अभिलेखीय दस्तावेज। कोई संग्रह नहीं है, लेकिन दस्तावेज हैं: एक सचिव एक युवा कंपनी में दस्तावेज़ भंडारण प्रणाली कैसे व्यवस्थित कर सकता है

OSG आर्काइव में दस्तावेजों के भंडारण के साथ-साथ प्रत्येक सूचना वाहक के हर कदम पर नियंत्रण होता है। इसके लिए धन्यवाद, हम आपके अनुरोध पर दस्तावेजों को जल्दी से ढूंढते हैं, आपको कार्यालय में मूल या इलेक्ट्रॉनिक संग्रह के माध्यम से एक स्कैन की गई प्रति वितरित करते हैं। आपको दस्तावेज़ों की खोज में खर्च किए गए कर्मचारियों के समय का भुगतान करने की आवश्यकता नहीं है।

ओएसजी आर्काइव में दस्तावेजों का भंडारण सभी अनधिकृत व्यक्तियों के डेटा तक पहुंच को प्रतिबंधित करता है, ओएसजी अभिलेखागार अंतरराष्ट्रीय और गोस्ट मानकों के अनुसार सुसज्जित हैं, जो दस्तावेजों के दीर्घकालिक भंडारण की अनुमति देता है। OSG में दस्तावेज़ों को संग्रहीत करना दशकों तक दस्तावेज़ों को सुरक्षित रखने का एक अचूक तरीका है।

आपको दस्तावेजों के अभिलेखीय भंडारण की आवश्यकता क्यों है?

संग्रह में दस्तावेज़ों को संग्रहीत करना आपके पैसे बचाने के साथ-साथ व्यवसाय के लिए महत्वपूर्ण चीज़ों के लिए स्थान खाली करने का एक अवसर है।

किराए के परिसर पर बचत

कार्यालय में दस्तावेजों को संग्रहीत करना, आंकड़ों के अनुसार, कार्यालय स्थान का 20% तक लेता है। भंडारण के लिए दस्तावेज़ों को OSG संग्रह में स्थानांतरित करके, आप किराए के स्थान का 20% तक खाली कर सकते हैं, और आप इसे छोड़ सकते हैं, किराये की लागत को कम कर सकते हैं, या इस स्थान का लाभ के लिए उपयोग कर सकते हैं, अपने लिए एक सुखद ग्राहक क्षेत्र या कार्यस्थलों को लैस कर सकते हैं। नया कर्मचारी।

दस्तावेजों की खोज पर बचत

ओएसजी आर्काइव में दस्तावेजों का भंडारण सभी चरणों में दस्तावेजों की आवाजाही के नियंत्रण के साथ किया जाता है। दस्तावेज़ों के प्रत्येक संचलन को पंजीकृत करके, हम हमेशा यह जानते हैं कि जिस दस्तावेज़ की आपको अभी आवश्यकता है वह कहाँ स्थित है, और अनुरोध पर हम आपके कार्यालय में मूल दस्तावेज़ या ई-आर्काइव के माध्यम से एक स्कैन की गई प्रति वितरित करते हैं। आपको दस्तावेजों की तलाश में समय बर्बाद करने की जरूरत नहीं है, और कर्मचारियों के वांछित दस्तावेज को खोजने में खर्च किए गए समय का भुगतान करने की आवश्यकता नहीं है।

दस्तावेजों का सुरक्षित भंडारण और डेटा सुरक्षा

OSG दस्तावेजों के अभिलेखागार GOST और अभिलेखागार के संगठन के लिए अंतर्राष्ट्रीय आवश्यकताओं के अनुसार सुसज्जित हैं। प्रत्येक संग्रह और बॉक्स लेखा प्रणाली तक पहुंच सख्ती से सीमित है। यह उच्च स्तर की दस्तावेज़ सुरक्षा और डेटा गोपनीयता सुनिश्चित करता है। एक पेशेवर OSG संग्रह में दस्तावेज़ों को संग्रहीत करने से आपको सूचना सुरक्षा आवश्यकताओं को पूरा करने में मदद मिलती है।

कानून का अनुपालन

दस्तावेजों के भंडारण की शर्तों के लिए, दस्तावेजों की भंडारण अवधि, अभिलेखीय दस्तावेजों का अधिग्रहण, आदि। आवश्यकताओं को रूसी संघ के कानून के अनुसार लगाया जाता है। OSG के उच्च योग्य पुरालेखपाल रूसी संघ के वर्तमान नियामक ढांचे को देखते हुए, संग्रह में दस्तावेज़ों के भंडारण को सही ढंग से और आर्थिक रूप से व्यवस्थित करने में आपकी सहायता करेंगे।

पुरालेख में दस्तावेजों के भंडारण को ठीक से कैसे व्यवस्थित करें?

दस्तावेजों के साथ त्वरित और सटीक काम के लिए, हम दस्तावेज़ प्रसंस्करण के सभी चरणों को व्यवस्थित करते हैं: अभिलेखीय बक्से में पैकिंग से लेकर दस्तावेज़ों को राज्य संग्रह में स्थानांतरित करने तक।

OSG में दस्तावेज़ संग्रहण के बारे में वीडियो

OSG Records Management रूस और CIS देशों की सबसे बड़ी आर्काइव कंपनी है। हमने आपके लिए 50 अभिलेखागार तैयार किए हैं, वीडियो में देखें कि हम आपके दस्तावेज़ों को कैसे संग्रहीत करते हैं।

22.10.2004 का संघीय कानून एन 125-एफजेड "रूसी संघ में अभिलेखीय मामलों पर", संगठन संघीय कानूनों द्वारा स्थापित भंडारण अवधि के दौरान कर्मियों पर दस्तावेजों सहित अभिलेखीय दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए बाध्य हैं, अन्य नियामक कानूनी कृत्यों रूसी संघ, साथ ही इस संघीय कानून के अनुच्छेद 6 के भाग 3 और अनुच्छेद 23 के भाग 1 और 1.1 द्वारा प्रदान किए गए दस्तावेजों की सूची।

दस्तावेजों की इन सूचियों में शामिल हैं:

1) मानक अभिलेखीय दस्तावेजों की सूची उनके भंडारण अवधि के संकेत के साथ और इन सूचियों के उपयोग के लिए निर्देश, संग्रह और कार्यालय के काम के क्षेत्र में अधिकृत संघीय कार्यकारी निकाय द्वारा अनुमोदित (वर्तमान में - रोसारखिव, पहले - संस्कृति मंत्रालय रूस):

- राज्य निकायों, स्थानीय सरकारों और संगठनों की गतिविधियों के दौरान उत्पन्न मानक प्रशासनिक अभिलेखीय दस्तावेजों की एक सूची, जो उनके भंडारण की शर्तों को दर्शाती है, अनुमोदित। रोसारखिव का आदेश दिनांक 20.12.2019 एन 236 (18 फरवरी, 2020 तक - रूस के संस्कृति मंत्रालय के आदेश द्वारा अनुमोदित सूची दिनांक 25.08.2010 एन 558);

- संगठनों की वैज्ञानिक, तकनीकी और उत्पादन गतिविधियों में उत्पन्न विशिष्ट अभिलेखीय दस्तावेजों की एक सूची, जो अनुमोदित भंडारण अवधि को दर्शाती है। रूस के संस्कृति मंत्रालय के आदेश से 31 जुलाई, 2007 एन 1182।

राज्य निकायों, स्थानीय सरकारों और संगठनों की गतिविधियों के दौरान उत्पन्न विशिष्ट प्रशासनिक अभिलेखीय दस्तावेजों की सूची के उपयोग के लिए निर्देश भी देखें, जो उनके भंडारण की शर्तों को दर्शाता है, अनुमोदित। 20 दिसंबर, 2019 एन 237 के संघीय अभिलेखागार के आदेश से।

इसके अलावा, 80 के दशक के लिए प्रबंधन दस्तावेजों का भंडारण समय निर्धारित करने के लिए - XX सदी के 90 के दशक की पहली छमाही, साथ ही विशिष्ट (उद्योग) प्रलेखन, मॉडल दस्तावेजों की सूची, अनुमोदित। यूएसएसआर के मुख्य अभिलेखागार 08/15/1988।

