्षकों के बाद संगठन की व्यावसायिक प्रबंधन सेवा के काम के अलावा आने वाले और आउटगोइंग दस्तावेजों के लिए पंजीकरण कार्ड शामिल हैं।

4.8. सूची के अंत में, अंतिम प्रविष्टि की जाती है जिसमें संगठन के संग्रह में आत्मसमर्पण मामलों की संख्या का संकेत दिया जाता है और शब्दों में।

4.9. जांचकर्ता दो प्रतियों में मुद्रित होते हैं और संगठन के प्रमुख, ओबिया के संकलक (कार्यालय प्रबंधन सेवा के विशेषज्ञ द्वारा) और संगठन के संग्रह के प्रमुख द्वारा हस्ताक्षरित होते हैं।

4.10. सूची की एक प्रति को संगठन के संग्रह में स्थानांतरित किया जाता है, दूसरी प्रति कार्यालय प्रबंधन सेवा के विशेषज्ञ के एक विशेषज्ञ में कार्यालय कार्य के लिए जिम्मेदार है।

4.11. गिनती "नोट" का उपयोग मामलों के स्वागत समारोह, उनकी शारीरिक स्थिति की विशेषताओं, प्रतियों की उपस्थिति के बारे में, आदि को जोड़ने के लिए किया जाता है।

5. संगठन के संग्रह के मामलों का हस्तांतरण

5.1. संगठन का संग्रह स्थायी, अस्थायी (10 वर्षों से अधिक) भंडारण और व्यक्तिगत संरचना के मामलों को प्रसारित करता है। उनका स्थानांतरण केवल वर्णन करके किया जाता है (इस प्रक्रिया का)।

5.2. कैलेंडर वर्ष के अंत के बाद, स्थायी, अस्थायी (10 वर्षों से अधिक) भंडारण और व्यक्तिगत संरचना के काम के काम के काम से पूरा किया गया, जिसमें वे इस प्रक्रिया के अनुसार निष्पादित किए गए थे, और संग्रह में स्थानांतरित किए जाते हैं अगले वर्ष के लिए संगठन, लेकिन कार्यालय के काम से उनके अंत के 2 साल बाद बाद में नहीं।

5.3. संगठन के संग्रह के लिए मामलों का हस्तांतरण संग्रह द्वारा संकलित कार्यक्रम के अनुसार संकलित कार्यक्रम के अनुसार किया जाता है, जिसे संग्रह में दस्तावेजों को प्रेषित करने वाले संरचनात्मक इकाइयों के प्रमुखों के साथ सहमति होती है, और संगठन के प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाता है।

5.4. संगठन के संग्रह में स्थानांतरित करने के लिए संरचनात्मक इकाई द्वारा मामलों की तैयारी के दौरान, निष्पादन अधिकारी ओपीईवी में शामिल मामलों की संख्या के उनके गठन, डिजाइन और अनुपालन की शुद्धता से पूर्व-सत्यापित किया जाता है, स्थापित मामलों की संख्या संगठन के नामकरण के अनुसार। संरचनात्मक इकाई के कार्यालय कार्य के मामलों के श्रमिकों के निर्माण और पंजीकरण में पहचाने गए सभी कमियों को खत्म करने के लिए बाध्य किया जाता है। यदि मामलों की कोई कमी नहीं है, तो प्रमाणपत्र तैयार किया जाता है।

5.5. संरचनात्मक इकाई के कार्यालय के काम के कर्मचारी की उपस्थिति में संग्रह (विशेष कर्मचारी) के लिए जिम्मेदार व्यक्ति द्वारा प्रत्येक मामले का स्वागत किया जाता है। प्रत्येक मामले के खिलाफ ओबिया की दोनों प्रतियों पर एक ही समय में, एक मार्कर मामले की उपलब्धता के बारे में किया जाता है। प्रत्येक उदाहरण के अंत में, ओपीआईआई आंकड़ों से संकेतित होता है और शब्दों में वास्तव में संग्रह में किए गए मामलों की संख्या, लापता मामलों की संख्या, स्वीकृति की तिथि और मामलों के हस्तांतरण की तारीख, साथ ही साथ संग्रह के लिए जिम्मेदार के हस्ताक्षर भी (पुरालेख कर्मचारी) और वह व्यक्ति जिसने मामले को पारित किया है।

5.6. 10 साल तक के लिए भंडारण के मामले दस्तावेज़ सेवा द्वारा संग्रहीत समावेशी हैं और भंडारण समय के बाद निर्धारित तरीके से नष्ट करने के लिए संग्रह में स्थानांतरित किए जाने के बाद समाप्त हो जाते हैं।

5.7. संगठन के विभाजन के परिसमापन या पुनर्गठन की स्थिति में, इकाई के उन्मूलन या पुनर्गठन की तारीख से 2 महीने के भीतर कार्यालय कार्य सेवा का कर्मचारी मामले में सभी उपलब्ध दस्तावेजों को बनाता है, मामलों को खींचता है और उन्हें स्थानांतरित करता है भंडारण समय के बावजूद पुरालेख।

6. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के साथ काम करें

6.1. संग्रहीत भंडारण संचारित करते समय इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के साथ किए गए सभी संचालन दस्तावेज किए जाने चाहिए। एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ एक दस्तावेज़ है जो मीडिया और रिकॉर्डिंग विधियों का उपयोग करके बनाया गया दस्तावेज़ है जो कंप्यूटर पर इसकी जानकारी को संसाधित करता है। गतिविधियों में बनाए गए इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज संग्रह संग्रहण के लिए निर्धारित तरीके से संचरण के अधीन हैं।

संगठनों के अभिलेखागार इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का प्रयोग करते हैं, उनकी सुरक्षा, लेखा, चयन और उपयोग सुनिश्चित करते हैं, साथ ही राज्य भंडारण में तैयारी और स्थानांतरण भी सुनिश्चित करते हैं। भंडारण अलग-अलग दस्तावेजों और उनके परिसरों, दस्तावेजों के संग्रह, साथ ही संगठनों या व्यक्तियों के संगठनों के संगठनों के हिस्से के रूप में दस्तावेजों द्वारा किया जाता है - एक संग्रह की भर्ती के स्रोत जिनके पास विवरण हैं जो उन्हें पहचानने की अनुमति देते हैं।

6.2. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के भंडारण की जगह संगठन के प्रमुख द्वारा निर्धारित की जाती है। उन्हें संगठन के संग्रह या एक विशेष विभाजन में रखा जा सकता है, जिसमें निम्न शामिल हो सकते हैं: मैग्नेटोटेक, स्वचालित दस्तावेज़ प्रबंधन, तकनीकी सेवा के तरीकों के कार्यान्वयन और रखरखाव के लिए सेवा।

6.3. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के अभिलेखीय भंडारण के लिए अनिवार्य शर्तें हैं:

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों को संग्रहीत करने, कॉपी करने और पुन: उत्पन्न करने के लिए हार्डवेयर-सॉफ्टवेयर उपकरण के संग्रह में उपलब्धता, सॉफ्टवेयर के विकास के संबंध में नए प्रारूपों में उनके ओवरराइटिंग, संचार चैनलों पर जानकारी संचारित करना;

स्थापित उपयोगकर्ता श्रेणियों पर जानकारी तक पहुंच सुनिश्चित करना, साथ ही अनधिकृत पहुंच से जानकारी की सुरक्षा सुनिश्चित करना (प्रासंगिक तकनीकी साधनों और कानूनी मानदंडों को लागू करके);

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के भंडारण मोड को सुनिश्चित करना जो उनके नुकसान या विरूपण को बाहर करते हैं।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के भंडारण को सुनिश्चित करना इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों की तकनीकी चालकता के इष्टतम भंडारण मोड को बनाए रखने के लिए प्रदान करना चाहिए। इन तरीकों के तकनीकी मानकों को प्रासंगिक राज्य मानकों के गोस्ट 28388-89 द्वारा निर्धारित किया जाता है। सूचना प्रसंस्करण प्रणाली। चुंबकीय मीडिया पर दस्तावेज। निष्पादन और परिसंचरण का आदेश; Eskd। लेखांकन और भंडारण नियम; गोस्ट 19.601-78 ECPD। नकल, लेखांकन और भंडारण के नियम; गोस्ट 24.402-80। एसीएस मानकों की एकीकृत प्रणाली। लेखांकन, भंडारण और अपील।

6.4. अभिलेखीय भंडारण के लिए इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का चयन उनकी परीक्षा के परिणामस्वरूप किया जाता है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों की परीक्षा के प्रारंभिक चरण में, संगठन में सूचना प्रौद्योगिकियों के कामकाज के लिए जिम्मेदार कार्यालय कार्य या सेवा के साथ संयुक्त रूप से संग्रह प्रणाली, विषयों और परियोजनाओं की सूची निर्धारित करता है जिनके दस्तावेज सामान्य परीक्षा के अनुसार मूल्य हो सकते हैं मानदंड। यह सूची इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों की विशेषज्ञता का संचालन करने का आधार है।

पारंपरिक संगठन दस्तावेज़ीकरण के संबंध में विशेषज्ञ सेवाओं द्वारा इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों की परीक्षा की जाती है; कॉम्प्लेक्स में सामान्य और विशेष मानदंडों की प्रणाली का उपयोग किया जाता है। दस्तावेजों की प्रजाति की रचना स्थापित की गई है, उनकी सामग्री की परीक्षा की जाती है, दस्तावेज की जानकारी के जीवन चक्रों की आवश्यकता निर्धारित होती है, दस्तावेजों की तकनीकी स्थिति का एक विशेषज्ञ मूल्यांकन किया जाता है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का चयन "स्टोरेज डेलर के साथ मॉडल दस्तावेजों की सूची, जो संगठनों की गतिविधियों में उत्पन्न होता है" और "मशीन मीडिया पर दस्तावेजों की सूची और वैज्ञानिक के स्वचालित डेटाबेस (ऐड) के आधार पर किया जाता है और तकनीकी और औद्योगिक उद्देश्यों।

6.5. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज संगत दस्तावेज के साथ संग्रह भंडारण के लिए आते हैं। इसे निम्नलिखित जानकारी मिलनी चाहिए: दस्तावेज़ का नाम, इसकी सृष्टि की तारीख, सामग्री की विशेषताएं (सार), इलेक्ट्रॉनिक प्रारूप, भौतिक और तार्किक संरचना (डेटाबेस (डेटाबेस) के लिए, दस्तावेज़ की राशि ( डेटाबेस के लिए भी रिकॉर्ड रिकॉर्ड्स के लिए)।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ और इसके साथ-साथ दस्तावेज एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ लेखा इकाई का गठन करता है। एक अभिलेखीय भंडारण इकाई को आय पत्रिका पर पंजीकरण संख्या सौंपी जाती है। लेखा इकाई के हिस्से के रूप में एक भंडारण इकाई को इंगित करता है। एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की भंडारण इकाई एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ और इसके लिए दस्तावेज़ीकरण के साथ वाहक (चुंबकीय टेप, लचीली चुंबकीय डिस्क, मैग्नेटो ऑप्टिकल डिस्क, ऑप्टिकल डिस्क, ऑप्टिकल डिस्क, आदि) का एक सेट है। एक स्टोरेज इकाई में दो प्रतियों में एक खाता कार्ड शुरू किया गया है और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का खाता डेटाबेस (निर्देशिका) आयोजित किया जा रहा है।

6.6. अभिलेखीय भंडारण के लिए संचरण के लिए इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों की तैयारी निम्नलिखित चरणों में शामिल हैं:

मशीन वाहक पर रिकॉर्डिंग (यदि आवश्यक हो - नए वाहक पर ओवरराइट);

तकनीकी स्थिति का सत्यापन;

दस्तावेज के साथ तैयारी (इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज की सुरक्षा और उपयोग सुनिश्चित करने के लिए इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज के साथ एक दस्तावेज पर्याप्त होना चाहिए);

संगठन के संग्रह में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का प्रत्यक्ष हस्तांतरण।

6.7. इस प्रक्रिया के अनुसार रूसी संघ के मंत्रिस्तरीय-सरकार की सेवा के अनुसार "रूसी संघ के मंत्रिस्तरीय सरकार की सरकार के डिक्री के अनुसार संगठन में रूसी संघ के अभिलेखीय नींव के राज्य के हिस्से के अस्थायी अभिलेखीय भंडारण का समय। दस्तावेजों और उनके संगठन कार्यालय कार्य में 03.03.9 3 नंबर 1 9 1 में निर्धारित किया गया था। राज्य भंडारण के लिए दस्तावेजों का हस्तांतरण रानी के अनुसार राज्य संग्रह के समन्वय में किया जाता है।

निर्धारित तरीके से ओपीआई की मंजूरी के बाद अधिनियम द्वारा अस्थायी भंडारण समय दस्तावेज नष्ट हो जाते हैं।

दस्तावेजों के संग्रह या विनाश के मामलों को स्थानांतरित करने की प्रक्रिया।

5.1. संगठन का संग्रह स्थायी, अस्थायी (10 वर्षों से अधिक) भंडारण और व्यक्तिगत संरचना के मामलों को प्रसारित करता है। उनका संचरण केवल वर्णन करके किया जाता है (चौथे क्रम का खंड)।

5.2. कैलेंडर वर्ष के अंत के बाद, स्थायी, अस्थायी (10 वर्षों से अधिक) भंडारण और व्यक्तिगत संरचना के काम के काम के काम से पूरा किया गया, जिसमें वे इस प्रक्रिया के अनुसार निष्पादित किए गए थे, और संग्रह में स्थानांतरित किए जाते हैं अगले वर्ष के लिए संगठन, लेकिन कार्यालय के काम से उनके अंत के 2 साल बाद बाद में नहीं।

5.3. संगठन के संग्रह के लिए मामलों का हस्तांतरण संग्रह द्वारा संकलित कार्यक्रम के अनुसार संकलित कार्यक्रम के अनुसार किया जाता है, जिसे संग्रह में दस्तावेजों को प्रेषित करने वाले संरचनात्मक इकाइयों के प्रमुखों के साथ सहमति होती है, और संगठन के प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाता है।

5.4. संगठन के संग्रह में स्थानांतरित करने के लिए संरचनात्मक इकाई द्वारा मामलों की तैयारी के दौरान, निष्पादन अधिकारी ओपीईवी में शामिल मामलों की संख्या के उनके गठन, डिजाइन और अनुपालन की शुद्धता से पूर्व-सत्यापित किया जाता है, स्थापित मामलों की संख्या संगठन के नामकरण के अनुसार। संरचनात्मक इकाई के कार्यालय कार्य के मामलों के श्रमिकों के निर्माण और पंजीकरण में पहचाने गए सभी कमियों को खत्म करने के लिए बाध्य किया जाता है। यदि मामलों की कोई कमी नहीं है, तो प्रमाणपत्र तैयार किया जाता है।

5.5. संरचनात्मक इकाई के कार्यालय के काम के कर्मचारी की उपस्थिति में संग्रह (विशेष कर्मचारी) के लिए जिम्मेदार व्यक्ति द्वारा प्रत्येक मामले का स्वागत किया जाता है। प्रत्येक मामले के खिलाफ ओबिया की दोनों प्रतियों पर एक ही समय में, एक मार्कर मामले की उपलब्धता के बारे में किया जाता है। प्रत्येक उदाहरण के अंत में, ओपीआईआई आंकड़ों से संकेतित होता है और शब्दों में वास्तव में संग्रह में किए गए मामलों की संख्या, लापता मामलों की संख्या, स्वीकृति की तिथि और मामलों के हस्तांतरण की तारीख, साथ ही साथ संग्रह के लिए जिम्मेदार के हस्ताक्षर भी (पुरालेख कर्मचारी) और वह व्यक्ति जिसने मामले को पारित किया है।

5.6. 10 साल तक के लिए भंडारण के मामले दस्तावेज़ सेवा द्वारा संग्रहीत समावेशी हैं और भंडारण समय के बाद निर्धारित तरीके से नष्ट करने के लिए संग्रह में स्थानांतरित किए जाने के बाद समाप्त हो जाते हैं।

5.7. संगठन के विभाजन के परिसमापन या पुनर्गठन की स्थिति में, इकाई के उन्मूलन या पुनर्गठन की तारीख से 2 महीने के भीतर कार्यालय कार्य सेवा का कर्मचारी मामले में सभी उपलब्ध दस्तावेजों को बनाता है, मामलों को खींचता है और उन्हें स्थानांतरित करता है भंडारण समय के बावजूद पुरालेख।

डब्ल्यूशून्य दस्तावेज संग्रह का सबसे महत्वपूर्ण तत्व है। साथ ही, दस्तावेजों के मूल्य की जांच किए बिना दस्तावेज़ीकरण का विनाश असंभव है। साथ ही, अभिलेखागार के काम के नियमों की सिफारिश की जाती है कि छोटे संगठनों में भी एक कर्मचारी द्वारा दस्तावेजों के मूल्यों की जांच न करें, क्योंकि इससे नकारात्मक परिणाम हो सकते हैं: समाप्ति से पहले दस्तावेज मारे गए थे उनके लिए भंडारण अवधि। इसलिए, एक विशेषज्ञ समिति परीक्षा के लिए बनाई जानी चाहिए।

एक व्यक्तिगत उद्यमी को दस्तावेजों को नष्ट करने के तथ्य की पुष्टि करने के लिए आयोग में कौन शामिल करना है, जिनके पास कोई कर्मचारी नहीं है? हमारी वेबसाइट पर उत्तर देखें

विनाश के लिए आवंटित दस्तावेजों का पूरी तरह आकलन करने के लिए, विशेषज्ञ आयोग में निम्नलिखित कर्मचारियों को शामिल करने की सलाह दी जाती है:

संगठन के प्रबंधन के प्रतिनिधि;

· आर्किविस्टा;

मुख्य लेखाकार संगठन;

संगठन के कर्मियों के कर्मचारियों का प्रतिनिधि;

संगठन की कानूनी सेवा का प्रतिनिधि;

संगठनात्मक सहायता सेवा या संगठन के सचिव के कर्मचारी।

विशेषज्ञ आयोग की संरचना उद्यम के प्रमुख के क्रम से अनुमोदित है। संगठन में स्थायी विशेषज्ञ कमीशन बनाया जा सकता है, लेकिन इसे हर साल बनाया जा सकता है। विशेषज्ञ आयोग (ईसी) दस्तावेजों के भंडारण की समाप्ति स्थापित करता है, नष्ट करने के लिए दस्तावेजों के आवंटन पर एक अधिनियम है और इसके अनुसार (अधिनियम) विनाश के लिए दस्तावेज तैयार करता है

निरंतर, अस्थायी (10 वर्षों से अधिक) भंडारण और व्यक्तिगत संरचना के सभी मामलों को संगठन के संग्रह में स्थानांतरित कर दिया जाता है। मामलों का हस्तांतरण केवल वर्णित और रेखांकन के प्रमुख द्वारा संकलित रूप से संकलित किया जाता है, जो संरचनात्मक विभाजन के प्रमुखों और संगठन के अनुमोदित प्रमुख के साथ समन्वयित होता है। संग्रह में मामलों के साथ, संस्थान के कार्यालय के काम की पंजीकरण और नियंत्रण फाइलें प्रसारित की जाती हैं। प्रत्येक फ़ाइल का शीर्षक सूची में शामिल किया जाना चाहिए।

एक नियम के रूप में, संगठन के संग्रह में अस्थायी (10 साल तक) भंडारण के मामले प्रसारित नहीं होते हैं।

व्यवसाय लेना, एक संग्रह अधिकारी विवरण के साथ प्रत्येक सौदे की पूरी तरह से जांच करता है, मामले के गठन और डिजाइन की शुद्धता की जांच करता है। संग्रह के प्रमुख को ओबिया के वार्षिक विभाजन के सभी उदाहरणों पर मामलों को प्राप्त करने में चित्रित किया गया है, जो रिसेप्शन की तारीख और मामलों की संख्या इंगित करता है। वार्षिक विभाजन का एक उदाहरण वाणिज्य के लिए वापस किया जा सकता है, बाकी संग्रह में रहते हैं।

राज्य भंडारण के मामलों को वितरित करते समय, संगठन राज्य संग्रह को प्रस्तुत करता है:

राज्य संग्रह नेतृत्व के नाम पर रवैया संगठन के नाम का संकेत, मामलों की कुल संख्या और दस्तावेजों की चरम तिथियां;

अभिलेखीय विभाग के ईपीए द्वारा अनुमोदित तीन प्रतियों में पाता है;

संगठन के ऐतिहासिक संगठन, यदि पहली बार राज्य भंडारण के लिए चीजें जमा की जाती हैं;

दस्तावेजों के अपूर्ण संरक्षण का प्रमाण पत्र (यदि कोई मामला खो जाता है)।

फिर चीजें एन्क्रिप्ट की गई हैं। एन्क्रिप्शन में फाउंडेशन के केस कवर, इन्वेंट्री नंबर, बिजनेस रूम के कवर पर एक संकेत शामिल है।

विवरण और एन्क्रिप्टेड मामलों के साथ मुद्राएं अभिलेखीय लिगामेंट्स से जुड़ी हैं। अधिनियम द्वारा वितरण जारी किया जाता है। सर्वेक्षण संगठन और राज्य संग्रह दस्तावेज की सभी प्रतियों और दस्तावेजों की डिलीवरी के कार्य पर लिखे गए हैं।

सूची के दो नमूने और अधिनियम की एक प्रति राज्य संग्रह में बनी हुई है, सूची की तीसरी प्रति और अधिनियम की दूसरी प्रति संगठनों को वापस कर दी गई है और लगातार कार्यालय के काम में संग्रहीत की जाती है।

इलेक्ट्रॉनिक रूप में दस्तावेजों का अभिलेखीय भंडारण

इलेक्ट्रॉनिक स्टोरेज फीचर कार्यालय के काम में उनके साथ काम करने के पूरा होने पर तुरंत इलेक्ट्रॉनिक संग्रह में दस्तावेजों की दिशा में शामिल है। यह आपको दस्तावेजों की सुरक्षा, उनके केंद्रीकृत भंडारण, त्वरित खोज और रिमोट एक्सेस (फोन और इंटरनेट के माध्यम से) का उपयोग करके लैन और (यदि आवश्यक हो) का उपयोग करके दस्तावेजों तक पहुंच प्रदान करने की अनुमति देता है।

दस्तावेजों का डेटाबेस उनके पंजीकरण की प्रक्रिया में गठित किया गया है।

दस्तावेजों का भंडारण समय उनके अस्तित्व के रूप में निर्भर नहीं है - पेपर या इलेक्ट्रॉनिक - और निर्धारित किया गया है, जैसा कि ऊपर वर्णित है, विशेष संदर्भ पुस्तकें - भंडारण समय (प्रकार और विभागीय) को इंगित करने वाले दस्तावेजों की सूचियां। इसके अलावा, प्रत्येक संगठन के मामलों का नामकरण होता है। यह कंप्यूटर में भी प्रवेश किया जाता है और संगठन के दस्तावेजों पर डेटाबेस में एक स्वतंत्र तालिका है।