2) दस्तावेजों की सूची जो उनकी गतिविधियों के दौरान उत्पन्न होती है, साथ ही साथ उनके अधीनस्थ संगठनों की गतिविधियों की प्रक्रिया में, राज्य सत्ता के संघीय निकायों, रूसी संघ के अन्य राज्य निकायों द्वारा अनुमोदित, एक संकेत के साथ उनके भंडारण की शर्तें। दस्तावेजों की इन सूचियों को रोसारखिव के साथ समझौते द्वारा अनुमोदित किया गया है;

3) क्रेडिट संस्थानों की गतिविधियों के दौरान उत्पन्न दस्तावेजों की एक सूची, उनके भंडारण समय और उनके उपयोग के निर्देशों के संकेत के साथ, संग्रह के क्षेत्र में अधिकृत संघीय कार्यकारी निकाय द्वारा अनुमोदित और बैंक के साथ रिकॉर्ड रखते हुए। रूस।

संयुक्त स्टॉक कंपनियों के लिए, उनके दस्तावेजों के भंडारण की अवधि को संयुक्त स्टॉक कंपनियों के दस्तावेजों के लिए प्रक्रिया और भंडारण अवधि पर विनियमों द्वारा अनुमोदित किया जाता है। 16 जुलाई, 2003 एन 03-33 / पीएस रूस के प्रतिभूति बाजार के लिए संघीय आयोग के डिक्री द्वारा।

संदर्भ जानकारी में संगठनों के सबसे सामान्य दस्तावेजों के लिए भंडारण अवधि शामिल है, जिसे विशिष्ट प्रशासनिक अभिलेखीय दस्तावेजों की सूची द्वारा स्थापित किया गया है, जिन्हें अनुमोदित किया गया है। 20 दिसंबर, 2019 एन 236 के रोसारखिव के आदेश के साथ-साथ उन दस्तावेजों के भंडारण की अवधि जो उपरोक्त सूचियों में शामिल नहीं हैं और संघीय कानूनों और रूसी संघ के अन्य नियामक कानूनी कृत्यों द्वारा स्थापित हैं।

लेखांकन, कर्मियों और शीर्षक प्रलेखन को बनाए रखना किसी भी आधुनिक संगठन के कार्यालय कार्य विभाग के दैनिक कार्य का एक अभिन्न अंग है। कागजों का भंडारण इस कार्य का एक महत्वपूर्ण घटक है। दस्तावेजों का शेल्फ जीवन न केवल उनके महत्व से निर्धारित होता है, बल्कि मानक सूचियों द्वारा भी निर्धारित किया जाता है, जो शर्तों पर सिफारिशें प्रदान करते हैं। सभी आवश्यकताओं और नियमों के साथ संगठन द्वारा अनुपालन नियामक अधिकारियों के साथ समस्याओं से बच जाएगा।

लेख से आप सीखेंगे:

संग्रह में दस्तावेज़ संग्रहीत करना

संविधान के दस्तावेज किसी कंपनी को प्राप्त होने वाले पहले व्यावसायिक दस्तावेज होते हैं। किसी संगठन के लिए चार्टर और पंजीकरण प्रमाण पत्र का महत्व उतना ही महत्वपूर्ण है जितना कि किसी व्यक्ति के लिए पासपोर्ट और जन्म प्रमाण पत्र होना। विभिन्न स्थितियों में उनकी आवश्यकता हो सकती है। बेशक, इन व्यावसायिक पत्रों का नुकसान कोई बड़ी समस्या नहीं है, इन्हें आसानी से बहाल किया जा सकता है, लेकिन इसके लिए आपको राज्य शुल्क देना होगा। हालांकि, ऐसा नहीं करना बेहतर है, लेकिन बस उनके भंडारण की शर्तों और शर्तों का पालन करें।

शीर्षक दस्तावेजों का भंडारण

रूसी संघ के नागरिक संहिता का अनुच्छेद 52 किसी भी कानूनी इकाई के पंजीकरण की प्रक्रिया को नियंत्रित करता है। यह प्रासंगिक घटक दस्तावेजों के आधार पर बनाया गया है। निर्मित उद्यम का संगठनात्मक और कानूनी रूप उनकी संरचना और मात्रा निर्धारित करता है। एक नियम के रूप में, ये एसोसिएशन के लेख और पंजीकरण का प्रमाण पत्र हैं। स्वाभाविक रूप से, कोई भी कंपनी करदाता है, इसलिए उसके पास संबंधित कर प्राधिकरण के साथ पंजीकरण का प्रमाण पत्र भी होना चाहिए। आमतौर पर यह आईएनएन / केपीपी है। यदि बनाई जाने वाली कंपनी एक आर्थिक इकाई है, तो उसके पास एक मेमोरेंडम ऑफ एसोसिएशन होना चाहिए। संयुक्त स्टॉक कंपनियों के पास प्रतिभूतियों और उनके मालिकों का एक रजिस्टर होना चाहिए।

परंपरागत रूप से, कागजी दस्तावेजों को हमेशा एक उद्यम का शीर्षक दस्तावेज माना जाता है। ये व्यवसाय पत्र संगठन के कार्य में महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं और बड़े कानूनी महत्व के होते हैं। हाल ही में स्थिति बदली है। रूसी संघ में, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ संचलन अधिक व्यापक होता जा रहा है, और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ीकरण का उपयोग कागज के समान किया जाने लगा है, और कुछ मामलों में यहां तक ​​कि प्रमुख महत्व प्राप्त कर लेता है।

आइए एक उदाहरण देते हैं। विभिन्न कार्यों को करने और सरकारी सेवाएं प्राप्त करने के लिए, कंपनियों को अब सरकारी एजेंसियों के कर्मचारियों को हार्ड कॉपी में शीर्षक के दस्तावेज उपलब्ध नहीं कराने का अधिकार है। यह नवाचार इस तथ्य के कारण है कि कानूनी संस्थाओं (यूएसआरएलई) के राज्य पंजीकरण के एकीकृत रजिस्टर में सभी आवश्यक जानकारी शामिल है। एक राज्य संगठन का कोई भी कर्मचारी, कर निरीक्षक या नोटरी के पास यूनिफाइड स्टेट रजिस्टर ऑफ लीगल एंटिटीज तक पहुंच है, किसी भी समय एक विशिष्ट कानूनी इकाई पर सभी आवश्यक जानकारी प्राप्त कर सकता है। इसके अलावा, पेपर चार्टर अब सीमित देयता कंपनियों के कार्यालय कार्य का एक आवश्यक तत्व नहीं है। अब वे अपने काम में मानक रूप के इलेक्ट्रॉनिक चार्टर का उपयोग कर सकते हैं।

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दस्तावेजों का अभिलेखीय भंडारण

अभिलेखीय भंडारणशीर्षक का, किसी भी अन्य की तरह, दस्तावेजों को विशेष रूप से निर्दिष्ट स्थान पर किया जाना चाहिए। परंपरागत रूप से, यह एक तिजोरी में संग्रहीत एक विशेष फ़ोल्डर है। दस्तावेजों के भंडारण के लिए जिम्मेदारियां, संगठन के पहले व्यक्तियों के रूप में, सामान्य निदेशक या मुख्य लेखाकार द्वारा वहन की जाती हैं। यदि कंपनी का कोई कानूनी विभाग है, तो यह कार्य उसके कर्मचारियों को सौंपा जा सकता है। हालांकि, यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि उद्यम का प्रमुख किसी भी मामले में दस्तावेजों के नुकसान या नुकसान के लिए जिम्मेदार है।

कृपया ध्यान दें कि संयुक्त स्टॉक कंपनियों के लिए, कानून व्यावसायिक कागजात रखने के नियमों और प्रक्रिया के संबंध में विशेष आवश्यकताओं को स्थापित करता है। 16 जुलाई, 2003 को, प्रतिभूति बाजार के लिए संघीय आयोग का एक विशेष प्रस्ताव नंबर 03-33 / पीएस अपनाया गया था, जो संयुक्त स्टॉक कंपनियों के दस्तावेजों को संग्रहीत करने की प्रक्रिया को नियंत्रित करता है। तथ्य यह है कि स्वामित्व के इस रूप के उद्यम अपनी गतिविधियों में प्रतिभूतियों का उपयोग करते हैं। भंडारण की स्थिति और अवधि के लिए विधान उन पर विशेष आवश्यकताएं लगाता है।