मामलों के नामकरण में रखे भंडारण का समय आपको पंजीकरण कार्ड दस्तावेज़ में एक केस नंबर चुनने की अनुमति देता है जिसमें दस्तावेज़ रखा जाता है, स्वचालित रूप से अपने शेल्फ जीवन को परिभाषित करता है और आंदोलन शुरू करता है या दस्तावेज़ को उचित संग्रह अनुभाग में कॉपी करता है।

कार्यालय कार्य वर्ष के अंत में, संस्थान के दस्तावेजों पर संपूर्ण डेटाबेस के मामलों पर छंटनी, जो दस्तावेजों के पंजीकरण की प्रक्रिया में वर्ष के दौरान बनाई गई है। पिछले वर्ष के लिए संगठन के दस्तावेजों पर डेटा का उपयोग मामलों में समूहित सभी दस्तावेजों की सूची तैयार करने के लिए किया जाता है। मामले के अंदर, रसीद के क्रम में दस्तावेजों की व्यवस्था की जाती है (मुख्य रूप से कालक्रम क्रम में)। निरंतर और दीर्घकालिक भंडारण के मामलों के लिए, दस्तावेजों की ऐसी सूची आंतरिक सूची के रूप में मुद्रित की जाती है और मामले की शुरुआत में मोड़ती है।

अभिलेखीय नियम संकलन के लिए प्रदान करते हैं मामलों का वर्णन करेंस्थायी और दीर्घकालिक भंडारण का समय। एक स्वचालित लेखा प्रणाली की उपस्थिति अनुमति देता है industrimated Invissions,उनकी श्रम तीव्रता के कारण पारंपरिक पेपर प्रौद्योगिकी के साथ पहले असंभव है। ऐसी सूची संग्रह में आवश्यक दस्तावेजों की खोज को काफी सुविधाजनक और तेज करती है, यह सुनिश्चित करती है कि वे रिकॉर्ड और रखरखाव कर सकें।

अभिलेखीय अधिकारियों के अनुरोध पर राज्य भंडारण के लिए दस्तावेजों को स्थानांतरित करने के मामले में इनोकिग्निने योग्य वर्णन के आधार पर, सामान्यीकृत सूची आसानी से स्थायी और दीर्घकालिक भंडारण समय के मामलों पर गठित किया जा सकता है।

कुछ समय सीमा के लिए संग्रहीत, जिसके बाद उन्हें राज्य और नगरपालिका अभिलेखागार में राज्य भंडारण में स्थानांतरित किया जाना चाहिए। संघीय कानून रूसी संघ के संग्रहीत निधि में निर्धारित तरीके से शामिल दस्तावेजों को संग्रहीत करने के लिए समय सीमा की पहचान करता है:

• कर्मियों, नोटरी कार्रवाई, व्यवसायों के रिकॉर्ड, व्यवसायों के रिकॉर्ड और दस्तावेजों के आवास निधि के निजीकरण से संबंधित - 75 साल;
• पूंजी निर्माण के लिए परियोजना दस्तावेज - 20 साल;
• तकनीकी और डिजाइन दस्तावेज़ीकरण - 20 साल;
• आविष्कार, उपयोगी मॉडल, औद्योगिक नमूना के लिए पेटेंट - 20 साल:
• वैज्ञानिक दस्तावेज़ीकरण - 15 साल;
• सिनेमा और फोटो दस्तावेज - 5 साल;
• वीडियो और फोटो दस्तावेज़ - 3 साल।

संगठन के परिसमापन की स्थिति में, भंडारण की स्थायी अवधि के दस्तावेज और पॉलीशिक संरचना को राज्य (नगरपालिका) संग्रह में स्थानांतरित कर दिया जाता है। गैर-राज्य संगठनों के लिए, जिनके कुछ दस्तावेज रूसी संघ के अभिलेखीय नींव की संरचना से संबंधित हैं, ऐसे कार्यक्रम के लिए रूस की संघीय अभिलेखीय सेवा की प्रणाली की स्थापना के साथ अनुबंध समाप्त करना आवश्यक है । यदि संगठन ने समय-समय पर संग्रह के साथ एक समझौते का निष्कर्ष निकाला नहीं, तो इस मामले में राज्य (नगरपालिका) पुरालेख संगठन के कर्मचारियों के कर्मियों पर केवल दस्तावेजों को पूरा करने के लिए बाध्य है। अन्य दस्तावेजों के भंडारण की जगह तरलता आयोग या प्रतिस्पर्धी प्रबंधक के अध्यक्ष द्वारा निर्धारित की जाएगी।

संग्रह के लिए स्थानांतरण के लिए दस्तावेजों की तैयारी

प्रत्येक संगठन में, एक वर्ष के भीतर एक निश्चित संख्या में मामलों का गठन होता है। उनमें से कुछ स्थापित भंडारण अवधि के बाद संग्रह को प्रस्तुत किया जाना चाहिए। यह स्थायी "अस्थायी (10 वर्षों से अधिक) भंडारण और कर्मियों के निष्पादित दस्तावेजों के साथ एक मामला है। कार्यालयों को कार्यालय के काम में पूरा करने के बाद एक साल के संग्रह के लिए मामलों को ठीक किया जाता है। संग्रह में स्थानांतरण के लिए दस्तावेजों की तैयारी डॉव सेवा के कर्मचारियों और संरचनात्मक विभाजन के सचिवों द्वारा की जाती है। मामले पूरी तरह से सजाए जाने के बाद संग्रह पास करते हैं।

व्यापार पंजीकरण में निम्नलिखित परिचालन शामिल हैं:

• मामलों में दस्तावेजों के समूह की शुद्धता की जांच करना;
• बाध्यकारी (संलयन);
• चादरों की संख्या;
• परीक्षण शिलालेख (पोत शीट) का संकलन;
• दस्तावेजों के आंतरिक मुद्दों के आवश्यक मामलों में आलेखन;
• केस कवर के विवरण में स्पष्टीकरण करना (संगठन के नाम का स्पष्टीकरण, पंजीकरण सूचकांक, मामले की चरम तिथि, मामले के शीर्षलेख);
• ड्राइंग और इन्वेंट्री का डिजाइन।

एक अस्थायी भंडारण समय (10 वर्षों तक समावेशी) का मामला आंशिक डिजाइन के अधीन है, जबकि अनुमति देते हैं:

• मामले में दस्तावेजों के व्यवस्थितकरण का संचालन न करें;
• व्यवसाय की गिना चादरें नहीं;
• सहायक शिलालेखों को संकलित न करें;
• फ्लैश मत करो (ठोकर मत करो)।

मामलों में दस्तावेजों के समूह के समूह की शुद्धता की जांच करना एक बार फिर नामांकन पर शीर्षक में दस्तावेजों के अनुपालन की जांच करने के लिए किया जाता है, कुछ सिद्धांतों के अनुसार मामले के भीतर दस्तावेजों का स्थान: विचाराधीन मुद्दों पर; कालक्रम में; भौगोलिक आधार में; संवाददाताओं के वर्णमाला के अनुसार, आदि

अंजीर। 6.2। फॉर्म लीफ-वाईल बिजनेस

पूर्ण डिजाइन के साथ फिट या जबरदस्ती करना आवश्यक है। पहले, सभी धातु वस्तुओं को मामले से हटा दिया जाता है: क्लिप, पिन, आदि दस्तावेजों को फ़ोल्डर से हटा दिया जाता है। मामले में अंतिम दस्तावेज के बाद, परीक्षण के लिए एक शीट "मामले की शुरुआत में, यदि आवश्यक हो, तो आंतरिक सूची के लिए एक शीट या चादरें निवेश की जाती हैं (यदि कोई हो, तो आंतरिक फॉर्मरा रिक्त स्थान मुद्रित)। मामला 250 शीट से अधिक नहीं होना चाहिए। यदि मामले में दस्तावेजों के वर्ष के दौरान, तो उन्हें कई खंडों में विभाजित किया जाना चाहिए।

सभी दस्तावेज एक ठोस कवर में सूचीबद्ध या अंतर्निहित हैं। चूंकि विभिन्न प्रारूपों के दस्तावेज स्थगित कर दिए जाते हैं, फिर उन्हें 4 पेंचियों द्वारा अनुभरण करने की आवश्यकता होती है। यह सभी दस्तावेजों की विश्वसनीय बंधन सुनिश्चित करेगा।

अंजीर। 6.3। आंतरिक सूची दस्तावेजों का रूप

दीर्घकालिक भंडारण समय के कार्यों में, आप कवर के ऊपरी और निचले हिस्से दोनों सहित स्टेजिंग कर सकते हैं। स्थायी भंडारण अवधि के मामलों का परीक्षण किया जाता है, कवर के बाद एक शीट से शुरू होता है। कवर का ऊपरी भाग साफ नहीं है। पहला पत्ता एक पतले, 1 सेमी चौड़ाई कार्डबोर्ड गैसकेट के साथ अतिरंजित है, और मामला इसके माध्यम से सिलाई गया है। चूंकि इसे हमेशा के लिए स्टोर करने के लिए माना जाता है, फिर ऐसा लाइनर धागे को घर्षण से बचाता है और एक अधिक सौंदर्य उपस्थिति देता है।

जब डूबे हुए होते हैं, तो आपको इसका पालन करना होगा कि दस्तावेजों का पूरा पाठ पढ़ा जा सकता है। 10 से कम वर्षों के शेल्फ जीवन के साथ दस्तावेजों की प्रशंसा नहीं की जा सकती है, लेकिन फ़ोल्डर में रहती है।

दस्तावेजों के संरक्षण और उपयोग की आसानी को सुनिश्चित करने के लिए निरंतर और अस्थायी भंडारण के मामलों में सभी चादरें गिने की हैं। एक काले ग्रेफाइट पेंसिल के साथ नामर या ऊपरी दाएं कोने में केवल शीट के सामने के किनारे के साथ एक नंबरिंग तरीके से, दस्तावेज़ टेक्स्ट असाइन न करें। स्याही और रंगीन पेंसिल का उपयोग प्रतिबंधित है। ए 4 की तुलना में अधिक प्रारूप की एक बड़ी शीट, इसे एक किनारे पर रखा गया है, जो एक शीट के रूप में प्रकट होता है और क्रमांकित होता है। चादर के बीच से मुड़ा हुआ और semitched दो चादरों के रूप में गिना जाता है। इलस्ट्रेटेड सामग्री, ऊपरी बाएं कोने में पीछे की तरफ फोटोग्राफ की संख्या है। शिलालेख या निवेश के साथ लिफाफे स्वतंत्र रूप से गिने जाते हैं। लिफाफे में एक अनुलग्नक को एक और लिफाफा संख्या द्वारा गिना जाता है। एक मामले की कई मात्रा बनाने के दौरान, उनमें से प्रत्येक को स्वतंत्र रूप से गिना जाता है।

अंजीर। 6.4। एक स्थायी और अस्थायी (10 वर्षों से अधिक) भंडारण के मामले का रूप

संख्या के परिणाम विशेष रूप से इसके लिए व्यापार की आखिरी शीट के लिए सीवन पर आत्मविश्वास प्रविष्टि में तय किए जाते हैं। यह संख्याओं और शब्दों में इंगित किया गया है, दस्तावेजों की क्रमांकित शीट की संख्या और "+" चिह्न के माध्यम से अलग से, आंतरिक सूची शीट्स, साहित्यिक और मिस्ड संख्याओं की संख्या।

सहायक को चेहरे पर हस्ताक्षरित किया गया है, जिसने इसे बनाया, पोस्ट, व्यक्तिगत हस्ताक्षर, उपनाम और संकलन की तारीख को इंगित किया। मामले के कवर पर एक साक्षी शिलालेख बनाओ या अंतिम शीट के पीछे निषिद्ध है।