अन्य सभी उद्यम एक अलग संगठनात्मक और कानूनी रूप के साथ भंडारणऔर व्यावसायिक पत्रों की सामग्री के लिए शर्तों का निर्धारण, सामान्य नियमों द्वारा निर्देशित होते हैं जो विशेष नियमों या कृत्यों द्वारा विनियमित नहीं होते हैं।

लेखांकन और कर दस्तावेजों का भंडारण

कोई भी उद्यम, स्वामित्व और संगठनात्मक और कानूनी रूप की परवाह किए बिना, कर और लेखा रिकॉर्ड रखने के लिए बाध्य है। ऐसे कई संगठन हैं जिन्हें संघीय कानून "ऑन अकाउंटिंग" की आवश्यकताओं का पालन करने के लिए कानूनी रूप से आवश्यक नहीं है। लेकिन उन्हें अपनी वित्तीय गतिविधियों का भी रिकॉर्ड रखना होता है। सभी वित्तीय और कर व्यापार पत्रों को कड़ाई से परिभाषित नियमों और विनियमों के अनुसार बनाए रखा और संग्रहीत किया जाना चाहिए।

सभी लेखांकन दस्तावेजों को मोटे तौर पर दो बड़े समूहों में विभाजित किया जा सकता है:

प्राथमिक दस्तावेज।

लेखांकन दस्तावेज।

प्राथमिक दस्तावेज बहुत अधिक मूल्य का है। यह इस तथ्य के कारण है कि इस तरह के दस्तावेज का शेर का हिस्सा बाहर से उद्यम में आने वाले कागजात से बना है, व्यापार भागीदारों और प्रतिपक्षों से। किए गए सभी लेखांकन संचालन, साथ ही कर आधार का गठन, विशेष रूप से प्राथमिक प्रलेखन के आधार पर किया जाता है। इसका एक निश्चित स्वरूप और स्वरूप है। प्राथमिक दस्तावेज क्या है? सबसे पहले, ये अधिनियम, अनुबंध, चालान, वेसबिल, साथ ही कई अन्य दस्तावेज हैं। सभी कानूनी रूप से महत्वपूर्ण कार्यों को इन व्यावसायिक पत्रों द्वारा प्रमाणित किया जाता है। इस संबंध में, सामग्री और उन शर्तों के संबंध में उनकी कई विशेष आवश्यकताएं हैं जिनमें उन्हें संग्रहीत किया जाना चाहिए।

आजकल, इलेक्ट्रॉनिक प्रारूप में बनाए गए और कार्य करने वाले प्राथमिक व्यावसायिक पत्रों के लिए यह असामान्य नहीं है। इस तरह के प्रलेखन के लिए, कुछ मानक भी विकसित किए गए हैं जो उनके रूप और प्रकार को निर्धारित करते हैं, विशेष रूप से, एक योग्य इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर की उपस्थिति। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के भंडारण के समय के लिए, वे अपने पेपर समकक्षों के बिल्कुल समान हैं।

संगठन में अभिलेखीय दस्तावेजों के लिए संग्रहण अवधि

किसी भी उद्यम या संगठन के चार्टर में, उनकी कानूनी स्थिति की परवाह किए बिना, एक खंड होना चाहिए जो यह नियंत्रित करता है कि किन परिस्थितियों में और किस अवधि के लिए लेखांकन व्यवसाय के कागजात रखे जाने चाहिए। इस मद की उपस्थिति निरीक्षण निकायों के प्रतिनिधियों के अतिरिक्त प्रश्नों से बचने में मदद करेगी। इसके अलावा, एक स्थानीय नियामक अधिनियम जारी करने की सिफारिश की जाती है जो यह निर्धारित करता है कि कंपनी के दस्तावेज़ों को कैसे संग्रहीत किया जाना चाहिए और इसके लिए विशेष रूप से कौन जिम्मेदार होगा।

सभी प्राथमिक लेखा दस्तावेज आधुनिक रूसी कानून की आवश्यकताओं के अनुसार रखे जाने चाहिए, लेकिन 5 साल से कम नहीं।

कर्मियों द्वारा दस्तावेजों का भंडारण

अधिकांश मामलों में, कर्मियों के काम से संबंधित दस्तावेज सख्त जवाबदेही दस्तावेज है। इन व्यावसायिक पत्रों को संग्रहीत करने के लिए विशेष शर्तें इस तथ्य के कारण होती हैं कि उनमें कर्मचारियों का व्यक्तिगत डेटा होता है। दोनों वाहकों की स्वयं की अखंडता और सुरक्षा के लिए बढ़ी हुई जिम्मेदारी और उनमें जो जानकारी है वह एक विशेष रूप से अधिकृत कर्मचारी - कार्मिक निरीक्षक के पास है। संगठन की स्टाफिंग तालिका में इस तरह की स्थिति की अनुपस्थिति से पता चलता है कि या तो उद्यम का प्रमुख या मुख्य लेखाकार इस जिम्मेदारी को वहन करेगा।

कर्मियों के साथ काम करने के सभी आदेश, कर्मचारी पंजीकरण कार्ड, कार्यपुस्तिकाएं और कर्मचारी विवरण कार्मिक निरीक्षक के परिचय में हैं। संघीय कानून "ऑन अकाउंटिंग" कर्मियों के काम और पारिश्रमिक पर प्राथमिक दस्तावेज के गठन की प्रक्रिया को नियंत्रित करता है। यह इस कानून के प्रावधानों से निम्नानुसार है कि सभी प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों को लेखांकन के लिए तभी स्वीकार किया जा सकता है जब इसका गठन प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज के एकीकृत रूपों के एल्बमों के आधार पर किया गया हो।

अभिलेखीय भंडारण के लिए दस्तावेजों की तैयारी

लेखांकन दस्तावेजों के भंडारण को यूएसएसआर वित्त मंत्रालय के दिनांक 07.29.1983 नंबर 105 के पत्र द्वारा नियंत्रित किया जाता है। इस पत्र के अनुसार इसे अंदर रखा जाना चाहिए पुरालेख, जिसे विशेष अलमारियाँ और तिजोरियों के साथ एक अलग कमरे के रूप में समझा जाता है। ०२/०६/२००२ के रोसारखिव नियमों में इन परिसरों की व्यवस्था के लिए मानक सिफारिशें हैं। सिफारिशों का स्वागत है लेकिन आवश्यक नहीं है। गैर-अनुपालन के लिए कोई दंड नहीं है।

कई अन्य आवश्यकताएं इस बात पर लागू होती हैं कि सख्त रिपोर्टिंग दस्तावेज़ों को कैसे संग्रहीत किया जाना चाहिए। इसे तिजोरियों या बढ़े हुए सुरक्षा उपायों से सुसज्जित विशेष कमरों में रखा जाना चाहिए। "वाणिज्यिक रहस्य" टिकट के साथ चिह्नित व्यावसायिक पत्रों पर भी यही आवश्यकताएं लागू होती हैं।

अन्य सभी व्यावसायिक दस्तावेजों को अलमारियों और विशेष अलमारियाँ में संग्रहीत किया जा सकता है। वे सीधे संगठन के प्रमुख या मुख्य लेखाकार के कार्यालय में स्थित हो सकते हैं। कृपया ध्यान दें कि पहुंच में आसानी सुनिश्चित करने के लिए, बैंक विवरण, अग्रिम रिपोर्ट, अधिनियम, नकद आदेश और अन्य वित्तीय कागजात कालानुक्रमिक क्रम में बाध्य और व्यवस्थित रखने की सिफारिश की जाती है।

स्थान की कमी की स्थिति में, साथ ही संघीय कर सेवा के निरीक्षण को पारित करने के बाद, कई व्यावसायिक पत्रों को स्थानांतरित किया जाना चाहिए पुरालेखनगर पालिका। स्थानांतरण सूची के अनुसार, क्रमांकित और सिले हुए रूप में किया जाता है। भंडारण अवधि की समाप्ति के बाद कई कागजात विनाश के अधीन हैं। एक विशेष आयोग इस दस्तावेज़ीकरण की जाँच करता है और इसके विनाश के तथ्य को दर्ज करता है।

स्थापित नियमों, प्रक्रिया और समय सीमा का अनुपालन उद्यमी को निरीक्षण अधिकारियों के साथ असहमति के कारण होने वाली परेशानियों से सुरक्षा की गारंटी देता है, और उसे आवश्यक विधायी ढांचा बनाने की भी अनुमति देता है, जिसकी आवश्यकता न्यायपालिका में कानूनी अधिकारों और हितों की रक्षा करते समय हो सकती है।

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रूसी संघ के कृषि मंत्रालय

उच्च शिक्षा के संघीय राज्य बजटीय शैक्षिक संस्थान

रियाज़ान स्टेट एग्रोटेक्नोलॉजिकल यूनिवर्सिटी के नाम पर: पीए कोस्त्यचेवा

(FGBOU VO RGATU)

सड़क परिवहन के संकाय

विषय पर सार:

"दस्तावेजों का अभिलेखीय भंडारण"

पूर्ण : तृतीय वर्ष का छात्र

सड़क यातायात संकाय

प्रशिक्षण की दिशा

"परिवहन प्रक्रियाओं की तकनीक"

मालाखोव वी.ए.

द्वारा जाँचा गया: आर्थिक विज्ञान के उम्मीदवार, एसोसिएट प्रोफेसर लोज़ोवाया ओ.वी.

रियाज़ान 2015

1. दस्तावेजों के भंडारण की प्रक्रिया को विनियमित करने वाले दस्तावेज

2. मामलों में दस्तावेजों का गठन

3. अभिलेखीय भंडारण में जमा करने से पहले दस्तावेजों का तकनीकी प्रसंस्करण

4. दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करना

5. अभिलेखागार में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज

6. दस्तावेजों को भंडारण में रखना

7. दस्तावेजों की उपस्थिति और स्थिति की जाँच करना

8. अभिलेखीय संदर्भ

9. दस्तावेज़ के मूल्य और विनाश की जांच

ग्रन्थसूची

1. दस्तावेजों के भंडारण की प्रक्रिया को विनियमित करने वाले दस्तावेज

दस्तावेजों को संग्रहीत करने की प्रक्रिया निम्नलिखित मुख्य दस्तावेजों द्वारा नियंत्रित की जाती है:

22.10.2004 के संघीय कानून संख्या 125-एफजेड "रूसी संघ में अभिलेखीय मामलों पर";

संगठन के अभिलेखागार के बुनियादी नियमों को रोसारखिव दिनांक 06.02.2002 के निर्णय द्वारा अनुमोदित किया गया है (बाद में मूल नियमों के रूप में संदर्भित);

राज्य निकायों, स्थानीय स्व-सरकारी निकायों और संगठनों की गतिविधियों के दौरान उत्पन्न विशिष्ट प्रशासनिक अभिलेखीय दस्तावेजों की एक सूची, जो 25 अगस्त, 2010 एन 558 के रूसी संघ के संस्कृति मंत्रालय के आदेश द्वारा अनुमोदित भंडारण अवधि को दर्शाती है। ;

29 जुलाई, 1983, संख्या 105 के यूएसएसआर वित्त मंत्रालय के आदेश द्वारा अनुमोदित लेखांकन में दस्तावेजों और वर्कफ़्लो पर वर्तमान विनियमन।

लेखांकन दस्तावेजों को संग्रहीत करने की प्रक्रिया 21 नवंबर, 1996 के संघीय कानून एन 129-एफजेड "ऑन अकाउंटिंग" के साथ-साथ रूसी संघ के टैक्स कोड में निर्धारित की जाती है।

2. मामलों में दस्तावेजों का गठन

दस्तावेजों के साथ काम करने वाले प्रत्येक विशेषज्ञ को मामलों में दस्तावेजों के निर्माण से निपटना चाहिए। यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि दस्तावेज़ कुछ मानदंडों के अनुसार मामलों में बनते हैं, ताकि बाद में उन्हें संग्रह में आसानी से खोजा जा सके। अभिलेखागार द्वारा एक विशेष संदर्भ दस्तावेज बनाया गया था, जिसकी मदद से आधिकारिक दस्तावेजों को फ़ोल्डरों (केस) में वितरित किया जाता है। इसे केस नामकरण कहा जाता है। यह उन सभी मामलों के शीर्षकों की एक व्यवस्थित सूची है जो कर्मचारी अगले वर्ष संगठन में शुरू करेंगे। मामलों का नामकरण नए कैलेंडर वर्ष की पूर्व संध्या पर, आमतौर पर दिसंबर में किया जाता है, ताकि यह पता चल सके कि कंपनी में जनवरी से दिसंबर तक अगले वर्ष में कौन से मामले बनने चाहिए।

दस्तावेजों को मामलों में बनाते समय, विभिन्न संकेतों का उपयोग किया जाता है, जिसके अनुसार दस्तावेजों को एक फ़ोल्डर में जोड़ा जाता है। उदाहरण के लिए, एक मामूली विशेषता: ऑर्डर के लिए आदेश, प्रोटोकॉल के लिए प्रोटोकॉल। एक अन्य संकेत आधिकारिक पत्राचार के लिए विषय-वस्तु है। लेकिन एक पूरी तरह से अलग दृष्टिकोण भी संभव है, जब एक मुद्दे पर अलग-अलग दस्तावेज संयुक्त होते हैं। क्लासिक मॉडल कोर्ट केस है, कर्मचारी की व्यक्तिगत फाइल।

मामलों के नामकरण का रूप एकीकृत है और परिशिष्ट में शामिल है "संगठन के अभिलेखागार के काम के लिए बुनियादी नियम।" दस्तावेज़ को संगठन के प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाता है। यदि कंपनी बड़ी है, तो "अनुभाग का नाम" कॉलम भरना आवश्यक है, अर्थात संरचनात्मक इकाई का नाम दर्ज करना है। यदि संगठन छोटा है, तो गतिविधि की दिशा यहां इंगित की गई है।

दस्तावेज़ केस संग्रह संग्रहण

3. अभिलेखीय भंडारण में जमा करने से पहले दस्तावेजों का तकनीकी प्रसंस्करण

सबसे पहले, फ़ाइल में दस्तावेज़ कालानुक्रमिक क्रम में होने चाहिए: शीर्ष दस्तावेज़ जनवरी में पहला है। ऊपरी दाएं कोने में केस के मोर्चे पर कागज के प्रत्येक टुकड़े को नंबर देने के लिए एक ब्लैक लेड पेंसिल का उपयोग करें। गवाह पत्रक में एक तालिका भी है, जो शारीरिक स्थिति की विशेषताओं और मामले के गठन को इंगित करती है, उदाहरण के लिए, फटी हुई, चिपकी हुई, फफूंदीदार चादरें। आपको उनके नंबर का लिंक देना होगा। और मामले के दस्तावेजों की एक आंतरिक सूची तैयार करना आवश्यक है। मामले का सूचकांक, उसका शीर्षक, इस दस्तावेज़ के अनुरूप मामले की चादरों की संख्या आंतरिक सूची में दर्ज की जाती है। इन्वेंट्री को इसके कंपाइलर द्वारा संलग्न किया जाता है और केस की शुरुआत में रखा जाता है। अब मामले को या तो फ्लैश किया जाना चाहिए या हार्डकवर में रखा जाना चाहिए, एक कवर तैयार किया जाना चाहिए जो संगठन का नाम, डिवीजन, केस नंबर, वॉल्यूम, शीर्षक, स्थापना की तारीख और मामले को बंद करने को दर्शाता है।

इन्वेंटरी को कम से कम तीन प्रतियों में तैयार किया जाता है, जिनमें से एक संरचनात्मक इकाई में रहता है, इस तथ्य की पुष्टि करता है कि दस्तावेजों को संग्रह में जमा कर दिया गया है, और इन्वेंट्री की अन्य प्रतियां फाइलों के साथ संग्रह में स्थानांतरित कर दी गई हैं।

4. दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करना

संगठन में अल्पकालिक (10 वर्ष तक), दीर्घकालिक (10 वर्ष से अधिक) और स्थायी भंडारण अवधि के मामले रखे जाने चाहिए:

1. स्थापित अवधि की समाप्ति से पहले और विनाश के लिए उनका आवंटन;

2. राज्य अभिरक्षा के लिए मामलों की सुपुर्दगी से पहले;

3. संगठन के परिसमापन से पहले।

संपूर्ण स्थापित भंडारण अवधि के दौरान, न केवल दस्तावेजों के रिकॉर्ड सुनिश्चित किए जाने चाहिए, बल्कि उनकी भौतिक सुरक्षा और उपयोग भी सुनिश्चित किया जाना चाहिए।

यह स्वयं मामलों के प्रसंस्करण और अभिलेखागार के उपकरण पर कुछ आवश्यकताओं को लागू करता है।

पुरालेख दस्तावेजों को कागज और फिल्म के आधार पर सामान्य और अलग भंडारण के दस्तावेजों में विभाजित किया गया है। उत्तरार्द्ध में न केवल फोटो, वीडियो और ध्वनि रिकॉर्डिंग के लिए फिल्में शामिल हैं, बल्कि अन्य कंप्यूटर स्टोरेज मीडिया भी शामिल हैं जो अभी तक एक स्वतंत्र समूह में नहीं बने हैं।

5. अभिलेखागार में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़

संग्रह के सिद्धांतों के अनुसार, दस्तावेज़ को उस डेटा वाहक पर संग्रहीत किया जाना चाहिए जिस पर इसे बनाया गया था। इसलिए, कंप्यूटर मीडिया पर कार्यालय दस्तावेजों का भंडारण निषिद्ध नहीं है, बल्कि वस्तुनिष्ठ कारणों से भी हतोत्साहित किया जाता है।

यह भी याद रखना चाहिए कि फ्लॉपी डिस्क जैसे अस्थिर हटाने योग्य मीडिया पर दस्तावेज़ों के दीर्घकालिक भंडारण के लिए बार-बार, कम से कम छह महीने, नए मीडिया पर संग्रहीत जानकारी की दो प्रतियों में जांच और पुनर्लेखन की आवश्यकता होती है। लंबी अवधि, यानी। 10 से अधिक वर्षों के लिए, कंप्यूटर की हार्ड ड्राइव पर संग्रहीत जानकारी को संग्रहीत करना भी संभावित विफलताओं और वायरस के हमलों के कारण जोखिम भरा है।

वर्तमान में, अभिलेखीय दस्तावेजों को रिकॉर्ड करने के लिए एकमात्र संभावित माध्यम को गैर-पुन: लिखने योग्य ऑप्टिकल डिस्क (सीडीआर) माना जा सकता है, हालांकि हाल ही में इसकी गुणवत्ता के दावों में वृद्धि हुई है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ीकरण की प्रक्रिया में गठित कंप्यूटर मीडिया और दस्तावेज़ डेटाबेस पर दस्तावेज़ों की एक महत्वपूर्ण मात्रा के साथ, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों का एक स्वतंत्र भंडारण या मौजूदा संग्रह के हिस्से के रूप में उनके भंडारण के लिए आयोजित किया जाता है।

6. दस्तावेजों को भंडारण में रखना

दस्तावेजों की सुविचारित नियुक्ति आपको परिसर का तर्कसंगत रूप से उपयोग करने, मामलों की खोज की लागत को कम करने, इष्टतम भंडारण की स्थिति सुनिश्चित करने और आपात स्थिति में संग्रह को खाली करने की संभावना की अनुमति देती है।

संगठनों में अभिलेखीय दस्तावेजों की नियुक्ति इस पर आधारित है:

1. स्थायी भंडारण के दस्तावेजों के लिए सर्वोत्तम परिस्थितियों का निर्माण,

2. सभी दस्तावेजों के परिचालन उपयोग की सुविधा।

सामान्य कार्यालय कार्य के दस्तावेज, गोपनीय, कार्मिक और तकनीकी दस्तावेज, यदि संभव हो तो अलग-अलग भंडारों में संग्रहीत किए जाते हैं।

मामलों की नियुक्ति के लिए आवश्यक परिसर का निर्धारण करते समय, मामलों की आवाजाही की गतिशीलता को ध्यान में रखा जाता है। इसलिए, संगठन के संग्रह में मामलों को न केवल संरचनात्मक विभाजनों द्वारा मामलों की सूची और नामकरण के अनुसार, बल्कि विनाश के लिए उनके आवंटन के समय के अनुसार रखना अधिक समीचीन है।

मामलों की गतिशील रूप से बदलती संरचना में अभिविन्यास के लिए, स्थलाकृतिक संकेतक तैयार किए जाते हैं, और उनमें सभी कमरे, रैक प्रवेश द्वार से बाएं से दाएं गिने जाते हैं। अलमारियों को भी मामलों की सेटिंग के अनुसार क्रमांकित किया जाता है, अर्थात। ऊपर से नीचे तक बिस्तर।

दस्तावेजों को कर्मचारियों के कार्य कक्षों से अलग कमरों में संग्रहित किया जाना चाहिए और अनधिकृत पहुंच से सुरक्षित रखा जाना चाहिए। संग्रह की पहली मंजिल की खिड़कियों पर अंदर से (अत्यधिक निकासी के लिए) खुलने वाली ग्रिल्स द्वारा वाल्टों को अतिरिक्त रूप से संरक्षित किया जाना चाहिए, दरवाजों को अतिरिक्त रूप से प्रबलित किया जाना चाहिए और ताले के साथ प्रदान किया जाना चाहिए। विंडोज़ को विशेष ग्लेज़िंग, पेंट और मोटे पर्दे के साथ सीधे सूर्य के प्रकाश से सुरक्षित किया जाता है। आग के बढ़ते खतरे के कारण, दस्तावेज़ भंडारण भंडारण के बाहर बंद प्रकार के लैंप, स्विच और सुरक्षा ढाल से सुसज्जित हैं। अभिलेखागार का एक अनिवार्य सहायक बहुभिन्नरूपी आग बुझाने के साधन हैं (गैर-तरल वाले सहित, उदाहरण के लिए, रेत और तिरपाल)।

अभिलेखागार में होना चाहिए:

1. कम से कम 25 सेमी की शेल्फ चौड़ाई के साथ विशेष मोबाइल या स्थिर रैक;

2. रैक के बीच गलियारों की चौड़ाई 75 सेमी से कम नहीं है;

3. मुख्य गलियारों की चौड़ाई 120 सेमी तक है;

4. ऊंचाई में अलमारियों के बीच की दूरी 35-40 सेमी है;

5. दीवारों से रैक के सिरों की दूरी 45 सेमी है;

6. फर्श से नीचे की शेल्फ तक की दूरी 20 सेमी है, और तहखाने और अर्ध-तहखाने के फर्श में - 50 सेमी तक।

बड़े प्रारूप के दस्तावेजों (नक्शे, चित्र, योजना) के भंडारण के लिए, क्षैतिज या ऊर्ध्वाधर निलंबित भंडारण वाले विशेष रैक का उपयोग किया जाता है।

अभिलेखागार में दस्तावेजों के मुख्य विध्वंसक सांचे हैं। कवक की 200 से अधिक प्रजातियां "कागज भंडारण सुविधाओं" में रहने के लिए जानी जाती हैं, उनके बीजाणु हवा से होते हैं और धूल भरे कमरों में आसानी से दस्तावेजों को संक्रमित कर सकते हैं। एक नियम के रूप में, कवक नम दस्तावेजों पर या 25-27 डिग्री सेल्सियस के तापमान पर उच्च वायु आर्द्रता वाले भंडारण में, कसकर बंद कोनों और बिना हवा वाले अलमारियाँ में सबसे अधिक सक्रिय रूप से विकसित होते हैं।