केस गवाह का रूप संगठनों के अभिलेखागार के मूल नियमों द्वारा स्थापित किया गया है।

इस मामले में जब मामले में विशेष रूप से मूल्यवान दस्तावेज होते हैं - व्यक्तिगत मामलों में, डिग्री और असाइनमेंट के वैज्ञानिकों के पुरस्कार के मामले

राज्य मानक आर 51141-98 ने आंतरिक सूची की इस तरह की परिभाषा को दर्शाया: "मामले के दस्तावेजों की आंतरिक सूची एक प्रमाण पत्र है जिसमें दस्तावेजों की अनुक्रम संख्याओं, उनके सूचकांक, शीर्षक, तिथियों के संकेत के साथ मामले के दस्तावेजों की एक सूची होती है। , शीट संख्या "1।

आंतरिक सूची मामले के दस्तावेजों से पहले रखी गई है और उनमें से प्रत्येक के बारे में जानकारी शामिल है। आंतरिक गठन की अंतिम प्रविष्टि में, इसमें शामिल दस्तावेजों की संख्या और उन तरीकों की संख्या का संकेत दिया जाता है।

स्वचालित दस्तावेज़ पंजीकरण प्रणाली का उपयोग करते समय, आंतरिक ओपीआई को मामले में रखे गए दस्तावेजों के पंजीकरण कार्ड में दर्ज की गई जानकारी के आधार पर स्वचालित रूप से बनाया और मुद्रित किया जा सकता है। दस्तावेजों को सूचीबद्ध करने के बाद, गिने हुए, एक साक्षी शिलालेख संकलित किया गया है और मामले के दस्तावेजों की आंतरिक सूची, मामले का एक अतिरिक्त डिजाइन किया जाता है।

मामले का डिजाइन कार्यालय के काम में मामलों की स्थापना की प्रक्रिया में किया जाता है और राज्य मानक गोस्ट 17 9 14-72 की आवश्यकताओं के अनुसार किया जाता है। "दीर्घकालिक भंडारण मामलों का कवर। प्रकार, आकार, तकनीकी आवश्यकताओं। " मामलों के नामकरण पर मामले की स्थापना के समय, कवर के लिए कई जानकारी पहले ही जमा की गई थी:

• संस्थान का नाम (संगठन) और इसकी अधीनता;
• संरचनात्मक इकाई का नाम;
• कार्यालय व्युत्पन्न केस इंडेक्स;
• केस हेडर;
• शेल्फ जीवन।

संग्रह के लिए डिलीवरी के लिए एक मामला तैयार करते समय, ये विवरण निर्दिष्ट और पूरक हैं। उदाहरण के लिए, कवर पर चिपकाया जाता है:

• टॉम नंबर, अगर इसमें कई वॉल्यूम हैं;
• मामलों की चरम तिथि;
• मामले में चादरों की संख्या;
• नींव कमरे, खोज और तरीके।

अंतिम प्रोप संग्रह में चिपक गया है।

अंजीर। 6.5। स्थायी, अस्थायी (10 वर्षों से अधिक) भंडारण के संबंध का रूप

कुछ आवश्यकताओं का अनुपालन करने के लिए कवर बनाते समय यह बहुत महत्वपूर्ण है। तो, संगठन का नाम नामांकित मामले में लिखा गया है। यदि नाम पूरे साल बदल गया है, तो दोनों नाम कवर को दिए गए हैं, और पूर्व नाम कोष्ठक में लिया जाता है, और नया इसके तहत लिखा गया है।

मामले की शीर्षक को वर्ष की शुरुआत में कवर में स्थानांतरित कर दिया जाता है। लेकिन दस्तावेजों की सामग्री का विश्लेषण करने के बाद, शीर्षक में कुछ परिशोधन करना आवश्यक हो सकता है। यदि ऐसी आवश्यकता उत्पन्न होती है, तो इसे मामलों के नामकरण में जोड़ा जाना चाहिए और इस पूरक के अनुसार शीर्षक और सूचकांक को कवर करने के लिए जोड़ा जाना चाहिए। सबसे पहले, शीर्षक को केस (केस, पत्राचार, दस्तावेज इत्यादि) या दस्तावेजों के प्रकार (प्रोटोकॉल, ऑर्डर, रिपोर्ट, एक्ट्स) के प्रकार निर्दिष्ट किया जाना चाहिए। फिर लेखक या संवाददाता संकेत दिया जाता है (यदि यह एक पत्राचार है) और आगे एक प्रश्न जो दस्तावेजों की सामग्री को दर्शाता है। यदि वे एक मुद्दे से संबंधित हैं तो कई लेखकों या संवाददाताओं के एक मामले के दस्तावेजों में बनाना संभव है। हेडलाइंस में दस्तावेज़ों की प्रामाणिकता निर्दिष्ट नहीं है, लेकिन प्रतिलिपि दस्तावेजों की उपलब्धता पर बातचीत की जाती है। मामले के कवर पर, जल्द से जल्द और बाद के दस्तावेजों और शेल्फ जीवन की तिथियां इंगित की जाती हैं। निरंतर भंडारण दस्तावेजों के साथ मामलों पर, यह दूसरों पर "लगातार स्टोर" करने के लिए संकेत दिया जाता है - सूची के अनुसार एक विशिष्ट शेल्फ जीवन।

चादरों की संख्या निर्दिष्ट करते समय, आंतरिक सूची की चादरें और सहायक रिकॉर्ड को ध्यान में नहीं रखा जाता है।

निरंतर और दीर्घकालिक भंडारण समय के सभी मामलों पर बनाया गया है। इन्वेंटरी एक संग्रह निर्देशिका है जिसमें भंडारण इकाइयों की एक व्यवस्थित सूची, साथ ही साथ उनके लेखांकन और व्यवस्थितकरण के समेकन के लिए इरादा है। सूची कार्यालय और संग्रह में मुख्य जवाबदेह संदर्भ मैनुअल के रूप में कार्य करती है। निरंतर भंडारण के मामलों पर अलग-अलग तरीके से किए जाते हैं, अस्थायी (10 वर्षों से अधिक) भंडारण, व्यक्तिगत पार्टियां। कुछ मामलों में, संगठन के विनिर्देशों के आधार पर, ओपीआई को मामलों की कुछ श्रेणियों (न्यायिक और जांच के मामलों, विषयों पर वैज्ञानिक रिपोर्ट इत्यादि) पर खींचा जा सकता है।

मामलों को महत्व की डिग्री के अनुसार सूची में स्थित हैं। उदाहरण के लिए, एक अनुक्रम इस तरह हो सकता है: उद्यम की स्थापना, शेयरधारकों की सामान्य बैठकों के प्रोटोकॉल, निदेशक मंडल की बैठकों के मिनट, मुख्य गतिविधि के निदेशक, वार्षिक योजनाओं आदि के आदेश। पाता कार्यालय कार्य सेवा के कर्मचारियों के प्रत्येक संरचनात्मक विभाजन में तैयार किए जाते हैं।

अंजीर। 6.6। निरंतर भंडारण की समेकित जांच के वार्षिक खंड का रूप

ओपीवी में वार्षिक विभाजन शामिल हैं। वार्षिक वर्ग स्थापित फॉर्म के अनुसार संकलित किए जाते हैं। सूची में शामिल प्रत्येक मामले के लिए जानकारी को एक वर्णनात्मक लेख कहा जाता है। इसमें शामिल है:

• इन्वेंट्री द्वारा मामले (मात्रा) की अनुक्रम संख्या;
• केस इंडेक्स (वॉल्यूम);
• व्यापार का शीर्षक (मात्रा);
• व्यापार की तिथियां (मात्रा);
• मामले में चादरों की संख्या (मात्रा);
• शेल्फ जीवन (10 वर्षों से अधिक संग्रहीत मामलों के लिए);
• ध्यान दें।

इन्वेंट्री में हर व्यवसाय में एक स्वतंत्र अनुक्रम संख्या है।

यदि मामले में कई वॉल्यूम होते हैं, तो प्रत्येक वॉल्यूम का अपना नंबर होता है। ऑर्डर पुरालेख संग्रह में ओबिया में मामले हैं। वह संरचनात्मक इकाई की सूची संख्या भी प्रदान करता है।

कई वर्षों तक संग्रह करने के लिए स्थानांतरित करते समय, उन्हें व्यवस्थित किया जाना चाहिए। संगठन में मामलों के व्यवस्थितकरण का सामान्य आदेश कालक्रम से संरचनात्मक है। इसका मतलब है कि, सबसे पहले, मामले वर्ष के अनुसार व्यवस्थित होते हैं। दूसरा, मामलों को संरचनात्मक इकाइयों के नामों से व्यवस्थित किया जाता है जिनमें उन्हें संग्रहीत किया जाता है। वर्ष में स्थायी भंडारण अवधि के सभी मामले महत्व के मामले में स्थित हैं। यह आमतौर पर मामलों के नामकरण में संरचनात्मक इकाइयों और मामलों के शीर्षकों के आदेश के अनुरूप होता है।

अंजीर। 6.7। अंतिम रिकॉर्डिंग और सहायक हस्ताक्षर का रूप

इस प्रकार, यह एक वर्ष में एक भंडारण अवधि के सभी मामलों की एक पतली सूची बदल देता है। सुविधा के लिए, संरचनात्मक इकाई के नाम की खोज संबंधित संरचनात्मक इकाई की पहली चीज़ से पहले सूची में संकेतित की जा सकती है।

संगठनों में, जहां प्रति वर्ष उत्पन्न मामलों की संख्या छोटी होती है, यह एक नई सूची संकलित करने के लिए हर साल अनुचित है। कई वर्षों में व्यवसाय सहित एक सूची की संभावित तैयारी।

अंजीर। 6.8। मामलों की समेकित जांच के वार्षिक खंड का रूप

अंजीर। 6.9। ओपियस इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज स्थायी भंडारण का रूप

ऐसे संगठनों में, मामलों की निरंतर संख्या के साथ ओबिया का वार्षिक वर्ग सालाना बनाया जाता है। ओओपी के प्रत्येक वार्षिक विभाजन संबंधित वर्ष के निर्देशों के साथ शुरू होते हैं, और फिर मामलों को गोद लेने वाली संरचना के अनुसार व्यवस्थित किया जाता है।

प्रत्येक सूची का अपना नंबर होता है। आम तौर पर, निरंतर भंडारण के मामलों पर एक सूची में 1, 10 से अधिक वर्षों के शेल्फ जीवन के साथ मामलों में, एन एंड 2, कर्मियों के मामलों पर - संख्या 3 अक्षर सूचकांक "एल / सी" के अतिरिक्त के साथ।

इन्वेंटरी प्रविष्टि समाप्त करता है। यह संख्याओं को इंगित करता है और शब्दों में सूची में शामिल मामलों की संख्या, पहली और अंतिम अंतर संख्या संख्या सुविधाओं (साहित्यिक और मिस्ड संख्याओं) द्वारा निर्दिष्ट की जाती है। इन्वेंट्री को कंपाइलर द्वारा हस्ताक्षरित किया जाना चाहिए, जो उसकी स्थिति और उपनाम को समझने का संकेत देता है। सूची ड्राइंग की तारीख चिपक गई है।

निरंतर भंडारण अवधि के मामलों का वर्णन करने के अलावा, अस्थायी (10 से अधिक वर्षों में) के मामले में प्रत्येक वर्ष संगठनों की कार्मिक सेवाओं की भंडारण अवधि कर्मियों पर सूची तैयार करनी चाहिए। कर्मियों के लिए दस्तावेजों के पास विशेष सामाजिक महत्व है - वे इस संगठन, इस संगठन में कार्य की अवधि और श्रम संबंधों के अन्य तथ्यों की स्थिति की अवधि और श्रम संबंधों के अन्य तथ्यों की पुष्टि करने के लिए आधार हैं। इन दस्तावेजों के नुकसान को रोकने के लिए, खारिज श्रमिकों के कर्मियों के अधिकांश दस्तावेज संग्रह के लिए अव्यवस्थित हैं और 75 वर्षों तक संग्रहीत किए जाते हैं।

कंप्यूटर प्रौद्योगिकियों के विकास के संबंध में, संगठनों में इलेक्ट्रॉनिक मीडिया पर दस्तावेजों की मात्रा में वृद्धि ऑडियोविज़ुअल और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ीकरण को संग्रहीत करने की आवश्यकता है। संगठन के संग्रह में, ईडी की संरचना और मात्रा के आधार पर, स्थायी भंडारण अवधि के इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों की सूची तैयार की जाती है। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों को स्वतंत्र सूची में शामिल किया गया है।

नमूना नमूने की संख्या शेल्फ जीवन द्वारा निर्धारित की जाती है। निरंतर भंडारण मामलों पर सूची चार प्रतियों में संकलित की जाती है। एक प्रतिलिपि उचित संरचनात्मक इकाई में बनी हुई है, सूची की दूसरी प्रति को डू सेवा में स्थानांतरित किया जाता है, तीसरा संगठन के संग्रह के लिए। चौथी प्रतिलिपि उचित राज्य या नगरपालिका संग्रह को भेजी जाती है।

संगठन जो राज्य अभिलेखागार को दस्तावेजों को पास नहीं करते हैं, निरंतर भंडारण मामलों के लिए, 10 या अधिक वर्षों के शेल्फ जीवन के साथ और तीन प्रतियों में कर्मियों के लिए मामलों के लिए एक सूची बनाते हैं।

अस्थायी भंडारण के कारोबार पर संकलित नहीं किया गया है, मामलों के नामकरण को प्रतिस्थापित किया गया है, जहां भंडारण का निशान प्रत्येक शीर्षक के विपरीत संग्रहीत किया जाता है।

एक संग्रह कर्मचारी द्वारा संगठन के संग्रह में स्थानांतरित करने के लिए संरचनात्मक इकाई द्वारा मामलों की तैयारी के दौरान, इन्वेंट्री (संरचनात्मक विभाजन) में शामिल मामलों की संख्या के उनके गठन, डिजाइन और अनुपालन की शुद्धता, स्थापित मामलों की संख्या संगठन के नामकरण के अनुसार पूर्व निर्धारित है। संरचनात्मक विभाजन श्रमिकों के गठन की जांच करते समय सभी कमियों की पहचान खत्म करने के लिए बाध्य हैं। यदि मामलों की कोई कमी नहीं है, तो उचित प्रमाणपत्र तैयार किया गया है।

संरचनात्मक विभाजन के कर्मचारी की उपस्थिति में, संगठन के संग्रह के लिए जिम्मेदार व्यक्ति द्वारा प्रत्येक मामले का स्वागत किया जाता है। एक ही समय में प्रत्येक मामले के खिलाफ संरचनात्मक इकाई की संरचनात्मक इकाई की संरचना की दोनों प्रतियों में शामिल, मामले की उपलब्धता के बारे में एक निशान बनाया जाता है। प्रत्येक उदाहरण के अंत में, ओपिस संख्याओं द्वारा इंगित किया जाता है और शब्दों में वास्तव में संग्रह में किए गए मामलों की संख्या, लापता मामलों की संख्या, रिसेप्शन की तारीख और मामलों के हस्तांतरण की तारीख, साथ ही साथ व्यक्ति के हस्ताक्षर के लिए जिम्मेदार पुरालेख और वह व्यक्ति जिसने मामले को पारित कर दिया है। विशेष रूप से मूल्यवान मामलों को प्राप्त करते समय, मामलों में चादरों की संख्या की जांच की जाती है।

स्नायुबंधन से जुड़े मामलों को संरचनात्मक विभाजन के कर्मचारियों द्वारा संगठन के संग्रह में वितरित किया जाता है। अभिलेखागार के साथ, पंजीकरण फ़ाइलों को दस्तावेजों में स्थानांतरित कर दिया जाता है। प्रत्येक फ़ाइल का नाम सूची में शामिल है।

रूसी संघ के कृषि मंत्रालय

नोवोसिबिर्स्क स्टेट कृषि विश्वविद्यालय

अनुपस्थित शिक्षा और उन्नत प्रशिक्षण संस्थान

राज्य और नगरपालिका प्रशासन विभाग

सतत विकास और सूचना विभाग और ग्रामीण क्षेत्रों का सलाहकार समर्थन

निबंध

अनुशासन:

"प्रबंधन गतिविधियों का दस्तावेज़ीकरण"

विषय:

"आगे के भंडारण के लिए संग्रह के मामलों को स्थानांतरित करने के लिए मामलों की तैयारी और प्रक्रिया"

प्रदर्शन किया):

छात्र 2 पाठ्यक्रम, 1 समूह

कफानोवा ए.आई.

सिफर U08050।

जाँच की गई (ए): shipinat.m

नोवोसिबिर्स्क 200 9।

परिचय 3।

1. बाद के भंडारण के मामलों की तैयारी 5

2. दस्तावेजों के मूल्य की परीक्षा 5

3. व्यापार पंजीकरण 8

4. केस कवर 13

5. मामलों के अभिलेखीय विवरणों का चित्रण और निष्पादन 15

6. 17 संग्रहीत करने के लिए वितरण

निष्कर्ष 1 9।

संदर्भ 20।

अनुप्रयोग

परिचय

एक व्यापार लेखन प्रणाली के गठन के साथ सूचना भंडारण प्रणाली एक साथ बन गई है।
पहले दस्तावेजों के आगमन के साथ, इन दस्तावेजों को संरक्षित करने का कार्य दिखाई दिया। 16 जुलाई, 1712 - संग्रह राज्य में पहली बार शासी सीनेट के निर्माण पर डिक्री से संबंधित अभिलेखीय मामले के इतिहास में एक विशेष तिथि। XVIII के दौरान - xix शताब्दियों। ऐतिहासिक अभिलेखागार की संख्या बढ़ी, उनके व्यवस्थितता की सर्वोत्तम योजनाओं की खोज - अभिलेखागार उठ गए, विलय, भुनाए गए, कभी-कभी समाप्त हो गए।

संग्रहीत दस्तावेजों की सचेत असेंबली का पहला उल्लेख 1829 है, जब निकोलस 1 ने संकल्प को छोड़ दिया, "अलग करने के लिए महत्वपूर्ण है, अन्य को नष्ट किया जा सकता है।" डिक्री, जिन्होंने रूस में राष्ट्रीय अभिलेखीय प्रणाली की शुरुआत की थी, 1 जून, 1 9 18 को "आरएसएफएसआर के अभिलेखागार के पुनर्गठन और केंद्रीकरण पर" प्रकाशित की गई थी।
यूएसएसआर के पतन के बाद, 6 जून, 1 99 2 को स्वतंत्र राज्यों के राष्ट्रमंडल के प्रतिभागियों ने यूएसएसआर के पूर्व अभिलेखागार के संबंध में उत्तराधिकार पर एक समझौता किया। अपनाए गए दस्तावेज़ के अनुसार, यूएसएसआर के मंत्रियों की परिषद के तहत निम्नलिखित अभिलेखीय प्रबंधन, और यूएसएसआर के सभी केंद्रीय राज्य अभिलेखागार रूसी राज्य अभिलेखागार की प्रणाली में प्रवेश करते हैं।
कार्यालय के काम में जमा उद्यमों के दस्तावेज, भविष्य में या दीर्घकालिक भंडारण के लिए रहते हैं, या थोड़े समय के लिए संग्रहीत होते हैं और फिर विनाश के लिए बाहर खड़े होते हैं। प्रमुख संस्थानों, संगठनों में मामलों के भंडारण के लिए, उद्यम विभागीय अभिलेखागार मौजूद हैं, जो उनके कार्य में "रूसी संघ के संग्रहीत निधि पर विनियम", "विभागीय अभिलेखागार के काम के लिए मुख्य नियम" के रूप में निर्देशित किया जाता है, साथ ही साथ दस्तावेजों की मानक सूचियां, भंडारण के समय, विशेषज्ञ कमीशन पर मॉडल प्रावधान, उद्यम के लिए व्यापार नामकरण। एक नियम के रूप में, छोटे संरचनाओं और कर्मचारियों, फर्मों में, कोई विशेष विभाजन नहीं है - विभागीय संग्रह। इस मामले में, अभिलेखागार की जिम्मेदारियां सचिव-संदर्भित फर्म को गठबंधन करती हैं, दस्तावेज़ीकरण की सुरक्षा के लिए जिम्मेदार और समय पर इसे राज्य संग्रह में पारित करती हैं। आधुनिक वाणिज्यिक संरचनाओं के साथ राज्य अभिलेखागार की बातचीत को संविदात्मक आधार पर किया जाना माना जाता है। अनुबंध पार्टियों के दायित्वों से समेकित है: आदेश, संरचना, स्थायी या जमा भंडारण आदि के लिए दस्तावेजों को स्थानांतरित करने का समय। कंपनी मामलों में राज्य भंडारण के लिए उन्हें स्थानांतरित करने से पहले अपने विभागीय संग्रह में दस्तावेजों के शेल्फ जीवन को कम कर सकती है: गतिविधियों की समाप्ति, अस्थिरता गतिविधियों, दस्तावेजों को संग्रहीत करने के लिए शर्तों की कमी, उद्यम की इच्छा।

कार्यालय का काम निष्पादन और प्रेषण को पूरा करने से पहले अपने निर्माण (या रसीद) के क्षण से दस्तावेजों की प्रसंस्करण और प्रस्ताव का एक पूर्ण चक्र है।

दस्तावेज उद्यमों और अन्य संगठनों के साथ और अन्य संगठनों के साथ उत्पादन संबंधों को एनश्रीन करते हैं और अक्सर नागरिक, मध्यस्थता और मध्यस्थता अदालतों द्वारा माना जाने वाली संपत्ति, श्रम और अन्य विवादों की घटना में लिखित साक्ष्य के रूप में कार्य करते हैं।

1. बाद के भंडारण के लिए मामलों की तैयारी

वर्तमान कार्यशाला में दस्तावेजों के साथ काम करने का अंतिम चरण बाद के भंडारण और उपयोग के लिए प्रसंस्करण कर रहा है।

संरचनात्मक विभाजन में, वर्तमान वर्ष के अंत के बाद दस्तावेज परिचालन कार्य में हैं। इस अवधि के दौरान, उन्हें अक्सर प्रमाण पत्र के रूप में जाना जाता है, कुछ दस्तावेजों के साथ काम एक नए कैलेंडर वर्ष की शुरुआत में पूरा हो जाता है। इस अवधि के बाद, इसे दीर्घकालिक भंडारण के लिए संसाधित किया जाना चाहिए। स्थायी और अस्थायी (10 वर्षों से अधिक) भंडारण के मामले संस्था के संग्रह में आत्मसमर्पण किए गए, यदि यह है, या (एक छोटी कंपनी में) एक और अलमारी में स्थानांतरित हो गया। उदाहरण के लिए, 1 99 5 के मामले को 1 99 7 में संसाधित किया जाना चाहिए