इसलिए, दस्तावेजों (और पुस्तकों) के भंडारण में, इष्टतम तापमान और आर्द्रता शासन का पालन किया जाना चाहिए। रूस में, यह 50-55% की सापेक्ष आर्द्रता के साथ अधिकतम 18-20 डिग्री सेल्सियस पर सेट होता है। फिल्म मीडिया को और भी अधिक कठोर भंडारण स्थितियों की आवश्यकता होती है, इसलिए सभी अभिलेखागार अभिलेखागार के विभिन्न कोनों में तापमान और आर्द्रता को मापने के लिए उपकरणों से लैस हैं। अभिलेखागार के लिए, परिसर की नियमित गीली सफाई और निवारक कीटाणुशोधन अनिवार्य है।

अभिलेखागार में सभी मामलों को अतिरिक्त रूप से गत्ते के बक्से, बंडलों और दस्तावेजों के लिए हानिरहित सामग्री से बने अन्य कंटेनरों में पैक किया जाता है।

1. सूची की संख्या (मामलों का नामकरण),

2. इस बॉक्स (बंडल) में शामिल वर्ष (वर्षों) और एक्सट्रीम केस नंबर।

केस कवर सामग्री की कठोरता के आधार पर, दस्तावेजों के उपयोग की आवृत्ति, भंडारण विधि को चुना जाता है - ऊर्ध्वाधर या क्षैतिज।

7. दस्तावेजों की उपस्थिति और स्थिति की जाँच करना

वास्तविक उपस्थिति और मामलों की भौतिक स्थिति (लुप्त होती, संदूषण, यांत्रिक क्षति) की जाँच कम से कम जितनी बार की जाती है:

1. हर 10 साल में एक बार,

2. स्थायी भंडारण के लिए - हर 5 साल में एक बार,

3.गोपनीय दस्तावेजों के लिए - सालाना

इस तरह की जाँच भी की जाती है:

1. जब अभिलेखागार प्रबंधक बदलते हैं,

2. बड़े पैमाने पर क्षति या मामलों के विनाश के मामले में,

3. फ़ाइलों को दूसरे संग्रह में ले जाने के बाद।

निरीक्षण के परिणाम संगठन के प्रमुख द्वारा अनुमोदित पुरालेख सेवा द्वारा स्थापित मानक रूप के अनुसार कृत्यों में तैयार किए जाते हैं। संगठन के प्रबंधन द्वारा अनुमोदित निरीक्षणों के परिणामों के आधार पर, लेखांकन दस्तावेजों में परिवर्तन और स्पष्टीकरण (यदि आवश्यक हो) किए जाते हैं, उस अधिनियम की संख्या और तारीख जिसमें निरीक्षण के परिणाम दर्ज किए जाते हैं, इंगित किए जाते हैं।

8. अभिलेखीय संदर्भ

सभी वाणिज्यिक और राज्य संगठन, राज्य और विभागीय अभिलेखागार संगठनों, पूर्व कर्मचारियों और नागरिकों के अनुरोध, प्रमाण पत्र, प्रतियां और दस्तावेजों के संग्रह से अर्क जारी करने के लिए बाध्य हैं, जो बहुत तथ्य और सेवा की लंबाई, वेतन, स्थिति की पुष्टि करते हैं। और अन्य मुद्दे।

अभिलेखीय संदर्भ एक आधिकारिक रूप से प्रमाणित दस्तावेज है जिसमें कानूनी बल होता है और इसमें संग्रह में उपलब्ध दस्तावेजों के बारे में एक संदेश (पुष्टि) होता है, अनुरोध के विषय से संबंधित जानकारी, खोज डेटा (इन्वेंट्री नंबर, केस नंबर, शीट) के अनिवार्य संकेत के साथ। संख्या)। संदर्भ दस्तावेजों के नाम, उनकी तिथियां सूचीबद्ध करता है और घटनाओं के कालानुक्रमिक अनुक्रम में इन दस्तावेजों से जानकारी निर्धारित करता है, न कि वे दस्तावेज जिनमें वे शामिल हैं।

अभिलेखीय प्रमाण पत्र संग्रह के लिए जिम्मेदार कर्मचारी और संगठन के प्रमुख द्वारा हस्ताक्षरित है और मुहर (यदि कोई हो, मुहर लगी) द्वारा प्रमाणित है, दस्तावेजों की प्रतियां और मूल से उद्धरण, यदि आवश्यक हो तो प्रमाण पत्र से जुड़े होते हैं। कई शीटों पर प्रमाण पत्र तैयार करते समय, प्रत्येक शीट को प्रमाणित किया जाना चाहिए।

आर्काइव एक्सट्रेक्ट दस्तावेज़ के औपचारिक और प्रमाणित भागों की एक पूरी कॉपी है और इसकी सामग्री (पाठ) की शब्दशः प्रतियां हैं।

यदि आवश्यक जानकारी एक विशाल बहुआयामी दस्तावेज़ में निहित है, तो एक नियम के रूप में, अभिलेखीय अर्क बनाए जाते हैं, लेकिन इसका केवल एक हिस्सा अनुरोध की सामग्री से संबंधित होता है। दस्तावेज़ से प्रत्येक उद्धरण की शुरुआत और अंत में, साथ ही उन जगहों पर जहां अलग-अलग शब्द, भाव या वाक्य छोड़े गए हैं, दीर्घवृत्त रखा जाना चाहिए।

अभिलेखीय प्रतिलिपि एक दस्तावेज़ के संपूर्ण पाठ के टंकित, फोटोग्राफिक या इलेक्ट्रोग्राफिक विधि द्वारा एक शब्दशः पुनरुत्पादन है, जिसे आधिकारिक तौर पर अभिलेखीय प्रमाण पत्र के रूप में प्रमाणित किया जाता है।

अभिलेखीय प्रमाण पत्र, उद्धरण और प्रतियां, साथ ही साथ मूल दस्तावेज आवेदकों या उनके प्रॉक्सी को पासपोर्ट या अन्य पहचान दस्तावेज की प्रस्तुति पर रसीद के हाथों में जारी किए जाते हैं।

9. दस्तावेज़ के मूल्य और विनाश की जांच

मूल्य की जांच आयोग के सदस्यों द्वारा दस्तावेज़ को शीट-दर-शीट देखने की विधि द्वारा की जाती है। श्रेणी द्वारा गठित मामलों को दो समूहों में विभाजित किया जाना चाहिए: अस्थायी भंडारण का पहला समूह, दूसरा - स्थायी और अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण। आयोग एक बार संगठन की गतिविधि की अवधि के लिए बनाया गया है और इसमें प्रमुख विभागों के प्रतिनिधि शामिल हैं: लेखा, कार्मिक सेवाएं, अभिलेखागार। एक नियम के रूप में, विशेषज्ञ आयोग का प्रमुख उप निदेशक होता है। आयोग बैठकें आयोजित करता है और लंबी, स्थायी भंडारण अवधि और कर्मियों के दस्तावेजों के लिए सूची के अनुमोदन से संबंधित निर्णयों के साथ कार्यवृत्त तैयार करता है और यह निर्धारित करता है कि कौन से दस्तावेजों को नष्ट किया जाना है।

दस्तावेजों को नष्ट करने की प्रक्रिया के लिए सही दस्तावेज की आवश्यकता होती है। यदि भंडारण अवधि समाप्त हो गई है, तो केवल एक छोटी भंडारण अवधि (10 वर्ष तक सहित) वाले दस्तावेज़ नष्ट होने के अधीन हैं। इस अवधि की गणना अगले कैलेंडर वर्ष की 1 जनवरी से शुरू होती है। आप उन दस्तावेजों को नष्ट नहीं कर सकते जिन्होंने दस्तावेजों के मूल्य की परीक्षा उत्तीर्ण नहीं की है। नष्ट करने का निर्णय संगठन के विशेषज्ञ आयोग की बैठक के मिनटों में निहित होना चाहिए। विनाश के अधीन दस्तावेजों को संबंधित अधिनियम में दर्ज किया जाता है, जिसका एक एकीकृत रूप है - उन दस्तावेजों के विनाश के लिए चयन पर अधिनियम जो भंडारण के अधीन नहीं हैं। प्रलेखन औपचारिकताओं के अनुपालन के बाद, आप दस्तावेजों के विनाश के लिए आगे बढ़ सकते हैं।