भंडारण के मामले अभिलेखीय संस्थानों द्वारा विकसित आवश्यकताओं के अनुसार सख्ती से तैयारी कर रहे हैं और "विभागीय अभिलेखागार के काम के बुनियादी नियम" और "दस्तावेज़ीकरण प्रबंधन की राज्य प्रणाली" में निर्धारित हैं।

दीर्घकालिक भंडारण के लिए दस्तावेजों की तैयारी में शामिल हैं:

दस्तावेजों के मूल्यों की परीक्षा;

· मामलों का पंजीकरण;

मामलों के मामलों का पंजीकरण;

विवरण तैयार करना;

संगठन के संग्रह के लिए वितरण।

2. दस्तावेजों के मूल्य की परीक्षा

दस्तावेज़ के मूल्य की परीक्षा दस्तावेजों के भंडारण और निरंतर भंडारण के लिए उनके चयन के समय निर्धारित करने के लिए उनके मूल्य के लिए मानदंडों के आधार पर दस्तावेजों का अध्ययन है।

संगठन में दस्तावेजों के मूल्य की जांच की जाती है:

कार्यालय के काम में - मामलों के नामांकन की तैयारी में, मामलों के निर्माण की प्रक्रिया में और संग्रह में स्थानांतरण के लिए मामलों की तैयारी में;

संग्रह में - स्थायी भंडारण के लिए मामलों के हस्तांतरण की तैयारी की प्रक्रिया में।

दस्तावेजों के मूल्य की परीक्षा के आधार पर किया जाता है:

वर्तमान कानून और प्रबंधन के लिए अभिलेखीय और दस्तावेज़ीकरण समर्थन पर रूसी संघ के कानूनी कृत्यों;

दस्तावेजों की मानक और विभागीय लिस्टिंग उनके भंडारण, ठेठ और अनुकरणीय व्यापार नामकरण के समय का संकेत देती है;

फेडरल आर्किवल एजेंसी (रोजरहिवा) और अभिलेखीय व्यवसाय के क्षेत्र में रूसी संघ की संविधान संस्थाओं के अभिलेखीय व्यापार के प्रबंधन निकायों के नियामक दस्तावेज।

संगठन के संग्रह के पद्धतिपरक मार्गदर्शन के तहत संगठन के केंद्रीय विशेषज्ञ आयोग (सीईके) या विशेषज्ञ आयोग (ईसी) के साथ संयुक्त रूप से दस्तावेज प्रबंधन के प्रबंधन के कर्मचारियों द्वारा दस्तावेजों के मूल्य की जांच की जाती है।

संरचनात्मक विभाजन में दस्तावेजों के मूल्य की परीक्षा आयोजित करते समय किया जाता है:

संगठन के संग्रह में स्थानांतरण के लिए स्थायी और अस्थायी (10 से अधिक) भंडारण का चयन;

संरचनात्मक इकाइयों में संग्रहीत होने के लिए अस्थायी भंडारण समय के साथ मामलों का चयन;

पिछले वर्षों के लिए मामलों के विनाश के आवंटन, जिसका भंडारण समय समाप्त हो गया है।

साथ ही, संगठन के संगठन के व्यवसाय की गुणवत्ता और पूर्णता की जांच की जाती है, भंडारण समय को सही ढंग से निर्धारित करना।

स्थायी और अस्थायी (10 वर्षों से अधिक) भंडारण के दस्तावेजों का चयन पॉलिसीदार देखने से किया जाता है। यह केवल मामलों के शीर्षकों के आधार पर भंडारण और विनाश के लिए दस्तावेजों के चयन की अनुमति नहीं देता है।

मार्क "ईपीके" के साथ मामलों को दस्तावेजों की संरचना को लगातार संग्रहीत करने के लिए निर्धारित करने और आवंटित करने के लिए पॉलीस्टिव देखने के अधीन किया जाता है। निरंतर भंडारण दस्तावेज युक्त "ईपीसी" मार्कर के साथ मामले फिर से गठन के अधीन हैं। उनकी रचना से आवंटित वितरित दस्तावेज सजातीय मामलों से जुड़े हुए हैं या स्वतंत्र मामलों में जारी किए जाते हैं।

शेष अस्थायी भंडारण दस्तावेजों वाले मामलों के भंडारण की शर्तें उनके भंडारण के समय या संगठन के नामकरण पर इंगित करने वाले दस्तावेजों की सूची द्वारा निर्धारित की जाती हैं। नए गठित मामलों की सिलाई केवल दस्तावेजों के मूल्य की विशेषज्ञता के पूरा होने के बाद ही की जाती है।

संगठन के संग्रह में स्थानांतरण के लिए इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों की तैयारी निम्न चरणों में शामिल हैं:

संग्रह में स्थानांतरण के लिए इच्छित मशीन वाहक की भौतिक स्थिति की जांच करना;

मशीन वाहक पर इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज रिकॉर्डिंग;

रिकॉर्डिंग गुणवत्ता का सत्यापन;

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का विवरण;

निरंतर भंडारण और व्यक्तिगत संरचना के इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के अभिलेखीय विवरण (ओं) के अनुसार भंडारण इकाइयों (मामलों पर) पर अभिलेखीय सिफर का स्टेजिंग;

दस्तावेज के साथ एक सेट की तैयारी।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के साथ उनके संरक्षण और उपयोग को सुनिश्चित करने के लिए पर्याप्त दस्तावेज पर्याप्त होना चाहिए। यह निम्नलिखित जानकारी को दर्शाता है:

दस्तावेज़ का नाम,

इसकी सृष्टि की तारीख

सामग्री विशेषताओं (सार),

इलेक्ट्रॉनिक प्रारूप

शारीरिक और तार्किक संरचना (डेटाबेस, साइट्स, आदि के लिए),

दस्तावेज़ की मात्रा (डेटाबेस के लिए भी - रिकॉर्ड की संख्या)।

संगठन में दस्तावेजों के मूल्य की परीक्षा के परिणामों के मुताबिक, संगठन के संग्रह कर्मचारी स्थायी, अस्थायी (10 वर्षों से अधिक) भंडारण और व्यक्तिगत संरचना की समेकित सूची के अनुरूप हैं, साथ ही साथ मामलों के आवंटन पर कार्य करता है भंडारण के अधीन नहीं हैं (6 फरवरी, 2002 तक रोजरहिवा कोलेगियम द्वारा अनुमोदित संगठनों के अभिलेखागार के अभिलेखागार के कार्यों के लिए परिशिष्ट 1, 2, 3 और 4 मूल नियमों में डेटा प्रकारों के डेटा प्रकारों के रूप में दिए गए हैं)।

एक ही समय में संगठन के केंद्रीय विशेषज्ञ आयोग (विशेषज्ञ आयोग) की एक बैठक में इन इन्वेंट्री और कृत्यों पर चर्चा की गई है। केंद्रीय विशेषज्ञ आयोग (विशेषज्ञ आयोग) द्वारा अनुमोदित कार्य और सूची निरंतर भंडारण के विवरण के अभिलेखीय संस्थान के विशेषज्ञ परीक्षण आयोग द्वारा अनुमोदन के बाद ही संगठन के प्रमुख द्वारा अनुमोदित की जाती है। उसके बाद, संगठन को इन कृत्यों में शामिल मामलों को नष्ट करने का अधिकार है।

3. व्यवसाय पंजीकरण

व्यापार पंजीकरण स्थापित नियमों के अनुसार भंडारण के लिए एक मामला तैयार करना है।

संगठन के दस्तावेज़ प्रबंधन सेवा (डीओए) संगठन या अन्य संरचनात्मक इकाइयों के कर्मचारियों द्वारा मामलों का पंजीकरण किया जाता है, जिनमें से जिम्मेदारियां पद्धति की स्थापना और गठन, पद्धतिगत सहायता में और संगठन के संग्रह के नियंत्रण में शामिल हैं।

भंडारण समय के आधार पर, मामलों की पूर्ण या आंशिक सजावट की जाती है। स्थायी, अस्थायी (10 साल से अधिक) भंडारण और व्यक्तिगत संरचना पूर्ण डिजाइन के अधीन है। उसी समय, मामलों का पूरा डिजाइन प्रदान करता है:

मामले की असर या बाध्यकारी;

मामले की संख्या चादरें;

एक पोत का मसौदा तैयार करना;

आलेखन, आवश्यक मामलों में, दस्तावेजों के आंतरिक मुद्दों;

केस कवर के विवरण (संगठन के नाम का स्पष्टीकरण, मामले की पंजीकरण सूचकांक, मामले की चरम तिथि, मामले के शीर्षलेख) के विवरण में आवश्यक स्पष्टीकरण करना।

अस्थायी (10 साल तक समावेशी) भंडारण के मामले आंशिक डिजाइन के अधीन हैं, जबकि अनुमति देते हैं:

मामले में व्यवस्थित दस्तावेजों का संचालन न करें,

बिजनेस शीट की संख्या न दें,

गवाहों का गठन न करें।

मामलों को बनाने के दौरान, दस्तावेजों का गठन कार्डबोर्ड या अंतर्निहित से एक कठिन कवर में 4 पेंचर फिक्स्ड, मुफ्त पढ़ने की संभावना को ध्यान में रखते हुए उन सभी दस्तावेजों, तिथियों, वीजा और संकल्पों का पाठ। बाध्यकारी (बाध्यकारी), धातु बॉन्ड (पिन, पेपर क्लिप) के मामले तैयार करते समय दस्तावेजों से हटा दिए जाते हैं।

निरंतर भंडारण के मामले, जिनमें विशेष रूप से मूल्यवान दस्तावेज या गैर प्रारूप दस्तावेज शामिल हैं, जिनमें बंद ठोस फ़ोल्डर्स में तीन वाल्व के साथ संबंधों या बक्से के साथ संग्रहीत किया जाता है।

यदि दावा न किए गए व्यक्तिगत दस्तावेज हैं (पहचान पत्र, श्रम पुस्तकें, सैन्य टिकट), इन दस्तावेजों को लिफाफे में निवेश किया जाता है, जिसे मामले में खिलाया जाता है। यदि ऐसे दस्तावेजों की एक बड़ी संख्या है, तो बाद में मामलों से वापस ले लिया जाता है और उन्हें अलग सूची संकलित किया जाता है।

प्रत्येक मामले के अंत में, पोत शीट का स्वच्छ रूप रखा गया है, और मामले की शुरुआत में (विशेष रूप से मूल्यवान दस्तावेजों के लिए लेखांकन के लिए) - मामले के आंतरिक सूची दस्तावेजों का रूप।

मामले में शामिल दस्तावेजों के स्थान के आदेश के आदेश के सुरक्षा और समेकन को सुनिश्चित करने के लिए, इस मामले की सभी चादरें एक साधारण पेंसिल के साथ शीट के ऊपरी दाएं कोने में सकल संख्या के अरबी अंकों द्वारा गिने जाते हैं या संख्या। आंतरिक सूची दस्तावेजों की सूचियों को अलग से गिना जाता है।

मामले की चादरों की संख्या के साथ, निम्नलिखित नियमों का पालन किया जाना चाहिए:

कई वॉल्यूम या भागों से युक्त मामलों की चादरें प्रत्येक के लिए या प्रत्येक भाग के लिए अलग-अलग होती हैं;

फोटो, चित्र, चार्ट और अन्य चित्रकारी दस्तावेज मामले में एक स्वतंत्र शीट का प्रतिनिधित्व करते हुए, शीट के शीर्ष क्षेत्र पर शीट के पीछे गिने गए;

फोल्ड शीट (ए 3 प्रारूप, ए 2) शीट के शीर्ष क्षेत्र के दाईं ओर स्थित है और गिना जाता है। इस मामले में, एक किनारे के लिए सूचीबद्ध किसी भी प्रारूप की एक शीट को एक शीट के रूप में गिना जाता है; शीट, फोल्ड और बीच के लिए सिलाई, एक शीट के रूप में उत्तेजित और क्रमांकित किया जाना है;

कसकर चिपके हुए दस्तावेजों के साथ शीट (फोटोग्राफ, कटिंग, निष्कर्ष, आदि) को एक शीट के रूप में गिना जाता है। यदि दस्तावेज़ अन्य दस्तावेजों के एक किनारे के साथ टूटा हुआ है (पाठ आवेषण, स्थानान्तरण, कटिंग, आदि), तो प्रत्येक दस्तावेज़ को अलग से गिना जाता है;

अनुलग्नकों के साथ लिफाफे गिने जाते हैं, साथ ही लिफाफा स्वयं ही गिने जाते हैं, और फिर अगले नंबर लिफाफे में प्रत्येक अनुलग्नक;

अपने स्वयं के नंबरिंग (मुद्रित प्रकाशनों सहित) के मामले में खिलाए गए दस्तावेजों को आम तौर पर गिना जा सकता है या यदि यह मामले में चादरों के स्थान के क्रम से मेल खाता है तो आमतौर पर अपनी संख्या बनाए रखी जा सकती है;

व्यवसाय की संख्या पत्रों में बड़ी संख्या में त्रुटियों का पता लगाने के मामलों में, वे उन्हें नामित कर रहे हैं। जब चादरों को नवीनीकृत किया जाता है, तो पुरानी संख्याएं जला दी जाती हैं, और शीट की एक नई संख्या सेट होती है, मामले के अंत में एक नया पोत संकलित होता है, जबकि पुराना पोत त्रस्त है, लेकिन इस मामले में बनी हुई है;

यदि मामलों में चादरों की संख्या में अलग-अलग त्रुटियां हैं, तो संगठन के अपने अभिलेखागार तैयार करते समय राज्य भंडारण में स्थानांतरित करने के लिए, इसे राज्य संग्रह के साथ चादरों की साहित्यिक संख्या की खपत को मजबूत करने की अनुमति है।

एक अलग शीट पर मामले के अंत में चादरों की संख्या के लिए जिम्मेदार, एक निहित शीट संकलित की जाती है। किताबों में, पोत शीट अंतिम साफ शीट के पीछे की तरफ खींची जाती है, और कार्ड फ़ाइलों में - कार्ड प्रारूप की एक अलग शुद्ध शीट पर।

जांचकर्ता शीट को स्थापित फॉर्म के अनुसार संकलित किया गया है, जो 6 फरवरी, 2002 के रोजरहिवा कॉलेज के निर्णय द्वारा अनुमोदित संगठनों के अभिलेखागार के मुख्य नियमों के अनुलग्नक 9 में प्रदान किया जाता है।

व्यापारिक पोत की एक शीट में, आंकड़े संकेत दिए जाते हैं और शब्दों में, मामले की संख्या की संख्या, आंतरिक वितरण पत्रों की संख्या, मामले की संख्या की संख्या की संख्या की संख्या (मामले की साहित्यिक संख्या की उपस्थिति, मिस्ड संख्या, ब्रेक फोटो के साथ चादरों की संख्या, बड़े प्रारूप वाली चादरों की संख्या, अनुलग्नकों के साथ लिफाफे और वे शीट में एम्बेडेड निवेश की संख्या) हैं, और उनमें चादरों की संख्या के साथ टाइपोग्राफिक उदाहरणों में एक ब्रोशर की उपस्थिति भी इंगित करती हैं, अगर उन्हें मामले में कुल सकल संख्या में चिह्नित नहीं किया गया था।

शीट-विट्टी को इसके कंपाइलर द्वारा हस्ताक्षरित किया गया है। मामले की संरचना और स्थिति (वास्तविक दस्तावेजों के प्रतिस्थापन) की स्थिति (वास्तविक दस्तावेजों के प्रतिस्थापन) में सभी बाद के परिवर्तन इसी अधिनियम के संदर्भ में एक पोत शीट में चिह्नित हैं। एक व्यापार के कवर या अंतिम दस्तावेज़ की सूची के स्वच्छ कारोबार पर एक शीट-सूट बनाने के लिए मना किया गया है। यदि यह रिक्त पोत खाली के बिना देरी या अंतर्निहित है, तो यह मामले के मामले में शीट के शीर्ष के पीछे गुजरता है।

स्थायी और अस्थायी (10 वर्षों से अधिक) भंडारण के दस्तावेजों के लिए लेखांकन के लिए, जिसका लेखांकन इस दस्तावेज (विशेष रूप से मूल्यवान, व्यक्तिगत, न्यायिक, जांचकर्ता मामलों, आदि) के विनिर्देशों के कारण होता है, साथ ही स्थायी और के लिए लेखांकन के लिए भी होता है अस्थायी मामलों (10 से अधिक वर्षों) भंडारण दस्तावेजों की प्रजातियों द्वारा गठित भंडारण जिनके शीर्षलेख दस्तावेज़ की विशिष्ट सामग्री का खुलासा नहीं करते हैं, केस दस्तावेज़ों की आंतरिक सूची तैयार की जाती है - संकेत के साथ मामले के दस्तावेजों की एक सूची युक्त एक प्रमाण पत्र दस्तावेजों की अनुक्रम संख्याओं में, उनके सूचकांक, शीर्षक, तिथियां, शीट संख्याएं।

संगठनों के अभिलेखागार के मूल नियमों के परिशिष्ट 10 में दिए गए स्थापित फॉर्म के अनुसार मामलों की आंतरिक सूची एक अलग शीट पर संकलित की जाती है। आंतरिक सूची तैयार करते समय, यह दस्तावेजों की अनुक्रम संख्याओं, उनके सूचकांक, तिथियों, शीर्षकों और व्यापार की चादरों की संख्या के बारे में जानकारी देता है। आंतरिक कतार में एक अंतिम प्रविष्टि शामिल होती है जिसमें संख्याओं को इंगित किया जाता है और शब्दों में इसमें शामिल दस्तावेजों की संख्या और आंतरिक वितरण पत्र की संख्या शामिल होती है।

आंतरिक ओपिस को इसके कंपाइलर द्वारा हस्ताक्षरित किया गया है। यदि यह आंतरिक सूची दस्तावेजों के रूप में अंतर्निहित या देर से होता है, तो स्थापित फॉर्म द्वारा रचित किया जाता है, तो ओपेव को चेहरे के कवर के अंदर तक रेखांकित किया जाता है।

दस्तावेजों की संरचना में परिवर्तन (निकासी, दस्तावेजों को शामिल करना, प्रतियों को प्रतिस्थापित करना, आदि) प्रासंगिक कृत्यों के संदर्भ में आंतरिक आंतरिक सूची के "नोट्स" कॉलम में दिखाई देता है। यदि आवश्यक हो, तो आंतरिक सूची में एक नई अंतिम प्रविष्टि और साक्षी शिलालेख तैयार किया जाता है।

4. मामले के मामले का orification

पहले निष्पादित दस्तावेज़ को स्टोर करने के लिए फ़ोल्डर पर स्विच करने के बाद इस मामले को चालू किया जाता है। उसी समय, मामले के मामले का कवर तैयार किया गया है।

मामले को कवर करने के लिए निम्नलिखित जानकारी दी गई है:

संगठन का नाम;

संगठन के संरचनात्मक विभाजन का नाम जिसमें यह बनाया गया था;

मामलों के नामकरण पर केस इंडेक्स;

केस हेडर;

शेल्फ जीवन या शिलालेख "लगातार स्टोर" (मामलों के नामकरण से स्थानांतरित किया जाता है)।

निरंतर भंडारण मामलों के कवर पर राज्य संग्रह के नाम के लिए एक जगह प्रदान करता है, जो संगठन और संगठन के संगठनों को अपनाया जाएगा।

दस्तावेजों द्वारा कवर की गई अवधि के दौरान संगठन (संरचनात्मक इकाई) का नाम बदलते समय, या किसी अन्य संगठन (किसी अन्य संरचनात्मक इकाई को) के मामले में स्थानांतरित करते समय, इस संगठन या कानूनी संगठन का नया नाम इस मामले पर संकेत दिया जाता है, और संगठन का पूर्व नाम (संरचनात्मक विभाजन) कोष्ठक में निहित है।

मामलों के मामले में मामलों के शीर्षक को संगठन के नामकरण से स्थानांतरित किया जाता है जो प्रासंगिक अभिलेखीय संस्थान के विशेषज्ञ परीक्षण आयोग के साथ सहमत होता है। आवश्यक मामलों में, हेडर (ऑर्डर, प्रोटोकॉल इत्यादि) में स्पष्टीकरण बने होते हैं। ऐसे मामलों में जहां मामले में कई वॉल्यूम्स (भाग) होते हैं, मामले के सामान्य शीर्षलेख और प्रत्येक वॉल्यूम (भागों) का शीर्षक प्रत्येक वॉल्यूम (भागों) के कवर पर किया जाता है। दस्तावेजों की प्रतियों वाली शीर्षकों में, उनकी प्रतिलिपि संकेतित है, शीर्षक में केस दस्तावेज़ों की प्रामाणिकता निर्धारित नहीं की गई है।

मामले को पूरा करने के बाद, निम्नलिखित डेटा इसके कवर पर निर्दिष्ट है:

मामले में चादरों की संख्या;

दस्तावेज़ तिथियों में पहले और अंतिम दस्तावेज़ों की तिथि या चरम तिथियां;

पुरालेख केस सिफर, पहले एक पेंसिल, और स्याही का वर्णन करके अनुमोदन के बाद।

दीर्घकालिक भंडारण समय सेटिंग्स के मामलों के लिए आवश्यकताएं गोस्ट 17914-72 सेट करती हैं।

5. अभिलेखीय के अभिलेखीय विवरण का विवरण

भंडारण के सभी स्थायी, अस्थायी (10 से अधिक वर्षों) के लिए संगठन में संग्रह की भर्ती सुनिश्चित करने के लिए और व्यक्तिगत संरचना, जिसने मूल्य की विशेषज्ञता पारित की है, उन्हें अभिलेखीय सूची तैयार की गई है। अभिलेखीय सूची (इसके बाद - सूची) एक संग्रह संदर्भ पुस्तक है जिसमें अभिलेखीय नींव की भंडारण इकाइयों की एक व्यवस्थित सूची, एक संग्रह और लेखांकन और प्रकटीकरण के लिए डिज़ाइन किया गया है।

पाता है अलग से संकलित हैं:

व्यापार निरंतर भंडारण पर;

अस्थायी व्यवसाय (10 से अधिक) भंडारण;

निजी व्यवसाय;

केवल इस संगठन (न्यायिक, जांच मामलों, विषयों पर वैज्ञानिक रिपोर्ट इत्यादि) के लिए दस्तावेजों की विशेषता वाले मामले।

अलग सूची आत्म-सकल (क्रमिक) संख्या के साथ मामलों की एक सूची है।

संगठन में, ओटीआईआई के प्रत्येक संरचनात्मक विभाजन में संगठन के संग्रह के प्रत्यक्ष पद्धतिपूर्ण मार्गदर्शन में सालाना संकलित किया जाता है। इनके अनुसार, दस्तावेजों को संग्रह में प्रेषित किया जाता है। संरचनात्मक इकाइयों द्वारा तैयार किए गए ऑप्स संगठन की समेकित सूची की तैयारी के आधार के रूप में कार्य करते हैं, जो संग्रह तैयार करता है और जिस पर वह स्थायी भंडारण के लिए मामलों को देता है।