साहित्य सूची

1.http: //docrev.ru/arxivnoe-xranenie-dokumentov/

2.http: //www.mbm.ru/wiki/index.php/Archive_storing_documents

3.http: //www.klerk.ru/buh/articles/346636/

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एक संगठन, एक जीवित जीव की तरह, लगातार बाहरी दुनिया के साथ बातचीत करता है और कई आंतरिक प्रक्रियाओं का समर्थन करता है: यह समकक्षों के साथ अनुबंध समाप्त करता है, वस्तुओं और सेवाओं को स्वीकार या बेचता है, विभिन्न भुगतान करता है, स्थानीय नियमों का समन्वय और अनुमोदन करता है।

एक ही समय पर कई दस्तावेज, जिनमें से अधिकांश जल्दी या बाद में अपनी वर्तमान प्रासंगिकता खो देते हैं और संग्रह में भेज दिए जाते हैं। प्रत्येक संगठन अपनी दस्तावेज़ प्रबंधन नीति का पालन करता है, हालांकि, सामान्य सिफारिशों का पालन, जो सफलतापूर्वक व्यवहार में लागू होते हैं और कानूनी मानदंडों द्वारा समर्थित होते हैं, आपको जितना संभव हो सके संग्रह को अनुकूलित करने और भविष्य में संभावित समस्याओं से बचने की अनुमति देता है।

संगठन द्वारा अपनी गतिविधियों के दौरान और भंडारण के अधीन संचित प्रलेखन की पूरी श्रृंखला को कई श्रेणियों में विभाजित किया गया है:

• घटक दस्तावेज- संगठन के अस्तित्व के लिए कानूनी आधार हैं और इसकी बुनियादी कानूनी विशेषताओं का निर्धारण करते हैं;
• प्रशासनिक दस्तावेज- एक अनिवार्य या सूचनात्मक प्रकृति के हैं, एक नियम के रूप में, वे शीर्ष प्रबंधन की ओर से तैयार किए जाते हैं;
• कार्मिक दस्तावेज- कर्मचारी और नियोक्ता के बीच उत्पन्न होने वाले सभी संभावित संबंधों को प्रभावित करना;
• वित्तीय विवरण- माल और सेवाओं की बिक्री और खरीद के संगठन द्वारा कार्यान्वयन को दर्शाने वाले प्राथमिक दस्तावेज शामिल हैं;
• विशेष दस्तावेज- संगठन की गतिविधियों के मुख्य पहलुओं को नियंत्रित करने वाले आंतरिक नियम और इसके संरचनात्मक प्रभागों के काम की निरंतरता सुनिश्चित करना।

व्यापक अर्थ में, संगठन द्वारा रखे गए सभी दस्तावेजों को में विभाजित किया जा सकता है दो समूह: दस्तावेज जो पूरे हो चुके हैं और कागज अभी भी किसी भी प्रासंगिक व्यावसायिक प्रक्रिया में शामिल हैं। संग्रह को बनाए रखने के लिए जिम्मेदार कर्मचारी के मुख्य कार्यों में से एक प्रासंगिक मामलों पर उपलब्ध दस्तावेजों का सक्षम वितरण और नए जारी किए गए दस्तावेजों के साथ उनका समय पर पूरा होना है।

हैंडओवर और भंडारण आवश्यकताओं के लिए तैयारी

कानूनी इकाई के निपटान में दस्तावेजों की संरचना को अधिकतम करने के लिए, एक विशेष समेकित नामकरण का उपयोग किया जाता है, जो सभी मामलों के नामों को उनके भंडारण समय के संकेत के साथ दर्शाता है। फाइलों में दस्तावेज़ों को आमतौर पर प्रकार के आधार पर समूहीकृत किया जाता है और अलग-अलग फ़ोल्डरों में क्रमबद्ध किया जाता है।

खंड ३.४. 2002 में स्वीकृत और अनुशंसात्मक प्रकृति वाले संगठनों के अभिलेखागार के लिए बुनियादी नियमों में से, मामलों के नामकरण का रूप एक तालिका के रूप में प्रस्तावित है, जिसमें निम्नलिखित क्षेत्र शामिल हैं:

• केस इंडेक्स, जिसमें संरचनात्मक इकाई का डिजिटल कोड और मामले की क्रम संख्या शामिल है;
• मामले का शीर्षक, जटिल संरचनाओं और परिचयात्मक शब्दों के उपयोग के बिना इससे संबंधित प्रक्रिया के सार के संक्षिप्त और सटीक पदनाम के रूप में लिखा गया है;
• मैदान भंडारण इकाइयों की संख्यामामले की संरचना में मात्रा या भागों की संख्या को दर्शाता है और वर्ष के अंत में पूरा किया जाता है;
• अंतिम कॉलम में शामिल हैं टिप्पणियाँमामलों पर किए गए कार्यों से संबंधित - स्थापना, आंदोलन, आदि।

समेकित नामकरण के अनुसार व्यवस्थित फ़ाइलें एक अवधि के लिए संग्रहीत की जाती हैं जो उन्हें बनाने वाले दस्तावेज़ीकरण के प्रकार पर निर्भर करती है। इस प्रकार, एक कानूनी इकाई के अस्तित्व की पूरी अवधि के दौरान घटक दस्तावेजों को बरकरार रखा जाता है, और इसके परिसमापन की स्थिति में, वे राज्य या नगरपालिका संग्रह में स्थानांतरित होने के अधीन हैं।

वित्तीय विवरणों का हिस्सा भी अनिश्चितकालीन भंडारण के अधीन है, जबकि प्राथमिक दस्तावेज के लिए अवधि सीमित है। 5 वर्ष... कार्मिक दस्तावेजों के लिए सबसे लंबी संग्रह अवधि प्रदान की जाती है - उदाहरण के लिए, वेतन विवरण रखा जाना चाहिए 75 वर्ष, समान अवधि कर्मचारियों के रोजगार अनुबंध और व्यक्तिगत कार्ड के लिए निर्धारित है।

विनियम और जिम्मेदारी

संघीय स्तर पर, संग्रह के आयोजन के सामान्य सिद्धांतों को 22.10.2004 के कानून संख्या 125-एफजेड द्वारा विनियमित किया जाता है, जिनमें से कुछ प्रावधान स्थायी दस्तावेज़ प्रवाह वाले सभी उद्यमों के लिए अनिवार्य हैं।

अभिलेखागार के रखरखाव के संबंध में कानूनी मानदंडों के अलावा, कानून इस क्षेत्र में किए गए उल्लंघनों के लिए अधिकारियों और संगठनों की जिम्मेदारी भी प्रदान करता है। इस मामले में जुर्माना अधिक नहीं है रगड़ 500, हालांकि, भंडारण के लिए अनिवार्य दस्तावेज की पूर्ण या आंशिक अनुपस्थिति के कारण बहुत अधिक गंभीर दंड हो सकता है - 300,000 रूबल तक.

लेखांकन दस्तावेजों को संग्रहीत करने पर अलग-अलग प्रावधान यूएसएसआर वित्त मंत्रालय के आदेश में इंगित किए गए हैं, जिन्हें 1983 में वापस अनुमोदित किया गया था और अभी भी प्रासंगिक है। संगठन के पूरे अस्तित्व में उनके भंडारण की शर्तों के साथ तैयार किए गए दस्तावेजों की एक विस्तृत सूची रूस के संस्कृति मंत्रालय के आदेश दिनांक 25.08.2010 नंबर 558 में प्रस्तुत की गई है। संगठनों के अभिलेखागार के काम के लिए पहले से ही ऊपर उल्लिखित नियमों के सेट में ऐसी गतिविधियों के सभी पहलुओं से संबंधित सिफारिशों की एक विस्तृत सूची है।

दस्तावेजों तक पहुंच और उनके जमा करने की शर्तें

गठित मामले, एक नियम के रूप में, उनमें परिलक्षित आर्थिक प्रक्रियाओं के पूरा होने के क्षण से 3 साल बाद नहीं संग्रह में ले जाया जाता है। दस्तावेजों के भंडारण और जारी करने की प्रक्रिया नियामक आवश्यकताओं और सिफारिशों के आधार पर अनुमोदित आंतरिक नियमों के अनुसार स्थापित की गई है।

आंतरिक उपयोग के लिए, अभिलेखीय दस्तावेजों के साथ काम की अवधि सीमित है तीस दिन, लेकिन जिम्मेदार कर्मचारी के अनुरोध पर, मामलों की सुरक्षा के अधीन, निर्दिष्ट समय को एक और महीने के लिए बढ़ाया जा सकता है।

संग्रह को संग्रहीत करने और बनाए रखने के लिए चरण-दर-चरण निर्देश

भंडारण के लिए मामलों को दर्ज करने और स्थानांतरित करने की प्रक्रिया में विभाजित किया जा सकता है कई मुख्य चरण:

यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि भंडारण अवधि वाले दस्तावेज़ आमतौर पर संग्रह में जमा करने के अधीन होते हैं। कम से कम 10 साल... बाकी दस्तावेज सीधे विभागों में संग्रहीत किए जा सकते हैं और कानून द्वारा प्रदान की गई अवधि समाप्त होते ही विनाश के लिए स्थानांतरित कर दिए जा सकते हैं।

संग्रह के उपकरण भंडारण और परिसर की उपयुक्तता की जांच

प्रलेखन भंडारण स्थानों की व्यवस्था करने की प्रक्रिया को मूल नियमों में विस्तार से वर्णित किया गया है। किसी संगठन के भीतर एक संग्रह को लैस करते समय मुख्य सिद्धांत है अपनी जरूरतों के लिए एक अलग भवन या परिसर का उपयोग.

उसी समय, संरचनाओं के संचालन की अनुमति नहीं है जो एक अत्यंत जीर्ण अवस्था में हैं, साथ ही नम और बिना गर्म किए हुए हैं। प्रतिबंध उसी इमारतों में स्थित परिसरों पर भी लागू होता है जहां खानपान सेवाएं और खाद्य आपूर्ति होती है, साथ ही ज्वलनशील या आक्रामक पदार्थों के गोदामों के बगल में स्थित है।

संग्रह भंडारण की आंतरिक व्यवस्था इस तरह से की जानी चाहिए कि इसमें निहित दस्तावेज़ीकरण की अधिकतम सुरक्षा सुनिश्चित हो सके। इसके लिए अनुपालन की आवश्यकता है शर्तों की सूची:

• संग्रह कक्ष को बाढ़ से बचाया जाना चाहिए, अग्नि सुरक्षा मानकों को पूरा करना चाहिए, और एक उत्पादक वेंटिलेशन सिस्टम होना चाहिए;
• सभी विद्युत तारों और सॉकेट्स को यथासंभव अछूता होना चाहिए;
• परिसर की सजावट गैर-ज्वलनशील और गैर-आक्रामक सामग्री से की जानी चाहिए;
• भंडारण के माध्यम से पानी और सीवर पाइप डालने की अनुमति नहीं है।

संग्रह की जरूरतों के लिए परिसर की उपयुक्तता पर अंतिम निर्णय विशेषज्ञता के आधार पर कई विशिष्ट सेवाओं द्वारा किया जाता है। यह परिसर की अग्नि सुरक्षा, इसकी स्वच्छता की स्थिति आदि को ध्यान में रखता है। प्रत्येक परीक्षा के परिणामों के आधार पर, कार्यइसके कार्यान्वयन के परिणामों को दर्शाता है।

दस्तावेजों के उपयोग और कार्य के संगठन की विशेषताएं

संग्रह के काम का आधार प्रबंधन द्वारा अनुमोदित एक विनियमन या संगठन के संग्रह को बनाए रखने का निर्देश है। इस तरह के एक दस्तावेज के आधार पर, एक कर्मचारी नियुक्त किया जाता है जो एक पुरालेखपाल के रूप में कार्य करता है और उसे सौंपे गए कागजात की सुरक्षा और पूर्णता के लिए जिम्मेदार होता है।

एक संगठन में एक संग्रह एक स्वतंत्र संरचनात्मक इकाई के रूप में मौजूद हो सकता है और प्रशासनिक सेवा के भीतर स्थित है। इसकी औपचारिक संबद्धता के बावजूद, इसके कामकाज का मुख्य उद्देश्य संगठन के संग्रहीत डेटा का गठन, लेखांकन और अखंडता सुनिश्चित करना है।

यह मामलों के नामकरण को बनाए रखने, सही ढंग से स्वरूपित वॉल्यूम प्राप्त करने, उनके व्यवस्थितकरण आदि में पुरालेखपाल की व्यवस्थित गतिविधि के माध्यम से प्राप्त किया जाता है। इसके अलावा, संग्रह कर्मचारियों के कर्तव्यों में अनुरोधित दस्तावेजों का समय पर और पूर्ण प्रावधान, साथ ही समाप्त भंडारण अवधि के साथ दस्तावेजों के विनाश में भागीदारी शामिल है।

नियंत्रण प्रक्रिया

आंतरिक नियमों के अलावा, संग्रह का कार्य विधायी कृत्यों द्वारा नियंत्रित होता है, जिसमें संगठन में अभिलेखीय रिकॉर्ड को नियंत्रित करने के उपाय शामिल हैं।

इसलिए, कानून संख्या 125-एफजेड के अनुसार, दस्तावेजों के भंडारण की प्रक्रिया के पालन पर नियंत्रण संघीय स्तर पर विशेष निकायों और रूसी संघ के घटक संस्थाओं के स्तर पर किया जाता है। व्यवहार में, यह कार्य आमतौर पर कर निरीक्षणालय और पेंशन फंड द्वारा संगठन के दस्तावेज़ीकरण के मुख्य बाहरी उपयोगकर्ताओं के रूप में किया जाता है। वही कानून अभिलेखीय मामलों पर कानून के उल्लंघन के लिए, अपराधी तक, दायित्व के लिए प्रदान करता है।

संगठन में कार्यालय कार्यप्रवाह को स्वचालित करने के लिए कार्यक्रम का एक सिंहावलोकन नीचे प्रस्तुत किया गया है।

इलेक्ट्रॉनिक मीडिया का पंजीकरण

व्यापक उच्च प्रौद्योगिकियों की दुनिया में, "क्लासिक" सूचना वाहक - कागज और इसके डेरिवेटिव - धीरे-धीरे लेकिन निश्चित रूप से इलेक्ट्रॉनिक वाहक को रास्ता दे रहे हैं। इस संबंध में, संग्रह के एक कर्मचारी के पास जल्द या बाद में एक प्रश्न होगा: भंडारण के लिए ऐसे दस्तावेजों को कैसे स्वीकार करें?उत्तर सरल है: उसी रूप में जिसमें वे मूल रूप से डिजाइन किए गए थे।

यदि, उदाहरण के लिए, एक विदेशी आपूर्तिकर्ता के चालान डिजिटल हस्ताक्षर के साथ प्रमाणित इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ के रूप में आते हैं, तो उन्हें कंप्यूटर की मेमोरी में सहेजा जाना चाहिए - और कुछ भी मुद्रित और प्रमाणित करने की आवश्यकता नहीं है। इस तरह के दस्तावेज को स्थापित भंडारण अवधि को ध्यान में रखते हुए, सामान्य आधार पर मामलों के नामकरण में दर्ज किया जाता है।

संगठन में अभिलेखीय कार्यालय का कार्य - जटिल और बहु-चरणीय प्रक्रिया, जिसके लिए अपने प्रतिभागियों से सावधानीपूर्वक योजना बनाने और कई आवश्यकताओं और सिफारिशों के अनुपालन की आवश्यकता होती है। फिर भी, एक अच्छी तरह से निर्मित दस्तावेज़ फाइलिंग प्रणाली न केवल विभागों के अच्छी तरह से समन्वित और उत्पादक कार्य की गवाही देती है, बल्कि एक प्रभावी व्यावसायिक इकाई के रूप में संगठन की क्षमता को भी प्रदर्शित करती है।

दस्तावेजों को संग्रह में स्थानांतरित करने के लिए विस्तृत निर्देश वीडियो में प्रस्तुत किए गए हैं।