संरचनात्मक विभाजन के मामले निर्धारित फॉर्म पर तीन प्रतियों में निर्धारित किए जाते हैं और कार्यालय के काम में मामलों के पूरा होने के एक साल बाद संगठन के संग्रह में जमा किए जाते हैं। 6 फरवरी, 2002 के रोजरहिवा कॉलेज के निर्णय द्वारा अनुमोदित संगठनों के अभिलेखागार के कार्यों के मुख्य नियमों के संरचनात्मक विभाजन के परिशिष्ट विभाजन के गठन का रूप प्रदान किया जाता है।

संरचनात्मक इकाई की सूची के वर्णनात्मक लेख में निम्नलिखित तत्व शामिल हैं:

इन्वेंट्री द्वारा मामले (मात्रा, भागों) की अनुक्रम संख्या;

केस इंडेक्स (वॉल्यूम, पार्ट्स);

व्यापार का शीर्षक (मात्रा, भागों), मामले के कवर पर पूरी तरह से उसके शीर्षक के अनुरूप;

व्यापार की तिथियां (वॉल्यूम, भागों);

मामले में चादरों की संख्या (मात्रा, भागों);

शेल्फ जीवन।

संरचनात्मक इकाई की संरचना को चित्रित करने में, निम्नलिखित आवश्यकताओं का पालन किया जाता है:

मामलों के नामकरण के आधार पर दत्तक प्रणालीगत योजना के अनुसार हेडर को एक सूची में प्रवेश किया जाता है;

प्रत्येक व्यवसाय एक स्वतंत्र अनुक्रम संख्या के तहत एक सूची में किया जाता है (यदि इसमें कई वॉल्यूम या भाग होते हैं, तो प्रत्येक वॉल्यूम या भाग को एक स्वतंत्र संख्या के तहत एक सूची में दर्ज किया जाता है);

कई वर्षों में त्वरित मामलों की संख्या के लिए प्रक्रिया;

संरचनात्मक इकाइयों को संख्याओं को असाइन करने की प्रक्रिया संगठन के संग्रह के समन्वय में स्थापित की गई है;

घटना रेखांकन मामले में जमा की गई जानकारी के अनुसार सटीक रूप से भरे हुए हैं;

जब आप एक आविष्कार में प्रवेश करते हैं, तो उसी शीर्षकों के साथ subpetitions पहले मामले के पूर्ण शीर्षलेख में लिखे जाते हैं, और अन्य सभी सजातीय मामलों को "समान" शब्दों से संकेत दिया जाता है, जबकि मामलों के बारे में अन्य जानकारी एक सूची में दर्ज की जाती है (चालू) प्रत्येक नया लेआउट, शीर्षक पूरी तरह से खेला जाता है);

"नोट्स" सूची का ग्राफ मामलों के स्वागत समारोह, उनकी शारीरिक स्थिति की विशेषताओं, आवश्यक अधिनियम के संदर्भ में अन्य संरचनात्मक विभागों को मामलों के हस्तांतरण पर, प्रतियों की उपस्थिति के बारे में, आदि।

सूची के अंत में, अंतिम वर्णनात्मक लेख के बाद, अंतिम प्रविष्टि भरी हुई है जिसमें मामलों की संख्या, पहले और अंतिम व्यावसायिक संख्याओं को निर्दिष्ट किया गया है, और ओटिकि (साहित्यिक की उपस्थिति (साहित्यिक उपस्थिति) की संख्या में भी बातचीत की गई है और मिस्ड नंबर)।

संरचनात्मक विभाजन मामलों की सूची संकलक द्वारा हस्ताक्षरित है, जो उनकी स्थिति का संकेत देती है और संरचनात्मक इकाई के प्रमुख द्वारा अनुमोदित की जाती है। इन्वेंट्री के संग्रह के संग्रह के अनुरोध पर, सामग्री की एक तालिका तैयार की जा सकती है, संकुचन, पॉइंटर्स की एक सूची।

संरचनात्मक विभाजन के फैसलों के आधार पर, संगठन की समेकित सूची का वार्षिक वर्ग, जिसकी तैयारी संबंधित अभिलेखीय संस्थान के प्रत्यक्ष पद्धति मार्गदर्शन के तहत संगठन के संग्रह को सौंपा गया है। समेकित ऑप्टिक के वार्षिक खंड को संकलित और डिजाइन करने की प्रक्रिया धारा 3.7 में वर्णित है। संगठनों के अभिलेखागार के काम के लिए बुनियादी नियम।

6. संग्रह के लिए वितरण

संरचनात्मक इकाइयों से वितरण एजेंसियों के संग्रह तक, यदि कोई हो, तो संग्रह द्वारा संकलित शेड्यूल के अनुसार संरचनात्मक विभाजन और संस्थान के अनुमोदित प्रमुख के साथ सहमत संग्रहित कार्यक्रम के अनुसार किया जाता है। यह काम सालाना किया जाना चाहिए। निरंतर शेल्फ जीवन के साथ मामले, 10 से अधिक वर्षों के भंडारण और कर्मियों को अभिलेखागार द्वारा स्वीकार किया जाता है।

संरचनात्मक विभाजन के कर्मचारी की उपस्थिति में एक विभागीय संग्रह के कर्मचारी द्वारा मामलों को स्वीकार किया जाता है। एक ही समय में प्रत्येक मामले के खिलाफ ओबिया की दोनों प्रतियों पर, एक निशान इसकी उपलब्धता के बारे में किया जाता है। प्रत्येक उदाहरण के अंत में, सूची के सभी मामलों को प्राप्त करने के बाद, नमूना संख्याओं के साथ एक निहित शिलालेख है और शब्दों में संग्रहीत के लिए हस्तांतरित मामलों की वास्तविक संख्या, और लापता मामलों की संख्या, यदि ऐसा है। साक्षी शिलालेख के तहत, रिसेप्शन की तारीख और मामलों के हस्तांतरण और उन व्यक्तियों के हस्ताक्षर जिन्हें यह निर्धारित किया जाता है।

मामले के विवरण के साथ मुद्राओं का चयन किया जाता है और 20 सेमी तक की मोटाई के साथ अभिलेखीय बंडलों से जुड़ा हुआ है। दोनों पक्षों पर संख्याओं को बढ़ाने से मामलों को ढेर किया जाता है। विभागीय संग्रह में मामले संरचनात्मक इकाइयों के कर्मचारियों द्वारा वितरित किए जाते हैं। मामलों के साथ एक साथ चांसलरी विभागीय पुरालेख पंजीकरण और नियंत्रण फ़ाइलों में उन्हें शामिल किया गया है, जिनमें उन्हें इन्वेंट्री में शामिल किया गया है।

अस्थायी भंडारण के मामलों (10 साल तक) को मामलों के नामकरण पर विभागीय संग्रह में स्थानांतरित कर दिया जाता है। चूंकि कई संस्थानों में, अभिलेखागार में पर्याप्त क्षेत्र नहीं होते हैं, "विभागीय अभिलेखागार के बुनियादी नियम" इन मामलों के भंडारण को "केंद्रीयकृत कार्यालय सेवा सेवा या संरचनात्मक इकाइयों में" अपने भंडारण की समाप्ति से पहले, जिसके बाद वे " निर्धारित तरीके से नष्ट किया जाना है।

निर्धारित तरीके से स्थायी भंडारण अवधि के मामलों को विभागीय से राज्य अभिलेखागार में प्रेषित किया जाता है।

निष्कर्ष

दस्तावेजों के साथ काम करने से ऐसे अपशिष्ट आदेश (दस्तावेज़ प्रवाह) होना चाहिए ताकि उद्यम के मुख्य उत्पादन लक्ष्यों से श्रमिकों को विचलित न किया जा सके।

इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि कार्यालय के काम को किस स्तर पर किया जाएगा: पारंपरिक तरीके से या इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के आधुनिक पेपरलेस एक्सचेंज में - किसी भी मामले में, दस्तावेजों के साथ डॉक्यूमेंटिंग और काम स्थापित नियमों के अनुसार किया जाता है।

नियमों

1. गोस्ट आर 51141-98। खोज और अभिलेखीय व्यवसाय। शब्द और परिभाषाएं। - परिचय 1999-01-01। - एम।: राज्य मानक राज्य: प्रकाशन हाउस ऑफ स्टैंडर्ड, 1 99 8. - अनुच्छेद 72।
2. गोस्ट आर 51141-98। खोज और अभिलेखीय व्यवसाय। शब्द और परिभाषाएं। - परिचय 1999-01-01। - एम।: रूस का राज्य मानक: प्रकाशन हाउस ऑफ स्टैंडर्ड, 1 99 8. - अनुच्छेद 123।
3. 6 फरवरी, 2002 तक Rosarhiva Collegium द्वारा अनुमोदित संगठनों के अभिलेखागार के कार्यों के मूल नियम - धारा 2.1।
4. 6 फरवरी, 2002 तक Rosarhiva Collegium द्वारा अनुमोदित संगठनों के अभिलेखागार के अभिलेखागार के काम के लिए मुख्य नियम - धारा 2.2।

5. 6 फरवरी, 2002 के रोजरहिवा कॉलेज द्वारा अनुमोदित संगठनों के अभिलेखागार के कार्यों के बुनियादी नियम - धारा 3.5।

6. 6 फरवरी, 2002 के रोसारिवा कॉलेजियम द्वारा अनुमोदित संगठनों के अभिलेखागार के कार्यों के मूल नियम - धारा 3.6

7. 6 फरवरी, 2002 तक Rosarhiva Collegium द्वारा अनुमोदित संगठनों के अभिलेखागार के कार्यों के लिए मूल नियम - धारा 3.7।

8. "रूसी संघ और अभिलेखागार के संग्रह निधि पर रूसी संघ के कानून की मूल बातें।" - एम।: रूस की राजकीय अभिलेखीय सेवा, 1 99 3, कला। 6।
नौ।। "रूसी संघ और अभिलेखागार के संग्रहीत निधि पर रूसी संघ के कानून की मूल बातें।" - एम।: रूस, 1 99 3 की राज्य अभिलेखीय सेवा, अनुच्छेद 13।

शैक्षिक और विधिवत साहित्य

10. एंड्रीवा वी.आई. विकास: प्रैक्टिकल मैनुअल / संस्करण 9 वीं, सही और पूरक। - एम।: सीजेएससी "बिजनेस - स्कूल" इंटेल - संश्लेषण "कार्मिक प्रबंधन पत्रिका एलएलसी, 2003 के साथ।

11. विकास: विश्वविद्यालयों के लिए पाठ्यपुस्तक / कुज़नेत्सोवा टी.वी., संकना एलवी, बायकोव टीए।; ईडी। टी.वी. Kuznetsova। - एम।: यूनिटी - दाना, 2001।

13. दस्तावेजों के साथ काम का संगठन: पाठ्यपुस्तक / एड। प्रो वी.ए. कुड्रीवे - 2 एड।, पेररैब। और जोड़। - एम।: इन्फ्रा-एम, 2002. 5 9 2 पी।
14. http://www.termika.ru।

6 फरवरी, 2002 के रोजरहिवा कॉलेजियम के निर्णय द्वारा अनुमोदित संगठनों के अभिलेखागार के कार्यों के लिए मुख्य नियम - धारा 3.5।

Ibid। - धारा 3.5।

Ibid। - धारा 3.5।

6 फरवरी, 2002 तक Rosarhiva Collegium द्वारा अनुमोदित संगठनों के अभिलेखागार के कार्यों के लिए मुख्य नियम - धारा 3.7।

Ibid। - धारा 3.7।

Ibid। - धारा 3.7।

Ibid। - धारा 3.7।

Ibid। - धारा 3.7।